Cách kê khai thuế hộ kinh doanh năm 2026: Hồ sơ, quy trình và lưu ý

Để kê khai thuế hộ kinh doanh năm 2026, bạn cần xác định đúng nghĩa vụ theo doanh thu, ngành nghề và phương pháp tính thuế. Đây là cơ sở để chọn mẫu hồ sơ, chuẩn bị số liệu và thực hiện đúng kỳ hạn

Theo đó, hộ có doanh thu năm không quá 1 tỷ đồng thực hiện thông báo doanh thu và kê khai các khoản thuế khác nếu có; hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng cần xác định nghĩa vụ thuế GTGT, TNCN và hồ sơ tương ứng. Dựa trên từng nhóm, Sapo sẽ hướng dẫn bạn cách chuẩn bị và thực hiện kê khai, đồng thời làm rõ các lưu ý về thời hạn và nộp hồ sơ trực tuyến.

1. Kê khai thuế hộ kinh doanh là gì?

Kê khai thuế hộ kinh doanh là việc lập và gửi hồ sơ cho cơ quan thuế để khai thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế, như doanh thu, căn cứ tính thuế và số thuế phải nộp theo trường hợp áp dụng.

Trong quá trình thực hiện, hộ kinh doanh cần phân biệt rõ ràng 3 việc:

• Thông báo doanh thu: Cung cấp thông tin doanh thu thực tế theo thủ tục áp dụng.
• Khai thuế: Lập hồ sơ khai các căn cứ tính thuế và nghĩa vụ thuế phát sinh.
• Nộp tiền thuế: Thanh toán số thuế phải nộp theo thời hạn tương ứng.

Như vậy, chưa phát sinh thuế GTGT hoặc TNCN không đồng nghĩa với việc không cần thực hiện hồ sơ. Ngược lại, gửi tờ khai thành công cũng chưa đồng nghĩa với việc đã hoàn thành nghĩa vụ nộp tiền thuế.

2. Hộ kinh doanh khi nào phải kê khai thuế?

Để xác định hồ sơ cần thực hiện, bạn nên bắt đầu từ doanh thu năm và phương pháp tính thuế TNCN. Với hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường, có thể đối chiếu theo các nhóm sau:

Cần hiểu đúng hai khái niệm:

• Tính thuế TNCN theo doanh thu: Số thuế phải nộp bằng doanh thu tính thuế × tỷ lệ thuế theo ngành nghề. Với phương pháp này, chi phí kinh doanh không được trừ khi tính thuế.
• Tính thuế TNCN theo thu nhập: Số thuế phải nộp bằng thu nhập tính thuế × thuế suất áp dụng. Thu nhập tính thuế được xác định từ doanh thu sau khi trừ các chi phí được phép theo quy định. Vì vậy, bạn cần theo dõi đầy đủ doanh thu, chi phí và lưu chứng từ để làm căn cứ tính thuế.

Xem thêm: Hướng dẫn chọn ngành nghề kê khai chi tiết

3. Hồ sơ kê khai thuế hộ kinh doanh gồm những gì?

Hồ sơ cần chuẩn bị phụ thuộc nghĩa vụ của từng hộ kinh doanh. Bạn nên xác định mẫu chính, phụ lục cần gửi kèm và dữ liệu làm căn cứ kê khai trước khi thực hiện.

3.1. Mẫu thông báo doanh thu và tờ khai thuế

Bạn có thể tải từng mẫu tại: 

• Hướng dẫn điền mẫu 01/TKN-CNKD.
• Hướng dẫn kê khai mẫu 01/CNKD.

3.2. Phụ lục và hồ sơ liên quan

Ngoài mẫu chính, bạn cần kiểm tra các hồ sơ có thể áp dụng:

• Mẫu 01/BK-STK: Thông báo tài khoản ngân hàng, số hiệu ví điện tử phục vụ hoạt động kinh doanh theo đối tượng và thời điểm quy định.
• Mẫu 01/BK-HTK: Bảng kê hàng tồn kho, máy móc, thiết bị đối với trường hợp thuộc diện thực hiện theo quy định chuyển tiếp.
• Hồ sơ khác: Phụ thuộc hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ thuế phát sinh.

