Quản lý công nợ hiệu quả và chính xác với phần mềm quản lý bán hàng

Quản lý công nợ hiệu quả và chính xác với phần mềm quản lý bán hàng

Quản lý công nợ là vấn đề khiến các chủ shop phải đau đầu, nào là công nợ với nhà cung cấp, với bên ship hàng, công nợ của khách hàng,… chỉ cần sai 1 li thôi là đã ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của cửa hàng rồi. Vậy làm thế nào để bạn có thể nắm được công nợ một cách chính xác, hiệu quả và kịp thời? Làm thế nào để không bị thất thoát, hao hụt tiền của và hạn chế nhầm lẫn trong thống kê công nợ? Việc quản lý truyền thống bằng các công cụ không chuyên khiến cho việc sai sót, nhầm lẫn, thất thoát và hao hụt tiền bạc là không thể tránh khỏi. Một phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn theo dõi và quản lý công nợ tự động, chặt chẽ, hạn chế tối đa thất thoát, sai sót cũng như tiết kiệm thời gian, công sức trong việc quản lý công nợ.

Trong bài viết này, Blog Sapo sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý công nợ với phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS. Cùng tìm hiểu xem 1 phần mềm sẽ giúp được bạn những gì nhé!

1. Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý công nợ?

Nếu bạn còn đang sử dụng sổ sách hay excel thì quên ngay đi vì điều gì sẽ xảy ra khi sổ sách bị mất mát? Điều gì đảm bảo dữ liệu của bạn sẽ còn nguyên sau 1 năm nữa? Làm thế nào để tính toán công nợ với nhà cung cấp mà không sai lệch? Làm sao biết được tổng số tiền công nợ bạn phải thu nay phải trả là bao nhiêu?… Phần mềm quản lý bán hàng là yếu tố đầu tiên để quản lý công nợ hiện đại và hiệu quả.

1.1. Tiết kiệm 80% thời gian và công sức quản lý công nợ

Thay vì phải ghi ghi chép chép vào sổ, hiện đại hơn là điền vào file excel quản lý công nợ, phần mềm quản lý bán hàng sẽ tự động ghi nhận công nợ khi phát sinh các hoạt động nhập hàng, bán hàng hay ship hàng (đối với các shop có giao hàng tận nơi). Bạn sẽ không phải mất công theo dõi, tính toán công nợ làm gì cho đau đầu vì tất cả đã có phần mềm là trợ thủ đắc lực xử lý giúp bạn rồi.

1.2. Ghi nhận chi tiết, hạn chế tối đa sai sót

Các đơn nhập hàng, bán hàng đều được ghi lại chi tiết không chỉ giá trị công nợ mà còn thống kê chi tiết số lượng, số tiền của từng sản phẩm. Đặc biệt khi bạn có bán hàng online trên Facebook và ship hàng, phần mềm Sapo POS sẽ giúp bạn đẩy đơn tự động sang các đơn vị vận chuyển, theo dõi đơn giao hàng ngay trên Sapo cũng như tính toán tiền ship, tiền COD rõ ràng giúp bạn dễ dàng đối soát công nợ cuối kỳ.

1.3. Đồng bộ dữ liệu tự động

Với công nghệ điện toán đám mây, tất cả dữ liệu lưu trên phần mềm sẽ được đồng bộ hoàn toàn tự động. Bạn không còn lo mất mát dữ liệu như khi tính toán bằng sổ sách, bạn có thể sử dụng máy tính hay điện thoại, hoặc kể cả khi thay thiết bị mới thì toàn bộ dữ liệu sẽ được đồng bộ tự động về máy mà không cần phải thêm bất cứ một thao tác nào khác.

Đọc thêm: Top 5 phần mềm quản lý bán hàng tố nhất hiện nay cho cửa hàng vừa và nhỏ

2. Cách quản lý công nợ hiệu quả với phần mềm quản lý công nợ Sapo POS

Công cụ thì đã có rồi, bây giờ làm thế nào để sử dụng và tận dụng tối đa hiệu quả của phần mềm để quản lý công nợ cho cửa hàng?

