+230.000 khách hàng đã lựa chọn Sapo
Quản lý nhân viên là một trong những bài toán khiến chủ quán ăn, nhà hàng đau đầu, đặc biệt khi quán có nhiều nhân viên và nhiều ca làm việc. Chỉ một đơn hàng bị hủy sai, một khoản tiền chưa được đối soát hay vài kg nguyên liệu tiêu hao không rõ lý do cũng có thể khiến chi phí vận hành tăng lên mà chủ quán khó nhận ra.
Vậy quản lý nhân viên như thế nào để vừa phân định rõ trách nhiệm, vừa hạn chế thất thoát tiền mặt và nguyên vật liệu? Dưới đây là quy trình quản lý nhân viên chống thất thoát và những cách kiểm soát chủ quán có thể áp dụng ngay cho quán ăn, nhà hàng của mình. Cùng khám phá nhé.
1. Vì sao nhà hàng, quán ăn dễ thất thoát tiền mặt và nguyên vật liệu?
Thất thoát thường xuất hiện ở những khâu mà quán chưa có quy trình kiểm soát rõ ràng. Nếu không phát hiện sớm, những khoản thất thoát nhỏ mỗi ngày có thể cộng dồn thành một khoản chi phí đáng kể, gây thất thoát nặng nề cho chủ quán.
1.1. Quy trình thu tiền chưa được kiểm soát chặt chẽ
Trong quá trình bán hàng, doanh thu của quán có thể bị thất thoát từ những thao tác tưởng như nhỏ, chẳng hạn:
- Nhân viên nhận tiền của khách nhưng không tạo đơn trên hệ thống.
- Nhân viên tự ý sửa hoặc hủy đơn sau khi khách đã thanh toán.
- Nhân viên áp dụng giảm giá hoặc khuyến mãi không đúng quy định.
- Nhân viên thu tiền nhưng ghi nhận sai hình thức thanh toán.
- Nhân viên bàn giao ca nhưng không kiểm đếm và đối chiếu đầy đủ tiền mặt.
Nếu quán không lưu lại đầy đủ thông tin đơn hàng và lịch sử thao tác, chủ quán sẽ khó xác định chênh lệch phát sinh ở đâu, vào ca nào và do thao tác nào. Đây cũng là lý do quán cần có quy trình kiểm soát và đối soát doanh thu rõ ràng ngay từ từng ca làm việc.
1.2 Nguyên vật liệu chưa được quản lý theo định mức
Nếu quán chỉ kiểm tra cuối ngày còn bao nhiêu nguyên liệu mà không biết mỗi món cần sử dụng bao nhiêu, chủ quán sẽ khó xác định lượng tiêu hao có hợp lý hay không. Đây cũng là nguyên nhân khiến nhiều khoản thất thoát nguyên vật liệu khó được phát hiện.
Một số tình huống thường gặp là:
- Nhân viên xuất nguyên liệu nhưng không ghi nhận đầy đủ.
- Lượng nguyên liệu sử dụng vượt định lượng của món ăn.
- Số liệu nhập, xuất kho không được cập nhật kịp thời.
- Nguyên liệu hư hỏng hoặc hết hạn nhưng không được ghi nhận.
- Số lượng nguyên liệu thực tế không khớp với số liệu trên sổ sách.
- Lượng nguyên liệu tiêu hao tăng bất thường nhưng không xác định được nguyên nhân.
Khi không có số liệu để đối chiếu giữa nguyên liệu xuất kho - số món đã bán - tồn kho thực tế, chủ quán sẽ khó biết nguyên liệu đang được sử dụng có đúng với hoạt động bán hàng hay không.
Chênh lệch giữa tồn kho và thực tế chưa đồng nghĩa với thất thoát. Chủ quán cần xác định nguyên nhân trước khi kết luận, đồng thời thiết lập định mức và tỷ lệ hao hụt phù hợp với từng nhóm nguyên liệu.
1.3 Nhân viên chưa được phân quyền và giao trách nhiệm rõ ràng
Nếu nhiều nhân viên cùng có quyền tạo, sửa, hủy đơn hoặc điều chỉnh doanh thu, chủ quán sẽ khó kiểm soát các thao tác phát sinh. Khi xảy ra chênh lệch, việc xác định ai thực hiện thao tác và ai chịu trách nhiệm cũng trở nên khó khăn hơn.
