Cách quản lý hàng hóa hiệu quả giúp chống thất thoát cho các chủ shop

Cách quản lý hàng hóa hiệu quả giúp chống thất thoát cho các chủ shop

Làm thế nào để quản lý hàng hóa hiệu quả và chống thất thoát, hạn chế hàng tồn kho? Đọc ngay bài viết sau đây để biết nguyên nhân và các cách quản lý hàng hóa hiệu quả nhé!

Bất kì công việc nào cũng cần có người đứng đầu phụ trách quản lý, để mọi thứ đi vào khuôn khổ nề nếp của nó, nhờ đó bộ máy thực thi mới có thể vận hành trơn tru. Kinh doanh bán hàng cũng không ngoại lệ, mà nó còn là vấn đề cực kì quan trọng. Các nhà quản lý luôn trăn trở tìm cách quản lý hàng hóa hiệu quả để không bị mất hàng, làm sao để khắc phục tình trạng này và tìm ra thủ phạm đích thực để nghiêm trị.

Đặc biệt với những người mới bắt tay vào kinh doanh thì đây là 1 khó khăn lớn, gây thất thoát nguồn lợi nhuận thu về một cách mất kiểm soát. Vì vậy bài viết này sẽ giúp bạn tìm ra cách quản lý hàng hóa hiệu quả nhất.

Có câu “nhổ cỏ phải nhổ tận gốc”. Câu nói này quả không sai. Muốn giải quyết tình trạng mất mát hàng hóa hiệu quả, chúng ta phải đi tìm nguyên nhân, gốc rễ của nó, từ đó đưa ra giải pháp kịp thời ngăn chặn những hậu quả xấu không mong muốn. Thực tế, thất thoát hàng hóa chung quy lại gồm có 2 nhóm nguyên nhân cơ bản là nguyên nhân bên trong và bên ngoài.

1. Nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa

1.1. Nhóm nguyên nhân bên trong

Do quy trình quản lý hàng hóa và cách phân quyền quản lý cho nhân viên chưa cụ thể, rõ ràng dẫn đến tình trạng:

  • Kiểm kê hàng không chính xác
  • Dán nhầm mã vạch, tem giá giữa các sản phẩm với nhau
  • Sắp xếp, trưng bày các mặt hàng một các lộn xộn không theo bất cứ trình tự, logic nào gây khó khăn trong việc trưng bày, tìm kiếm, cất trữ
  • Buông lỏng công tác kiểm soát dẫn đến thiếu hụt hàng hóa từ chính nội bộ cửa hàng
  • Thất thoát sản phẩm do nhân viên lợi dụng các chương trình khuyến mãi, thẻ khách hàng để trục lợi
  • Mất cắp do nhân viên không trung thực lấy tiền của khách hàng mà không hoàn trả công ty

Đọc thêm: 5 bí quyết quản lý nhân viên tránh thất thoát cho cửa hàng

1.2. Nhóm nguyên nhân bên ngoài

  • Khách hàng vào quầy lấy cắp (thường là đối với những sản phẩm, phụ kiện nhỏ, dễ bỏ túi, giấu trong người).
  • Khách hàng sử dụng tại chỗ đối với những mặt hàng ăn liền ngay trong cửa hàng mà không chịu thanh toán.
  • Khách hàng cố tình bóc và dán tem giá của sản phẩm rẻ hơn lên những món đồ cần mua nhằm che mắt khiến nhân viên tính sai giá.

Nguyên nhân xảy ra thất thoát hàng hóa mà hơn nửa trong số đó diễn ra là do nội bộ bên trong. Hành vi đánh cắp của khách hàng cũng một phần do sự quan sát lỏng lẻo của nhân viên khiến cho khách hàng tận dụng thời cơ thực hiện hành vi gian lận. Từ đó có thể thấy rằng để khắc phục được tình trạng này thì chúng ta phải tìm ra phương pháp xây dựng, quản lý nội bộ một cách trình tự, đầy đủ để họ thật sự nhiệt tình, tâm huyết với công việc và trách nhiệm được giao.

2. Cách quản lý hàng hóa hiệu quả chống thất thoát

Sau khi đã biết được những nguyên nhân gây thất thoát chúng ta hãy nhanh chóng suy nghĩ và bắt tay vào xử lý cụ thể đối với từng nguyên nhân.

