Trong quá trình kinh doanh, không ít hộ kinh doanh, tiểu thương hoặc chủ shop nhỏ rơi vào tình huống bán hàng không có hóa đơn đầu vào. Liệu trong trường hợp này bạn có được phép bán hàng, xuất hóa đơn đầu ra hay ghi nhận chi phí hợp lý? Nếu không xử lý đúng cách, rủi ro bị truy thu thuế, loại chi phí hoặc xử phạt hành chính là hoàn toàn có thể xảy ra. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định mới nhất năm 2025, những rủi ro thường gặp và cách xử lý hợp lý khi không có hóa đơn đầu vào.
1. Hóa đơn đầu vào là gì? Vì sao quan trọng trong kinh doanh?
Hóa đơn đầu vào là chứng từ ghi nhận việc doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh mua hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp khác. Đây không chỉ là cơ sở để ghi nhận chi phí hợp lý mà còn là yếu tố bắt buộc trong việc kê khai thuế, hoàn thuế và chứng minh tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Đối với hộ kinh doanh, đặc biệt là những người mua hàng từ chợ đầu mối, người dân, hoặc nguồn cung nhỏ không phát hành hóa đơn, việc không có hóa đơn đầu vào là tình huống thường gặp. Tuy nhiên, nếu không xử lý đúng cách, điều này có thể dẫn đến vi phạm quy định về thuế, bị loại chi phí, thậm chí bị xử phạt hành chính.
Tóm lại, hóa đơn đầu vào không chỉ là "giấy tờ hợp thức" mà còn là bằng chứng pháp lý về nguồn gốc hàng hóa. Việc thiếu hóa đơn đầu vào có thể làm bạn không thể xuất hóa đơn đầu ra, không được khấu trừ thuế GTGT, và gặp khó khăn khi bị cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra.
2. Những trường hợp thường gặp khi bán hàng không có hóa đơn đầu vào
Trong thực tế kinh doanh, việc không có hóa đơn đầu vào không hẳn là do gian lận hay trốn thuế, mà thường xuất phát từ các tình huống phổ biến sau:
- Mua hàng từ chợ đầu mối, tiểu thương nhỏ: Nhiều nhà cung cấp tại chợ, cơ sở sản xuất hộ gia đình không phát hành hóa đơn VAT, khiến người mua không có chứng từ đầu vào hợp lệ.
- Thu gom hàng hóa từ nông dân, người dân không kinh doanh: Đây là trường hợp thường gặp trong các ngành nghề như thực phẩm, nông sản, đồ thủ công. Người bán không thuộc diện phải phát hành hóa đơn, dẫn đến việc không có hóa đơn đầu vào.
- Không lấy hóa đơn khi giao dịch nhỏ lẻ: Nhiều hộ kinh doanh mua hàng nhiều lần trong tháng nhưng không yêu cầu hóa đơn ngay từ đầu, sau đó khi muốn hợp thức hóa thì không lấy lại được nữa.
- Giao dịch với cá nhân không có mã số thuế: Một số hàng hóa, dịch vụ được mua từ cá nhân không đăng ký kinh doanh, không thể phát hành hóa đơn VAT theo quy định.
- Nhà cung cấp có hóa đơn nhưng không cung cấp: Một số bên cung ứng không chủ động xuất hóa đơn (do ngại thuế hoặc lý do riêng), người mua không kiên quyết yêu cầu dẫn đến thiếu chứng từ đầu vào.
Những trường hợp trên đều tiềm ẩn rủi ro pháp lý nếu không được xử lý đúng cách. Do đó, việc hiểu rõ tình huống và có hướng xử lý phù hợp là điều cần thiết để tránh vi phạm.
Xem thêm: Sau 01/06/2025, Có bắt buộc hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh?
3. Không có hóa đơn đầu vào có được bán hàng không?
Câu trả lời là: vẫn có thể bán hàng, tuy nhiên cần lưu ý một số điều kiện và rủi ro pháp lý đi kèm.
Theo quy định hiện hành:
Pháp luật không cấm việc bán hàng khi không có hóa đơn đầu vào, nhưng người bán phải chịu trách nhiệm chứng minh nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa. Nếu không chứng minh được, bạn có thể bị xử phạt về hành vi mua bán hàng không rõ nguồn gốc, không ghi nhận đầy đủ doanh thu, hoặc trốn thuế.
