Hóa đơn điện tử là một trong những chứng từ đặc biệt quan trọng đối với hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, đối với nhiều doanh nghiệp, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử còn gặp khá nhiều vấn đề bối rối khi chưa rõ về mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp cũng như các mẫu hóa đơn điện tử chuẩn. Trong bài viết này, Sapo.vn sẽ giúp bạn hiểu rõ vấn đề này một cách chi tiết nhất.
1. Mẫu hóa đơn điện tử là gì? Dùng khi nào?
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, mẫu hóa đơn điện tử trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ mẫu hóa đơn điện tử là gì và khi nào cần sử dụng.
Mẫu hóa đơn điện tử là khuôn mẫu cố định chứa đầy đủ các tiêu chí, định danh và thông tin cần thiết theo quy định pháp luật, dùng để tạo lập hóa đơn trên hệ thống phần mềm. Mỗi mẫu hóa đơn sẽ có mẫu số, ký hiệu, định dạng và bố cục riêng biệt phù hợp với từng loại hình kinh doanh.
Vậy khi nào cần sử dụng mẫu hóa đơn điện tử? Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần sử dụng mẫu hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:
- Khi phát hành hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng cho khách mua sản phẩm, dịch vụ.
- Khi chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Khi có nhu cầu thể hiện thương hiệu riêng như logo, màu sắc trên hóa đơn.
- Khi áp dụng các quy định mới như hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/06/2025).
Việc hiểu đúng và lựa chọn mẫu hóa đơn phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính pháp lý, mà còn góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu và tối ưu quy trình quản lý bán hàng.
2. Quy định về mẫu hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78
Trước khi sử dụng mẫu hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp, người dùng cần nắm rõ các quy định pháp lý liên quan nhằm đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp khi phát hành và lưu hành hóa đơn.
2.1. Không cần thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử
Khác với trước đây, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp không cần thông báo phát hành mẫu hóa đơn điện tử tới Cơ quan Thuế. Thay vào đó, việc quản lý hóa đơn được thực hiện thông qua hình thức kết nối dữ liệu điện tử với Tổng cục Thuế. Điều này giúp đơn giản hóa thủ tục, rút ngắn thời gian và giảm áp lực hành chính cho doanh nghiệp.
2.2. Nội dung bắt buộc trên mẫu hóa đơn điện tử
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các nội dung cơ bản bắt buộc phải có trên mẫu hóa đơn điện tử gồm:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mẫu số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán và người mua (nếu có).
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có).
- Tổng tiền thanh toán.
- Chữ ký điện tử của người bán (và người mua nếu có).
- Mã của cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã).
- Thời điểm lập hóa đơn.
Lưu ý: Trong một số trường hợp đặc thù, hóa đơn có thể không cần đủ toàn bộ các tiêu thức trên (theo Khoản 14 Điều 10 của Nghị định 123).
2.3. Ký hiệu và mẫu số hóa đơn
Mỗi mẫu hóa đơn đều có mẫu số và ký hiệu hóa đơn để phân biệt. Theo Thông tư 78:
- Mẫu số phản ánh loại hóa đơn (1: GTGT, 2: bán hàng, 3–6: đặc thù).
- Ký hiệu hóa đơn gồm 6 ký tự: trong đó có ký tự thể hiện loại hóa đơn có mã (C) hoặc không có mã (K), năm phát hành và mã phân loại hóa đơn.
Ví dụ: C22TYY là ký hiệu của hóa đơn điện tử có mã, lập năm 2022, loại hóa đơn GTGT, do người bán tự định danh là YY.
Việc tuân thủ đúng quy định về mẫu số, ký hiệu và nội dung hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý khi bị kiểm tra, đối chiếu hoặc kê khai thuế
Xem thêm: Những điểm cần lưu ý trong Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử
3. 7 mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ theo thông tư 78
Tổng hợp 7 mẫu hóa đơn/ biên lai điện tử được ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.
| STT | Tên hóa đơn/biên lai điện tử |
| 1 | Mẫu hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia |
| 2 | Mẫu hóa đơn bán tài sản công |
| 3 | Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù) |
| 4 | Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ) |
| 5 | Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử |
| 6 | Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng do cục Thuế phát hành |
| 7 | Mẫu hóa đơn bán hàng do cục Thuế phát hành |
3.1 Mẫu hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
Dành riêng cho các cơ quan, đơn vị Nhà nước khi thực hiện giao dịch tài sản công hoặc bán hàng thuộc nguồn dự trữ.
