Xuất hoá đơn điện tử tự động – Giải pháp tối ưu vận hành và tuân thủ quy định

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn với hàng hóa, dịch vụ là ngay khi chuyển giao cho người mua, bất kể đã thu tiền hay chưa. Tuy nhiên, thực tế nhiều cửa hàng gặp khó khăn khi phải chờ kế toán xuất hóa đơn thủ công, đặc biệt với đơn hàng giao đêm, giao qua đối tác vận chuyển hoặc khối lượng lớn. Điều này vừa làm chậm quy trình, vừa tiềm ẩn rủi ro vi phạm quy định.

Hiểu được vấn đề đó, Sapo ra mắt tính năng Xuất hoá đơn điện tử tự động, giúp nhà bán hàng tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và đảm bảo tuân thủ pháp luật trong mọi tình huống.

1. Điểm nổi bật của tính năng

• Tự động phát hành hóa đơn từ đơn hàng: Khi đơn hàng thỏa mãn điều kiện đã cài đặt (nguồn đơn, trạng thái thanh toán, trạng thái giao hàng…), hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn điện tử.

• Cấu hình linh hoạt: Doanh nghiệp có thể thiết lập nhiều điều kiện khác nhau để hệ thống nhận diện, thay vì chỉ giới hạn “sau khi thu tiền”.

• Đồng bộ dữ liệu chính xác: Thông tin hóa đơn được lấy trực tiếp từ đơn hàng, loại bỏ thao tác nhập tay.

• Thông báo kết quả tự động: Hệ thống gửi email báo cáo theo khung giờ đã cài đặt, giúp kế toán nắm được tình trạng phát hành hóa đơn kịp thời.

2. Lợi ích mang lại cho nhà bán hàng

• Tuân thủ đúng quy định pháp luật: Đáp ứng yêu cầu tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP về thời điểm lập hóa đơn.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự: Thay vì kế toán phải thao tác thủ công từng hóa đơn, giờ đây hệ thống tự động xử lý hàng loạt.

• Giảm thiểu sai sót: Dữ liệu đồng bộ từ đơn hàng giúp hạn chế nhầm lẫn, đảm bảo tính chính xác.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Xuất hóa đơn nhanh chóng, chuyên nghiệp ngay khi giao dịch hoàn tất, tạo uy tín và sự tin tưởng.

3. Hướng dẫn sử dụng

Bước 1: Truy cập Sapo OmniAI → Ứng dụng Sapo Invoice → Cài đặt → Cài đặt tự động.

Bước 2: Tại khối Cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn, chọn Thêm cấu hình.

Bước 3: Thiết lập thông tin gồm:

• Thông tin hóa đơn (MST, chi nhánh, ký hiệu, chữ ký số).

• Điều kiện đơn hàng (nguồn đơn, trạng thái đơn hàng, trạng thái thanh toán, trạng thái giao hàng).

• Cấu hình nhận thông báo kết quả qua email.

Bước 4: Sau khi lưu, hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn mỗi khi đơn hàng thỏa mãn điều kiện.

4. Câu hỏi thường gặp

1. Làm thế nào để cài đặt tính năng tự động tạo và phát hành hóa đơn?

Người dùng vào Sapo Omni AI (V3) > Ứng dụng Sapo Invoice > Cài đặt > Cài đặt tự động, sau đó tại khối Cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn, chọn Thêm cấu hình và thiết lập thông tin theo nhu cầu.

2. Khi nào tôi có thể thiết lập cấu hình tự động tạo và phát hành hóa đơn?

Để có thể thiết lập cấu hình, tài khoản của người dùng trên Sapo Omni AI cần đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

1. Có quyền truy cập ứng dụng Sapo Invoice trên Sapo Omni AI.

2. Số điện thoại đang thao tác phải có tài khoản tương ứng trên Sapo Invoice và có quyền phát hành hóa đơn cho Mã số thuế được chọn.

3. MST được phép cài đặt phải là MST đã được kết nối Sapo Invoice và có trạng thái Đang kết nối

Chỉ khi thỏa mãn cả ba điều kiện trên, hệ thống mới cho phép lưu cấu hình thành công.

3. Chữ ký số nào được phép cấu hình để tạo và phát hành hóa đơn tự động?

Người dùng được phép chọn 01 chữ ký số từ danh sách CKS tương ứng với dòng ký hiệu hóa đơn.

Hiện tại hệ thống chỉ hỗ trợ HSM và tùy chọn Không ký số (áp dụng cho ký hiệu hóa đơn từ máy tính tiền).

4. Có thể thiết lập điều kiện đơn hàng để tạo và phát hành hóa đơn tự động như thế nào?

Người dùng có thể chọn một trong các điều kiện gồm: nguồn đơn, trạng thái đơn hàng, trạng thái thanh toán, trạng thái giao hàng, sau đó gán giá trị cụ thể cho từng điều kiện để hệ thống nhận diện khi đơn hàng thỏa mãn.

5. Các bộ lọc cài đặt điều kiện đơn hàng khi cài đặt sẽ được kết hợp theo nguyên tắc nào?

Khi chọn nhiều bộ lọc khác nhau (ví dụ: Nguồn đơn và Trạng thái giao hàng), các bộ lọc này sẽ được kết hợp với nhau theo điều kiện “VÀ”. Nghĩa là đơn hàng phải thỏa mãn tất cả các bộ lọc đã chọn.

Các giá trị trong cùng một bộ lọc sẽ kết hợp theo điều kiện “HOẶC”. Ví dụ: bộ lọc Nguồn đơn gồm Website hoặc POS → đơn hàng từ một trong hai nguồn này đều thỏa mãn.

Với tính năng Cấu hình tạo và phát hành hóa đơn tự động, Sapo không chỉ giúp cửa hàng tuân thủ quy định thuế mới mà còn tối ưu quy trình bán hàng, tiết kiệm thời gian và vận hành chuyên nghiệp hơn. Đây là bước tiến quan trọng để doanh nghiệp và hộ kinh doanh sẵn sàng cho giai đoạn chuyển đổi số toàn diện. Trải nghiệm ngay trên để tối ưu việc phát hành hóa đơn của bạn!