Cần lưu ý:
- Nếu bạn vẫn có thể chứng minh hàng hóa có nguồn gốc hợp pháp (qua hợp đồng, phiếu thu, vận đơn, bảng kê mua hàng...), thì vẫn được phép bán và ghi nhận doanh thu.
- Tuy nhiên, chi phí đầu vào có thể không được tính là chi phí hợp lý để khấu trừ thuế thu nhập/doanh thu.
- Nếu hàng hóa thuộc nhóm có yêu cầu quản lý đặc biệt (ví dụ: thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng), thiếu hóa đơn đầu vào có thể dẫn đến xử phạt nặng hơn.
Rủi ro thực tế:
- Cơ quan thuế có quyền yêu cầu giải trình về nguồn gốc hàng hóa. Nếu không có giấy tờ chứng minh hợp lệ, bạn có thể bị loại bỏ chi phí, truy thu thuế, và phạt vi phạm hành chính.
- Trường hợp nghiêm trọng có thể bị xử lý theo quy định về buôn bán hàng hóa không có chứng từ hợp lệ (Điều 17, Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
4. Bán hàng không có hóa đơn đầu vào có được xuất hóa đơn điện tử đầu ra không?
Có, nhưng cần phân biệt rõ từng trường hợp để đảm bảo việc xuất hóa đơn đúng quy định và không bị truy thu, xử phạt.
Bạn vẫn có thể xuất hóa đơn đầu ra nếu:
- Có đầy đủ thông tin giao dịch với khách hàng (hợp đồng, phiếu thu, phiếu xuất kho…).
- Hàng hóa có nguồn gốc rõ ràng, dù không có hóa đơn đầu vào (ví dụ: thu mua nông sản từ người dân, hàng hóa nhập khẩu tự kê khai…).
- Có thể lập bảng kê hoặc chứng từ thay thế để làm căn cứ ghi nhận.
Trong trường hợp này, bạn cần ghi rõ tính chất đặc biệt của giao dịch trên hóa đơn (ví dụ: "Hàng thu mua không có hóa đơn đầu vào", hoặc theo hướng dẫn của cơ quan thuế).
Trường hợp không nên hoặc không được xuất hóa đơn:
- Khi không có bất kỳ căn cứ nào chứng minh hàng hóa đó có nguồn gốc hợp pháp.
- Hàng hóa thuộc nhóm bị kiểm soát chặt chẽ (rượu, thuốc lá, dược phẩm…), nếu không có hóa đơn đầu vào, việc xuất hóa đơn đầu ra có thể bị xem là hành vi hợp thức hóa sai phạm.
Lưu ý quan trọng:
- Việc xuất hóa đơn đầu ra không dựa trên hóa đơn đầu vào không ảnh hưởng đến nghĩa vụ kê khai thuế. Bạn vẫn phải kê khai và nộp thuế như bình thường.
- Tuy nhiên, bạn không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, vì không có hóa đơn hợp lệ để làm căn cứ.
Xem thêm: Chính thức bỏ thuế khoán hộ kinh doanh? Ai phải kê khai? Nộp thuế thế nào?
5. Mức phạt nếu bán hàng không có hóa đơn đầu vào
Việc bán hàng không có hóa đơn đầu vào không bị cấm, nhưng nếu không chứng minh được nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa, bạn có thể bị xử phạt theo các quy định của pháp luật về thuế và kế toán.
5.1. Phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP
- Phạt từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng đối với hành vi không lập chứng từ kế toán khi phát sinh nghiệp vụ kinh tế, tài chính, trong đó có việc không ghi nhận đầu vào hợp lệ.
- Phạt từ 20.000.000 – 50.000.000 đồng nếu bị xác định có hành vi trốn thuế hoặc khai sai để giảm số thuế phải nộp.
5.2. Hàng hóa không có chứng từ hợp pháp
Theo quy định tại Nghị định 128/2020/NĐ-CP (về xử lý vi phạm trong lĩnh vực hải quan), nếu bạn vận chuyển, tàng trữ hoặc kinh doanh hàng hóa không có hóa đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc thì có thể bị xử phạt và tịch thu tang vật.
- Đối với hàng hóa có giá trị từ 10 triệu đồng trở lên, mức phạt có thể từ 5% đến 30% giá trị lô hàng, tùy mức độ vi phạm và tính chất hàng hóa.
- Nếu có dấu hiệu vi phạm hình sự, có thể bị chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra.
