Hướng dẫn đăng ký thuế cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Đăng ký thuế là bước bắt buộc để hộ kinh doanh được cấp mã số thuế, từ đó thực hiện kê khai và nộp thuế theo quy định. Tuy nhiên, nhiều hộ mới thành lập thường gặp khó khăn về hồ sơ, thủ tục và cách nộp online hay trực tiếp. Bài viết này hướng dẫn chi tiết những giấy tờ cần chuẩn bị và quy trình đăng ký thuế cho hộ kinh doanh theo từng bước, giúp bạn hoàn thành nhanh chóng và tránh bị trả hồ sơ. 

1. Hộ kinh doanh cần đăng ký thuế khi nào? 

Hộ kinh doanh phải thực hiện đăng ký thuế để được cấp mã số thuế trước khi bắt đầu hoạt động sản xuất, kinh doanh hoặc khi phát sinh nghĩa vụ thuế với Nhà nước.

Có 2 trường hợp cần đăng ký thuế: 

• Trường hợp 1: Không cần đăng ký thuế riêng (đăng ký qua cơ chế một cửa liên thông)

Nếu hộ/cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh theo cơ chế một cửa liên thông, thì hồ sơ đăng ký kinh doanh đồng thời là hồ sơ đăng ký thuế. Trong trường hợp này, bạn chỉ nộp hồ sơ tại UBND cấp xã nơi đặt địa điểm kinh doanh.

Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế.

• Trường hợp 2: Phải đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế

Nếu hộ/cá nhân kinh doanh không thực hiện theo cơ chế một cửa liên thông, bạn phải nộp tờ khai đăng ký thuế trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi đặt cơ sở kinh doanh. Cơ quan Thuế sẽ cấp mã số thuế trước khi hộ kinh doanh bắt đầu hoạt động hoặc phát sinh nghĩa vụ kê khai/nộp thuế.

2. Đăng ký thuế cho hộ kinh doanh cần chuẩn bị những hồ sơ gì?

Khi đăng ký thuế lần đầu, hộ/cá nhân kinh doanh cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Tờ khai đăng ký thuế mẫu 03-ĐK-TCT: Tờ khai theo mẫu ban hành kèm Thông tư 86/2024/TT-BTC. Đây là tờ khai bắt buộc, dùng khi hộ kinh doanh đăng ký mã số thuế trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc nộp online qua cổng Thuế điện tử.
• Giấy tờ tùy thân của cá nhân đăng ký: Có thể chuẩn bị một trong 2 loại giấy tờ là bản sao hộ chiếu còn hiệu lực hoặc bản sao giấy tờ có giá trị sử dụng đối với cá nhân kinh doanh tại chợ biên giới (theo Điều 16 Nghị định 14/2018/NĐ-CP).

Sau khi nộp hồ sơ (trực tiếp hoặc online), cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và kiểm tra. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế cấp mã số thuế; nếu thiếu hoặc sai thông tin, hộ kinh doanh sẽ được thông báo để bổ sung.

3. Hướng dẫn các bước đăng ký thuế cho hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh thuộc diện đăng ký thuế lần đầu có thể nộp hồ sơ theo 2 cách: 

• Cách 1: Nộp tờ khai đăng ký thuế theo mẫu số 03-ĐK-TCT trực tiếp tại Chi cục Thuế/Chi cục Thuế khu vực nơi hộ gia đình, cá nhân có địa điểm kinh doanh cố định hoặc tại nơi có bất động sản cho thuê hoặc nơi cư trú;
• Cách 2: Kê khai và nộp tờ khai đăng ký thuế theo mẫu số 03-ĐK-TCT online trên website Thuế Việt Nam bằng tài khoản thuế điện tử của cá nhân hoặc tài khoản định danh điện tử.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách đăng ký thuế online (trên website thuế điện tử) đối với hộ, cá nhân kinh doanh: 

Bước 1: Đăng nhập tài khoản thuế cá nhân

Truy cập website https://canhan.gdt.gov.vn/ICanhan/Request

Chọn Đăng nhập: Bạn có thể “Đăng nhập bằng tài khoản thuế điện tử” hoặc “Đăng nhập bằng tài khoản Định danh điện tử”

Bước 2: Kê khai và nộp hồ sơ

• Tại Đăng ký thuế lần đầu > Chọn Kê khai và nộp hồ sơ
• Tại Chọn đối tượng: Chọn Hộ gia đình, nhóm cá nhân kinh doanh, cá nhân kinh doanh > Tiếp tục. 

• Người nộp thuế nhập đầy đủ thông tin còn thiếu như: Tên người nộp thuế; Loại giấy tờ (CCCD/ Số định danh); Ngày cấp; Email > Tiếp tục. 

