Sau 01/06/2025, Có bắt buộc hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh?

Có bắt buộc hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh? Nếu không có hóa đơn đầu vào thì có bị phạt hay ảnh hưởng gì khi cơ quan thuế kiểm tra? Đây là thắc mắc phổ biến của rất nhiều tiểu thương, chủ cửa hàng nhỏ khi vận hành kinh doanh mỗi ngày. Trong bài viết này, bạn sẽ được giải đáp toàn diện: từ quy định mới nhất, các trường hợp cần – không cần hóa đơn, đến cách xử lý khi hóa đơn sai sót và những rủi ro có thể gặp phải nếu không lưu trữ chứng từ hợp lệ.

1. Hóa đơn đầu vào là gì?

1.1. Khái niệm và vai trò của hóa đơn đầu vào

Hóa đơn đầu vào là chứng từ do bên bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ xuất cho bên mua khi có giao dịch phát sinh. Với hộ kinh doanh, hóa đơn đầu vào là bằng chứng thể hiện rằng bạn đã mua hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc dịch vụ từ một bên khác và có thể dùng để ghi nhận chi phí trong hoạt động kinh doanh.

Ví dụ: Bạn là chủ tiệm tạp hóa, khi nhập hàng từ nhà phân phối, nếu được xuất hóa đơn, đây chính là hóa đơn đầu vào của bạn.

Vai trò của hóa đơn đầu vào:

• Hợp pháp hóa chi phí: Giúp bạn có căn cứ chứng minh hàng hóa, nguyên liệu đầu vào là hợp lệ nếu cơ quan thuế kiểm tra.
• Quản lý kinh doanh hiệu quả hơn: Có thể kiểm soát số lượng – giá cả hàng nhập một cách minh bạch.
• Hạn chế rủi ro: Tránh bị quy là mua hàng không rõ nguồn gốc, dễ bị phạt khi bị kiểm tra thuế.

1.2. Hóa đơn đầu vào khác gì hóa đơn đầu ra?

Hiểu rõ sự khác biệt này giúp bạn xác định đúng hóa đơn trong từng giao dịch, tránh nhầm lẫn và sai sót khi kê khai hoặc lưu trữ chứng từ.

Xem thêm: Chính thức bỏ thuế khoán hộ kinh doanh? Ai phải kê khai? Nộp thuế thế nào?

2. Có bắt buộc hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh?

2.1. Trường hợp bắt buộc hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh

Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh không bắt buộc phải lấy hóa đơn đầu vào trong mọi trường hợp, nhưng sẽ bắt buộc nếu rơi vào một trong các tình huống sau:

• Cần chứng minh chi phí đầu vào hợp lệ khi làm việc với cơ quan thuế (kiểm tra, thanh tra…).
• Muốn ghi nhận chi phí để xác định thu nhập tính thuế (đặc biệt với hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp kê khai).
• Khi nhập hàng hóa có giá trị lớn (trên 20 triệu) và cần thể hiện rõ nguồn gốc xuất xứ.

Nếu không có hóa đơn, chi phí đó có thể không được công nhận và không được tính vào chi phí hợp lý, làm tăng số thuế phải nộp.

2.2. Trường hợp không bắt buộc hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh

Trong nhiều trường hợp, hộ kinh doanh theo phương pháp khoán hoặc kinh doanh quy mô nhỏ vẫn có thể mua bán không cần hóa đơn đầu vào:

• Nhập hàng từ chợ, làng nghề, nơi không xuất hóa đơn.
• Mua hàng số lượng nhỏ, giá trị thấp.
• Hoạt động kinh doanh không nằm trong diện kiểm tra thường xuyên của cơ quan thuế.

Tuy nhiên, bạn vẫn nên yêu cầu hóa đơn đầu vào để tránh rủi ro khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình nguồn gốc hàng hóa.

2.3. Ví dụ minh họa thực tế

• Trường hợp A (nên có hóa đơn): Chị Hà – chủ cửa hàng mỹ phẩm, nhập hàng từ nhà phân phối trị giá 40 triệu. Nếu không có hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh , khi bị kiểm tra, chị H không thể chứng minh nguồn gốc hàng, rất dễ bị phạt và không được tính chi phí hợp lệ.
• Trường hợp B (không bắt buộc): Anh Tuấn – bán bún bò vỉa hè, tự đi chợ mỗi ngày mua nguyên liệu. Trường hợp này không bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào vì quy mô nhỏ và hoạt động theo hình thức khoán thuế.