5.3. Không được khấu trừ và tính chi phí hợp lệ
Ngay cả khi không bị phạt hành chính, nếu không có hóa đơn đầu vào, bạn sẽ:
- Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
- Không được tính chi phí đầu vào hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp hoặc thuế thu nhập cá nhân
Điều này làm tăng số thuế phải nộp, giảm lợi nhuận thực tế và tiềm ẩn rủi ro về thuế khi bị thanh tra, kiểm tra.
Không có hóa đơn đầu vào không đồng nghĩa với sai phạm, nhưng nếu bạn không có chứng từ thay thế hoặc giải trình hợp lý, nguy cơ bị loại chi phí, truy thu và phạt nặng là hoàn toàn có thể xảy ra. Do đó, cần nắm rõ cách xử lý để đảm bảo đúng quy định và tránh thiệt hại không đáng có.
Xem thêm: Hóa đơn trực tiếp là gì? Cách sử dụng và quy định mới nhất 2025
6. Giải pháp xử lý khi không có hóa đơn đầu vào
Khi gặp tình huống không có hóa đơn đầu vào, điều quan trọng là bạn cần có hướng xử lý phù hợp, đúng luật và tối ưu nhất để hạn chế rủi ro thuế. Dưới đây là một số phương án thường được áp dụng:
Cách 1: Lập bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán
Trong một số trường hợp như mua hàng từ người không phát hành hóa đơn (nông dân, người không kinh doanh), bạn có thể:
- Lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành.
- Đính kèm các chứng từ khác như phiếu chi, phiếu nhập kho, hợp đồng, biên nhận tiền...
- Bảng kê phải có đầy đủ thông tin: tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, bên giao – nhận, chữ ký xác nhận...
Cách này giúp bạn ghi nhận chi phí đầu vào hợp lệ dù không có hóa đơn VAT.
Cách 2: Mua hóa đơn lẻ từ cơ quan thuế
Với các hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào nhưng cần hợp thức hóa hàng nhập:
- Có thể làm thủ tục xin mua hóa đơn lẻ từ cơ quan thuế để chứng minh nguồn gốc đầu vào.
- Tuy nhiên, cách này áp dụng cho trường hợp cá nhân, tổ chức không có mã số thuế hoặc không thường xuyên phát hành hóa đơn.
Đây là giải pháp tạm thời, nhưng cần cân nhắc kỹ vì thủ tục khá chặt chẽ và không áp dụng cho mọi đối tượng.
Cách 3: Ký hợp đồng nguyên tắc hoặc giấy xác nhận giao dịch
Nếu mua hàng thường xuyên từ một bên không xuất hóa đơn, bạn có thể:
- Ký hợp đồng nguyên tắc với nội dung ghi rõ hình thức mua bán, phương thức thanh toán, nghĩa vụ các bên.
- Có thể kèm thêm giấy giao nhận, bảng kê, biên bản xác nhận số lượng – giá trị hàng hóa.
Việc này giúp tăng tính pháp lý cho giao dịch và làm cơ sở ghi nhận chi phí.
Cách 4: Sử dụng phần mềm kế toán có hỗ trợ ghi nhận đầu vào không hóa đơn
Nhiều phần mềm kế toán hiện nay cho phép:
- Ghi nhận chi phí không có hóa đơn, đi kèm bảng kê, phiếu chi, nhập kho…
- Tự động cảnh báo rủi ro, gợi ý giải pháp phù hợp với từng loại nghiệp vụ.
Đây là công cụ hỗ trợ rất cần thiết với hộ kinh doanh, doanh nghiệp nhỏ không có kế toán chuyên sâu, giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu chi phí.
7. Gợi ý phần mềm hỗ trợ xử lý hóa đơn cho hộ kinh doanh
Với hộ kinh doanh nhỏ, tiểu thương hoặc chủ shop chưa có nhiều kinh nghiệm về kế toán – thuế, việc xử lý các tình huống không có hóa đơn đầu vào có thể gây lúng túng, dễ dẫn đến sai sót. Sử dụng phần mềm hỗ trợ là giải pháp giúp đơn giản hóa quy trình và đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm hóa đơn và bán hàng tích hợp:
- Ghi nhận chi phí và hàng hóa linh hoạt: Dù có hoặc không có hóa đơn đầu vào, phần mềm vẫn hỗ trợ ghi nhận kèm bảng kê, phiếu chi, giúp hoàn thiện hồ sơ sổ sách.
