Mã SKU là gì? Cách đặt mã SKU sản phẩm như thế nào để dễ dàng tìm kiếm, theo dõi, giúp bán hàng và quản lý hàng hóa hiệu quả? Đây là những câu hỏi mà các chủ shop thường đặt ra khi bắt đầu đi vào hoạt động kinh doanh. Bài viết sau đây sẽ giải đáp tất cả những thắc mắc trên.
1. Mã SKU là gì?
Mã SKU (Stock Keeping Unit) là mã đơn vị lưu kho. Mã SKU được sử dụng để định danh và theo dõi từng sản phẩm riêng biệt trong hệ thống quản lý hàng hóa. Mỗi SKU là duy nhất, phản ánh các đặc điểm như loại sản phẩm, kích thước, màu sắc, mẫu mã... để doanh nghiệp dễ dàng quản lý tồn kho, bán hàng và vận chuyển.
Hiểu đơn giản, SKU là một mã số định danh riêng cho từng sản phẩm trong kho. Mã này giúp phân biệt sản phẩm này với sản phẩm khác dựa trên các đặc điểm như tên sản phẩm, màu sắc, kích thước hoặc mẫu mã. Nhờ vậy, khi quản lý hàng hóa, bạn có thể nhanh chóng xác định sản phẩm cụ thể và biết được số lượng tồn kho còn lại.
Ví dụ: Một cửa hàng bán áo thun trắng có 3 size (S, M, L) thì sẽ tạo 3 mã SKU khác nhau, chẳng hạn:
- TS-TRANG-S (áo thun trắng size S)
- TS-TRANG-M (áo thun trắng size M)
- TS-TRANG-L (áo thun trắng size L)
2. Tại sao phải đặt mã SKU sản phẩm?
Không phải ngẫu nhiên mà mã SKU là trường thông tin bắt buộc khi thêm 1 sản phẩm trên Sapo. Quản lý bằng mã SKU là cách quản lý hàng hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho các shop, doanh nghiệp vừa và nhỏ vì không cần đầu tư cho phần cứng. Mã SKU cũng không phải là 1 dãy ký tự vô nghĩa mà chúng sẽ giúp bạn rất nhiều trong các nghiệp vụ bán hàng và quản lý hàng hóa, cụ thể:
- Phân loại hàng hóa nhanh: Mã SKU là mã nội bộ giúp bạn nhanh chóng định danh sản phẩm, phân biệt các phiên bản sản phẩm khác nhau. Không chỉ vậy, mã SKU giúp phân biệt cùng 1 mặt hàng giữa các kho khác nhau, từ đó hỗ trợ phân loại hàng hóa nhanh, bán hàng và quản lý hàng hóa hiệu quả.
- Đảm bảo tính chính xác trong vận hành: Ngoài chức năng nhận diện, mã SKU còn lưu giữ thông tin quan trọng về sản phẩm, hỗ trợ quản lý trong khâu đặt và nhập hàng. Nhờ đó, hạn chế tình trạng hết hàng hoặc thất thoát trong quá trình quản lý tồn kho và công việc diễn ra nhanh hơn và chính xác hơn.
- Giảm sai sót: Nhờ mã SKU, quá trình kiểm kê trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, đồng thời giảm thiểu nhầm lẫn. Người quản lý có thể theo dõi số liệu, xác định nguyên nhân chênh lệch và điều chỉnh kịp thời.
- Tăng năng suât làm việc: Sử dụng mã SKU giúp nhân viên kho nhanh chóng xác định đúng vị trí sản phẩm, từ đó rút ngắn thời gian tìm kiếm và tăng năng suất.
3. Cách đặt mã SKU để quản lý hàng hóa hiệu quả
Cách đặt mã SKU không quá phức tạp, chỉ cần sử dụng các chữ cái hoặc số để quy ước cho những thông tin mà bạn muốn đưa vào mã SKU.
Có 7 yếu tố chính bạn cần xem xét để đưa vào mã SKU như:
- Thứ 1: Tên thương hiệu/ nhà sản xuất.
- Thứ 2: Mô tả ngắn về sản phẩm như chất liệu, hình dáng,…
- Thứ 3: Thời gian mua hàng như ngày, tháng, năm (thường chỉ dùng 2 số cuối để thể hiện).
- Thứ 4: Kí hiệu kho lưu trữ (nếu công ty có nhiều kho hàng).
- Thứ 5: Kích thước sản phẩm.
- Thứ 6: Màu sắc sản phẩm.
- Thứ 7: Tình trạng sản phẩm như mới hoàn toàn hoặc đã qua sử dụng.
- ...
Sau khi xác định được các trường thông tin để đưa vào mã SKU, cần đặt theo 1 thứ tự nhất quán trong mã SKU. Độ dài SKU không giới hạn, chỉ cần bạn sắp xếp sao cho dễ hiểu và dễ nhớ:
- Bạn nên sử dụng kết hợp cả chữ và số để dễ dàng phân tách giữa các trường thông tin.