2.1. Quản lý công nợ nhà cung cấp

Khi phát sinh đơn nhập hàng với nhà cung cấp, công nợ sẽ được ghi lại sau khi bạn tạo đơn nhập hàng theo từng nhà cung cấp. Trong quản trị Sapo, bạn vào phần Báo cáo > Báo cáo tài chính > Báo cáo công nợ phải trả. Tại đây sẽ tổng hợp công nợ phải trả cho các nhà cung cấp. Nếu muốn xem chi tiết công nợ của nhà cung cấp nào, bạn click vào mã nhà cung cấp đó.

Báo cáo sẽ ghi lại chi tiết mã đơn nhập hàng, người tạo đơn, ngày giờ,… Thậm chí, khi click vào mã đơn nhập hàng bạn cũng có thể xem chi tiết từng sản phẩm, số lượng, số tiền,… của đơn nhập hàng đó. Ví dụ trong 1 đơn nhập hàng bạn trả lại một vài sản phẩm thì số tiền công nợ cũng được trừ đi tương ứng.

Chủ cửa hàng hoàn toàn có thể nắm được tình trạng công nợ cửa hàng, nợ nào cần trả trước, nợ nào cần trả sau, nhà cung cấp nào cho phép mua hàng nợ tiền,… qua đó, bạn có thể lên kế hoạch điều phối dòng tiền ra cho hợp lý, trả tiền cho các khoản nợ cần ưu tiên trước. Thay vì phải dùng sổ sách lưu lại các hóa đơn mua bán có ghi nợ, mất nhiều công sức ghi chép báo cáo mà vẫn không hiệu quả, việc quản lý nợ nhà cung cấp sẽ tiện lợi hơn hẳn với phần mềm bán hàng.

2.2. Quản lý công nợ khách hàng

Tương tự như khi quản lý công nợ với nhà cung cấp, báo cáo công nợ khách hàng sẽ giúp bạn tổng hợp công nợ theo từng khách hàng. Trong quản trị Sapo, bạn vào phần Báo cáo > Báo cáo tài chính > Báo cáo công nợ phải thu.

Báo cáo công nợ phải thu sẽ giúp bạn nhanh chóng bao quát được tình hình công nợ theo từng khách hàng. Nếu muốn xem chi tiết các khoản nợ của 1 khách hàng cụ thể, bạn click vào mã khách hàng tương ứng.

Tại đây, bạn có thể xem chi tiết các đơn hàng, phiếu thu, ngày giờ, số tiền,… Khi khách hàng tới thanh toán nợ bạn chỉ cần thu đủ số nợ hiện tại rồi click nút Tạo phiếu thu/chi là xong. Nếu cần thiết, bạn có thể click vào mã đơn hàng để xem từng sản phẩm mà khách hàng đã mua trong lần đó.

Báo cáo công nợ theo khách hàng sẽ giúp chủ shop quản lý thuận tiện và tìm kiếm nhanh chóng mọi thông tin khi cần. Bạn có thể dễ dàng kiểm tra được lịch sử giao dịch, mức nợ, thời hạn nợ, ngày tháng, sản phẩm,… của từng khách hàng. Nếu sử dụng phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng, người quản lý còn có thể dễ dàng quản lý báo cáo nợ theo từng cửa hàng riêng biệt trong chuỗi đó. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ xuất file báo cáo công nợ dưới dạng file excel khi người quản lý muốn in thành văn bản.

2.3. Quản lý công nợ đối tác vận chuyển

Tính năng này vô cùng quan trọng vì hiện nay nhu cầu ship hàng của người mua rất lớn, nếu các shop không hỗ trợ giao hàng tận nơi thì rõ ràng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu của cửa hàng. Chính vì lý do này, Sapo đã phát triển tính năng ship hàng trực tiếp trên phần mềm quản lý bán hàng. Có thể nói đây là tính năng cực kỳ mạnh mẽ trên Sapo POS mà rất ít phần mềm khác có được.

