Thuế khoán là gì? Cách tính và quy định mới nhất cho hộ kinh doanh

Bạn đang chuẩn bị kinh doanh nhỏ lẻ hoặc đã là hộ kinh doanh nhưng chưa rõ mình có phải nộp thuế khoán hay không? “Thuế khoán là gì?”, “Ai phải nộp?”, “Cách tính ra sao?” – đây là những câu hỏi mà rất nhiều tiểu thương, chủ quán ăn, cửa hàng tạp hóa hay bán online đều quan tâm. Trong bài viết này, bạn sẽ được giải thích rõ ràng, dễ hiểu các quy định mới nhất về thuế khoán, cách xác định mức thuế, thời hạn nộp và những lưu ý để tránh bị áp sai hoặc phạt không đáng có.

1. Thuế khoán là gì? Áp dụng cho ai?

Thuế khoán là hình thức nộp thuế trọn gói, áp dụng cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ. Mức thuế không dựa trên doanh thu ghi sổ mà được cơ quan thuế ấn định trước, căn cứ vào:

• Doanh thu ước tính từ hoạt động kinh doanh thực tế
• Hồ sơ tự khai của người nộp thuế
• Ý kiến của Hội đồng tư vấn thuế cấp xã
• Cơ sở dữ liệu và khảo sát của cơ quan thuế

Thay vì phải kê khai chi tiết từng giao dịch, người nộp thuế khoán sẽ đóng một khoản thuế cố định hàng tháng hoặc hàng năm theo thông báo. Đây là phương pháp phổ biến với các hộ kinh doanh nhỏ lẻ có quy mô vừa và nhỏ, doanh thu ổn định và không sử dụng hóa đơn thường xuyên.

Đây là phương pháp được áp dụng phổ biến với các hộ kinh doanh nhỏ lẻ, đặc biệt là các ngành nghề có đặc điểm:

• Không có hóa đơn đầu vào/đầu ra thường xuyên
• Doanh thu ổn định và không quá lớn
• Không sử dụng nhiều lao động hoặc tài sản cố định phức tạp

Ví dụ thực tế về thuế khoán:

• Một hộ kinh doanh quán bún nhỏ, không sử dụng phần mềm quản lý, không xuất hóa đơn
• Một cá nhân bán hàng rong hoặc kinh doanh online nhỏ lẻ
  → Cơ quan thuế sẽ khảo sát doanh thu trung bình mỗi tháng và áp dụng mức thuế tương ứng.

Thuế khoán hiện đang áp dụng cho:

• Hộ kinh doanh cá thể (đã đăng ký với phường/xã)
• Cá nhân kinh doanh thường xuyên nhưng chưa đăng ký hộ kinh doanh
• Các hộ nằm trong danh sách quản lý của Chi cục Thuế địa phương, theo quy định tại Nghị định 39/2007/NĐ-CP và cập nhật mới nhất từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Trong các phần tiếp theo, ta sẽ đi sâu hơn vào từng loại thuế áp dụng, cách tính và các lưu ý khi kê khai thuế khoán.

2. Ai phải nộp thuế khoán? Đối tượng áp dụng

Không phải ai kinh doanh cũng phải nộp thuế khoán. Theo quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thuế khoán áp dụng với một số nhóm cá nhân, hộ kinh doanh nhất định – chủ yếu là nhóm kinh doanh nhỏ lẻ có doanh thu không quá lớn và chưa áp dụng hóa đơn điện tử thường xuyên.

Cụ thể, đối tượng phải nộp thuế khoán bao gồm:

1. Hộ kinh doanh cá thể
    
   • Có địa điểm kinh doanh cố định (cửa hàng, quầy bán hàng tại chợ...)
   • Đã đăng ký kinh doanh tại phường/xã
   • Doanh thu ước tính trên 100 triệu đồng/năm
      
2. Cá nhân kinh doanh không đăng ký hộ kinh doanh
   • Kinh doanh nhỏ lẻ thường xuyên như bán hàng rong, bán online, chạy xe công nghệ…
   • Nếu cơ quan thuế xác định hoạt động này có tính chất thường xuyên, phát sinh thu nhập ổn định, người kinh doanh vẫn phải kê khai và nộp thuế khoán
3. Hộ kinh doanh không đủ điều kiện kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ
   • Không sử dụng hóa đơn thường xuyên
   • Không đủ điều kiện ghi nhận chi phí, khấu trừ đầu vào đầu ra như doanh nghiệp

Những trường hợp không phải nộp thuế khoán:

• Hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm (theo từng ngành nghề cụ thể do cơ quan thuế ban hành)
• Người bán hàng không thường xuyên, mang tính thời vụ (bán hàng dịp Tết, hè…)
• Cá nhân có nguồn thu nhập từ việc cho thuê nhà dưới ngưỡng chịu thuế (theo quy định riêng)

3. Các loại thuế áp dụng theo phương pháp khoán

Khi thuộc diện nộp thuế khoán, hộ/cá nhân kinh doanh không chỉ đóng 1 loại thuế duy nhất, mà thường sẽ phải nộp đồng thời 3 loại thuế sau (tuỳ vào ngành nghề và doanh thu):

1. Thuế giá trị gia tăng (GTGT)

• Áp dụng cho ngành nghề kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có phát sinh doanh thu đáng kể.
• Tính theo tỷ lệ % trên doanh thu, mỗi ngành sẽ có tỷ lệ khác nhau.

