Cách quản lý hàng hóa hiệu quả giúp chống thất thoát cho các chủ shop

Cách quản lý hàng hóa hiệu quả giúp chống thất thoát cho các chủ shop

Làm thế nào để quản lý hàng hóa hiệu quả và chống thất thoát, hạn chế hàng tồn kho? Tại nhiều siêu thị, tạp hóa, hiện tượng mất mát, thiếu hụt trong kiểm kê thường xuyên xảy ra gây thiệt hại kinh tế cho chủ cửa hàng. Vì vậy vấn đề thắt chặt quản lý luôn được các cửa hàng quan tâm cải thiện từng ngày. Tuy nhiên, với những ai mới bắt đầu trong lĩnh vực kinh doanh gồm nhiều mặt hàng thì đây thực sự là chuyện đau đầu. Nhằm giúp các bạn có thể bảo vệ tài sản của mình tốt hơn, bài biết này của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn đọc cách quản lý hàng hóa hiệu quả.

1. Nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa

Nhóm nguyên nhân bên trong

  • Quy trình quản lý kho hàng và cách phân cấp, phân quyền cho nhân viên chưa rõ ràng khiến cho việc: Kiểm kê hàng hóa thiếu chính xác, dán nhầm mã hàng giữa các sản phẩm với nhau gây chênh lệch giá, sắp xếp, trưng bày hàng hóa không theo trật tự gây khó khăn khi tìm kiếm, không kiểm soát lỏng lẻo dẫn đến chính nội bộ làm thất thoát.
  • Nhân viên tận dụng các chính sách khuyến mãi và thẻ khách hàng để chuộc lợi.
  • Nhân viên nhận tiền từ khách hàng nhưng không nộp lại cho công ty.

Đọc thêm: 5 bí quyết quản lý nhân viên tránh thất thoát cho cửa hàng

Nhóm nguyên nhân bên ngoài

  • Khách hàng vào quầy lấy cắp (thường là đối với những sản phẩm, phụ kiện nhỏ, dễ bỏ túi, giấu trong người).
  • Khách hàng đã sử dụng tại chỗ đối với những mặt hàng ăn liền ngay trong cửa hàng mà không chịu thanh toán.
  • Khách hàng cố tình bóc và dán tem giá của sản phẩm rẻ hơn lên những món đồ cần mua nhằm che mắt khiến nhân viên tính sai giá.

Xem thêm: Mất hàng, thiếu hàng xảy ra liên tục, quản lý hàng hóa sai ở đâu?

Nguyên nhân xảy ra thất thoát hàng hóa mà hơn nửa trong số đó diễn ra là do nội bộ bên trong. Hành vi đánh cắp của khách hàng cũng một phần do sự quan sát lỏng lẻo của nhân viên khiến cho khách hàng tận dụng thời cơ thực hiện hành vi gian lận. Từ đó có thể thấy rằng để khắc phục được tình trạng này thì chúng ta phải tìm ra phương pháp xây dựng, quản lý nội bộ một cách trình tự, đầy đủ để họ thật sự nhiệt tình, tâm huyết với công việc và trách nhiệm được giao.

2. Cách quản lý hàng hóa hiệu quả chống thất thoát

Khi phát hiện ra được nguyên nhân gây thất thoát, chúng ta có thể thực hiện đồng thời hoặc một trong các cách dưới đây để cải thiện tình trạng này. Đó là:

Làm quen với việc sắp xếp và hệ thống hóa sản phẩm kinh doanh

Bước đầu tiên quản lý kho cho các shop, doanh nghiệp vừa và nhỏ là kiểm kê và số hóa toàn bộ thông tin liên quan đến sản phẩm, đối tác cung cấp, hàng tồn kho. Bạn có thể sử dụng sổ tay, hoặc bảng tính, excel nếu như chỉ bán hàng tại chỗ, không kinh doanh thêm trên website online hoặc một sàn thương mại điện tử nào khác. Nhưng đừng quên, cuối ngày, toàn bộ số liệu này cần được nhập vào file tính và cộng, trừ sao cho khớp với doanh số tiền mặt thu được. Và số tiền này lại cần phải khớp với lượng hàng hóa đã bán được, để tính ra lượng hàng tồn kho tại shop, cửa hàng. Phương pháp này chắc chắn sẽ hỗ trợ bạn quản lý hàng hóa hiệu quả, chống thất thoát. Chỉ có điều là tốn nhiều thời gian và sức lực để thực hiện, và dễ sai sót do nhập liệu hoặc công thức tính sai.

