Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra được xem là 2 trong những chứng từ kế toán vô cùng quan trọng đối với các đơn vị kinh doanh. Vậy đâu là những điều mà bạn cần lưu ý về các loại hóa đơn này? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.
1. Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào được hiểu như những dạng hóa đơn được sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư hay thanh toán dịch vụ,...trong các doanh nghiệp. Những chứng từ cần thiết thường bao gồm:
- Các hợp đồng mua, bán hàng hóa: Hợp đồng cần bổ sung phụ lục kèm theo việc ghi chép chi tiết các danh mục hàng hóa mua vào
- Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào
- Các loại phiếu thu, biên lai ghi lại số tiền giao dịch đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán
Các nội dung trên hóa đơn đầu vào
Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 219/2013/TT-BTC, nội dung hóa đơn đầu vào hợp lệ phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Thể hiện đúng nghiệp vụ, nội dung kinh tế phát sinh
- Hóa đơn viết không sửa chữa, tẩy xóa
- Sử dụng cùng một loại màu mực không phai để có thể phục vụ việc lưu trữ chứng từ
- Nội dung được thể hiện trên các liên hóa đơn phải có sự thống nhất
Theo đó, nội dung cụ thể ghi trên hóa đơn đầu vào phải đáp ứng đầy đủ các thông tin sau:
- Thông tin người mua hàng, người bán hàng
- STT, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền
- Tổng tiền hàng, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán
- Tiền hàng bằng chữ
- Chữ ký và đóng dấu của người bán hàng
Các tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn
Tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn đầu vào được xem như yêu cầu thứ hai để xác định hóa đơn mà kế toán và những người liên quan nhận được có phải là hóa đơn hợp lệ hay không. Cụ thể, yêu cầu tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn sẽ như sau:
- Hóa đơn cần bao gồm đầy đủ các thông tin: Ngày/ tháng/ năm phát hành hóa đơn, họ tên, tên công ty, địa chỉ, MST, tài khoản thanh toán của người bán và người mua (nếu có)
- Hình thức thanh toán: Tiền mặt hoặc chuyển khoản (nếu chuyển khoản cần ghi rõ số tiền chuyển khoản)
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng hàng hóa, đơn vị tính, đơn giá, số tiền, tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán
- Chữ ký người mua và người bán (Nếu không có chữ ký của giám đốc thì cần phải có giấy ủy quyền, đóng dấu treo góc bên trái cùng với chữ ký của người ủy quyền)
- Dấu của đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ
Thời điểm xuất hóa đơn
Nếu thời điểm xuất hóa đơn không đúng quy định thì hóa đơn đó sẽ được coi như hóa đơn khống, không hợp lệ để kê khai hạch toán thuế GTGT.
Căn cứ vào Nghị định 119/2018/NĐ-CP, thời điểm lập và xuất hóa đơn sẽ được quy định như sau:
- Đối với các hóa đơn bán hàng thì thời điểm lập, xuất hóa đơn cũng chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa của bên bán cho bên mua, không phân biệt việc đã thu được tiền hay chưa.
- Đối với các loại hóa đơn cung cấp dịch vụ, thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử phải là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc phải là thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Đối với các loại hóa đơn thuộc trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hay bàn giao sẽ lập hóa đơn có khối lượng cũng như giá trị hàng hóa, dịch vụ tương ứng với từng lần giao. Khi này, thời điểm lập, xuất hóa đơn điện tự cũng tương ứng với từng lập giao hàng hoặc bàn giao này.
- Đối với các hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thì thời điểm lập xuất hóa đơn điện tử sẽ được xác định theo đúng thời điểm người bán ký số, ký điện tử lên trên hóa đơn.
- Đối với các hóa đơn về hoạt động cung cấp điện, nước sinh hoạt cũng như dịch vụ viễn thông, truyền hình thì thời điểm lập xuất hóa đơn sẽ chậm nhất là không quá 7 ngày, tính từ ngày ghi nhận chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hay ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp các dịch vụ viễn thông, truyền hình.
- Đối với các tổ dịch vụ kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán cũng như chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án, tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập xuất hóa đơn chính là ngày thu tiền.
Các hóa đơn xuất sau thời điểm bên bán sẽ phải chịu phạt theo quy định như sau:
- Phạt cảnh cáo đối với những trường hợp lập xuất hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Những trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ sẽ bị phạt tiền ở mức tối thiểu của khung hình phạt.
- Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định pháp luật.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử của Misa, Viettel, VNPT nhanh chóng, chính xác
2. Những lưu ý cần nhớ về hóa đơn đầu vào
Để đảm bảo tính pháp lý và giúp hóa đơn được chấp nhận, kế toán cần lưu ý một số vấn đề như sau:
2.1 Các loại hóa đơn đầu vào cần có giá trị từ 20 triệu đồng
Đối với các hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng, điều kiện bắt buộc để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng là phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán, cụ thể:
- Hóa đơn thanh toán nhiều lần:
Hóa đơn đầu vào có hiệu lực là hóa đơn mà tất cả các lần thanh toán đều phải được thực hiện qua hình thức chuyển khoản ngân hàng, bao gồm cả lần đặt cọc đầu tiên để có thể làm cơ sở cho giao dịch mua bán.
