Những vấn đề thường gặp trong quy trình thanh toán của thu ngân

Đối với hoạt động kinh doanh của cửa hàng bán lẻ như siêu thị mini, tạp hóa, thu ngân được xem là một trong những vai trò vô cùng quan trọng, quyết định đến tính đúng sai trong hoạt động thanh toán cũng như quy trình bán hàng của cửa hàng. 

Vậy đâu là những vấn đề dễ gặp phải mà chủ kinh doanh và thu ngân cần lưu ý trong quy trình thanh toán để đảm bảo khả năng giải quyết vấn đề và tối ưu tính chính xác một cách hiệu quả nhất? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây. 

1. Những vấn đề mà thu ngân nào cũng có thể gặp

1.1 Khách mua thêm sau khi đã xuất hóa đơn

Đây chắc hẳn là tình huống mà bất kỳ thu ngân siêu thị mini hay cửa hàng bán lẻ nào cũng có thể gặp trong quá trình bán hàng của mình. Tình huống này xảy ra khi bạn đã tiến hành quy trình thanh toán và xuất hóa đơn nhưng khách hàng lại phát sinh thêm nhu cầu thanh toán cho một sản phẩm, dịch vụ mới. Khi này thu ngân cửa hàng buộc phải xuất một hóa đơn mới để hệ thống ghi nhận giao dịch cũng như tồn kho sản phẩm một cách chính xác nhất. 

1.2 Khách hàng đòi đổi trả hàng

Đổi trả hàng cũng là một trong những tình huống bán hàng khá thường gặp, tuy nhiên thông thường sẽ là sau khi khách đã mua hàng tại cửa hàng hoặc mua hàng online và từ chối nhận hàng, yêu cầu đổi trả. Khi này thu ngân có thể căn cứ vào quy định của cửa hàng cũng như tình huống đổi trả để quyết định có thực hiện đổi trả và điều chỉnh giao dịch hay không.

Xem thêm: Giải quyết thế nào khi hàng bán bị trả lại?

1.3 Không đủ tiền mặt

Trên thực tế, không ít cửa hàng bán lẻ gặp phải tình trạng này, đặc biệt là vào đầu các ca làm việc. Rất nhiều cửa hàng nhân viên phải đi đổi tiền lẻ để đảm bảo được quá trình giao dịch, bán hàng trong ngày.

Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của công nghệ, chủ kinh doanh nên tính toán đến việc đa dạng phương thức thanh toán để nâng cao trải nghiệm của khách hàng cũng như hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình thanh toán. 

1.4 Thanh toán sai giá

Tình huống này rất dễ xảy ra ở các cửa hàng truyền thống không sử dụng tiện ích thanh toán theo hệ thống giá đã được thiết lập từ trước. Hoặc nhân viên quên giá, nhầm giá và không nhớ các ưu đãi đối với từng đối tượng khách hàng. Đó là lý do mà việc đào tạo nhân viên và cập nhật kịp thời chính sách giá sẽ giúp nhân viên dễ dàng nắm bắt và hạn chế tối đa rủi ro trong quy trình thanh toán.

Tuy nhiên, đối với số lượng hàng hóa lớn cũng như chính sách giá phức tạp, chủ kinh doanh nên tối ưu hoạt động bán hàng cũng như quy trình thanh toán của cửa hàng bằng các phần mềm bán hàng để tạo thuận lợi và đảm bảo tính chính xác tuyệt đối khi thanh toán cho ngay cả nhân viên mới. 

1.5 Khách hàng không có tiền mặt

Có thể nói rằng, công nghệ đã ảnh hưởng rất nhiều đến xu hướng và hành vi của người tiêu dùng. Thời điểm các tiện ích thanh toán thông minh ra đời cũng là lúc tiền mặt được hạn chế giao dịch hơn, đặc biệt là sau đại dịch Covid 19.

Điều này dẫn đến giao dịch thanh toán dần trở nên tối giản hơn chỉ với một chiếc điện thoại hay thẻ ngân hàng thay vì cầm nhiều tiền mặt như trước kia. Nếu cửa hàng của bạn thiếu đi tiện ích đa dạng thanh toán thì đây sẽ là rào cản tương đối ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng. 

