+230.000 khách hàng đã lựa chọn Sapo
Mỗi năm, thị trường F&B Việt Nam chứng kiến hàng nghìn quán ăn, quán cà phê và thương hiệu mới ra đời. Trong số đó, không ít cửa hàng nhanh chóng tạo được sức hút nhờ một món ăn mới lạ, một chiến dịch marketing hiệu quả hoặc đơn giản là bắt đúng xu hướng tiêu dùng của giới trẻ. Thế nhưng, đông khách và mở được chuỗi là hai câu chuyện hoàn toàn khác nhau.
1. Không phải thương hiệu nào đông khách cũng có thể trở thành chuỗi
Nhiều thương hiệu có thể vận hành tốt một cửa hàng, nhưng khi mở thêm chi nhánh thứ hai hoặc thứ ba, các vấn đề bắt đầu xuất hiện. Chất lượng món ăn không còn đồng đều, nhân sự thiếu ổn định, nguyên liệu khó kiểm soát, còn người chủ thì ngày càng ít thời gian để theo sát hoạt động tại từng điểm bán.
Đó là lý do không ít mô hình F&B dù từng rất đông khách vẫn phải chững lại sau vài năm phát triển.
Trong bối cảnh đó, hành trình của Hola Tacos là một trường hợp khá đặc biệt. Từ một cửa hàng đầu tiên, thương hiệu này đã phát triển lên 15 chi nhánh chỉ trong khoảng 6 tháng. Tốc độ mở rộng này không chỉ đòi hỏi nguồn lực lớn mà còn đặt ra hàng loạt bài toán về vận hành, nhân sự và quản trị hệ thống.
Điều thú vị là khi được hỏi về những khó khăn lớn nhất trong quá trình phát triển chuỗi, đội ngũ sáng lập Hola Tacos không nhắc nhiều đến doanh thu hay marketing. Thay vào đó, họ nói về nhân sự, nguyên liệu, quy trình vận hành và khả năng kiểm soát toàn hệ thống.
Đó cũng chính là những yếu tố quyết định liệu một thương hiệu có thể phát triển từ một cửa hàng đơn lẻ thành một chuỗi nhiều chi nhánh hay không.
Vậy điều gì đã giúp Hola Tacos tăng trưởng nhanh như vậy? Và đâu là những bài học mà các chủ quán đang muốn mở rộng mô hình kinh doanh có thể học hỏi từ câu chuyện này?
2. Mở chuỗi nhanh không khó, giữ được chất lượng mới khó
Nhiều người cho rằng thách thức lớn nhất khi mở rộng chuỗi là tìm mặt bằng hoặc tăng doanh thu. Nhưng theo anh Nhật - Co-founder Hola Tacos, bài toán khó nhất lại nằm ở con người.
Khi thương hiệu phát triển từ 1 lên 15 cửa hàng chỉ trong vòng 6 tháng, nhu cầu tuyển dụng và đào tạo nhân sự tăng theo cấp số nhân. Tuy nhiên, khó khăn không nằm ở việc tuyển được người, mà là đảm bảo mọi nhân viên đều có thể vận hành theo cùng một tiêu chuẩn dịch vụ.
Ở giai đoạn chỉ có một cửa hàng, người chủ có thể trực tiếp theo dõi mọi hoạt động. Một khách hàng chưa hài lòng, một món ăn lên chậm hay một quy trình phục vụ chưa đúng đều có thể được phát hiện và xử lý ngay lập tức.
Nhưng khi số lượng cửa hàng liên tục tăng lên, cách quản lý này không còn hiệu quả. Người chủ không thể có mặt tại 15 cửa hàng cùng một lúc. Và đó là thời điểm nhiều chuỗi F&B bắt đầu đối mặt với một câu hỏi quan trọng:
Làm thế nào để khách hàng nhận được trải nghiệm giống nhau dù ghé bất kỳ cửa hàng nào trong hệ thống?
Để giải quyết bài toán đó, Hola Tacos lựa chọn chuyển từ tư duy quản lý dựa vào con người sang quản lý dựa trên quy trình và tiêu chuẩn vận hành.
Từ khâu nhận order, chế biến, phục vụ đến thanh toán, mọi hoạt động đều cần được chuẩn hóa để nhân viên mới hay cũ đều có thể thực hiện theo cùng một cách. Bởi đối với khách hàng, họ không quan tâm mình đang ghé cửa hàng thứ nhất hay cửa hàng thứ mười lăm.
Điều khách hàng kỳ vọng là chất lượng món ăn và trải nghiệm dịch vụ luôn đồng nhất.