Mẫu quản lý hàng hóa bằng file excel

Những thông tin cần hiển thị trong mẫu quản lý kho hàng hóa bằng file excel gồm:

  • Tên sản phẩm SKU hoặc mã sản phẩm nội bộ của bạn. Bạn có thể tự đặt mã cho hàng hóa theo thói quen hoặc sử dụng mã sản phẩm được nhà sản xuất in trên tem/nhãn mác.
  • Đơn vị tính: chiếc/cái/bộ/hộp… Điều này rất cần thiết với những sản phẩm không bán lẻ hoặc chỉ bán theo set, tránh sự hiểu lầm của nhân viên khi bán hàng.
  • Giá bán buôn.
  • Giá bán lẻ.
  • Đặc tính sản phẩm: màu hoặc kích cỡ, chất liệu.
  • Nhà cung cấp hoặc tên nhà sản xuất.
  • Số lượng tồn kho.
  • Số phiếu nhập kho.
  • Hình ảnh sản phẩm: Nhiều người kinh doanh chủ quan về chụp hình sản phẩm. Nhưng thực ra đây là một sai lầm. Đành rằng, bán ở Pos không cần file ảnh để tiếp thị như bán trên website hoặc facebook. Nhưng bạn lại rất cần nó khi thiết kế brochure hoặc báo giá.

Lập file sản phẩm một cách chi tiết và hệ thống, số hóa chúng trở thành dữ liệu là việc đầu tiên  giúp bạn hạn chế thất thoát khi quản lý hàng hóa. Nếu bạn muốn theo dõi tồn kho lớn hơn, nhanh hơn, Sapo với tính năng quản lý kho hàng chống thất thoát có thể hỗ trợ bạn.

Minh họa cách sắp xếp và báo cáo kết quả kiểm kho một cách trực quan của Sapo.vn

Hạch toán hóa đơn mua hàng chính xác

Kinh doanh cửa hàng – cái nghề đem “đồng bạc cắc ra để thu về đồng bạc lẻ“, nên nếu việc hạch toán hóa đơn mua hàng/bill hàng ngày không chuẩn, nguy cơ các shop đối mặt với chuyện thất thoát, tồn kho âm kho là rất cao. Dưới đây là cách Sapo hạch toán hóa đơn mua hàng cho shop của bạn:

Mọi thông tin liên quan đến giao dịch mua – bán: họ tên khách hàng, số lượng hàng hóa, mã khách hàng, ngày giao dịch, thanh toán,… sẽ được lưu vết trong hệ thống. Ngay cả nhân viên cũng không thể làm giả hóa đơn, nhằm lấy cắp hàng hóa hoặc có hành vi gian lận khác. Nếu không xài phần mềm quản lý bán hàng, bạn có thể tải xuống và sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng.

Lắp camera quan sát hoạt động cửa hàng

Camera được lắp đặt trong các góc của cửa hàng đặc biệt là tại quầy thu ngân giúp chủ shop bao quát được toàn bộ hoạt động ra vào của người mua cũng như thái độ làm việc của nhân viên hoạt động. Đừng tiền chi ra vài trăm ngàn đến vài triệu mua camera giám sát shop, doanh nghiệp. Sapo mách nhỏ bạn nên lắp camera ở quầy thu ngân, cửa ra vào và khu vực hàng hóa cửa hàng. Bạn đừng quên:

  • Xác định số lượng lắp đăt camera cho cửa hàng, shop.
  • Xác định các vị trí hay góc tối mà có thể bạn nghỉ sẽ mất trộm. trong cửa hàng, shopcó nhiều góc khuất và diện tích không rộng lắm nên chọn những sản phẩm camera có ống kính 3.6 cho góc quan sát rộng hơn.
  • Chọn camera hồng ngoại, có thể hoạt động được cả ngày và đêm, không bị bắt màu vì cửa hàng, shop luôn có những hàng hóa có rất nhiều màu.

Trang bị thiết bị an ninh và cổng an ninh

Việc sử dụng các tem an ninh dán hoặc đinh cứng nên những mặt hàng có giá trị lớn thì sẽ khiến cho khách mua không thể bóc, đánh cắp được tránh thất thoát do yếu tố bên ngoài. Còn những mặt hàng nhỏ thì nên tập trung trưng bày tại một quầy, nên đặt cạnh quầy thu ngân và có nhân viên giám sát túc trực sẽ đạt hiệu quả hơn.

Mong rằng với những cách trên đây, bạn có thể quản lý hàng hóa hiệu quả từ đó tránh thất thoát, giảm tồn kho và nâng cao doanh thu nhé!

Cách quản lý hàng hóa hiệu quả giúp chống thất thoát cho các chủ shop
5 (100%) 5 votes

Tải Ebook Hot Lazada Sell Pro

Cuốn Ebook 62 trang, sẽ chỉ cho bạn tất cả những thủ thuật, kinh nghiệm cần có để có thể tự tin bán hàng trên Lazada một cách thuần thục, hiệu quả nhất

Tải về ngay