3.2 Hóa đơn bán tài sản công
3.3 Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù)
Dành cho doanh nghiệp kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Đây là loại hóa đơn được sử dụng phổ biến nhất hiện nay trong hoạt động thương mại, dịch vụ.
Đặc điểm:
- Có dòng thuế suất và tiền thuế GTGT.
- Phù hợp với hầu hết các loại hình doanh nghiệp.
3.4 Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ)
Áp dụng cho các đơn vị có giao dịch quốc tế hoặc xuất khẩu, cho phép hiển thị đơn giá và tổng tiền bằng ngoại tệ.
3.5 Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử
3.6 Hóa đơn giá trị gia tăng do Cục Thuế phát hành
3.7 Hóa đơn bán hàng do Cục Thuế phát hành
4. Hướng dẫn lựa chọn mẫu hoá đơn điện tử phù hợp
Việc lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật, mà còn góp phần thể hiện tính chuyên nghiệp trong giao dịch với khách hàng và đối tác. Dưới đây là một số tiêu chí để chọn mẫu hóa đơn phù hợp:
4.1. Dựa trên loại hình kinh doanh
- Doanh nghiệp thương mại: Nên chọn mẫu hóa đơn GTGT tiêu chuẩn, bố cục đơn giản, dễ theo dõi các thông tin đơn giá, thành tiền, thuế suất.
- Doanh nghiệp dịch vụ: Mẫu hóa đơn nên có phần mô tả chi tiết dịch vụ, thời gian cung cấp, điều kiện thanh toán.
- Doanh nghiệp sản xuất: Cần mẫu hóa đơn có khả năng hiển thị nhiều dòng sản phẩm, định mức nguyên vật liệu, mã sản phẩm.
4.2. Dựa trên kênh bán hàng và quy mô
- Bán lẻ tại cửa hàng: Ưu tiên mẫu hóa đơn rút gọn, in nhanh từ máy tính tiền, kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
- Kinh doanh đa kênh: Nên sử dụng mẫu hóa đơn có thể tích hợp với phần mềm bán hàng và kế toán để dễ dàng đối soát.
- Hộ kinh doanh cá thể: Có thể lựa chọn mẫu hóa đơn bán hàng không có mã, phù hợp với quy mô nhỏ và nhu cầu phát hành thấp.
4.3. Dựa trên yêu cầu của khách hàng và đối tác
- Nếu đối tác yêu cầu hóa đơn thể hiện mã PO, hợp đồng, mã hàng hóa nội bộ, cần thiết kế mẫu riêng.
- Một số khách hàng lớn (chuỗi bán lẻ, nhà cung cấp dịch vụ tài chính…) yêu cầu hóa đơn có định dạng XML riêng, cần đảm bảo phần mềm hỗ trợ.
4.4. Dựa trên thẩm mỹ và nhận diện thương hiệu
- Thiết kế logo, màu sắc doanh nghiệp: Giúp tăng độ nhận diện và thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
- Bố cục rõ ràng, dễ đọc: Tránh gây nhầm lẫn khi đối chiếu, kiểm kê và quyết toán thuế.
4.5. Dựa trên khả năng chỉnh sửa, cập nhật theo nghiệp vụ
- Ưu tiên mẫu hóa đơn có thể dễ dàng điều chỉnh nội dung, phát hành bản thay thế hoặc hủy hóa đơn khi cần thiết.
- Hỗ trợ đa dạng loại hóa đơn (GTGT, bán hàng, phiếu xuất kho...) và đảm bảo tuân thủ định dạng chuẩn theo Nghị định 123 và Thông tư 78.
5. Một số lưu ý khi thiết kế và sử dụng mẫu hoá đơn điện tử
Dù được phép tự thiết kế và tùy chỉnh mẫu hóa đơn, doanh nghiệp vẫn cần đảm bảo các yếu tố pháp lý, kỹ thuật và nghiệp vụ theo quy định. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:
5.1. Tuân thủ định dạng và nội dung bắt buộc
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, mẫu hóa đơn điện tử phải đảm bảo có đầy đủ các thông tin như:
- Tên, mã số thuế, địa chỉ người bán và người mua (nếu có)
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
- Tổng tiền thanh toán, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có)
- Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn
- Ngày lập hóa đơn và chữ ký điện tử hợp lệ
5.2. Không cần thông báo phát hành mẫu hóa đơn
Kể từ khi Thông tư 78 có hiệu lực, doanh nghiệp không cần thông báo phát hành mẫu hóa đơn với cơ quan Thuế như trước đây. Tuy nhiên, mẫu hóa đơn phải được quản lý chặt chẽ và truyền dữ liệu chính xác tới cơ quan Thuế theo chuẩn định dạng XML.