Ví dụ: Bán hàng hóa thường áp dụng 1% doanh thu, ngành dịch vụ có thể 3% hoặc cao hơn.

2. Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

• Là khoản thuế đánh trên phần thu nhập mà cá nhân kinh doanh thu được.
• Cũng tính theo tỷ lệ % doanh thu (không phải lợi nhuận sau chi phí như doanh nghiệp).

Ví dụ: Kinh doanh hàng hóa thường chịu 0,5%, dịch vụ là 1,5%.

3. Thuế môn bài

• Là khoản thuế cố định, nộp 1 lần/năm dựa trên doanh thu/năm trước đó.
• Mức phổ biến:
  • Doanh thu từ 300 triệu – dưới 500 triệu: 300.000 đồng/năm
  • Từ 500 triệu – dưới 1 tỷ: 500.000 đồng/năm
  • Từ 1 tỷ trở lên: 1.000.000 đồng/năm

Lưu ý:

• Nếu hộ/cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu/năm thì được miễn cả 3 loại thuế trên.
• Cơ quan thuế sẽ tổng hợp doanh thu ước tính, sau đó xác định mức thuế khoán từng loại và thông báo cho người nộp thuế.

4. Cách tính thuế khoán năm 2025

Việc tính thuế khoán không dựa trên sổ sách kế toán mà dựa vào doanh thu ước tính hàng tháng hoặc hàng năm, kết hợp với tỷ lệ thuế áp dụng theo ngành nghề. Cơ quan thuế sẽ căn cứ vào đặc điểm kinh doanh, khảo sát thực tế và bảng doanh thu mẫu theo từng ngành để xác định mức khoán.

Công thức tính thuế khoán:

Tổng thuế khoán phải nộp/tháng = Doanh thu ước tính x (Tỷ lệ thuế GTGT + Tỷ lệ thuế TNCN)

Thuế môn bài: Tính riêng, nộp 1 lần vào đầu năm hoặc khi đăng ký kinh doanh.

Ví dụ minh họa 1: Hộ bán quần áo tại chợ

• Doanh thu ước tính: 30 triệu/tháng
• Tỷ lệ thuế GTGT: 1%
• Tỷ lệ thuế TNCN: 0.5%

=> Thuế GTGT = 30 triệu × 1% = 300.000 đồng
=> Thuế TNCN = 30 triệu × 0.5% = 150.000 đồng
=> Tổng thuế khoán/tháng = 450.000 đồng
Thuế môn bài (nếu doanh thu > 300 triệu/năm): 300.000 đồng/năm

Ví dụ minh họa 2: Hộ kinh doanh quán cà phê

• Doanh thu ước tính: 50 triệu/tháng
• Tỷ lệ thuế GTGT: 3%
• Tỷ lệ thuế TNCN: 1.5%

=> Thuế GTGT = 50 triệu × 3% = 1.500.000 đồng
=> Thuế TNCN = 50 triệu × 1.5% = 750.000 đồng
=>  Tổng thuế khoán/tháng = 2.250.000 đồng
=>  Thuế môn bài: 500.000 đồng/năm (vì doanh thu > 500 triệu/năm)

Gợi ý:

• Nếu bạn chưa biết doanh thu ước tính của mình là bao nhiêu, có thể tham khảo danh sách mức khoán mẫu được niêm yết công khai tại UBND phường/xã hoặc trên website của Chi cục Thuế.
• Trong trường hợp mức khoán đưa ra không sát thực tế, bạn có thể đề nghị cơ quan thuế điều chỉnh với lý do rõ ràng, có thể kèm theo chứng từ sổ sách.

5. Có phải xuất hóa đơn khi nộp thuế khoán không?

Đây là câu hỏi rất nhiều hộ kinh doanh theo phương pháp khoán quan tâm, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số và quy định về hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến.

Câu trả lời là: Có, nhưng không bắt buộc xuất trong mọi trường hợp.

Theo quy định hiện hành:

• Hộ/cá nhân kinh doanh theo phương pháp khoán không bắt buộc phải xuất hóa đơn cho mọi giao dịch.
• Tuy nhiên, nếu khách hàng yêu cầu, người kinh doanh vẫn phải xuất hóa đơn hợp lệ theo quy định – gọi là hóa đơn điện tử bán lẻ.