3. Hộ kinh doanh có được khấu trừ thuế GTGT không?

Câu trả lời là: phụ thuộc vào phương pháp tính thuế mà hộ kinh doanh áp dụng.

Trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT

• Hầu hết hộ kinh doanh hiện nay áp dụng phương pháp tính thuế theo tỷ lệ doanh thu (hay còn gọi là thuế khoán).
• Trong phương pháp này, số thuế phải nộp được cơ quan thuế ấn định sẵn, dựa trên ngành nghề và doanh thu dự kiến.
• Không cần kê khai chi phí, và cũng không được khấu trừ thuế GTGT từ hóa đơn đầu vào.

Vì vậy, nếu bạn là hộ kinh doanh khoán, dù có hóa đơn đầu vào ghi rõ thuế GTGT, bạn cũng không được khấu trừ.

Trường hợp được khấu trừ thuế GTGT

• Một số hộ kinh doanh tự nguyện đăng ký áp dụng phương pháp kê khai, giống như doanh nghiệp.
• Lúc này, bạn phải:
  • Mở sổ sách kế toán
  • Kê khai hóa đơn đầu vào, đầu ra hàng tháng
  • Tự tính thuế và nộp báo cáo cho cơ quan thuế

Khi đó, nếu có hóa đơn đầu vào hợp lệ ghi rõ thuế GTGT, bạn sẽ được khấu trừ số thuế đó khỏi số thuế GTGT phải nộp.

Xem thêm: Bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót từ 01/6/2025 theo NĐ70

4. Rủi ro khi hộ kinh doanh không có hóa đơn đầu vào

Việc không lấy hoặc không lưu trữ hóa đơn đầu vào có thể khiến hộ kinh doanh gặp nhiều rắc rối, đặc biệt khi bị kiểm tra thuế hoặc cần chứng minh chi phí. Dưới đây là các rủi ro phổ biến:

4.1. Mất quyền ghi nhận chi phí hợp lệ

• Nếu bạn không có hóa đơn đầu vào, các khoản chi như: tiền hàng nhập, chi phí vận chuyển, nguyên vật liệu... sẽ không được công nhận là chi phí hợp lệ.
• Điều này dẫn đến việc thu nhập tính thuế tăng lên, kéo theo số tiền thuế phải nộp cao hơn thực tế.

Ví dụ: Bạn nhập hàng 30 triệu nhưng không có hóa đơn → không được ghi nhận chi phí → lợi nhuận “ảo” tăng → phải đóng thuế nhiều hơn.

4.2. Bị phạt khi bị cơ quan thuế kiểm tra

• Trong các đợt thanh tra, nếu không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa đầu vào, bạn có thể bị xử lý với các lỗi như:
   
  • Kinh doanh hàng hóa không rõ nguồn gốc
  • Trốn thuế (do khai sai chi phí)
  • Không xuất trình được chứng từ kế toán khi có yêu cầu
• Mức phạt có thể dao động từ 1 – 5 triệu đồng, hoặc bị truy thu thuế và lãi phạt nếu xác định có hành vi gian lận.

4.3. Ảnh hưởng đến khả năng vay vốn, mở rộng kinh doanh

• Thiếu chứng từ hợp lệ sẽ khiến bạn khó chứng minh dòng tiền và hiệu quả kinh doanh khi làm việc với ngân hàng hoặc các tổ chức hỗ trợ tài chính.
• Dễ bị đánh giá là “thiếu minh bạch”, không đủ điều kiện tài chính để vay vốn, mở rộng quy mô hoặc đầu tư.

5. Lưu ý khi nhận và lưu trữ hóa đơn đầu vào của hộ kinh doanh

Dù không bắt buộc trong mọi trường hợp, việc chủ động kiểm tra và lưu trữ hóa đơn đầu vào đúng cách sẽ giúp hộ kinh doanh giảm thiểu rủi ro và nâng cao tính minh bạch khi cần đối chiếu với cơ quan thuế.