5.3. Nên gắn nhận diện thương hiệu trên mẫu hóa đơn
Mẫu hóa đơn cũng là “bộ mặt doanh nghiệp”. Doanh nghiệp nên:
- Gắn logo, chọn màu sắc phù hợp bộ nhận diện thương hiệu
- Thiết kế hóa đơn dễ đọc, trình bày chuyên nghiệp, không quá rườm rà
5.4. Kiểm tra định kỳ và lưu trữ đúng quy định
- Kiểm tra mẫu hóa đơn định kỳ để đảm bảo không phát sinh lỗi kỹ thuật, sai thông tin hoặc lệch cấu trúc XML.
- Dữ liệu hóa đơn cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo đúng yêu cầu của Luật Kế toán và Luật Quản lý thuế.
5.5. Đối chiếu định kỳ với phần mềm kế toán và bán hàng
Để tránh sai lệch giữa hóa đơn và báo cáo tài chính, nên đối chiếu dữ liệu giữa hệ thống hóa đơn điện tử với hệ thống kế toán, POS định kỳ theo tháng hoặc quý.
6. Các câu hỏi thường gặp về mẫu hoá đơn điện tử
6.1. Mẫu hóa đơn điện tử là gì?
Mẫu hóa đơn điện tử là khuôn mẫu định sẵn về bố cục, nội dung và định dạng mà doanh nghiệp sử dụng để lập hóa đơn điện tử. Mỗi mẫu hóa đơn sẽ có mã số, ký hiệu và nội dung phù hợp theo loại hóa đơn và ngành nghề hoạt động.
6.2. Doanh nghiệp có được tự thiết kế mẫu hóa đơn không?
Có. Doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu hóa đơn điện tử (logo, màu sắc, bố cục,…) nhưng phải đảm bảo tuân thủ nội dung bắt buộc theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
6.3. Mẫu hóa đơn có phải đăng ký với Cơ quan Thuế không?
Không. Theo quy định mới, doanh nghiệp không cần nộp mẫu hóa đơn khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, phải đảm bảo truyền dữ liệu đúng chuẩn và quản lý mẫu hóa đơn nội bộ.
6.4. Có mấy loại mẫu hóa đơn điện tử?
Hiện nay, có 6 loại hóa đơn điện tử theo quy định:
- Hóa đơn GTGT
- Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn bán tài sản công
- Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
Ngoài ra còn có các mẫu đặc thù theo ngành nghề như điện lực, nước, viễn thông, ngân hàng, bảo hiểm…
6.5. Có thể dùng một mẫu hóa đơn cho nhiều chi nhánh không?
Được, nếu hệ thống phần mềm của doanh nghiệp cho phép quản lý hóa đơn đa chi nhánh và các chi nhánh cùng sử dụng một mẫu hóa đơn đã được thiết lập chung.
6.6. Có được thay đổi mẫu hóa đơn khi đang sử dụng không?
Có. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể thay đổi mẫu hóa đơn đang sử dụng để phù hợp hơn với nhu cầu, thương hiệu hoặc quy định mới. Tuy nhiên, nên tránh thay đổi thường xuyên gây khó khăn trong việc quản lý và đối chiếu dữ liệu.
Việc lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Đặc biệt, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các yêu cầu về nội dung, định dạng và loại hóa đơn đã được quy định rõ ràng, đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật kịp thời để tránh rủi ro về thuế và hành chính.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hóa đơn điện tử toàn diện, dễ sử dụng và luôn cập nhật theo các quy định mới nhất, Sapo Invoice chính là lựa chọn lý tưởng.
Sapo Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử có cung cấp các mẫu hóa đơn điện tử đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý của Cơ quan Thuế, bạn có thể sử dụng hoàn toàn miễn phí kho mẫu sẵn trên Sapo Invoice. Ngoài ra, giải pháp hóa đơn điện tử Sapo Invoice cũng cung cấp dịch vụ thiết kế mẫu hóa đơn theo nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp, vừa đáp ứng được các quy định của cơ quan Thuế, vừa tạo ra đặc thù riêng biệt cho thương hiệu của doanh nghiệp.