2.1. Xử lý tình trạng thất thoát do khách quan

Lắp camera quan sát hoạt động cửa hàng

Đừng ngại chi ra vài trăm ngàn đến vài triệu mua camera giám sát vì lắp đặt camera trong các góc của cửa hàng, đặc biệt là tại quầy thu ngân sẽ giúp chủ shop bao quát được toàn bộ hoạt động ra vào của người mua cũng như thái độ làm việc của nhân viên.

Bạn đừng quên:

  • Xác định số lượng camera lắp đặt cho cửa hàng.
  • Xác định vị trí lắp camera: Sapo mách nhỏ bạn nên lắp camera ở quầy thu ngân, cửa ra vào và khu vực hàng hóa cửa hàng, nhất là khu vực trưng bày các sản phẩm nhỏ, dễ bỏ túi, hay các góc tối mà có khả năng bị mất trộm cao.
  • Cửa hàng, shop có nhiều góc khuất và diện tích không rộng lắm nên chọn những loại camera có ống kính 3.6 cho góc quan sát rộng hơn.
  • Chọn camera hồng ngoại, có thể hoạt động được cả ngày và đêm, không bị bắt màu vì hàng hóa trưng bày tại cửa hàng thường có rất nhiều màu.

Quản lý sản phẩm bằng mã vạch

Với tất cả mặt hàng sau khi đã được đánh mã vạch và dán tem thì để tránh hiện tượng khách mua gian lận bóc tem đổi hàng bạn nên sử dụng các loại tem vỡ, khi đó họ khó lòng mà thực hiện hành vi gian xảo của mình được. Đồng thời biện pháp này cũng giúp cho việc kiểm kê, quản lý hàng hóa sau này trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Đọc thêm: Quản lý hàng hóa bằng mã vạch – Cách quản lý kho hiệu quả cho các shop bán lẻ

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tem chống trộm dán lên những mặt hàng có giá trị lớn để người mua nào có ý định lấy hàng đi mà không thanh toán thì hệ thống báo động sẽ phát huy tác dụng.

Việc sử dụng các tem an ninh dán hoặc đinh cứng nên những mặt hàng có giá trị lớn thì sẽ khiến cho khách mua không thể bóc, đánh cắp được, tránh thất thoát do yếu tố bên ngoài.

Với các mặt hàng nhỏ, bạn nên trưng bày tập trung tại một quầy, nên đặt cạnh quầy thu ngân và có nhân viên giám sát túc trực sẽ đạt hiệu quả hơn.

2.2. Khắc phục nguyên nhân chủ quan

Quản lý hàng hóa bằng file Excel

Bước đầu tiên quản lý kho cho các shop, doanh nghiệp vừa và nhỏ là kiểm kê và số hóa toàn bộ thông tin liên quan đến sản phẩm, đối tác cung cấp, hàng tồn kho. Bạn có thể sử dụng sổ tay, hoặc bảng tính, Excel nếu như chỉ bán hàng tại chỗ, không bán hàng online trên Facebook hoặc các sàn TMĐT khác.

Nhưng đừng quên, cuối ngày, toàn bộ số liệu này cần được nhập vào file tính và cộng, trừ sao cho khớp với doanh số tiền mặt thu được. Và số tiền này lại cần phải khớp với lượng hàng hóa đã bán được, để tính ra lượng hàng tồn kho tại shop, cửa hàng. Phương pháp này chắc chắn sẽ hỗ trợ bạn quản lý hàng hóa hiệu quả, chống thất thoát. Chỉ có điều là tốn nhiều thời gian và sức lực để thực hiện, và dễ sai sót do nhập liệu hoặc công thức tính sai.

Mẫu quản lý hàng hóa bằng file excel

Những thông tin cần hiển thị trong mẫu quản lý kho hàng hóa bằng file Excel gồm:

  • Tên sản phẩm
  • SKU hoặc mã sản phẩm nội bộ của bạn: Bạn có thể tự đặt mã cho hàng hóa theo thói quen hoặc sử dụng mã sản phẩm được nhà sản xuất in trên tem/nhãn mác.

Đọc thêm: SKU là gì? Cách đặt mã SKU giúp quản lý hàng hóa hiệu quả

  • Đơn vị tính: chiếc/cái/bộ/hộp… Điều này rất cần thiết với những sản phẩm không bán lẻ hoặc chỉ bán theo set, tránh sự hiểu lầm của nhân viên khi bán hàng.
  • Giá bán buôn.
  • Giá bán lẻ.
  • Đặc tính sản phẩm: Màusắc hoặc kích cỡ, chất liệu.
  • Nhà cung cấp hoặc tên nhà sản xuất.
  • Số lượng tồn kho.
  • Số phiếu nhập kho.
  • Hình ảnh sản phẩm: Nhiều người kinh doanh thường chủ quan về chụp hình sản phẩm, và đây là một sai lầm. Đành rằng, bán hàng tại cửa hàng thì không cần file ảnh để tiếp thị như bán hàng trên website hoặc bán hàng trên Facebook hoặc các sàn thương mại điện tử, nhưng bạn lại rất cần nó khi thiết kế brochure hoặc báo giá.

