Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN: Nhanh, Chuẩn, Minh Bạch

Từ ngày 01/06/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức yêu cầu các doanh nghiệp chi trả thu nhập phải phát hành Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) điện tử theo mẫu 03/TNCN. Đây là bước tiến quan trọng trong lộ trình số hóa quản lý thuế, thay thế hoàn toàn chứng từ giấy truyền thống vốn mất nhiều thời gian và dễ sai sót.

Để hỗ trợ doanh nghiệp đáp ứng quy định mới, Sapo Invoice đã phát triển tính năng Chứng từ điện tử khấu trừ thuế TNCN. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể triển khai dễ dàng, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý nhân sự.

1. Điểm nổi bật của tính năng

Tính năng được thiết kế dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp, mang lại nhiều cải tiến so với cách làm truyền thống:

Hỗ trợ đầy đủ nghiệp vụ kê khai:

• Tạo tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng chứng từ khấu trừ.
• Lập chứng từ theo mẫu 03/TNCN chuẩn của Tổng cục Thuế.
• Ký số chứng từ điện tử ngay trên hệ thống.
• Phát hành đồng loạt hoặc từng chứng từ riêng.
• Xử lý các chứng từ đã lập sai (hủy, thay thế, điều chỉnh).

Kết nối chuẩn Tổng cục Thuế:

• Truyền – nhận file XML đúng cấu trúc dữ liệu, định dạng trường thông tin theo quy định.
• Đảm bảo giá trị pháp lý của chứng từ khi quyết toán thuế.

Quản lý tập trung, dễ tra cứu:

• Lưu trữ tất cả chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử trên một hệ thống.
• Phân loại theo kỳ (tháng, quý, năm), theo cá nhân hoặc khoản chi.
• Dễ dàng tìm kiếm, đối chiếu khi thanh tra hoặc lập báo cáo.

Cấp phát nhanh và tiện lợi:

• Gửi trực tiếp bản điện tử qua email cho người lao động.
• Cho phép cá nhân tự tra cứu online, không cần xin bản giấy.

2. Lợi ích mang lại

Không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định mới, tính năng còn mang lại nhiều giá trị thực tế:

• Tuân thủ pháp luật, yên tâm khi quyết toán thuế: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập đúng mẫu, đúng chuẩn của cơ quan thuế, hạn chế tối đa rủi ro vi phạm khi thanh tra hoặc quyết toán.
• Tiết kiệm thời gian xử lý: Quy trình được tự động hóa từ khâu lập, ký số, phát hành đến lưu trữ, giảm thao tác thủ công và tránh sai sót.
• Quản lý tập trung, dễ tổng hợp báo cáo: Dữ liệu chứng từ được đồng bộ với hệ thống hóa đơn điện tử, thuận tiện cho việc lập và nộp báo cáo thuế.
• Nhận chứng từ nhanh chóng, an toàn: Cá nhân nhận thu nhập có thể nhận ngay bản điện tử qua email hoặc tự tra cứu online, không cần chờ bản giấy.
• Đảm bảo tính công khai, minh bạch: Mọi khoản thu nhập và số thuế đã khấu trừ được thể hiện rõ ràng trên chứng từ, giúp hộ kinh doanh minh bạch với nhân viên và tránh tranh chấp về nghĩa vụ thuế.
• Lưu trữ lâu dài trên hệ thống: Không lo mất, rách hay hỏng như bản giấy, dễ dàng tìm lại khi cần.

3. Hướng dẫn sử dụng tính năng

Bước 1: Lập tờ khai đăng ký thông tin sử dụng chứng từ điện tử (CTĐT)

Trước khi phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp cần lập tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử gửi cơ quan thuế. Sau khi cơ quan thuế chấp nhận, mới có thể thực hiện các bước tiếp theo.

Bước 2: Khởi tạo mẫu chứng từ

Sau khi tờ khai đăng ký sử dụng chứng từ với Cơ quan Thuế và được chấp nhận, bước tiếp theo bạn cần làm là khởi tạo mẫu chứng từ.

Bước 3: Lập và phát hành Chứng từ khấu trừ thuế theo mẫu 03/TNCN

Lưu ý: Trong trường hợp bạn đã phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN và phát hiện thông tin như Tên, Địa chỉ, Quốc tịch hoặc Số điện thoại của người nhận thu nhập (NNT) có sai lệch (trong khi mã số thuế, số CCCD/CMND/Hộ chiếu, số tiền đều chính xác), bạn không cần lập lại chứng từ mới. Thay vào đó, bạn có thể lập và gửi "Thông báo chứng từ điện tử có sai sót" (Mẫu 04/SS‑CTĐT) để điều chỉnh thông tin theo đúng quy định pháp luật.

Với tính năng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử trên Sapo Invoice, doanh nghiệp và hộ kinh doanh không chỉ tối ưu thời gian, giảm chi phí mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật, nâng cao tính minh bạch trong quản lý nhân sự. Đây là một bước tiến quan trọng trong hành trình số hóa nghiệp vụ thuế và quản trị nhân sự, giúp bạn yên tâm phát triển kinh doanh bền vững.