Đây cũng là yếu tố quyết định khả năng phát triển bền vững của một chuỗi F&B. Bởi khi tốc độ mở rộng nhanh hơn khả năng đào tạo và kiểm soát vận hành, chất lượng dịch vụ sẽ bắt đầu xuất hiện sự chênh lệch giữa các cửa hàng. Và chỉ cần một vài trải nghiệm không tốt, hình ảnh thương hiệu có thể bị ảnh hưởng trên toàn hệ thống.
Với Hola Tacos, việc xây dựng một mô hình vận hành có thể nhân rộng và kiểm soát đồng bộ ngay từ đầu đã trở thành nền tảng quan trọng giúp thương hiệu tự tin mở rộng lên 15 cửa hàng chỉ trong thời gian ngắn.
3. Tăng trưởng nhanh luôn kéo theo áp lực về nguyên liệu và chuỗi cung ứng
Nếu nhân sự là bài toán đầu tiên, thì nguyên liệu là bài toán sống còn tiếp theo khi Hola Tacos mở rộng chuỗi.
Theo anh Nhật, một trong những rủi ro lớn nhất khi tăng trưởng nhanh là nguồn cung không theo kịp tốc độ mở cửa hàng. Chỉ cần nguyên liệu thiếu hụt hoặc phân bổ không hợp lý, tình trạng hết món có thể xảy ra ngay trong giờ cao điểm.
Với một cửa hàng, việc kiểm soát nguyên liệu tương đối đơn giản. Nhưng khi hệ thống tăng lên 15 chi nhánh, mọi sai lệch đều có thể được nhân lên nhiều lần.
Một cửa hàng thiếu nguyên liệu có thể ảnh hưởng tới doanh thu của một điểm bán. Nhưng nếu vấn đề xảy ra trên toàn hệ thống, trải nghiệm khách hàng và hình ảnh thương hiệu đều bị tác động.
Bên cạnh việc đảm bảo nguồn cung ổn định, Hola Tacos còn phải kiểm soát chặt chẽ lượng nguyên liệu tiêu thụ tại từng cửa hàng. Theo dõi nhập - xuất - tồn, đối soát giữa nguyên liệu đầu vào và số lượng sản phẩm bán ra trở thành công việc bắt buộc nếu muốn hạn chế thất thoát và tối ưu chi phí.
Với Hola Tacos, quản lý nguyên liệu không chỉ là câu chuyện phía sau bếp. Đó là nền tảng để đảm bảo mỗi cửa hàng đều vận hành ổn định và mang đến trải nghiệm đồng nhất cho khách hàng.
Xem thêm: Đưa đồ tươi bếp nóng vào trung tâm thương mại: Canh bạc táo bạo của Trâu Tươi Kiến Minh
4. Khi chủ quán không thể có mặt ở 15 cửa hàng: Công nghệ trở thành nền móng cho việc mở rộng chuỗi
Khi quy mô chỉ có một hoặc hai cửa hàng, người chủ vẫn có thể trực tiếp theo dõi hoạt động hàng ngày. Một cuộc gọi cho quản lý, một lần ghé cửa hàng đột xuất hay vài giờ ngồi xem báo cáo cuối ngày là đủ để nắm được tình hình kinh doanh.
Nhưng với Hola Tacos, mọi thứ thay đổi rất nhanh.
Từ 1 cửa hàng lên 15 cửa hàng chỉ trong vòng 6 tháng đồng nghĩa với việc người chủ không còn khả năng kiểm soát hệ thống bằng cách quản lý thủ công.
Theo chia sẻ của anh Nhật, đây là lý do công nghệ trở thành một phần không thể thiếu trong chiến lược mở rộng của thương hiệu.
"Khi số lượng cửa hàng nở ra một cách nhanh chóng thì việc không thể quản lý tập trung là một trong những vấn đề mà bất kỳ chủ chuỗi nào cũng sẽ gặp phải."
Thực tế, khi vận hành nhiều chi nhánh, câu hỏi của người chủ không còn đơn thuần là "hôm nay bán được bao nhiêu tiền".
Thay vào đó là hàng loạt vấn đề cần được trả lời liên tục:
- Cửa hàng nào đang tăng trưởng tốt?
- Chi nhánh nào có doanh thu giảm bất thường?
- Tỷ lệ thất thoát nguyên liệu ở đâu đang cao hơn bình thường?
- Nhân viên có đang thực hiện đúng quy trình hay không?
- Doanh thu và tồn kho giữa các cửa hàng có khớp với thực tế?
Nếu phải chờ tổng hợp báo cáo thủ công từ từng cửa hàng, mọi quyết định đều sẽ chậm hơn thực tế kinh doanh.
Đó là lý do Hola Tacos lựa chọn triển khai phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn Sapo trên toàn hệ thống để quản lý tập trung dữ liệu vận hành.