- Tự động liên kết đầu vào – đầu ra: Tránh thất thoát dữ liệu, sai lệch giữa hàng nhập và hàng xuất khi không có hóa đơn kèm theo.
- Cảnh báo khi dữ liệu thiếu hụt: Nếu thiếu hóa đơn, phần mềm có thể cảnh báo để người dùng kịp thời bổ sung chứng từ hoặc điều chỉnh phương án xử lý.
- Hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử đúng quy định: Dễ dàng tạo hóa đơn đầu ra ngay cả khi không có hóa đơn đầu vào, nhưng vẫn đảm bảo có căn cứ chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
Sapo 6870 – Trọn bộ giải pháp bán hàng và xuất hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại
Sapo 6870 là giải pháp trọn gói bao gồm phần mềm bán hàng trên điện thoại, hóa đơn điện tử và chữ ký số HSM – được thiết kế riêng cho hộ kinh doanh nhỏ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Phần mềm giúp bạn:
Tạo đơn – in hóa đơn – quản lý doanh thu ngay trên điện thoại.
Xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, kể cả khi không có hóa đơn đầu vào, miễn là có đủ chứng từ khác chứng minh nguồn gốc.
Tích hợp sẵn chữ ký số HSM, không cần mua thêm thiết bị hay phần mềm kế toán riêng.
Dễ dùng, dễ tra cứu hóa đơn, tiết kiệm thời gian và tuân thủ đúng quy định.
Nếu bạn là tiểu thương, chủ quán hoặc hộ kinh doanh đang tìm giải pháp gọn nhẹ – dễ dùng – đúng luật, Sapo 6870 chính là công cụ bạn cần để xử lý mọi tình huống thực tế một cách đơn giản và hiệu quả.
8. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Không có hóa đơn đầu vào thì có bị truy thu thuế không?
Có thể. Nếu bạn không chứng minh được nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa hoặc không có chứng từ thay thế hợp lệ, cơ quan thuế có quyền loại chi phí, truy thu thuế, và xử phạt vi phạm hành chính. Tuy nhiên, nếu có bảng kê, hợp đồng, phiếu chi… hợp lý thì vẫn có thể bảo vệ được chi phí này.
Có thể ghi nhận chi phí khi không có hóa đơn không?
Có, nhưng phải có chứng từ thay thế, như: bảng kê mua hàng không có hóa đơn, phiếu chi tiền mặt, phiếu nhập kho, hợp đồng mua bán, giấy giao nhận... Những chứng từ này sẽ là căn cứ hợp lệ để ghi nhận chi phí và trình bày với cơ quan thuế nếu được yêu cầu.
Cơ quan thuế có kiểm tra hóa đơn đầu vào không?
Có. Trong các đợt kiểm tra định kỳ hoặc thanh tra đột xuất, cơ quan thuế sẽ yêu cầu bạn cung cấp hóa đơn, chứng từ liên quan đến hàng hóa đầu vào. Nếu bạn không chuẩn bị kỹ, có thể bị đánh giá là kê khai không trung thực hoặc không đủ điều kiện khấu trừ thuế.
Có bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào mới được xuất hóa đơn đầu ra?
Không bắt buộc trong mọi trường hợp. Bạn vẫn có thể xuất hóa đơn đầu ra nếu chứng minh được nguồn gốc hợp pháp của hàng hóa. Tuy nhiên, nên ghi rõ tính chất đặc biệt của giao dịch để tránh hiểu nhầm và giúp cơ quan thuế dễ dàng rà soát.
Không có hóa đơn đầu vào không phải là điều quá bất thường trong hoạt động kinh doanh nhỏ lẻ, đặc biệt khi bạn mua hàng từ những nhà cung cấp không thuộc diện phát hành hóa đơn. Tuy nhiên, nếu không có hướng xử lý phù hợp, bạn sẽ phải đối mặt với rủi ro pháp lý, bị truy thu thuế hoặc loại chi phí hợp lệ.
Hiểu đúng – làm đúng là cách tốt nhất để bảo vệ hoạt động kinh doanh của mình. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp giúp ghi nhận chi phí, quản lý bán hàng và phát hành hóa đơn điện tử một cách dễ dàng, đúng quy định, hãy cân nhắc sử dụng các phần mềm chuyên dụng như Sapo Invoice – giải pháp đã được hàng nghìn hộ kinh doanh tin tưởng lựa chọn.