Khi đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ tiền mua hàng thì cần yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền cọc, đồng thời chuyển tiền cọc qua ngân hàng. Nếu không, khoản tiền cọc đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
- Hóa đơn mua cùng một ngày:
Nếu hóa đơn mua hàng được lập trong cùng một ngày của một đơn vị với tổng số tiền mua là từ 20 triệu đồng nhưng chia nhỏ thành nhiều hóa đơn giá trị gia tăng dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng.
Do đó, khi thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, kế toán nên rà soát các hóa đơn cùng ngày của doanh nghiệp để tránh trường hợp tổng số tiền mua hàng ở mức từ 20 triệu trở lên.
- Chuyển tiền qua ngân hàng:
Khi chuyển tiền qua ngân hàng để thanh toán cho các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên thì kế toán cần phải sử dụng tài khoản ngân hàng mang tên công ty để chuyển sang tài khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp.
Nếu kế toán sử dụng tài khoản không mang tên công ty người muốn hay người mua trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
2.2 Thời điểm thanh toán hóa đơn
Tại thời điểm kê khai, nếu thời hạn thanh toán theo hợp đồng chưa đến và người mua chưa trả tiền thì kế toán vẫn thực hiện kê khai thuế như bình thường. Tuy nhiên, nếu tính đến thời hạn quyết toán, thời hạn thanh toán đã hết mà vẫn chưa thực hiện thanh toán thì khoản này sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
2.3 Đối với các hóa đơn mua vào tài sản cố định
Đối với các hóa đơn đầu vào đã thực hiện việc mua bán tài sản cố định, nếu doanh nghiệp mua các dạng tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống mà có giá trị từ 1,6 tỷ đồng trở lên thì sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng tài sản cố định để phục vụ cho các mục đích vận tải thì sẽ được khấu trừ.
2.4 Đối với hóa đơn đầu vào kê khai từ năm trước và hạch toán sang năm kế tiếp
Đối với các hóa đơn đầu vào đã kê khai nhưng chưa đưa vào hạch toán năm mà chuyển sang kỳ kế toán của năm kế tiếp thì sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng của hóa đơn năm đó.
2.5 Hóa đơn đầu vào của dự án
Trong trường hợp thuế giá trị gia tăng của một số dự án đơn vị đang triển khai, nếu đã đến thời điểm quyết toán nhưng bị hủy bỏ thì đơn vị không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng trên mỗi hóa đơn.
Do đó, doanh nghiệp nên chuyển phần chi phí của những dự án đang tạm dừng sang những dự án đang hoạt động hoặc đã hoàn thành để có thể được hưởng khấu trừ thuế cũng như tránh bị truy thu khoản thuế này.
3. Quản lý hóa đơn đầu vào thế nào cho đúng
Đối với các cửa hàng bán lẻ, hóa đơn đầu vào thông thường sẽ là các hóa đơn nhập, mua hàng hóa. Việc lưu trữ đúng cách sẽ là yếu tố quan trọng giúp chủ kinh doanh có thể tối ưu hoạt động kiểm kê, đối chiếu và đảm bảo khả năng hạch toán và toàn bộ hiệu quả kinh doanh của cửa hàng.
Có rất nhiều cách để một cửa hàng bán lẻ có thể quản lý và lưu trữ hóa đơn đầu vào, tùy vào quy mô và lượng hóa đơn hàng tháng mà chủ kinh doanh có thể lựa chọn cách quản lý phù hợp.
- Quản lý bằng excel
Có rất nhiều kế toán sử dụng cách lưu trữ hóa đơn đầu vào bằng cách nhận hóa đơn bằng email và nhập liệu thủ công lên bảng tính excel để theo dõi và gắn link mã tra cứu đến hòm thư. Sau đó, kế toán có thể nhập file excel lên phần mềm kế toán và thực hiện kiểm tra cũng như đối chiếu với hóa đơn gốc.
- Quản lý và lưu trữ chứng từ giấy
Đối với các hóa đơn đầu vào điện tử, việc lưu trữ qua email gặp khá nhiều rủi ro, đặc biệt là trong nguy cơ mất dữ liệu cũng như khó khăn trong việc kiểm tra. Đó là lý do mà nhiều kế toán sẽ lựa chọn cách in hóa đơn và lưu trữ chứng từ bằng giấy và kẹp cùng với hợp đồng mua hàng. Khi này hóa đơn đầu vào sẽ được lưu trữ cả ở 2 đầu mối là email và giấy tờ.
- Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn
Các phần mềm quản lý hóa đơn được xem là một trong những giải pháp quản lý hóa đơn đầu vào được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Với các phần mềm này, kế toán sẽ nhận email hóa đơn đầu vào qua phần mềm, phần mềm sẽ kiểm tra lỗi và báo sai khi có vấn đề. Các thông tin, số liệu trên hóa đơn sẽ được tự động nhập và hạch toán lên các phần mềm kế toán.
Xem thêm: Top 5 phần mềm hóa đơn điện tử được tìm kiếm nhiều nhất tại Việt Nam
Trên đây là những yếu tố quan trọng mà chủ kinh doanh và kế toán cần nắm vững về hóa đơn đầu vào. Cùng với đó là những lưu ý và cách quản lý hóa đơn để giảm thiểu tối đa rủi ro và quản lý kinh doanh hiệu quả nhất.
