Hóa đơn đỏ là gì? Đâu là những điều cần lưu ý khi xuất hóa đơn đỏ? Trong bài viết này, Sapo.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ về những yếu tố liên quan đến hóa đơn đỏ và quy định cần nhớ để đảm bảo tính pháp lý trong quá trình kinh doanh.
1. Hóa đơn đỏ là gì?
Trên thực tế, hóa đơn đỏ còn được biết đến là hóa đơn giá trị gia tăng, là một loại chứng từ có giá trị pháp lý thể hiện giá trị hàng hóa hay dịch vụ mà người bán cung cấp cho người mua.
Loại chứng từ này được dùng làm căn cứ để xác định được số tiền thuế cần nộp vào ngân sách Nhà nước. Hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT) được Bộ Tài chính phát hành hoặc tự đặt in theo đúng quy định pháp luật và phải được Chi cục thuế quản lý trực tiếp cho phép.
Hóa đơn thông thường sẽ được lập thành 3 liên, tương ứng với 3 màu: Liên đỏ, liên trắng, liên xanh. Người xuất hóa đơn đỏ cần lưu ý tuyệt đối những điều sau:
- Người lập hóa đơn phải kẹp 3 liên, viết cùng lúc để đảm bảo nội dung 3 liên đồng nhất với nhau, tuyệt đối không tách lẻ để viết.
- Thông tin người mua phải được ghi đầy đủ, chính xác trên nội dung hóa đơn GTGT
- Nội dung hóa đơn cần đảm bảo không được tẩy xóa, sửa cũng như chỉ viết 1 màu mực
- Số hóa đơn cần được lập liên tục theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn
- Nội dung về thời gian, ngày, tháng, năm sẽ được ghi tại thời điểm phát sinh giao dịch hay khi đã hoàn thành giao dịch cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho người mua
Hóa đơn đỏ hợp lệ cần được viết đúng với Nguyên tắc, quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC và 219/2013/TT-BTC như sau:
- Bao gồm đầy đủ nội dung bắt buộc trên hóa đơn, tên, địa chỉ, mã số thuế của 2 bên giao dịch mua bán;
- Tên hàng hóa, dịch vụ cần bao gồm các chỉ tiêu như đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền;
- Hai bên mua bán cần ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán và ngày tháng năm lập hóa đơn.
2. Phân biệt hóa đơn đỏ với hóa đơn bán hàng
Hóa đơn đỏ | Hóa đơn bán hàng |
|
|
Xem thêm: Hóa đơn bán hàng là gì? Những lợi ích khi sử dụng hóa đơn bán hàng trong kinh doanh
3. Doanh nghiệp được xuất hóa đơn đỏ khi nào?
Doanh nghiệp được phép xuất hóa đơn đỏ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sử dụng theo quy định của pháp luật. Với các doanh nghiệp thành lập từ lâu thì doanh nghiệp cần là đơn vị được thành lập hợp pháp, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng, tên riêng được Sở kế hoạch và Đầu tư thuộc UBND cấp tỉnh cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng ký phương án tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, có thể tự nguyện đăng ký thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ khi đáp ứng được một trong các điều kiện sau:
- Là doanh nghiệp đang hoạt động, có nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ hoặc thực hiện đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ.
- Là doanh nghiệp có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc được phép in hóa đơn GTGT bởi đã đăng ký phương pháp tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Trong trường hợp doanh nghiệp được đặt in hóa đơn hoặc tự in hóa đơn thì cần thỏa mãn các điều kiện về đặt in hóa đơn, tự in hóa đơn theo quy định pháp luật.
- Đối với doanh nghiệp đã đăng ký phương pháp khấu trừ thuế theo phương pháp trực tiếp, cần thông báo áp dụng phương pháp tính thuế GTGT gửi lên Chi cục thuế hoặc Cục thuế nơi doanh nghiệp chịu sự quản lý.
Doanh nghiệp khi làm thông báo áp dụng phương pháp tính thuế GTGT gửi Chi cục thuế cần phải ghi rõ người nộp thuế, mã số thuế, địa chỉ, lĩnh vực hoạt động, đồng thời trình bày lý do và kiến nghị của mình.
Khi này, doanh nghiệp sau khi đã đăng ký tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế sẽ được sử dụng hóa đơn đỏ một cách hợp pháp.
