Phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn luôn được biết đến là yếu tố đặc biệt quan trọng mà bất kỳ đại lý, chuỗi cửa hàng hay nhà phân phối nào cũng cần có. Không đơn giản chỉ là một giải pháp giúp đảm bảo khả năng vận hành mà đây còn là yếu tố giúp cửa hàng hạn chế tối đa rủi ro, sai sót và đảm bảo hiệu quả mở rộng kinh doanh một cách tốt nhất.
Vậy đâu là những yếu tố bạn cần quan tâm khi lựa chọn một phần mềm quản lý cửa hàng sơn? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Những khó khăn mà cửa hàng và chuỗi cửa hàng sơn nào cũng gặp phải
Với một ngành kinh doanh đặc thù như ngành sơn nước, việc quản lý không chỉ nằm ở sản phẩm, khách hàng mà còn là hệ thống phân phối, đại lý và chuỗi cửa hàng. Điều này dẫn đến nhiều vấn đề khiến việc quản lý kinh doanh và vận hành gặp nhiều thiếu sót và khó khăn.
1.1 Nhầm thông tin của các loại sơn
Trên thực tế, ngay cả các đại lý, cửa hàng sơn độc quyền cho một thương hiệu cũng không thể kiểm soát và nhớ hết toàn bộ thông tin chi tiết, giá thành của từng loại sơn một cách thủ công. Đặc biệt là với các nhân viên mới, đây thực sự là một gánh nặng với họ.
Việc ghi nhớ, ghi chép thủ công đồng nghĩa với việc bạn không thể đảm bảo tính đầy đủ, cập nhật hay lúc nào cũng kè kè sổ sách bên cạnh khi tư vấn và bán hàng cho khách. Đây là thời điểm mà một phần mềm quản lý cửa hàng sơn sẽ giúp bạn tối ưu hoạt động quản lý thông tin sản phẩm, đảm bảo tính chính xác và tiết kiệm thời gian, công sức cho cả nhân viên và quản lý cửa hàng.
1.2 Không thể quản lý và đánh giá nguồn hàng
Đối với các cửa hàng sơn thông thường, nguồn hàng là yếu tố vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không nhiều cửa hàng có thể đánh giá được hiệu quả bán ra của từng sản phẩm theo nguồn hàng. Điều này khiến chủ kinh doanh rất khó để đánh giá nguồn nhập để đưa ra kế hoạch nhập hàng phù hợp hơn trong tương lai.
Cùng với đó, việc quản lý nhập hàng thủ công hoặc tự phát ở một số cửa hàng sơn cũng khiến chủ kinh doanh không thể kiểm soát được lượng hàng hóa trong những lần nhập, lô nhập hay sai sót trong ghi chép công nợ. Điều này rất dễ gây nên các vấn đề như lệch tồn, thiếu nợ mà không biết, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý, kinh doanh của cửa hàng.
1.3 Sai sót khi tính toán và báo cáo
Việc không có một hệ thống giá niêm yết rõ ràng hoàn toàn có thể gây nên các vấn đề như sai giá, sai thông tin, đặc biệt là với các nhân viên mới. Khi tình trạng này diễn ra quá nhiều, việc chênh lệch, sai sót trong các loại báo cáo, hóa đơn là điều chắc chắn sẽ xảy ra. Đây được xem là một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp không thể được đánh giá một cách chính xác tuyệt đối.
1.4 Không thể quản lý công nợ khách hàng
Thông thường, khách hàng của cửa hàng sơn hầu hết là khách lẻ và họ đang phải chịu khá nhiều chi phí khác trong quá trình xây, sửa nhà, công trình. Điều này khiến khách hàng của họ thường xuyên mua chịu hoặc chỉ chi trả một khoản thay vì trả hết toàn bộ.
Đó là lý do mà quản lý công nợ là một trong những yếu tố đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý kinh doanh cửa hàng sơn. Có nhiều cách để quản lý công nợ khách hàng theo cách thủ công, tuy nhiên không phải ai cũng ghi nhớ để điền vào sổ theo dõi và tất nhiên, bạn không thể ghi nhớ toàn bộ khoản nợ và nhắc nợ khách hàng đúng hạn. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tài chính của cửa hàng mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ của bạn với khách hàng.
2. Sapo POS - Phần mềm quản lý cửa hàng sơn hiệu quả nhất
Với nhiều tính năng đặc biệt, Sapo POS mang đến một giải pháp bán hàng và quản lý toàn diện hiệu quả cho chuỗi và cửa hàng bán lẻ sơn.
2.1 Bán hàng dễ dàng tại cửa hàng
Với phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn Sapo POS, chủ kinh doanh và ngay cả những nhân viên mới cũng không cần phải nhớ giá của từng sản phẩm. Khả năng tích hợp các thiết bị bán hàng như máy quét mã vạch, máy in hóa đơn sẽ giúp cửa hàng có thể tự động cập nhật số lượng sản phẩm ngay trên hệ thống và đồng bộ kho để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối, hạn chế tối đa các nguy cơ lệch tồn so với thực tế.
Cùng với đó, mọi hoạt động mua bán hàng hóa cũng được lưu lại trên hệ thống, điều này không chỉ giúp cửa hàng có cơ sở để đối chiếu lịch sử mua hàng mà còn đảm bảo khả năng thu hồi nợ đến hạn một cách hiệu quả.
Chỉ với 1 thao tác đơn giản là tít máy quét mã vạch vào mã vạch sản phẩm là nhân viên đã có thể biết ngay được giá thành của từng sản phẩm, dựa trên những thông tin được tạo và thiết lập trên hệ thống phần mềm quản lý cửa hàng sơn Sapo POS.