Thay vì phải theo dõi từng cửa hàng riêng lẻ, đội ngũ quản lý có thể nắm được doanh thu, tình hình bán hàng, tồn kho và các chỉ số vận hành của từng chi nhánh trên cùng một hệ thống. Nhờ đó, các vấn đề phát sinh được phát hiện sớm hơn và việc ra quyết định cũng nhanh chóng hơn.
Theo anh Nhật, việc ứng dụng công nghệ không đơn thuần để tiết kiệm thời gian.
Đây là điều kiện cần để một mô hình có thể nhân rộng mà vẫn duy trì được khả năng kiểm soát.
Bởi khi số lượng cửa hàng liên tục tăng lên, thứ quyết định sự phát triển bền vững không phải là người chủ làm việc nhiều hơn, mà là khả năng xây dựng một hệ thống có thể vận hành hiệu quả ngay cả khi người chủ không có mặt tại cửa hàng.
5. Công nghệ không giúp mở chuỗi nhanh hơn, mà giúp mở chuỗi bền vững hơn
Trong nhiều năm, không ít thương hiệu F&B đã mở rộng rất nhanh rồi lại phải thu hẹp quy mô vì không kiểm soát được hệ thống vận hành phía sau.
Lý do thường không nằm ở sản phẩm hay lượng khách hàng.
Vấn đề nằm ở việc tốc độ tăng trưởng vượt quá khả năng quản lý của doanh nghiệp.
Đây cũng là điều mà đội ngũ Hola Tacos nhận ra khá sớm trong quá trình phát triển thương hiệu. Khi số lượng cửa hàng liên tục tăng lên, việc duy trì chất lượng không còn phụ thuộc vào sự có mặt của người chủ, mà phụ thuộc vào việc hệ thống có đủ khả năng vận hành độc lập hay không.
Theo anh Nhật, một trong những yếu tố quan trọng nhất khi xây dựng mô hình chuỗi là đưa công nghệ vào ngay từ đầu để chuẩn hóa quy trình và quản lý tập trung.
"Việc sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý tập trung cho các cửa hàng sẽ giúp quản lý về nhân sự, sản phẩm, doanh thu cũng như khách hàng dễ dàng hơn."
Điều này đặc biệt quan trọng với những thương hiệu đang trong giai đoạn mở rộng.
Bởi mỗi khi mở thêm một cửa hàng mới, doanh nghiệp không chỉ cần thêm mặt bằng hay nhân sự. Họ còn phải đảm bảo cửa hàng mới có thể vận hành theo đúng tiêu chuẩn đã được xây dựng trước đó.
Nếu mọi quy trình đều phụ thuộc vào kinh nghiệm của từng quản lý hoặc từng nhân viên, việc nhân rộng mô hình sẽ trở nên rất khó khăn.
Ngược lại, khi dữ liệu, quy trình và hoạt động vận hành được chuẩn hóa trên cùng một hệ thống, việc mở rộng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Mỗi cửa hàng mới không phải bắt đầu từ con số 0, mà được kế thừa toàn bộ quy trình vận hành của hệ thống.
Đó cũng là cách Hola Tacos xây dựng nền tảng cho hành trình phát triển từ 1 lên 15 cửa hàng trong thời gian ngắn.
Không chỉ tập trung vào tăng trưởng, thương hiệu còn đầu tư vào khả năng kiểm soát và chuẩn hóa vận hành ngay từ những giai đoạn đầu. Bởi với một mô hình chuỗi, tăng trưởng chỉ thực sự có ý nghĩa khi chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng vẫn được duy trì đồng đều trên toàn hệ thống.
Mở một cửa hàng thành công đã khó, nhưng mở rộng thành chuỗi và duy trì chất lượng đồng nhất còn khó hơn rất nhiều. Câu chuyện của Hola Tacos cho thấy phía sau tốc độ tăng trưởng từ 1 lên 15 cửa hàng không chỉ là sản phẩm phù hợp hay chiến lược kinh doanh đúng đắn, mà còn là khả năng chuẩn hóa vận hành và quản lý tập trung bằng công nghệ.
Nếu bạn đang kinh doanh F&B và có kế hoạch mở rộng mô hình trong tương lai, việc xây dựng một hệ thống quản lý bài bản ngay từ đầu sẽ giúp quá trình phát triển trở nên dễ dàng và bền vững hơn. Với Sapo, chủ quán có thể quản lý doanh thu, tồn kho, nguyên vật liệu và hoạt động của nhiều chi nhánh trên cùng một nền tảng, tạo nền tảng vững chắc cho hành trình phát triển chuỗi.