4. Quy định xử phạt sai phạm liên quan đến hóa đơn đỏ (hóa đơn GTGT)
4.1 Mất hóa đơn bán hàng mua
- Mất hóa đơn từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10: Nếu có tình tiết giảm nhẹ sẽ bị phạt hoặc nếu không sẽ phạt tối thiểu là 6 triệu đồng;
- Mất hóa đơn từ sau ngày thứ 10: Phát từ 6 - 8 triệu đồng
4.2 Mất hóa đơn GTGT đặt in, chưa thông báo phát hành
Nếu làm mất hóa đơn đỏ GTGT đặt in nhưng chưa thông báo phát hành thì cũng sẽ căn cứ thời hạn báo cáo sự việc với Cơ quan thuế để xử phạt, cụ thể:
- Mất hóa đơn từ sau ngày thứ 10: Phạt từ 6 - 18 triệu đồng;
- Mất hóa đơn từ ngày thứ 6 tới ngày thứ 10: Nếu có tình tiết giảm nhẹ sẽ bị Phạt hoặc nếu không sẽ phạt tối thiểu là 6 triệu;
4.3 Mất hóa đơn GTGT đầu ra đã thông báo phát hành
Doanh nghiệp sẽ không bị phạt trong các trường hợp:
- Hóa đơn đỏ bị mất, hỏng do thiên tai, hỏa hoạn, sự kiện bất ngờ,, trường hợp bất khả kháng
- Làm mất liên 2 (liên giao cho khách mua hàng) khi chưa hết hạn lưu trữ nhưng lại tìm được hóa đơn trước khi Cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.
Phạt cảnh cáo trong các trường hợp:
- Chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có 2 tình tiết giảm nhẹ
- Người bán hàng làm mất các liên hóa đơn đã lập sai và đã xóa bỏ (lập đơn khác thay thế cho hóa đơn sai và xóa bỏ)
- Cùng trong trường hợp trên, nếu người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng và chứng từ.
Phạt tiền trong các trường hợp:
- Làm mất/ hỏng hóa đơn đã phát hành (liên 2 giao cho khách hàng) nhưng khách hàng chưa nhận được hóa đơn khi hóa đơn chưa đến hạn lưu trữ; hóa đơn đã lập theo bảng kê bán lẻ hàng hóa thì bị phạt từ 4-8 triệu đồng.
- Cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo Cơ quan thuế nếu trong cùng một thời điểm mà tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn thì sẽ phạt theo từng lần mất.
- Làm mất/ hỏng hóa đơn đã phát hành (liên nội bộ 1-3) trong thời gian lưu trữ thì phạt từ 5-10 triệu theo Luật kế toán.
Cùng trong trường hợp trên, nếu người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng cũng như chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt khung thấp nhất, có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.
4.4 Mất hóa đơn đầu vào
Trường hợp không bị xử phạt:
- Mất, hỏng, cháy do thiên tai, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất ngờ, bất khả kháng.
- Tìm lại được hóa đơn mất trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt.
Trường hợp phạt cảnh cáo:
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đỏ (liên 2 giao cho khách hàng) để hạch toán, kê khai thuế và thanh toán vốn ngân sách: Phạt tiền từ 4-8 triệu đồng.
- Cơ quan thuế đủ căn cứ xác định tổ chức, cá nhân gộp nhiều lần mất hóa đơn để báo cáo Cơ quan thuế nếu trong cùng một thời điểm mà tổ chức, cá nhân thông báo mất nhiều số hóa đơn thì phạt theo từng lần mất.
- Làm mất, cháy, hỏng hóa đơn liên giao cho người mua, có lập biên bản ghi nhận sự việc, người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng cũng như chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ thì sẽ bị phạt khung thấp nhất, có 2 tình tiết giảm nhẹ thì phạt cảnh cáo.