Quản lý hàng hóa bằng phần mềm quản lý kho

Nếu số lượng hàng hóa của bạn lớn, bạn muốn theo dõi tồn kho lớn hơn, nhanh hơn, thì 1 phần mềm quản lý bán hàng với tính năng quản lý kho hàng chống thất thoát sẽ là trợ thủ đắc lực hỗ trợ bạn.

 

Minh họa cách sắp xếp và báo cáo kết quả tồn kho trực quan của Sapo

Đối với bất cứ mô hình kinh doanh nào cũng vậy, từ cửa hàng nhỏ cho đến những cửa hàng lớn đang hoạt động hiện nay mà gặp phải trình trạng thất thoát hàng hóa cần phải thực hiện ngay các bước sau:

  • Bước 1: Mở kho tạm để kiểm hàng
  • Bước 2: Tiến hành kiểm kê hàng ở kho tạm và dán mã vạch
  • Bước 3: Nhập số liệu vào phần mềm và chốt số liệu tồn tại thời điểm thực hiện kiểm kê

Khi đó, việc quản lý trên phần mềm của bạn sẽ hết sức dễ dàng. Chi tiết đến từng chi nhánh, từng mặt hàng,…

 

Báo cáo tồn kho trên phần mềm quản lý bán hàng Sapo

Khi quản lý bằng phần mềm, kho hàng sẽ được cập nhật số lượng liên tục giúp bạn dễ dàng theo dõi tồn kho. Ngoài quản lý hàng hóa, phần mềm quản lý bán hàng còn có thể quản lý đơn hàng, giao vận, tránh trường hợp giao thiếu, giao nhầm. Ngoài ra, đây cũng là một công cụ hữu hiệu trong việc quản lý khách hàng, quản lý nhân viên và báo cáo thống kê chi tiết giúp bạn bán hàng nhẹ như không.

Đọc thêm: Top 5 phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay cho các shop bán lẻ, chuỗi cửa hàng

Nếu đã xác định kinh doanh lâu dài, bạn nên sử dụng công nghệ quản lý hàng hóa giúp mình. Hãy giữ cho cái đầu thảnh thơi, để nghĩ đến những việc lớn lao hơn. Người làm chủ mà hàng ngày cứ bám riết lấy cuốn sổ, hay file excel để đo đếm hàng hóa, cộng cộng trừ trừ thì còn thời gian đâu mà lo việc lớn. Hơn nữa, giá cả để sử dụng một phần mềm quản lý chuyên nghiệp không hề đắt. Chỉ từ 119.000đ/tháng là bạn đã có phần mềm quản lý bán hàng Sapo để sử dụng rồi!

Bạn sẽ có 15 ngày để dùng thử Sapo để trải nghiệm tính năng quản lý kho thông minh và hàng loạt những tiện ích khác.

Dùng thử miễn phí ngay

Hạch toán hóa đơn mua hàng chính xác

Kinh doanh cửa hàng – cái nghề đem “đồng bạc cắc ra để thu về đồng bạc lẻ“, nên nếu việc hạch toán hóa đơn mua hàng/bill hàng ngày không chuẩn, nguy cơ các shop đối mặt với chuyện thất thoát, tồn kho âm kho là rất cao. Dưới đây là cách Sapo POS hạch toán hóa đơn mua hàng cho shop của bạn:

Mọi thông tin liên quan đến giao dịch mua – bán như: họ tên khách hàng, số lượng hàng hóa, mã khách hàng, ngày giao dịch, thanh toán,… sẽ được lưu lại trong hệ thống. Ngay cả nhân viên cũng không thể làm giả hóa đơn, nhằm lấy cắp hàng hóa hoặc có hành vi gian lận khác.

Nếu không xài phần mềm quản lý bán hàng, bạn có thể tải xuống và sử dụng mẫu hóa đơn bán hàng.

Mong rằng với những cách trên đây, bạn có thể quản lý hàng hóa hiệu quả từ đó tránh thất thoát, giảm tồn kho và nâng cao doanh thu nhé!

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo
Dùng thử ngay

Tìm chúng tôi trên Youtube