Tăng tốc vận hành hóa đơn điện tử với 3 tính năng mới – Quản lý hóa đơn thông minh hơn

Nhằm hỗ trợ các nhà bán hàng quản lý hóa đơn hiệu quả hơn trong bối cảnh quy định về hóa đơn ngày càng chặt chẽ, Sapo Invoice chính thức ra mắt 3 tính năng mới:

• Kết nối nhiều mã số thuế theo chi nhánh
• Cảnh báo trạng thái mã số thuế bên mua
• Tự động gửi hóa đơn từ máy tính tiền lên cơ quan thuế

Dưới đây là thông tin chi tiết và hướng dẫn sử dụng cho từng tính năng:

1. Kết nối nhiều mã số thuế – Quản lý hóa đơn theo từng chi nhánh

Nhiều cửa hàng có mô hình kinh doanh đa chi nhánh, mỗi chi nhánh sử dụng một mã số thuế riêng để phát hành hóa đơn. Tuy nhiên, việc quản lý thủ công hoặc dùng chung một tài khoản hóa đơn cho nhiều chi nhánh dễ dẫn đến sai lệch thông tin, sai mã số thuế khi phát hành, gây rắc rối khi kê khai hoặc bị cơ quan thuế kiểm tra.

Để giải quyết vấn đề này, Sapo chính thức ra mắt tính năng liên kết chi nhánh với mã số thuế tương ứng ngay trên phần mềm bán hàng Sapo. Tính năng này giúp mỗi chi nhánh hoạt động độc lập với đúng mã số thuế đã đăng ký, đảm bảo thông tin phát hành hóa đơn chính xác và đúng chuẩn.

Lợi ích mang lại:

• Phát hành hóa đơn đúng mã số thuế của từng chi nhánh
• Giảm sai sót, tiết kiệm thời gian xử lý kế toán
• Đồng bộ với hệ thống quản lý chi nhánh trên phần mềm bán hàng Sapo
• Giúp chủ cửa hàng theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động từng chi nhánh trên cùng một nền tảng
• Hoàn thiện chuỗi quản lý từ kho – đơn hàng – vận hành – hóa đơn điện tử

Hướng dẫn sử dụng:

• Mua hóa đơn Sapo Invoice theo từng mã số thuế
• Vào phần Cấu hình hóa đơn điện tử trên Sapo, chọn chi nhánh và gán MST tương ứng
• Khi tạo đơn và phát hành hóa đơn, hệ thống sẽ tự động sử dụng đúng MST đã liên kết với chi nhánh đó

2. Cảnh báo trạng thái mã số thuế bên mua

Trong quá trình phát hành hóa đơn, nhiều cửa hàng vô tình xuất cho bên mua có mã số thuế không còn hoạt động, dẫn đến hóa đơn bị sai, phải điều chỉnh hoặc thay thế. Tính năng mới này sẽ tự động kiểm tra tình trạng mã số thuế bên mua và cảnh báo nếu phát hiện rủi ro – giúp nhà bán hàng kiểm soát sai sót ngay từ bước phát hành.

Tính năng mới hỗ trợ:

• Khi phát hành hóa đơn trên Sapo, hệ thống tự động kiểm tra tình trạng MST bên mua
• Hiển thị cảnh báo ngay nếu mã số thuế thuộc các trạng thái:

Ngừng hoạt động

Tạm nghỉ kinh doanh

Không hoạt động tại địa chỉ đăng ký

Chờ giải thể/phá sản…

Hướng dẫn sử dụng:

• Tạo đơn hàng
• Khi chọn phát hành hóa đơn, hệ thống sẽ tự động kiểm tra trạng thái MST
• Nếu có cảnh báo, người dùng sẽ được hiển thị thông báo trước khi hoàn tất phát hành

3. Tự động gửi dữ liệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền lên cơ quan thuế

Với các cửa hàng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, việc gửi dữ liệu hóa đơn đã phát hành lên cơ quan thuế là một bước bắt buộc. Tuy nhiên, thao tác thủ công lặp đi lặp lại này vừa tốn thời gian, vừa tiềm ẩn rủi ro quên gửi, gửi thiếu hoặc không đúng thời gian quy định.

Để hỗ trợ người dùng giảm tải công việc và đảm bảo tuân thủ đúng quy định, Sapo Invoice ra mắt tính năng tự động gửi hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đến cơ quan thuế theo lịch đã cài đặt trước.

Lợi ích mang lại:

• Tự động gửi dữ liệu đúng hạn mà không cần thao tác thủ công
• Hạn chế rủi ro quên gửi hoặc gửi thiếu hóa đơn
• Giúp chủ shop và kế toán yên tâm vận hành, không lo sai sót trong quá trình truyền dữ liệu

Hướng dẫn cấu hình:

1. Truy cập Sapo Invoice → Vào phần Cấu hình thiết lập ký số
2. Cấu hình thời gian tự động gửi hóa đơn từ máy tính tiền lên cơ quan thuế
3. Đến thời gian đã thiết lập, hệ thống sẽ tự động gửi dữ liệu theo đúng quy định

Lưu ý: Tính năng đặt lịch tự động gửi dữ liệu hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền lên cơ quan thuế chỉ hỗ trợ với chữ ký số HSM và Remote Signing

Ba tính năng mới giúp việc phát hành hóa đơn trên Sapo trở nên linh hoạt, chính xác và đơn giản hơn – phù hợp với mô hình đa chi nhánh, đảm bảo tuân thủ thuế và giảm thao tác thủ công cho cửa hàng. Trải nghiệm ngay trên phần mềm Sapo để tối ưu quy trình xuất hóa đơn và quản lý hiệu quả hơn mỗi ngày.