Công nợ khách hàng là khái niệm không hề xa lạ đối với bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Việc quản lý chi tiết công nợ là yếu tố bắt buộc để giảm thiểu tối đa rủi ro trong quá trình kinh doanh. Vậy đâu là những điều mà chủ kinh doanh cần nắm rõ về công nợ khách hàng để quản lý hiệu quả và đưa ra kế hoạch thu hồi công nợ hợp lý nhất? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Công nợ khách hàng là gì?
Trên thực tế, công nợ khách hàng là tất cả những khoản phải thu từ các hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ và đã hoàn tất quy trình đưa sản phẩm đến tay khách hàng nhưng chưa được thanh toán hoặc chỉ thanh toán một phần.
Việc quản lý công nợ khách hàng sẽ giúp chủ kinh doanh có thể theo dõi và quản lý các khoản phải thu của khách hàng, đảm bảo khả năng thu hồi và xoay vòng vốn cho cửa hàng, từ đó kiểm soát tình hình tài chính một cách hiệu quả.
2. Cách quản lý công nợ khách hàng hiệu quả
Có nhiều cách để có thể quản lý công nợ một cách hiệu quả. Đó có thể là các giải pháp truyền thống hoặc ứng dụng công nghệ trong quản lý. Tuy nhiên, dù với cách quản lý nào thì chủ kinh doanh cũng cần nắm vững được một số giải pháp sau:
2.1 Tạo chính sách bán hàng rõ ràng
Một chính sách bán hàng trả thẳng hay trả góp đều đóng vai trò vô cùng quan trọng. Đặc biệt là trong khả năng thu hồi các khoản phải thu và hoạt động giữa các bộ phận như thu ngân, kế toán và hoàn thiện báo cáo tài chính mà không gặp bất kỳ rủi ro, sai sót nào.
Đối với một số ngành hàng, chủ kinh doanh có thể yêu cầu khách hàng ký thỏa thuận cũng như quy định về việc thanh toán bắt buộc thực hiện đúng hạn cũng như quy định rõ mức phạt phải chịu thuế nếu thanh toán chậm.
Đặc biệt là khả năng lưu trữ mọi lịch sử giao dịch và thông tin liên hệ khách hàng như email, thư hay cuộc gọi,...để đưa ra các yêu cầu thanh toán và chuẩn bị cho các sự kiện tranh tụng sau này (nếu có).
2.2 Lưu trữ công nợ
Đối với các khoản phải thu, phải trả, chủ kinh doanh cũng như kế toán công nợ đều cần phải lưu trữ đầy đủ từ chứng từ đến ghi sổ để đảm bảo khả năng thu hồi. Các loại chứng từ đều cần có thông tin chi tiết, rõ ràng để làm cơ sở để đối chiếu nợ cũng như liên hệ với khách hàng khi cần thiết.
Ngay khi khoản nợ phát sinh, kế toán cần lưu lại các thông tin cơ bản, loại hàng hóa bán ra, tổng tiền ghi nợ và thời gian cụ thể phát sinh hoặc cần thanh toán, chữ ký của khách để đảm bảo khả năng thu hồi hiệu quả nhất.
2.3 Tạo chính sách chi trả công nợ
Chính sách chi trả công nợ rõ ràng là yếu tố vô cùng quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi và thanh toán đúng hạn, đúng số tiền và đảm bảo khả năng quản lý hiệu quả nhất. Để làm được điều đó, chủ kinh doanh cần xác định rõ các tiêu chí như: Thời gian cho phép khách hàng ghi nợ là bao lâu? Điều kiện để được chấp nhận công nợ là gì và đâu là biện pháp xử lý phù hợp khi khách hàng thanh toán chậm,...
Hãy đưa ra những chính sách rõ ràng và đảm bảo thể hiện rõ trong quá trình giao dịch để khách hàng có thể nắm rõ và hạn chế tối đa các vấn đề như sai sót, xung đột hay tranh chấp.
Xem thêm: Yêu cầu thanh toán là gì? Có những mẫu yêu cầu thanh toán nào?
2.4 Luôn đảm bảo các phương án dự phòng
Các phương án dự phòng đối với hoạt động kinh doanh thường được hiểu là nguồn vốn dự phòng. Việc không thể thu hồi công nợ đúng hạn là điều hoàn toàn có thể xảy ra và nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng xoay vòng vốn của cửa hàng.
Đó là lý do mà trong bất kỳ trường hợp nào, chủ kinh doanh cũng cần phải chuẩn bị sẵn cho mình những phương án đối phó với các tình huống xấu. Cùng với đó, ngoài các khoản dự phòng, chủ kinh doanh cũng nên thương lượng để khách hàng thanh toán một phần hoặc từ chối mua trả sau nếu nhận thấy nguy cơ tiềm tàng từ khách hàng này.
2.5 Đánh giá hiệu quả hoạt động công nợ
Trên thực tế, quy trình thu hồi công nợ cần được đánh giá dựa trên các chỉ số đo lường để chủ kinh doanh có thể đánh giá chính xác và chi tiết về hiệu quả của hoạt động quản lý công nợ. Có 3 chỉ tiêu cơ bản để đo lường hiệu quả hoạt động công nợ phải thu như sau:
- Vòng quay các khoản phải thu
- Tỷ lệ các khoản phải thu trên doanh thu
- Tuổi nợ của các khoản phải thu
Các khoản phải thu là tài sản của cửa hàng, doanh nghiệp, vì vậy cửa hàng cần có trách nhiệm thu hồi. Đó là lý do mà việc theo dõi công nợ chặt chẽ và thu nợ kịp thời, đảm bảo tính chính xác là yếu tố quyết định để dòng tiền ổn định.