Các đơn hàng trên Sapo có thể đẩy tự động sang các đối tác vận chuyển mà không cần phải qua 1 lần nhập thông tin đơn hàng vào ứng dụng hoặc website của các đơn vị vận chuyển nữa. Hiện nay, Sapo kết nối tới 8 đơn vị vận chuyển nội thành và liên tỉnh bao gồm: VNPost, ViettelPost, Giao Hàng Nhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm, BoxMe, AhaMove, GrabExpress và Sapo Express.

Bạn có thể xem trước phí ship dự kiến của từng đơn vị ship hàng và thoải mái lựa chọn đơn vị phù hợp và tối ưu nhất. Sau khi ship hàng, hành trình đơn hàng cũng được cập nhật về Sapo, bạn chẳng cần phải tra mã vận đơn ở đâu khác, chỉ cần mở đơn hàng trên Sapo thôi là có thể thấy ngay trạng thái giao hàng đến đâu rồi.

Về phần quản lý công nợ, bạn có thể theo dõi công nợ theo từng đối tác vận chuyển. Trong quản trị Sapo, bạn vào phần Khách hàng & Đối tác > Đối tác vận chuyển, tiếp theo click chọn đối tác vận chuyển mà bạn muốn xem báo cáo công nợ.

Tại đây, sẽ có thống kê chi tiết, rõ ràng tiền ship, tiền COD và tổng công nợ để bạn có thể dễ dàng đối soát khi tới kỳ thanh toán. Nếu cần thiết, bạn cũng có thể click vào mã đơn hàng để xem chi tiết, điều này sẽ giúp hạn chế sai sót, nhầm lẫn hay chênh lệch khi thực hiện đối soát công nợ giữa đối tác vận chuyển và shop. Đối với shipper riêng cũng bạn cũng có thể quản lý công nợ tương tự như vậy.

2.4. Chức năng phân quyền chi tiết

Chức năng phân quyền là một trong những tính năng của phần mềm quản lý bán hàng Sapo, với tính năng này vấn đề quản lý công nợ sẽ được thực hiện hiệu quả và chính xác.

Việc quản lý các khoản nợ vay và nợ phải trả là công việc hết sức phức tạp và cần theo dõi sát sao. Tuy nhiên, công việc này thường không được chủ cửa hàng xử lý trực tiếp bởi đặc thù công việc bận rộn, nhân viên bán hàng thì không có đủ quyền hạn để giải quyết, do đó, dựa vào chức năng phân quyền này, chủ cửa hàng có thể phân công cho nhân viên kế toán hoặc người có trách nhiệm xử lý có thể truy cập vào số liệu công nợ. Từ đó, khi truy cập vào phần mềm, hộp thông báo công nợ sẽ tự động xuất hiện và nhắc nhở người được phân quyền đó quản lý điều phối việc thu nợ và trả nợ.

Trên Sapo POS, bạn có thể thêm mới, chỉnh sửa vai trò của nhân viên và cấu hình phân quyền chi tiết từng hạng mục. Ví dụ nhân viên kế toán, quản lý thu chi, công nợ của cửa hàng thì sẽ không được phân quyền bán hàng hoặc quản lý nhân viên nhưng có thể xem các báo cáo và xem, sửa các phiếu thu/chi,…

Đọc thêm: Hướng dẫn bán hàng chuyên nghiệp với phần mềm quản lý bán hàng

Trên đây là hướng dẫn cách quản lý công nợ hiệu quả, chặt chẽ với phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS. Hãy ứng dụng ngay cho cửa hàng của mình và kiểm tra hiệu quả nhé! Còn nếu chưa có phần mềm quản lý bán hàng thì cũng đừng lo, Sapo tặng bạn 15 ngày dùng thử hoàn toàn miễn phí để thoải mái trải nghiệm và sử dụng tính năng quản lý công nợ cũng như toàn bộ các tính năng khác có trên Sapo.

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo
Dùng thử ngay

Tìm chúng tôi trên Youtube