Ví dụ: NF12G318SG
Trong đó, 2 chữ cái đầu tiên thể hiện thương hiệu, 2 chữ số tiếp theo là dòng sản phẩm, chữ cái ở giữa là danh mục sản phẩm, 3 số tiếp theo là loại sản phẩm và 2 chữ cái cuối cùng thể hiện chi nhánh
- Trong trường hợp bạn đặt mã SKU toàn bộ là chữ cái hoặc số thì cần quy định mỗi trường thông tin là 1, 2 hay 3 ký tự hoặc sử dụng dấu (-) để phân tách các trường thông tin. Với cách đặt mã SKU như vậy, mã SKU sẽ không trở thành những chữ số vô nghĩa, vô thưởng vô phạt mà bạn có thể đọc ra trong đó rất nhiều thông tin về sản phẩm.
Ví dụ: NFDAGMDTSG hoặc NF-DA-GM-DT-SG
2112373842 hoặc 21-12-37-38-42. Trong đó cứ mỗi 2 ký tự chữ cái hoặc số là 1 trường thông tin
👉 XEM NGAY
4. Những lưu ý về cách đặt mã SKU
4.1. Tạo mã SKU của riêng bạn
Mặc dù, khi thêm 1 sản phẩm mới, Sapo sẽ tự sinh mã SKU cho sản phẩm đó nhưng bạn nên tự đặt mã SKU. Nhiều chủ shop ngại đặt mã SKU hoặc đặt mã bằng cách thêm tiền tố, hậu tố vào mã SKU của nhà cung cấp, thậm chí dùng luôn mã của nhà cung cấp. Mã SKU là mã quản lý sản phẩm nội bộ, vì vậy hãy tạo ra mã SKU của riêng mình để tự quản lý.
4.2. Sắp xếp các trường thông tin trong mã SKU
Làm sao để biết nên đưa những thông tin gì vào mã SKU? Sắp xếp như thế nào cho dễ nhớ? Đơn giản thôi, giống như khi bạn phân loại sản phẩm thì làm tương tự như vậy.
Ví dụ 1 sản phẩm laptop, bạn hãy bắt đầu bằng danh mục sản phẩm là “Đồ điện tử” bạn ký hiệu là E, tiếp tục đến loại sản phẩm là “Laptop” ký hiệu là L, sau đó đến thương hiệu, ví dụ là máy tính HP thì bạn ký hiệu là HP, tiếp theo đến kích thước màn hình là 14” ký hiệu là 14, cuối cùng là core i5 ký hiệu là i5… Cứ như vậy, bạn sẽ có 1 mã SKU cho sản phẩm Laptop HP 14” core i5 là: ELHP14i5.
Nên tuân thủ quy tắc đặt từ danh mục từ lớn đến nhỏ cho tất cả các mã SKU, như vậy khi nhìn bất cứ mã SKU nào bạn cũng sẽ dễ dàng định danh được sản phẩm đó nhanh chóng.
4.3. Đừng tham lam quá nhiều thông tin
Đặt mã SKU có ý nghĩa không có nghĩa là bạn nhồi nhét đủ thứ thông tin vào trong mã SKU. Trong các trường thông tin của sản phẩm, hãy cân nhắc những thông tin nào là quan trọng nhất và giúp bạn phân biệt được giữa sản phẩm này với các sản phẩm khác thì hãy đưa vào trong mã SKU.
Ngoài ra, nếu không muốn sinh ra những mã SKU dài dằng dặc, bạn nên tối ưu số ký tự cho mã SKU khi quy ước cách đặt mã. Ví dụ bạn có 9 nhà cung cấp, bạn có thể quy ước mỗi nhà cung cấp là 1 chữ số trong dãy số từ 1 đến 9 thay vì viết tắt chữ cái đầu của tên nhà cung cấp thành 1 mã 2-3 ký tự.
4.4. Lưu ý font chữ và ký tự
Trong 1 chuỗi ký tự mã SKU, bạn nên tránh sử dụng các chữ, số dễ gây nhầm lẫn.
Ví dụ: O hay 0 (chữ o viết hoa hay là số 0?); I hay l (chữ i viết hoa hay chữ l viết thường?);…
Nếu như bắt buộc phải dùng những ký tự như thế này bạn có thể quy định chỉ sử dụng chữ viết hoa trong mã SKU, chữ và số được phân cách rõ ràng. Ví dụ: Thay vì đặt mã SKU là BlE019 thì bạn đặt là BLE-019, như vậy bạn sẽ không bị bối rối đó là số hay chữ gì nữa.
Ngoài ra, bạn nên tránh đưa vào mã SKU các ký tự đặc biệt, ví dụ như dấu “/”, “&”, “@”, “#”,... Các ký tự đặc biệt sẽ làm cho người dùng thấy khó hiểu và dễ gây ra các lỗi định dạng khi quản lý bằng phần mềm hoặc bằng file. Bạn cũng không nên bắt đầu mã SKU bằng số 0 vì khi quản lý bằng file excel ví dụ mã SKU là 012345ABC thì phần mềm sẽ đọc là 12345ABC.
4.5. Sử dụng phần mềm để quản lý kho sản phẩm bằng mã SKU
Tất nhiên, bạn có thể quản lý mã SKU sản phẩm bằng file excel, bằng Google Sheets… nhưng quản lý bằng cách này rất mất thời gian, công sức, dễ bị nhầm lẫn và bạn khó bao quát trong việc quản lý hàng hóa.
Một phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp sẽ là giải pháp để bạn quản lý sản phẩm bằng mã SKU hiệu quả. Với phần mềm quản lý bán hàng, bạn không chỉ quản lý được thông tin sản phẩm bằng mã SKU hoàn toàn tự động mà còn có thể quản lý giá, quản lý tồn kho...