Vì vậy, mỗi vị trí nên có quyền hạn phù hợp với công việc và trách nhiệm rõ ràng trong từng khâu.
1.4 Quán vẫn phụ thuộc nhiều vào sổ sách và kiểm tra thủ công
Khi lượng đơn hàng và số lượng nhân viên tăng lên, việc ghi chép bằng sổ sách hoặc Excel dễ khiến dữ liệu bị phân tán. Chủ quán có thể mất nhiều thời gian để kiểm tra doanh thu, đối soát tiền mặt, kiểm kê kho hoặc tìm lại một đơn hàng có vấn đề.
Đặc biệt, nếu không có lịch sử thao tác, chủ quán sẽ khó biết ai đã sửa đơn, hủy đơn hoặc điều chỉnh thông tin khi phát sinh bất thường.
2. Quy trình quản lý nhân viên hạn chế thất thoát cho quán ăn, nhà hàng
Sau khi xác định được những điểm dễ phát sinh thất thoát, chủ quán có thể bắt đầu từ những cách quản lý đơn giản dưới đây.
2.1 Phân quyền rõ ràng để mỗi nhân viên biết mình được làm gì
Chủ quán nên phân công công việc và quyền thao tác phù hợp với từng vị trí.
Ví dụ:
- Nhân viên phục vụ chịu trách nhiệm tạo và cập nhật order.
- Thu ngân chịu trách nhiệm thanh toán và chốt ca.
- Nhân viên bếp chịu trách nhiệm tiếp nhận và chế biến món.
- Nhân viên kho chịu trách nhiệm nhập, xuất và kiểm kê nguyên liệu.
- Quản lý chịu trách nhiệm duyệt các thao tác đặc biệt như hủy món, giảm giá hoặc điều chỉnh đơn.
Khi mỗi nhân viên chỉ được thực hiện những thao tác phù hợp với công việc, chủ quán sẽ dễ kiểm soát hơn. Nhân viên cũng biết rõ mình chịu trách nhiệm với phần việc nào.
2.2 Kiểm soát đơn hàng và tiền mặt theo từng ca để phát hiện chênh lệch sớm
Quán nên thống nhất một quy trình bán hàng đơn giản:
Nhận order → Tạo đơn → Chế biến → Thanh toán → In bill → Đối soát cuối ca
Cuối mỗi ca, nhân viên cần đối chiếu doanh thu trên hệ thống với số tiền thực tế.
Chủ quán nên kiểm tra:
- Tổng doanh thu của ca.
- Số tiền mặt thực tế.
- Doanh thu từ chuyển khoản hoặc thẻ.
- Số đơn đã thanh toán.
- Các đơn bị hủy, hoàn tiền hoặc giảm giá.
- Số tiền chênh lệch nếu có.
Nếu phát sinh chênh lệch, chủ quán nên kiểm tra ngay trong ca đó. Việc kiểm tra sớm sẽ giúp dễ tìm nguyên nhân hơn thay vì phải rà lại nhiều ngày sau.
2.3 Kiểm soát các thao tác dễ làm thất thoát doanh thu
Các thao tác như hủy đơn, sửa đơn, giảm giá, hoàn tiền hoặc tặng món cần được kiểm soát chặt chẽ.
Chủ quán có thể đặt ra một số quy định đơn giản:
- Nhân viên không tự ý hủy đơn đã thanh toán.
- Nhân viên cần xin phép quản lý khi muốn giảm giá ngoài chương trình.
- Nhân viên cần ghi nhận lý do khi tặng món cho khách.
- Quản lý cần kiểm tra các trường hợp hoàn tiền.
- Mọi thay đổi trên đơn hàng cần được ghi nhận rõ ràng.
Nhờ đó, chủ quán có thể kiểm tra lại ngay khi doanh thu có dấu hiệu bất thường.
2.4 Quản lý nguyên vật liệu theo định mức để kiểm soát lượng tiêu hao
Chủ quán không nên chỉ kiểm tra xem cuối ngày kho còn bao nhiêu nguyên liệu. Quán cũng cần biết mỗi món ăn sử dụng bao nhiêu nguyên liệu.
Xem thêm: Tải file excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng
Ví dụ: Quán quy định một suất cơm sử dụng 100g thịt bò. Nếu trong ngày quán bán 100 suất thì lượng thịt dự kiến sử dụng là khoảng 10kg.