5. Thủ tục và điều kiện cấp hóa đơn đỏ
Về thủ tục đặt in hóa đơn thuế GTGT đối với đơn vị được sử dụng hóa đơn GTGT như sau:
Hồ sơ đặt in hóa đơn bao gồm:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công chứng (01 bản)
- Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in mẫu 3.14 ban hành kèm theo thông tư 39/2014/TT-BTC (02 bản)
- Bản sao mẫu 06 đăng ký phương pháp tính thuế có xác nhận của chi cục thuế quản lý (01 bản)
- Bản sao Hợp đồng thuê nhà hoặc hợp đồng mượn nhà (01 bản)
Nơi nhận: Đơn vị gửi trực tiếp hồ sơ đến Chi Cục thuế quản lý
Trình tự giải quyết:
- Sau 5 ngày sau khi nhận được hồ sơ đề nghị đặt in hóa đơn, chi cục thuế sẽ cử cán bộ xuống đơn vị xác minh địa điểm kinh doanh xem có đủ điều kiện đặt in hóa đơn hay không.
- Sau khi cán bộ thuế xuống xác minh địa điểm kinh doanh, nếu đơn vị đủ điều kiện đặt in hóa đơn thì sau 1 đến 2 ngày cơ quan thuế sẽ có Thông báo về việc sử dụng hóa đơn đặt in mẫu 3.15 ban hành kèm theo thông tư 39/2014/TT-BTC. Đơn vị liên hệ trực tiếp với chi cục thuế quản lý để nhận thông báo này.
Tiến hành đặt in hóa đơn
* Hồ sơ khi đến doanh nghiệp in:
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh công chứng (01 bản )
- Bản sao chứng minh nhân dân photo người đại diện pháp luật của đơn vị (01 bản)
- Giấy giới thiệu người được cử đến doanh nghiệp in
- Chứng minh nhân dân của nhân viên được cử đến doanh nghiệp in
* Chọn mẫu thiết kế, số lượng hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, màu mực, loại giấy, số liên….. Sau đó hai bên ký hợp đồng in hóa đơn (02 bản): Theo thời hạn giao hàng trên hợp đồng, doanh nghiệp in in xong và giao hóa đơn. Hai bên tiến hành lập Biên bản thanh lý hợp đồng, doanh nghiệp in xuất hóa đơn tài chính, đơn vị tiến hành thanh toán theo thỏa thuận đã ký trên hợp đồng.
* Làm thông báo phát hành hóa đơn:
Để sử dụng được hóa đơn xuất cho khách hàng, đơn vị tiếp tục làm hồ sơ để thông báo phát hành hóa đơn:
* Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn bao gồm:
- Thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu 3.5 phụ lục 3 ban hành kèm theo thông tư 39/2014/TT-BTC(02 bản gốc có ký tên và đóng dấu)
- Mẫu hóa đơn có đóng mộc chữ Mẫu (02 bản – 03 liên/bản)
- Bản photo hợp đồng đặt in hóa đơn (01 bản)
- Bản photo biên bản thanh lý hợp đồng (01 bản)
Nơi nhận: Đơn vị gửi trực tiếp hồ sơ giấy đến chi cục thuế quản lý
Lưu ý:
- Đối với hóa đơn đặt in lần đầu thì đơn vị phải in thông báo phát hành hóa đơn ra giấy gửi trực tiếp đến cơ quan thuế, những lần sau nếu không có thay đổi mẫu hóa đơn thì đơn vị nộp thông báo phát hành hóa đơn qua mạng và không cần đem Mẫu hóa đơn đến cơ quan thuế.
- Hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì cán bộ thuế sẽ đóng dấu xác nhận trên 2 bản thông báo phát hành hóa đơn và trả lại cho đơn vị 1 bản.
- Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất năm (05) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn và trong thời hạn mười (10) ngày, kể từ ngày ký thông báo phát hành.
- Thông báo phát hành hóa đơn gồm cả hóa đơn mẫu phải được niêm yết rõ ràng ngay tại các cơ sở sử dụng hóa đơn để bán hàng hóa, dịch vụ trong suốt thời gian sử dụng hóa đơn.
- Trường hợp tổ chức kinh doanh khi gửi thông báo phát hành từ lần thứ 2 trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức hóa đơn phát hành thì không cần phải gửi kèm hóa đơn mẫu. Vì vậy, tổ chức kinh doanh gửi Thông báo phát hành hóa đơn qua mạng.
Trên đây là những yếu tố quan trọng về hóa đơn đỏ mà bạn cần nắm vững. Sapo hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn hiểu rõ về những quy định trong việc phát hành và sử dụng hóa đơn đỏ.
Xem thêm:
