Hóa đơn trực tiếp là gì? Cách sử dụng và quy định mới nhất 2025

Bạn đang kinh doanh nhỏ, bán hàng mỗi ngày nhưng lại bối rối khi được hỏi: “Hóa đơn trực tiếp là gì?” Đừng lo – đây là loại hóa đơn dành riêng cho hộ kinh doanh, tiểu thương hay những ai không kê khai thuế GTGT. Vậy hóa đơn trực tiếp dùng trong trường hợp nào, khác gì với hóa đơn GTGT và có cần dùng phần mềm không? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ mọi thứ chỉ trong vài phút đọc!

1. Hóa đơn trực tiếp là gì? Ai nên sử dụng?

Hóa đơn trực tiếp (còn gọi là hóa đơn bán hàng theo các văn bản pháp luật) là loại hóa đơn được sử dụng khi người bán áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp trên doanh thu, thay vì phương pháp khấu trừ. Loại hóa đơn này không thể hiện thuế suất GTGT và không được khấu trừ thuế đầu vào, phù hợp với các đơn vị không khai thuế GTGT.

Đối tượng sử dụng hóa đơn trực tiếp?

• Hộ kinh doanh cá thể như: quán ăn, tạp hóa, tiệm tóc, quán cafe nhỏ...
• Doanh nghiệp nhỏ không đăng ký hoặc không đủ điều kiện kê khai thuế GTGT
• Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ không thường xuyên

Xem thêm: Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn hộ kinh doanh cần nắm rõ

2. So sánh hóa đơn trực tiếp và hóa đơn GTGT (VAT)

Nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ thường nhầm lẫn giữa hóa đơn trực tiếp và hóa đơn GTGT. Tuy nhiên, hai loại hóa đơn này có sự khác biệt rõ rệt về cách sử dụng, đối tượng áp dụng và giá trị pháp lý về thuế.

Tóm lại: Nếu bạn là hộ kinh doanh nhỏ không khai GTGT thì nên dùng hóa đơn trực tiếp. Còn nếu doanh nghiệp đã kê khai thuế GTGT thì bắt buộc dùng hóa đơn GTGT.

3. Quy định mới nhất về hóa đơn trực tiếp theo pháp luật hiện hành

Từ ngày 01/06/2025, việc sử dụng hóa đơn trực tiếp đã có nhiều điều chỉnh đáng chú ý theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP – sửa đổi, bổ sung cho Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Đây là giai đoạn chuyển đổi quan trọng, đặc biệt với các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ.

3.1. Hộ kinh doanh có phải dùng hóa đơn điện tử không?

Căn cứ khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP), thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ được quy định rõ như sau:

- Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng hóa

Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.

- Thời điểm xuất hóa đơn khi cung cấp dịch vụ

Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).

Lưu ý: Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Tóm lại: Thời điểm lập hóa đơn là lúc chuyển giao hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ; nếu thu tiền trước thì lập khi thu tiền và với trường hợp giao hàng hay bàn giao dịch vụ nhiều lần thì mỗi lần giao đều phải lập hóa đơn; riêng hàng xuất khẩu phải lập chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau khi thông quan.

3.2. Có còn được mua hóa đơn giấy không?

• Không. Từ năm 2022, cơ quan thuế ngừng bán hóa đơn giấy (trừ một số trường hợp rất đặc biệt).
• Nếu bạn vẫn đang sử dụng hóa đơn trực tiếp, bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử có mã do cơ quan thuế cấp hoặc thông qua phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn.

3.3. Thời điểm lập hóa đơn trực tiếp

Theo quy định tại Điều 9, Nghị định 123:

“Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, dịch vụ, không phụ thuộc việc đã thu tiền hay chưa.”

Tức là: Dù khách chưa thanh toán, bạn vẫn cần xuất hóa đơn ngay tại thời điểm giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ.

3.4. Hóa đơn trực tiếp có thể khởi tạo từ phần mềm không?

Có. Dù không phải là hóa đơn GTGT, hóa đơn trực tiếp vẫn có thể lập trên phần mềm nếu:

• Phần mềm đạt chuẩn kết nối dữ liệu với cơ quan thuế (như Sapo Invoice)
• Có tích hợp sẵn chữ ký số HSM, giúp ký điện tử nhanh, không cần token
• Có thể in hoặc gửi hóa đơn cho khách dễ dàng

Việc dùng phần mềm sẽ tránh viết tay sai sót, đồng thời phù hợp với xu hướng chuyển đổi số theo chủ trương của Tổng cục Thuế.

Xem thêm: Sapo Invoice - Giải pháp xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền được cơ quan Thuế công nhận

4. Mẫu hóa đơn trực tiếp và cách sử dụng

4.1. Mẫu hóa đơn trực tiếp hiện nay

Hiện tại, hóa đơn trực tiếp đã chuyển sang hình thức điện tử là chủ yếu. Tuy nhiên, về mặt nội dung, mẫu hóa đơn bán hàng (trực tiếp) vẫn giữ những thông tin cơ bản như sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá
• Thành tiền (không có dòng thuế suất GTGT)
• Tên người mua 
• Hình thức thanh toán (tiền mặt/chuyển khoản)
• Ngày lập hóa đơn
• Thông tin mã cơ quan thuế (nếu là hóa đơn điện tử có mã)

Lưu ý: Hóa đơn trực tiếp không ghi dòng thuế GTGT, không có phần “thuế suất – tiền thuế – tổng thanh toán có thuế”.

4.2. Cách sử dụng hóa đơn trực tiếp đúng quy định

Trường hợp 1: Hộ kinh doanh nhỏ, không bắt buộc dùng máy tính tiền

• Có thể dùng phần mềm hóa đơn điện tử (như Sapo Invoice) để khởi tạo mẫu hóa đơn bán hàng.
• Hoặc mua hóa đơn điện tử có mã từ cơ quan thuế theo từng lần phát sinh.

Trường hợp 2: Hộ kinh doanh bắt buộc dùng máy tính tiền (doanh thu từ 1 tỷ trở lên)

• Phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
• Hóa đơn này cần được lập đúng thời điểm giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

Xem thêm: Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ theo thông tư 78/2021/TT-BTC

5. Hướng dẫn mua hóa đơn trực tiếp từ cơ quan thuế

Với những hộ kinh doanh chưa đủ điều kiện hoặc chưa bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, vẫn có thể mua hóa đơn trực tiếp do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn dễ dàng thực hiện:

5.1. Điều kiện được mua hóa đơn trực tiếp từ cơ quan thuế

Theo quy định, người nộp thuế được mua hóa đơn trực tiếp khi đáp ứng các điều kiện:

• Không thuộc đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
• Có mã số thuế đang hoạt động
• Có nhu cầu xuất hóa đơn bán hàng cho khách, nhưng chưa triển khai phần mềm hóa đơn điện tử

5.2. Hồ sơ cần chuẩn bị

Lần đầu mua hóa đơn bán hàng:

• Đơn đề nghị mua hóa đơn bán hàng (Mẫu số 3.3 theo Thông tư 78)
• Giấy chứng minh nhân dân/Căn cước công dân của chủ hộ (bản sao)
• Giấy đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản sao)
• Hợp đồng mua bán hoặc chứng từ thể hiện hoạt động bán hàng cần lập hóa đơn

Từ lần thứ 2 trở đi:

• Đơn đề nghị mua hóa đơn (có thể dùng bản rút gọn)
• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trước đó (nếu có)
• Các hóa đơn chưa sử dụng hoặc đã hủy (nếu có)

5.3. Quy trình mua hóa đơn trực tiếp

1. Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn trên
2. Nộp tại Chi cục Thuế nơi đăng ký kinh doanh
3. Chờ xét duyệt (thường 1–3 ngày làm việc)
4. Đến nhận hóa đơn, thanh toán lệ phí và nhận hướng dẫn sử dụng

Lưu ý: Nếu bạn chỉ phát sinh hóa đơn một vài lần trong năm, cơ quan thuế sẽ cấp theo từng lần phát sinh, không cấp số lượng lớn.

5.4. Có thể thay thế bằng phần mềm không?

Hoàn toàn có thể. Thay vì phải đến cơ quan thuế mỗi lần phát sinh, bạn có thể sử dụng phần mềm như Sapo Invoice, đã được tích hợp đầy đủ mẫu hóa đơn bán hàng – giúp lập, ký số và gửi hóa đơn cho khách hàng chỉ trong vài phút. Giải pháp này tiết kiệm thời gian, chi phí và phù hợp với quy định mới nhất.

6. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn trực tiếp (FAQ)

1. Hóa đơn trực tiếp có cần kê khai thuế không?

Có. Dù không kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, người sử dụng hóa đơn trực tiếp vẫn phải kê khai thuế khoán hoặc thuế theo tỷ lệ trên doanh thu tùy từng ngành nghề. Việc xuất hóa đơn giúp minh bạch doanh thu và là căn cứ để cơ quan thuế xác định mức thuế.

2. Sử dụng hóa đơn trực tiếp có được khấu trừ thuế không?

Không. Hóa đơn trực tiếp không ghi thuế suất GTGT, nên người mua sẽ không được khấu trừ thuế đầu vào. Đây là một trong những khác biệt lớn so với hóa đơn GTGT.

3. Hóa đơn trực tiếp trên 20 triệu đồng có bắt buộc chuyển khoản không?

Câu trả lời phụ thuộc vào mục đích sử dụng hóa đơn và vai trò của bên mua. Nếu hóa đơn chỉ để theo dõi nội bộ, không phục vụ hạch toán chi phí thuế thì không bắt buộc chuyển khoản. Nhưng nếu bên mua là doanh nghiệp muốn đưa chi phí vào hồ sơ quyết toán thuế, thì cần chú ý các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Thanh toán hoàn toàn bằng tiền mặt

• Người bán xuất hóa đơn trực tiếp (trên 20 triệu đồng) và nhận đủ tiền mặt.
• Người mua là doanh nghiệp, sử dụng hóa đơn này để kê khai chi phí và thuế.

Kết quả: Không được khấu trừ thuế GTGT (nếu hóa đơn là GTGT) và chi phí không được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế TNDN.
Người bán có thể bị xử phạt nếu cố tình lập hóa đơn không đúng quy định về thanh toán.

Trường hợp 2: Chuyển khoản qua tài khoản cá nhân

Người mua thanh toán qua tài khoản cá nhân của người bán, không phải tài khoản công ty.

Về phía người bán, việc xuất hóa đơn là hợp lệ nếu là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
Nhưng người mua (doanh nghiệp) vẫn không được khấu trừ thuế GTGT và không được tính chi phí hợp lý, do không chuyển khoản qua tài khoản đúng tên tổ chức bán hàng.

Trường hợp 3: Thanh toán một phần chuyển khoản, một phần tiền mặt

Ví dụ: Hóa đơn trị giá 40 triệu đồng, người mua chuyển khoản 20 triệu, còn lại trả tiền mặt.

Người mua chỉ được khấu trừ thuế và tính chi phí hợp lý với phần đã chuyển khoản (20 triệu).
Phần còn lại không được khấu trừ và không được tính vào chi phí.

Trường hợp 4: Hóa đơn GTGT, thanh toán nửa tiền mặt

Mặc dù câu hỏi xoay quanh hóa đơn trực tiếp, nhưng nếu bên mua hiểu nhầm và áp dụng như hóa đơn GTGT, thì vẫn áp dụng tương tự như trên:

• Chuyển khoản: được khấu trừ thuế GTGT, được tính chi phí
• Tiền mặt: không được khấu trừ, không được tính chi phí hợp lý

Tóm lại:

• Nếu bạn chỉ cần ghi nhận doanh thu đơn thuần, không có GTGT và không liên quan đến khấu trừ thuế → không bắt buộc phải chuyển khoản, kể cả hóa đơn trên 20 triệu.
• Nhưng nếu bên mua là doanh nghiệp muốn hạch toán chi phí hợp lệ, hóa đơn trên 20 triệu cần thanh toán qua chuyển khoản để được khấu trừ thuế và tính chi phí hợp lý.

4. Có bắt buộc phát hành hóa đơn điện tử nếu dùng hóa đơn trực tiếp không?

Tùy trường hợp:

• Nếu bạn thuộc ngành nghề hoặc doanh thu bắt buộc phải dùng máy tính tiền, thì bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (kể cả là hóa đơn bán hàng).
• Nếu không thuộc diện bắt buộc, bạn có thể tiếp tục dùng hóa đơn điện tử loại “bán hàng” thông qua nhà cung cấp như Sapo, hoặc xin cấp từng lần tại cơ quan thuế.

Xem thêm: Thủ tục mua hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC

5. Hóa đơn trực tiếp lập sai có điều chỉnh được không?

Có. Trường hợp hóa đơn đã lập sai (ví dụ sai tên hàng, đơn giá…), người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, tùy mức độ sai sót. Tuy nhiên, cần thực hiện theo đúng hướng dẫn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Hóa đơn trực tiếp là loại hóa đơn quen thuộc với hộ kinh doanh, tiểu thương và những người không kê khai thuế GTGT. Tuy không phức tạp như hóa đơn GTGT, nhưng nếu không nắm rõ quy định mới – đặc biệt từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP – bạn vẫn có thể gặp rủi ro khi sử dụng sai cách, kê khai sai, hoặc không được tính chi phí hợp lệ.

Thay vì phải tự lập tay, ghi chép thủ công dễ sai sót, bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử như Sapo Invoice để lập hóa đơn bán hàng nhanh chóng, chính xác, đúng mẫu và kết nối sẵn với cơ quan thuế. Chỉ cần một chiếc điện thoại hoặc máy tính, bạn đã có thể xuất hóa đơn hợp lệ, lưu trữ an toàn và yên tâm kinh doanh.

Đăng ký Sapo Invoice ngay hôm nay để đơn giản hóa việc xuất hóa đơn – dù bạn là hộ kinh doanh nhỏ hay đang mở rộng mô hình bán hàng!