Điều kiện để xuất hóa đơn khi là hộ khoán:

1. Có mã số thuế và đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
2. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, có kết nối hoặc tích hợp gửi dữ liệu lên Tổng cục Thuế
3. Hóa đơn phải được lập đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và cập nhật tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Gợi ý cho hộ khoán cần xuất hóa đơn:

Nếu bạn không có hệ thống kế toán chuyên nghiệp, việc chọn phần mềm hóa đơn điện tử đơn giản, dễ dùng trên điện thoại sẽ giúp:

• Xuất hóa đơn ngay khi khách yêu cầu
• Lưu trữ hóa đơn tiện lợi, đúng chuẩn pháp lý
• Tránh rủi ro bị phạt do lập hóa đơn sai thời điểm

Sapo 6870 là giải pháp trọn gói giúp hộ kinh doanh dễ dàng xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – ngay trên điện thoại, không cần dùng máy tính hay cài phần mềm phức tạp. Giao diện đơn giản, hỗ trợ tích hợp chữ ký số và quản lý doanh thu rõ ràng – phù hợp với cả những người chưa quen dùng công nghệ.

6. Hồ sơ khai thuế, thời hạn nộp và các lưu ý quan trọng

Để việc nộp thuế khoán diễn ra đúng quy định và tránh bị xử phạt, hộ/cá nhân kinh doanh cần nắm rõ hồ sơ cần chuẩn bị, thời điểm nộp và những lưu ý quan trọng khi làm việc với cơ quan thuế.

1. Hồ sơ khai thuế khoán

Khi mới bắt đầu kinh doanh hoặc có thay đổi ngành nghề, địa điểm, doanh thu, bạn cần nộp hồ sơ khai thuế ban đầu, bao gồm:

• Tờ khai đăng ký thuế khoán (mẫu 01/CNKD)
• Bản sao CMND/CCCD
• Bản sao giấy đăng ký kinh doanh (nếu có)
• Hợp đồng thuê mặt bằng (nếu có)
• Các tài liệu chứng minh doanh thu thực tế (nếu có: sổ tay ghi chép, hóa đơn đầu vào...)

2. Thời hạn nộp hồ sơ và thuế khoán

• Hồ sơ khai thuế lần đầu:
  Nộp trong vòng 10 ngày kể từ ngày bắt đầu kinh doanh
• Thuế môn bài:
  • Nếu đăng ký trước 30/6, nộp trong vòng 30 ngày kể từ ngày đăng ký
  • Nếu đăng ký sau 30/6, vẫn nộp trong vòng 30 ngày nhưng chậm nhất là 31/12 cùng năm
• Thuế khoán hàng tháng:
  Nộp theo thông báo hàng năm của Chi cục Thuế – thường chia làm 1 hoặc 2 kỳ/năm (nửa năm hoặc cả năm)

3. Lưu ý khi kê khai và nộp thuế khoán

• Luôn đọc kỹ thông báo thuế từ cơ quan thuế, tránh nộp sai mức
• Nếu doanh thu thực tế thấp hơn mức khoán, bạn có thể đề nghị điều chỉnh (kèm minh chứng)
• Không tự ý nghỉ bán hoặc ngừng kinh doanh mà không báo với cơ quan thuế – dễ bị tính thuế liên tục
• Cập nhật thông tin thay đổi (ngành nghề, địa điểm…) kịp thời để tránh bị xử phạt

Mẹo nhỏ: Bạn có thể tra cứu tình trạng nộp thuế hoặc thông báo từ cơ quan thuế qua Cổng thông tin Tổng cục Thuế, hoặc hỏi trực tiếp cán bộ quản lý hộ khoán tại phường/xã để được hỗ trợ cụ thể.

7. 5 lưu ý quan trọng khi áp dụng thuế khoán

Dù thuế khoán là hình thức đơn giản, thuận tiện cho hộ kinh doanh nhỏ, nhưng nếu không nắm rõ quy định và cách quản lý, bạn vẫn có thể gặp rủi ro về pháp lý hoặc bị áp sai mức thuế. Dưới đây là 5 lưu ý quan trọng giúp bạn chủ động và minh bạch khi áp dụng thuế khoán:

1. Doanh thu càng minh bạch, mức khoán càng sát thực tế

Nếu bạn chỉ dựa vào ước lượng của cán bộ thuế mà không có sổ ghi chép, phần mềm hoặc hóa đơn đầu ra, rất dễ bị áp mức thuế cao hơn thực tế. Việc theo dõi doanh thu hàng ngày (bằng sổ tay, file Excel hoặc phần mềm bán hàng) giúp bạn có căn cứ đề nghị điều chỉnh nếu cần.