Đặc biệt, phần mềm quản lý cửa hàng sơn còn giúp đảm bảo khả năng thanh toán, bán hàng ngay cả khi mất mạng và tự động đồng bộ trên hệ thống khi Internet được khôi phục trở lại.
2.2 Quản lý hàng hóa
Mọi hoạt động quản lý nhập kho, xuất kho và quản lý sản phẩm của cửa hàng đều có thể được theo dõi và quản lý dễ dàng ngay trên phần mềm. Chủ kinh doanh và nhân viên quản lý kho có thể dễ dàng tạo đơn nhập hàng, thêm thông tin nhà cung cấp và cập nhật trạng thái công nợ cho mỗi lần nhập hàng để quản lý chi tiết đến từng lô nhập.
Phần mềm quản lý cửa hàng sơn Sapo POS sẽ giúp chủ kinh doanh và nhân viên quản lý chi tiết sản phẩm theo từng thông số như màu sắc, thể tích, thương hiệu,...Đồng thời dễ dàng biết được vị trí đặt sản phẩm, vị trí lưu kho như thế nào.
Số lượng tồn kho trên hệ thống cũng được tự động cập nhật ngay khi có giao dịch mới phát sinh. Điều này giúp việc kiểm hàng trở nên dễ dàng hơn và hạn chế tối đa nguy cơ lệch tồn. Tự động thông báo khi sắp hết hàng để kịp thời đưa ra kế hoạch đặt hàng, đảm bảo khả năng vận hành, kinh doanh và thông báo tới khách hàng khi có đơn hàng mới nếu không đủ tồn kho.
2.3 Quản lý toàn bộ công nợ và lịch sử mua hàng
Tất cả các đơn mua hàng tại cửa hàng hay Facebook và Kênh đặt hàng online đều được đồng bộ, quản lý trực tiếp tại một nơi duy nhất. Chủ kinh doanh có thể dễ dàng quản lý thông tin khách hàng và lịch sử mua hàng để đảm bảo khả năng xử lý khi có các vấn đề phát sinh trong và sau bán.
Đặc biệt, tình trạng thanh toán cũng được cập nhật, quản lý và kết hợp nhắc nợ tự động qua Sổ ghi nợ. Tính năng này sẽ giúp chủ kinh doanh đảm bảo tính pháp lý, khả năng đối chiếu và quản lý công nợ của từng khách hàng. Đặc biệt chủ kinh doanh cũng có thể nhắc nợ “tế nhị” mà không làm mất lòng khách hàng khi ứng dụng thêm Sổ ghi nợ Sapo 365.
Cùng với đó, phần mềm quản lý cửa hàng sơn Sapo POS cũng giúp chủ kinh doanh có thể quản lý và theo dõi toàn bộ công nợ, lịch sử nhập hàng với tất cả nhà cung cấp. Đảm bảo khả năng theo dõi và thanh toán khi đến hạn đối với từng nhà cung cấp.
Đối với việc mở rộng kênh đặt hàng, Sapo POS giúp đảm bảo khả năng nhận đơn và đẩy đơn vận chuyển ngay trên phần mềm qua các đơn vị vận chuyển uy tín. Đảm bảo quy trình khép kín từ tạo đơn, xử lý đơn hàng đến thu tiền và đối soát với đơn vị vận chuyển.
Xem thêm: Hướng dẫn quản lý công nợ khách hàng trên Sapo POS
2.4 Theo dõi và đánh giá hiệu quả kinh doanh của cửa hàng
Hệ thống báo cáo bán hàng, doanh thu, lãi lỗ hay báo cáo kho,... sẽ được thể hiện rõ ràng, chi tiết ngay trên hệ thống. Chủ kinh doanh có thể theo dõi và đánh giá bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ thời điểm nào dưới dạng biểu đồ trực quan.
Cùng với đó, chủ kinh doanh cũng có thể dễ dàng quản lý toàn bộ hiệu quả bán ra của từng loại sản phẩm, thương hiệu theo thời gian, kênh bán,... Từ đó đưa ra kế hoạch nhập hàng và chiến lược bán hàng để tăng trưởng doanh thu hiệu quả.
Xem thêm: 8 loại báo cáo bán hàng cần phải có nếu không muốn mất tiền oan
2.5 Quản lý từ xa dễ dàng chỉ với 1 chiếc điện thoại
Chỉ với một chiếc điện thoại thông minh kết hợp ứng dụng quản lý bán hàng Sapo POS, chủ kinh doanh và nhân viên có thể bán hàng dễ dàng bằng cách quét mã vạch sản phẩm. Cùng với đó là khả năng in hóa đơn bán hàng dễ dàng chỉ bằng cách kết nối điện thoại với máy in hóa đơn.
Không cần có mặt tại cửa hàng mọi lúc, chủ cửa hàng có thể dễ dàng theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh, báo cáo bán hàng, quản lý kho,... ở bất kỳ đâu ngay trên điện thoại.
2.6 Quản lý chuỗi cửa hàng
Không chỉ mang đến hiệu quả quản lý cửa hàng nhỏ lẻ thông thường, Sapo POS còn là phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng sơn đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý một chuỗi hệ thống với đầy đủ tính năng như: quản lý hàng hóa liên cửa hàng, báo cáo doanh thu, lợi nhuận liên cửa hàng, so sánh hiệu quả kinh doanh giữa các cửa hàng.
Trên đây là những yếu tố mà chủ kinh doanh cần hiểu rõ về những khó khăn trong quản lý vận hành cửa hàng sơn và phần mềm quản lý cửa hàng sơn Sapo POS. Sapo hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi sẽ giúp bạn tối ưu lại hoạt động bán hàng và ứng dụng công nghệ trong quản lý để hạn chế tối đa rủi ro và kinh doanh hiệu quả.