Không nên mặc định mọi hộ đều phải nộp bảng kê tồn kho hoặc gửi lại thông báo tài khoản trong mỗi kỳ. Hãy kiểm tra yêu cầu của hồ sơ đang thực hiện.

Xem thêm: Cách kê khai và nộp mẫu 01/BK-STK

3.3. Số liệu cần chuẩn bị

Để lập hồ sơ thuận tiện, bạn nên tổng hợp:

• Doanh thu: Theo từng ngành nghề, địa điểm và kênh bán hàng.
• Đơn hàng: Đơn đã hoàn thành, đơn hủy, hoàn/trả và các khoản điều chỉnh.
• Hóa đơn, chứng từ: Đối chiếu với giao dịch và số liệu kinh doanh.
• Chi phí: Chuẩn bị chứng từ theo yêu cầu của phương pháp tính thuế và chế độ kế toán áp dụng.
• Thông tin đăng ký thuế: Kiểm tra thông tin người nộp thuế, ngành nghề và địa điểm kinh doanh.

Với hộ bán hàng đa kênh, nên tổng hợp dữ liệu vào một bảng chung trước khi kê khai. Việc này giúp phát hiện khoản ghi nhận trùng, thiếu doanh thu hoặc chưa cập nhật đơn hoàn/trả.

Xem thêm: Kê khai thuế đúng - đủ, hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì?

4. Cách kê khai thuế hộ kinh doanh theo 5 bước

Quy trình dưới đây giúp bạn nắm toàn bộ công việc cần thực hiện. Thao tác trên màn hình và cách điền từng mẫu được trình bày trong các bài hướng dẫn riêng.

Bước 1: Xác định nhóm nghĩa vụ và kỳ hồ sơ

Trước khi mở tờ khai, cần xác định:

• Doanh thu năm và hoạt động kinh doanh.
• Phương pháp tính thuế TNCN áp dụng.
• Hồ sơ cần thông báo hoặc kê khai.
• Kỳ thực hiện và thời hạn tương ứng.

Đây là bước quyết định việc chọn mẫu và chuẩn bị số liệu. Nếu chưa rõ phương pháp tính thuế của mình, bạn nên xác nhận với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi lập hồ sơ. Bạn có thể tra cứu nghĩa vụ thuế của mình tại Công cụ tính thuế.

Bước 2: Tổng hợp, đối chiếu doanh thu và chứng từ

Rà soát số liệu của kỳ kê khai từ cửa hàng, website, sàn thương mại điện tử và các kênh khác. Đồng thời, đối chiếu hóa đơn, đơn hàng, báo cáo thanh toán và các khoản điều chỉnh.

Ví dụ: Một đơn hàng thu qua COD có thể xuất hiện trong báo cáo bán hàng và sao kê khoản đơn vị vận chuyển chuyển về. Cần đối chiếu để nhận diện cùng một giao dịch, tránh cộng thành hai lần doanh thu.

Số tiền nhận về tài khoản cũng không nên được dùng ngay làm doanh thu tính thuế khi chưa kiểm tra bản chất khoản tiền và quy định áp dụng.

Bước 3: Lập hồ sơ theo mẫu hiện hành

Chọn đúng mẫu và đối tượng trên tờ khai, sau đó nhập số liệu theo hướng dẫn. Khi kiểm tra hồ sơ, tập trung vào:

• Thông tin người nộp thuế và địa điểm kinh doanh.
• Kỳ thông báo hoặc kê khai.
• Doanh thu theo từng hoạt động.
• Các chỉ tiêu thuế tương ứng.
• Phụ lục, bảng kê cần gửi kèm.

Nếu sử dụng dữ liệu hoặc tệp hồ sơ do phần mềm hỗ trợ lập, vẫn cần kiểm tra trước khi gửi.