5.1. Kiểm tra 3 yếu tố: hợp pháp – hợp lệ – hợp lý

Trước khi nhận và lưu trữ bất kỳ hóa đơn đầu vào nào, bạn nên kiểm tra 3 yếu tố sau:

• Hợp pháp: Hóa đơn được phát hành bởi đơn vị có đăng ký kinh doanh, mã số thuế, sử dụng đúng định dạng hóa đơn điện tử theo quy định của cơ quan thuế.
   
• Hợp lệ: Đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác, bao gồm:
  • Tên – mã số thuế – địa chỉ người bán & người mua
  • Tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế GTGT (nếu có)
  • Ngày lập, số hóa đơn, chữ ký số
• Hợp lý: Hàng hóa, dịch vụ được ghi trên hóa đơn phải liên quan đến hoạt động kinh doanh của bạn. Ví dụ: bạn bán tạp hóa thì hóa đơn nhập mỹ phẩm sẽ bị đánh giá là không hợp lý.

5.2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách

• Tải và lưu bản PDF + XML của hóa đơn ngay sau khi nhận.
• Nên đặt tên file rõ ràng theo mẫu: Ten-ncc_ngay-thang_tong-tien_so-HD.pdf
• Lưu hóa đơn trên:
  • Máy tính cá nhân (có sao lưu định kỳ)
  • Google Drive hoặc các công cụ lưu trữ đám mây an toàn
  • Nếu sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử: tạo thư mục riêng cho hóa đơn đầu vào

Thời gian lưu trữ: tối thiểu 10 năm theo quy định tại Luật Kế toán.

5.3. Lưu thêm các chứng từ liên quan

Bên cạnh hóa đơn, bạn nên giữ thêm các giấy tờ đi kèm để dễ chứng minh tính hợp lý khi cần:

• Phiếu giao hàng
• Hợp đồng mua bán (nếu có)
• Phiếu chi / chuyển khoản thanh toán

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Hộ kinh doanh mua hàng không có hóa đơn có sao không?

Không có hóa đơn đầu vào không phải lúc nào cũng sai, nhưng sẽ tiềm ẩn rủi ro nếu bạn không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa. Khi cơ quan thuế kiểm tra, nếu không có hóa đơn:

• Bạn có thể bị loại chi phí đó khỏi sổ sách;
• Bị đánh giá là mua bán hàng không rõ nguồn gốc, dễ dẫn tới truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính.

=> Vì vậy, nên yêu cầu hóa đơn nếu giao dịch có giá trị lớn hoặc mua từ nhà cung cấp cố định.

Có thể dùng hóa đơn mang tên cá nhân làm chi phí đầu vào cho hộ kinh doanh không?

Có thể, nhưng nên hạn chế. Trường hợp hóa đơn đứng tên cá nhân:

• Sẽ khó chứng minh mối liên quan với hoạt động kinh doanh;
• Có thể không được chấp nhận khi kiểm tra thuế, đặc biệt với chi phí lớn.

Nếu bất khả kháng, nên kèm theo các chứng từ bổ sung (phiếu giao hàng, chuyển khoản…) và giải trình hợp lý.

Hộ kinh doanh có bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử không?

Tính đến thời điểm hiện tại, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC:

• Chỉ các hộ kinh doanh có quy mô lớn hoặc thuộc diện kê khai thuế mới bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.
• Các hộ khoán, tiểu thương… không bắt buộc, nhưng có thể tự nguyện đăng ký để minh bạch hơn trong kinh doanh.

Tuy nhiên, xu hướng của ngành thuế là thúc đẩy toàn bộ hộ kinh doanh chuyển sang hóa đơn điện tử, nên bạn nên chủ động tìm hiểu và chuẩn bị từ sớm.

Dù không bắt buộc trong mọi trường hợp, việc chủ động lấy và lưu trữ hóa đơn đầu vào vẫn là lựa chọn thông minh giúp hộ kinh doanh quản lý chi phí minh bạch, kiểm soát dòng tiền hiệu quả và giảm thiểu rủi ro khi làm việc với cơ quan thuế. Đây cũng là bước nền vững chắc nếu bạn muốn mở rộng hoạt động, tiếp cận vốn vay hoặc chuyển đổi lên mô hình doanh nghiệp trong tương lai. Trong bối cảnh ngành thuế đang đẩy mạnh chuyển đổi số, hóa đơn điện tử không còn là đặc quyền của doanh nghiệp lớn mà đang dần trở thành chuẩn mực mới, kể cả với hộ kinh doanh nhỏ lẻ.