2.6 Quản lý công nợ và dòng tiền bằng phần mềm
Phần mềm quản lý công nợ khách hàng được xem là một trong những giải pháp hữu hiệu giúp chủ kinh doanh lưu trữ toàn bộ đơn hàng trên các kênh, lịch sử mua hàng và dòng tiền của cửa hàng.
Bằng việc quản lý với phần mềm, toàn bộ công nợ khách hàng sẽ được tự động cập nhật nhanh chóng, chính xác từ thông tin khách hàng chi tiết, số lượng sản phẩm cũng như thời gian giao dịch cụ thể mà không cần mất công tính toán hay theo dõi thủ công giúp chủ kinh doanh hạn chế tối đa sai sót và công sức.
Một số phần mềm và ứng dụng còn cho phép chủ kinh doanh nhắc nợ khách hàng tự động theo kịch bản phù hợp với từng nhóm đối tượng khách hàng. Điều này sẽ giúp khách hàng của bạn không cảm thấy khó chịu hay bị thúc ép quá đáng, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng của mình.
2.7 Gửi hóa đơn, chứng từ đến khách hàng
Hóa đơn, chứng từ không chỉ đơn thuần là loại giấy tờ giúp lưu trữ các giao dịch mà còn là cơ sở để kế toán công nợ cũng như chủ kinh doanh theo dõi được đường đi của hóa đơn xuất bán. Cùng với đó, chủ kinh doanh cũng có thể “nhắc khéo” khách hàng về việc thanh toán đúng hạn bằng cách gửi hóa đơn để xác nhận qua fax, email hoặc tin nhắn điện thoại.
2.8 Nhắc nợ
Nhắc nợ là điều cần thiết và buộc phải làm khi đến thời điểm phù hợp để tránh trường hợp khách hàng quên hay cố tình không thanh toán. Ai kinh doanh cũng sẽ có những cuốn sổ nhắc nợ cho riêng mình. Bạn có thể liên hệ và gửi thông báo thanh toán cho khách hàng qua nhiều cách như gọi điện, tin nhắn hay email,...tuy nhiên cần đảm bảo tuân thủ theo quy định của pháp luật.
Xem thêm: TOP 5 ứng dụng nhắc nợ hiệu quả cho chủ shop kinh doanh online
Thay thế hình thức ghi chép sổ sách truyền thống, ứng dụng Sapo 365 trở thành số ít ứng dụng nhắc nợ “miễn phí” trên thị trường tích hợp tính năng quản lý công nợ và nhắc nợ tự động:
- Sử dụng dịch vụ này tại ứng dụng Sapo 365, khách hàng sẽ chủ động nắm được thời gian trả nợ thông qua tin nhắn nhắc nợ qua Zalo, Messenger, SMS,....một cách "tinh tế".
- Tin nhắn nhắc thanh toán nợ có thể đính kèm chi tiết thông tin các đơn hàng, hóa đơn, sản phẩm và thời gian mua chịu.
Nhờ thế, chủ cửa hàng kiểm soát tốt nguồn vốn, rút ngắn dần những khoản nợ trả chậm, tạo thói quen thanh toán đúng hạn mà không hề làm mất lòng khách hàng.
Bên cạnh đó, Sapo 365 còn giúp các chủ shop ghi chép nợ chính xác tuyệt đối từ việc ghi nợ cũng được kiểm soát và tối ưu hơn, bạn sẽ tránh được những khoản thâm hụt không đáng có.
- Tổng hợp số nợ phải thu và phải trả chi tiết theo từng khách hàng
- Quản lý khoản nợ, khoản mua chịu theo khách hàng; lưu trữ thông tin khách nợ một cách bảo mật và an toàn
- Ghi chép các khoản khách mua chịu theo từng đơn hàng, hóa đơn và sản phẩm
- Cài đặt kỳ hạn các khoản nợ cần thu và phải trả để không quên nợ, mất nợ.
Nếu bạn là người bán hàng nhỏ, bán tập trung trong các chung cư, khu dân cư, chủ tạp hóa nhỏ,... và chưa có nhu cầu dùng phần mềm trả phí chuyên nghiệp thì Sapo 365 - Ứng dụng sổ ghi nợ và bán hàng online miễn phí chính là lựa chọn hàng đầu dành cho bạn.
Bạn nên nhắc nhở khách hàng thanh toán trước 5-10 ngày bằng một kịch bản rõ ràng để có thể tiếp cận khách hàng một cách thoải mái, nhẹ nhàng, không gây áp lực hay khiến khách hàng của bạn khó chịu. Thời gian nhắc nợ cũng nên hợp lý, thường là trong khoảng 10 - 11h sáng và 14 - 16h chiều để đảm bảo hiệu quả tương tác một cách tốt nhất.
Trên đây là những yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh cần ghi nhớ về công nợ khách hàng cũng như cách quản lý hiệu quả nhất. Sapo hy vọng rằng, những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp chủ kinh doanh tối ưu quy trình quản lý công nợ một cách hiệu quả nhất.