Bước 4: Gửi hồ sơ điện tử

Trên kênh tiếp nhận đang sử dụng, bạn thực hiện các công việc chính:

1. Đăng nhập tài khoản giao dịch.
2. Chọn thủ tục, mẫu hồ sơ và kỳ kê khai.
3. Nhập thông tin hoặc tải tệp theo chức năng được hỗ trợ.
4. Kiểm tra hồ sơ và tài liệu kèm theo.
5. Xác thực, gửi và lưu thông báo tiếp nhận.

Bạn có thể xem hướng dẫn chi tiết thao tác theo mẫu hồ sơ cần thực hiện: 

• Cách kê khai mẫu 01/CNKD trên cổng Dịch vụ công và Etax Mobile
• Cách kê khai mẫu 01/TKN-CNKD trên cổng Dịch vụ công và Etax mobile

Lưu ý: Khi làm theo hướng dẫn, cần chọn kỳ và đối tượng đúng với hộ của mình; không áp dụng nguyên lựa chọn trong ảnh minh họa cho mọi trường hợp.

Bước 5: Theo dõi hồ sơ và thực hiện nộp tiền thuế

Sau khi gửi, hãy kiểm tra trạng thái hồ sơ, thông báo xử lý và yêu cầu bổ sung nếu có. Đồng thời, xác định số thuế phải nộp và thời hạn tương ứng.

Bạn nên lưu:

• Hồ sơ đã gửi và phụ lục kèm theo.
• Thông báo tiếp nhận, xử lý hồ sơ.
• Chứng từ nộp tiền thuế.
• Số liệu và tài liệu dùng để lập hồ sơ.

Nếu phát hiện sai sót, cần kiểm tra thủ tục khai bổ sung hoặc cách xử lý phù hợp. Chỉ sửa số liệu trên phần mềm nội bộ không làm thay đổi hồ sơ đã gửi cho cơ quan thuế.

Xem thêm: 

• Cách tra cứu hồ sơ khai thuế đã nộp
• Hướng dẫn nộp tờ khai bổ sung

5. Hộ kinh doanh nộp hồ sơ kê khai thuế ở đâu?

Hộ kinh doanh nộp hồ sơ bằng phương thức điện tử qua kênh tiếp nhận hỗ trợ thủ tục tương ứng (Cổng Dịch vụ công/ eTax Mobile). Khi thực hiện, bạn cần chọn đúng loại hồ sơ và cơ quan thuế tiếp nhận trên hệ thống.

Nếu thuộc trường hợp có hoàn cảnh đặc biệt không thể giao dịch điện tử, như người cao tuổi, người khuyết tật hoặc trường hợp bất khả kháng, người nộp thuế có thể nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính theo hướng dẫn của thủ tục áp dụng.

Với hộ có nhiều địa điểm kinh doanh, hồ sơ được khai tổng hợp cho các địa điểm và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở. Bạn cần kê khai rõ doanh thu, thông tin từng địa điểm theo yêu cầu, thay vì mặc định mỗi cửa hàng phải nộp một bộ hồ sơ riêng.

Vì vậy, trước khi gửi hồ sơ, hãy đối chiếu thông tin trụ sở, các địa điểm kinh doanh và cơ quan tiếp nhận, đặc biệt khi vừa mở thêm cửa hàng hoặc thay đổi địa chỉ.

6. Thời hạn kê khai và nộp thuế hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh cần theo dõi riêng hạn nộp hồ sơ và hạn nộp tiền thuế. Việc gửi tờ khai không thay thế cho việc thanh toán khoản thuế phải nộp.

6.1. Thời hạn nộp hồ sơ

Các mốc trên cần được áp dụng đúng loại hồ sơ; hộ mới ra kinh doanh, hoạt động cho thuê bất động sản và trường hợp đặc thù có hướng dẫn riêng. Để chủ động nộp hồ sơ đúng hạn, bạn có thể theo dõi lịch kê khai thuế hộ kinh doanh được Sapo cập nhật theo từng quý.

6.2. Thời hạn nộp tiền thuế

Thời hạn nộp thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế. Trường hợp khai bổ sung hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp thuế là thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót. (khoản 3, Điều 8, Nghị định 68/2026/NĐ-CP)

Như vậy, bạn cần chủ động kiểm tra số thuế phải nộp và thanh toán đúng hạn, thay vì chờ tờ khai được “phê duyệt”. 

7. Những tình huống cần lưu ý khi kê khai thuế

Nếu kinh doanh đa kênh, thay đổi doanh thu hoặc tạm ngừng hoạt động, bạn cần rà soát thêm các nội dung dưới đây trước khi lập hồ sơ:

8. Câu hỏi thường gặp về kê khai thuế hộ kinh doanh

8.1. Doanh thu đúng 1 tỷ đồng/năm có phải nộp GTGT và TNCN không?

Doanh thu đúng 1 tỷ đồng thuộc nhóm không quá 1 tỷ đồng, không chịu GTGT và không phải nộp TNCN theo quy định nêu trên. Tuy nhiên, cần thực hiện thông báo doanh thu và kiểm tra các nghĩa vụ khác nếu có.

8.2. Hộ kinh doanh có thể tự kê khai thuế không?

Có. Bạn có thể tự kê khai khi xác định đúng nghĩa vụ, chuẩn bị đầy đủ số liệu và đáp ứng điều kiện nộp hồ sơ. Nếu chưa rõ phương pháp tính thuế hoặc có hoạt động kinh doanh phức tạp, hãy liên hệ cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc chuyên gia thuế để được hướng dẫn trước khi thực hiện.

8.3. Kê khai online có bắt buộc phải có chữ ký số không?

Không phải mọi trường hợp kê khai online đều có cùng yêu cầu về chữ ký số. Cách xác thực phụ thuộc vào thủ tục và kênh nộp hồ sơ bạn sử dụng. Vì vậy, hãy kiểm tra hướng dẫn trên hệ thống để chuẩn bị phương thức xác thực phù hợp trước khi gửi.

8.4. Gửi tờ khai thành công có nghĩa là đã nộp thuế chưa?

Thông báo gửi tờ khai thành công chỉ xác nhận việc gửi hồ sơ, không đồng nghĩa với việc đã nộp tiền thuế. Nếu phát sinh số thuế phải nộp, bạn cần kiểm tra số tiền, thanh toán đúng hạn và lưu chứng từ để đối chiếu khi cần.

8.5. Chậm nộp hồ sơ bị phạt bao nhiêu?

Mức phạt phụ thuộc vào hành vi vi phạm, thời gian chậm nộp và các tình tiết cụ thể. Bạn cần phân biệt chậm nộp hồ sơ, khai sai và chậm nộp tiền thuế vì mỗi hành vi có cách xử lý khác nhau. Khi tra cứu mức phạt chậm nộp tờ khai thuế GTGT, hãy đối chiếu cả đối tượng áp dụng và điều kiện xử phạt với trường hợp của mình.

8.6. Nếu kê khai sai thì cần làm gì?

Trước tiên, bạn cần đối chiếu hồ sơ đã gửi với số liệu, chứng từ để xác định nội dung sai và ảnh hưởng đến số thuế phải nộp. Sau đó, thực hiện thủ tục xử lý phù hợp, bao gồm khai bổ sung nếu thuộc trường hợp áp dụng. Đồng thời, cập nhật dữ liệu và rà soát nguyên nhân để tránh lặp lại sai sót ở kỳ sau.

Kê khai thuế hộ kinh doanh sẽ thuận tiện hơn khi bạn xác định đúng nghĩa vụ, theo dõi doanh thu thường xuyên và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ. Sau khi gửi, đừng quên kiểm tra trạng thái xử lý và hoàn thành việc nộp tiền thuế đúng hạn nếu có.

Để giảm thời gian tổng hợp số liệu mỗi kỳ, bạn có thể tìm hiểu trọn bộ giải pháp Sapo hỗ trợ quản lý bán hàng, hóa đơn, kế toán và kê khai thuế phù hợp với hoạt động kinh doanh.