2. Không phải lúc nào cũng được miễn thuế dù doanh thu dưới 100 triệu

Mức doanh thu dưới 100 triệu/năm là điều kiện được miễn thuế, nhưng phải là tổng doanh thu thực tế và ổn định cả năm. Nếu cơ quan thuế phát hiện bạn có dấu hiệu kinh doanh thường xuyên, doanh thu vượt ngưỡng, vẫn có thể đưa vào diện khoán.

3. Có thể yêu cầu điều chỉnh mức thuế khoán nếu không hợp lý

Nếu mức thuế khoán được thông báo quá cao so với thực tế, bạn có quyền gửi đơn kiến nghị và cung cấp tài liệu chứng minh (như sổ sách, đơn hàng, chi phí đầu vào…). Điều này đặc biệt quan trọng khi mới bắt đầu kinh doanh hoặc kinh doanh ngành nghề ít biến động.

4. Đừng bỏ qua hóa đơn điện tử – ngay cả khi ít dùng

Dù không bắt buộc xuất hóa đơn cho mọi giao dịch, nhưng việc chuẩn bị sẵn tài khoản hóa đơn điện tử giúp bạn linh hoạt hơn khi khách yêu cầu. Ngoài ra, nó còn là bằng chứng rõ ràng về doanh thu khi cần đối chiếu với cơ quan thuế.

5. Nên sử dụng phần mềm bán hàng để quản lý hiệu quả

Phần mềm giúp bạn:

• Ghi nhận doanh thu hàng ngày
• Theo dõi lãi/lỗ, chi phí
• Xuất hóa đơn đúng thời điểm khi cần
• Dễ dàng chứng minh doanh thu thực tế nếu cơ quan thuế kiểm tra

Nếu bạn dùng smartphone, có thể bắt đầu với ứng dụng bán hàng miễn phí như Sapo Basic – dễ dùng, phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ.

8. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Thuế khoán có áp dụng cho kinh doanh online không?

Có. Nếu bạn kinh doanh online thường xuyên, có doanh thu ổn định và không xuất hóa đơn đầu vào/đầu ra, cơ quan thuế vẫn có thể xếp bạn vào diện nộp thuế khoán. Việc online hay offline không quan trọng bằng tính chất thường xuyên và doanh thu thực tế.

2. Tôi bán hàng nhỏ, không đăng ký hộ kinh doanh thì có phải nộp thuế khoán không?

Nếu hoạt động kinh doanh của bạn thường xuyên, công khai và có doanh thu đáng kể, thì vẫn có thể bị cơ quan thuế đưa vào diện quản lý và tính thuế khoán, kể cả chưa đăng ký hộ kinh doanh.

3. Năm đầu mới kinh doanh, chưa có doanh thu – có phải nộp thuế khoán không?

Trong năm đầu tiên, bạn vẫn cần nộp tờ khai ban đầu để cơ quan thuế xác định mức khoán (nếu có). Nếu doanh thu ước tính chưa đến 100 triệu/năm, bạn có thể được miễn thuế, nhưng cần chứng minh được điều đó.

4. Có bị phạt nếu không nộp thuế khoán đúng hạn?

Có. Nếu bạn không nộp thuế hoặc nộp trễ theo thông báo của cơ quan thuế, sẽ bị phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành. Ngoài tiền phạt, bạn có thể bị truy thu thuế và chịu lãi chậm nộp.

5. Tôi muốn điều chỉnh mức khoán – phải làm thế nào?

Bạn có thể gửi đơn đề nghị điều chỉnh đến Chi cục Thuế quản lý kèm các tài liệu chứng minh doanh thu thực tế thấp hơn mức khoán được áp. Các bằng chứng có thể bao gồm: sổ ghi chép, hóa đơn đầu vào, sao kê ngân hàng, báo cáo từ phần mềm bán hàng…

6. Dùng phần mềm gì để hỗ trợ hộ khoán trong quản lý và xuất hóa đơn?

Bạn có thể sử dụng Sapo 6870 – phần mềm bán hàng miễn phí giúp ghi nhận doanh thu, theo dõi hàng hóa, xuất hóa đơn điện tử (khi cần), phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ và tiểu thương. Giao diện đơn giản, có thể dùng trên điện thoại mà không cần hiểu biết sâu về kế toán.

Hiểu đúng và chủ động trong việc kê khai, nộp thuế khoán không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn hạn chế rủi ro trong quá trình kinh doanh. Dù là quán cà phê nhỏ, tiệm bán quần áo hay hàng rong, việc quản lý doanh thu và nghĩa vụ thuế một cách minh bạch luôn là điều cần thiết. Đừng quên sử dụng phần mềm hỗ trợ để theo dõi hoạt động bán hàng hiệu quả hơn – đó cũng là cách bảo vệ bạn trước mọi thay đổi chính sách thuế trong tương lai.