• Tại màn hình hiển thị tờ khai đăng ký thuế: 

- Chọn đối tượng khai thuế: Tích chọn 1 trong 3 đối tượng cần kê khai là Hộ gia đình kinh doanh; Cá nhân kinh doanh; Cá nhân kinh doanh của nước có chung đường biên giới đất liền với Việt Nam thực hiện hoạt động mua bán, trao đổi hàng hóa tại chợ biên giới, chợ cửa khẩu, chợ trong khu kinh tế cửa khẩu.

- Nhập thông tin cá nhân/ đại diện hộ gia đình

- Nhập địa chỉ thường trú, nơi ở hiện tại

- Nhập thông tin khác và thông tin đại lý thuế

- Cập nhật thông tin về hoạt động kinh doanh (Ví dụ như Tên cửa hàng, địa chỉ kinh doanh, địa chỉ nhận thông báo thuế, ngành nghề kinh doanh)

Thực hiện ký và nộp tờ khai. Sau khi nộp tờ khai thuế thành công, hệ thống sẽ gửi hồ sơ đến cơ quan Thuế để xử lý yêu cầu. 

Ngoài ra, người nộp thuế có thể tải hồ sơ ĐKT về máy hoặc in hồ sơ đăng ký thuế để lưu trữ và đối chiều khi cần. 

Lưu ý khi điền thông tin trên tờ khai:

• Các trường có dấu (*): Bắt buộc phải nhập đầy đủ và chính xác.
• Các trường màu xám: Hệ thống tự động cập nhật từ tài khoản định danh điện tử VNeID; bạn không thể chỉnh sửa.
• Các trường màu trắng: Cho phép nhập hoặc chỉnh sửa thông tin theo nhu cầu.

4. Tra cứu kết quả hồ sơ đăng ký thuế của hộ kinh doanh như thế nào? 

Sau khi cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh đăng ký thành công, bạn có thể tra cứu trạng thái hồ sơ tại trang Thuế điện tử của Cục Thuế tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn/etaxnnt/Request. 

Cách tra cứu như sau: 

• Bước 1: Chọn “Cá nhân” ở phía bên phải.
• Bước 2: Bấm vào “Tra cứu thông tin người nộp thuế”.
• Bước 3: Nhập mã số thuế hoặc số CMND/CCCD, kèm mã kiểm tra, rồi bấm Tra cứu.
• Bước 4: Nhập mã xác nhận theo hình ảnh và nhấn Xem để xem chi tiết.

Kết quả tra cứu sẽ hiển thị các thông tin về mã số thuế, tên người nộp thuế, cơ quan thuế, số CMND/thẻ căn cước, ngày cấp mã số thuế, trạng thái hoạt động.

5. Thời hạn đăng ký mã số thuế lần đầu là bao lâu?

Nếu hộ kinh doanh thuộc trường hợp phải đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế, thì bạn phải thực hiện đăng ký trong 10 ngày làm việc, tính kể từ một trong các thời điểm sau, tùy trường hợp: 

• Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: Khi bạn đã thành lập hộ kinh doanh rồi thì trong 10 ngày làm việc phải đi đăng ký mã số thuế.
• Ngày bắt đầu kinh doanh (không thuộc diện đăng ký kinh doanh hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc diện đăng ký kinh doanh nhưng chưa được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh): Nếu đã có hoạt động kinh doanh, thì trong 10 ngày làm việc phải đăng ký thuế.

Đăng ký thuế cho hộ kinh doanh là bước quan trọng để hộ được cấp mã số thuế và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai thuế, nộp thuế theo quy định. Chỉ cần chuẩn bị đúng hồ sơ và thực hiện theo hướng dẫn, bạn có thể hoàn tất thủ tục nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian.

Sau khi có mã số thuế, hộ kinh doanh sẽ bắt đầu phát sinh các công việc như quản lý doanh thu, theo dõi nghĩa vụ thuế và xuất hóa đơn cho khách hàng. Để tối ưu thời gian và hạn chế sai sót khi kê khai, bạn có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ số hóa quy trình.

Sapo hiện đang cung cấp miễn phí ứng dụng quản lý bán hàng và xuất hóa đơn điện tử (Sapo 6870), giúp hộ kinh doanh vừa ghi nhận doanh thu, vừa phát hành hóa đơn nhanh ngay trên máy tính tiền hoặc thiết bị di động. Đồng thời, Sapo cũng miễn phí phần mềm kế toán Sapo Accounting cho hơn 230.000 nhà bán hàng và khách hàng mua mới phần mềm quản lý bán hàng Sapo - phù hợp cho hộ kinh doanh muốn theo dõi thuế và sổ sách minh bạch, theo chế độ kế toán hiện hành.