Nếu thực tế quán sử dụng nhiều hơn đáng kể, chủ quán có thể kiểm tra lại định lượng món ăn, quá trình chế biến hoặc lượng nguyên liệu xuất kho. Cách này giúp chủ quán biết lượng nguyên liệu tiêu hao có phù hợp với số món đã bán hay không.
2.5 Kiểm kê kho thường xuyên để phát hiện chênh lệch nguyên liệu
Chủ quán không nên chờ đến cuối tháng mới kiểm kê kho. Việc kiểm tra thường xuyên sẽ giúp phát hiện chênh lệch sớm hơn.
Quán có thể thực hiện theo cách đơn giản:
- Hằng ngày: kiểm tra những nguyên liệu quan trọng hoặc có giá trị cao.
- Hằng tuần: đối chiếu số lượng tồn thực tế với số liệu trên hệ thống.
- Hằng tháng: kiểm kê toàn bộ kho và đánh giá mức tiêu hao.
Khi phát hiện số liệu không khớp, chủ quán nên tìm nguyên nhân ngay. Việc xử lý sớm sẽ giúp hạn chế tình trạng thất thoát tiếp tục kéo dài.
2.6 Bàn giao ca rõ ràng để xác định trách nhiệm khi có chênh lệch
Mỗi ca làm việc nên có bước bàn giao rõ ràng. Nhân viên ca trước cần bàn giao tiền mặt, đơn hàng và những vấn đề phát sinh cho ca sau. Người nhận ca cần kiểm tra và xác nhận số liệu trước khi bắt đầu ca mới.
Cách làm này giúp chủ quán biết chênh lệch phát sinh ở ca nào và hạn chế tình trạng “không biết thiếu từ lúc nào”.
2.7 Lắp đặt camera để giám sát các khu vực dễ phát sinh thất thoát
Camera giúp chủ quán dễ dàng kiểm tra lại những tình huống bất thường, đặc biệt tại các khu vực như quầy thu ngân, khu vực bếp, kho nguyên liệu và khu vực giao nhận hàng.
Chủ quán nên ưu tiên lắp camera tại những vị trí có nguy cơ phát sinh thất thoát và duy trì thời gian lưu trữ phù hợp để có thể kiểm tra lại khi cần.
Khi phát hiện tiền mặt bị chênh lệch, nguyên liệu hao hụt bất thường hoặc có đơn hàng bị hủy/hoàn không rõ nguyên nhân, chủ quán có thể đối chiếu thời điểm và khu vực phát sinh để tìm nguyên nhân.
Camera không thay thế cho quy trình quản lý, nhưng kết hợp với phân quyền, đối soát ca và kiểm kê kho sẽ giúp chủ quán dễ phát hiện và xử lý thất thoát hơn.
Ví dụ:
Khi phát hiện thiếu 2 triệu đồng tiền mặt, camera chỉ giúp xác minh diễn biến tại quầy thu ngân. Để xác định nguyên nhân, chủ quán vẫn cần đối chiếu cùng lịch sử đơn hàng, giao dịch thanh toán và bàn giao ca.
2.8 Tận dụng phần mềm quản lý để quản lý nhân viên hiệu quả hơn
Khi quán có nhiều nhân viên và nhiều ca làm việc, chủ quán khó có thể trực tiếp theo dõi mọi hoạt động. Phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn giúp chủ quán phân quyền theo từng vị trí, kiểm soát thao tác của nhân viên và theo dõi hoạt động bán hàng trên cùng một hệ thống.
Bên cạnh quản lý nhân viên, phần mềm còn hỗ trợ quản lý đơn hàng, doanh thu, nguyên liệu và tồn kho, giúp chủ quán kiểm soát các khâu có thể phát sinh thất thoát mà không phải ghi chép, đối soát thủ công.
Đặc biệt, chủ quán có thể theo dõi hoạt động từ xa trên điện thoại, nhanh chóng nắm được tình hình bán hàng, nhân viên và kho ngay cả khi không có mặt tại quán.
3. Cách quản lý nhân viên và hạn chế thất thoát bằng phần mềm Sapo
Khi quán có nhiều nhân viên và nhiều ca làm việc, chủ quán khó trực tiếp kiểm soát mọi đơn hàng, giao dịch và lượng nguyên liệu sử dụng. Vì vậy, phần mềm quản lý không chỉ cần hỗ trợ bán hàng mà còn phải giúp chủ quán phân định trách nhiệm, lưu lại dữ liệu và đối chiếu các hoạt động phát sinh.
3.1 Phân quyền nhân viên - Kiểm soát các thao tác có thể phát sinh thất thoát
Trong thực tế, không phải nhân viên nào cũng cần được quyền sửa, hủy đơn, giảm giá hoặc hoàn tiền. Nếu nhiều nhân viên cùng có quyền thực hiện các thao tác này, khi phát sinh chênh lệch, chủ quán sẽ khó xác định nguyên nhân và trách nhiệm thuộc về ai.
Vì vậy, chủ quán nên phân quyền theo từng vị trí và chỉ cho phép nhân viên thực hiện những thao tác phù hợp với công việc được giao.
Phần mềm Sapo cho phép chủ quán phân quyền chi tiết theo từng vị trí như thu ngân, phục vụ, order, đầu bếp…, quy định rõ nhân viên được phép truy cập và thực hiện những thao tác nào trên phần mềm. Nhờ đó, mỗi nhân viên chỉ có thể thao tác trong phạm vi công việc được giao.
Cách phân quyền này giúp chủ quán kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ dễ phát sinh thất thoát như hủy đơn, sửa đơn, giảm giá, hoàn tiền hoặc điều chỉnh dữ liệu, hạn chế tình trạng nhân viên tự ý thay đổi thông tin ngoài quyền hạn.
3.2 Quản lý nguyên vật liệu theo định mức - Nhanh chóng phát hiện hao hụt bất thường
Kiểm tra kho cuối ngày chỉ cho biết quán còn bao nhiêu nguyên liệu, nhưng chưa cho biết lượng nguyên liệu đã sử dụng có phù hợp với số món bán ra hay không.
Để kiểm soát tốt hơn, chủ quán cần xác định mỗi món sử dụng bao nhiêu nguyên liệu. Khi có định mức, lượng tiêu hao thực tế có thể được đối chiếu với số lượng món đã bán.
Chủ quán có thể thiết lập định mức nguyên vật liệu cho từng món ăn, đồ uống. Khi phát sinh đơn hàng, hệ thống phần mềm tự động ghi nhận và trừ nguyên liệu theo đúng định mức đã cài đặt.
Nhờ đó, chủ quán không chỉ biết cuối ngày còn bao nhiêu nguyên liệu mà còn có thể đối chiếu lượng nguyên liệu tiêu hao với số món đã bán. Nếu tồn kho thực tế chênh lệch so với số liệu trên phần mềm, chủ quán có cơ sở để kiểm tra nguyên nhân.
Xem thêm: Hướng dẫn quản lý nguyên vật liệu trong nhà hàng, quán cafe bằng phần mềm Sapo
3.3 Ghi lại toàn bộ lịch sử thao tác nhân viên - Dễ dàng xác định nguyên nhân khi có bất thường
Các thao tác của nhân viên trên phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng như tạo đơn, sửa đơn, hủy đơn, giảm giá, hoàn tiền... đều được ghi nhận trong Nhật ký hoạt động.
Chủ quán có thể kiểm tra ai đã thực hiện thao tác, thao tác gì và thời điểm thực hiện là khi nào, từ đó dễ dàng rà soát khi phát sinh đơn hàng hoặc giao dịch bất thường. Việc mọi thao tác đều được ghi nhận cũng giúp nhân viên nâng cao ý thức và trách nhiệm trong quá trình làm việc.
3.4 Báo cáo hiệu quả làm việc của nhân viên - Đánh giá hiệu suất, năng lực
Phần mềm quản lý nhân viên nhà hàng, quán ăn Sapo tự động ghi nhận kết quả bán hàng của từng nhân viên, giúp chủ quán theo dõi cụ thể số lượng đơn hàng, doanh thu thuần và tổng doanh thu theo từng khoảng thời gian.
Chủ quán có thể xem bảng xếp hạng nhân viên theo số đơn hoặc doanh thu, từ đó dễ dàng biết ai đang có kết quả bán hàng tốt, ai cần được hỗ trợ hoặc đào tạo thêm. Dữ liệu được tổng hợp trên phần mềm cũng giúp việc đánh giá hiệu quả nhân viên và xây dựng chính sách thưởng trở nên rõ ràng, minh bạch hơn.
3.5 Theo dõi doanh thu và đối soát theo từng ca - Kiểm soát thất thoát toàn diện
Doanh thu và các giao dịch bán hàng được ghi nhận trên phần mềm Sapo, giúp chủ quán theo dõi kết quả bán hàng theo từng ca và từng nhân viên.
Đầu ca, nhân viên có thể ghi nhận số tiền mặt được bàn giao. Cuối ca, chủ quán đối chiếu tiền mặt thực tế với số tiền dự kiến trên hệ thống, đồng thời kiểm tra doanh thu từ chuyển khoản và các phương thức thanh toán khác.
Việc đối soát đầu ca - cuối ca giúp chủ quán nhanh chóng phát hiện chênh lệch và xác định ca làm việc phát sinh vấn đề, thay vì đến cuối ngày hoặc cuối tháng mới kiểm tra.
Quản lý quán trên một hệ thống, kiểm soát từ tiền đến kho
Phân quyền nhân viên → Theo dõi đơn hàng → Đối soát doanh thu → Kiểm soát nguyên liệu → Xem báo cáo.
Sapo giúp chủ quán tập trung các dữ liệu vận hành trên một hệ thống, dễ kiểm soát ngay cả khi không có mặt tại quán.
4. Một số câu hỏi thường gặp về cách quản lý nhân viên nhà hàng, quán ăn chống thất thoát
Câu 1: Làm sao để biết nguyên liệu bị thất thoát hay chỉ hao hụt trong quá trình chế biến?
Hãy đối chiếu lượng nguyên liệu đáng lẽ phải tiêu hao với lượng thực tế đã sử dụng. Ví dụ, 1 suất cơm dùng 100g thịt bò, hôm đó bán 100 suất thì định mức là khoảng 10kg. Nếu kho xuất 12kg, chủ quán cần kiểm tra 2kg chênh lệch đến từ đâu: sơ chế, hao hụt khi nấu, món làm lại, hàng hư hỏng hay nhân viên sử dụng vượt định lượng. Nếu đã loại trừ các nguyên nhân này mà số liệu vẫn không khớp, đó mới là dấu hiệu cần kiểm tra khả năng thất thoát.
Câu 2: Làm sao biết nhân viên có hủy hoặc sửa đơn sau khi khách đã thanh toán?
Không nên chỉ nhìn vào doanh thu cuối ngày mà cần kiểm tra lịch sử các đơn đã hủy, sửa, giảm giá hoặc hoàn tiền. Với Sapo, chủ quán có thể xem nhân viên nào thực hiện thao tác, thao tác gì và thời điểm thực hiện, từ đó đối chiếu với thời gian thanh toán hoặc camera nếu cần. Ví dụ, một đơn đã thanh toán nhưng sau đó bị hủy, chủ quán có thể kiểm tra ngay ai hủy đơn và lý do để xác minh.
Câu 3: Quán nhỏ có cần phân quyền nhân viên và đối soát doanh thu theo ca không?
Có, đặc biệt khi quán có từ 2 nhân viên trở lên hoặc có nhiều ca làm việc. Quán nhỏ thường có ít người nên dễ phát sinh tâm lý “cứ làm chung, cuối ngày kiểm tra một lần”, nhưng cách này khiến chủ quán khó biết chênh lệch phát sinh từ đơn nào, nhân viên nào hay ca nào. Chỉ cần phân quyền theo công việc và đối soát doanh thu - tiền thực tế ngay cuối mỗi ca, chủ quán đã có thể phát hiện chênh lệch sớm và xử lý ngay, thay vì để những khoản thiếu nhỏ cộng dồn thành thất thoát lớn.
-----------------
Tóm lại, kiểm soát thất thoát không nhất thiết phải bắt đầu từ những quy trình phức tạp. Phân quyền rõ ràng, đối soát theo ca, quản lý nguyên liệu theo định mức và lưu lại lịch sử thao tác là những điểm chủ quán nên kiểm soát ngay từ đầu. Khi kết hợp với phần mềm quản lý, việc theo dõi và đối chiếu sẽ thuận tiện hơn, giúp chủ quán phát hiện bất thường sớm và quản lý quán hiệu quả hơn.
Nếu bạn đang tìm giải pháp quản lý nhân viên, doanh thu và nguyên liệu trên cùng một hệ thống, phần mềm quản lý nhà hàng Sapo để bắt đầu quản lý quán dễ dàng và chủ động hơn nhé.