2. Giải pháp tối ưu quy trình thanh toán và bán hàng cho thu ngân siêu thị mini, tạp hóa

Trong hoạt động kinh doanh của một cửa hàng bán lẻ như siêu thị mini, tạp hóa lượng hàng hóa là vô cùng lớn và đa dạng về mẫu mã. Điều này khiến quy trình thanh toán ở cửa hàng gặp rất nhiều vấn đề và sai sót, đặc biệt là khi lượng sản phẩm ngày một tăng và bạn buộc phải tìm thêm thu ngân siêu thị mới để hỗ trợ cho cửa hàng của mình. Đây là thời điểm mà một giải pháp quản lý bán hàng thông minh sẽ giúp chủ kinh doanh hệ thống lại toàn bộ cửa hàng cũng như tối ưu lại hoạt động thanh toán.  

Sapo POS là giải pháp quản lý bán hàng dành cho cửa hàng và bán online trên Facebook. Với những tính năng đặc biệt, Sapo POS đã giúp chủ cửa hàng có thể quản lý cửa hàng bán lẻ một cách tổng thể từ giá cả, tồn kho, khách hàng đến đánh giá hiệu quả kinh doanh của cửa hàng ở từng thời điểm. 

Quy trình thanh toán sẽ được tối ưu và đảm bảo tính chính xác tuyệt đối với hệ thống sản phẩm và chính sách giá cố định từ đầu hoặc linh hoạt theo từng chương trình ưu đãi cụ thể. Thu ngân chỉ cần sử dụng các thiết bị bán hàng như máy quét mã vạch để hệ thống Sapo POS ghi nhận giá bán của sản phẩm mà không cần phải ghi nhớ giá, đảm bảo hiệu quả vận hành ngay cả với những nhân viên mới. 

Khi đơn hàng của khách đã hoàn thiện, nhân viên chỉ cần ghi nhận thông tin, nhận tiền và xuất hóa đơn là hệ thống đã ghi nhận nghiệp vụ chi tiết. Điều này giúp cửa hàng có thể đảm bảo tính chính xác, chống gian lận cũng như xem lại toàn bộ lịch sử bán hàng mà không cần đi check lại từng sổ ghi chép hay hóa đơn. 

Bằng việc tích hợp với nhiều thiết bị bán hàng, chủ cửa hàng có thể đa dạng hơn các phương thức thanh toán để nâng cao trải nghiệm khách hàng cũng như giảm thiểu tối đa các rủi ro, bất cập xảy ra nếu chỉ nhận thanh toán tiền mặt. Với Sapo POS, cửa hàng có thể lựa chọn các hình thức thanh toán khác nhau như tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ hay thanh toán QR Code một cách linh hoạt. 

Đặc biệt, bằng việc lưu trữ toàn bộ giao dịch, Sapo POS sẽ giúp lượng tồn kho của từng sản phẩm được cập nhật tự động một cách chính xác theo từng giao dịch phát sinh. Điều này sẽ giúp chủ cửa hàng quản lý hàng hóa và tối ưu hoạt động kiểm kho một cách dễ dàng hơn. Cùng với đó là ghi nhận cảnh báo hết hàng để có kế hoạch nhập hàng phù hợp mà không cần phải kiểm hàng quá thường xuyên hay bất ngờ hết hàng mà không hay biết. 

Việc lưu trữ toàn bộ đơn hàng và lịch sử giao dịch có thể giúp chủ kinh doanh theo dõi được toàn bộ công nợ khách hàng, đơn hàng và thông tin chi tiết từng giao dịch. Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh có thể kịp thời xử lý các vấn đề có thể xảy ra trong hoặc sau quá trình kinh doanh. 

Và cuối cùng, kết thúc một quy trình bán hàng, Sapo POS sẽ giúp chủ cửa hàng có thể đánh giá được toàn bộ tình hình kinh doanh của cửa hàng ở từng thời điểm, từ đó đưa ra được những kế hoạch kinh doanh phù hợp để mang lại hiệu quả tối ưu hơn trong tương lai. 

Trên đây là những vấn đề thường gặp trong quy trình thanh toán của thu ngân siêu thị mini và tạp hóa cũng như giải pháp hữu ích nhất mà chủ kinh doanh nên nằm lòng. Sapo.vn hy vọng rằng những chia sẻ của chúng tôi có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về hoạt động của cửa hàng và đưa ra cho mình những kế hoạch kinh doanh phù hợp hơn trong tương lai để tối ưu vận hành và nâng cao doanh thu một cách hiệu quả nhất.