Việc mua hóa đơn điện tử không chỉ là thủ tục pháp lý, mà còn là bước quan trọng để hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ vận hành bài bản, tránh rủi ro khi bị cơ quan thuế kiểm tra. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết nên mua ở đâu, chọn gói nào cho phù hợp hay cần chuẩn bị những gì để sử dụng hóa đơn đúng quy định. Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn toàn diện cách mua hóa đơn điện tử: từ tiêu chí chọn nhà cung cấp, quy trình đăng ký, mẫu biểu cần có cho đến bảng so sánh các đơn vị uy tín.
1. Khi nào cần mua hóa đơn điện tử?
Từ ngày 01/06/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nhiều nhóm hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử – đặc biệt là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền. Đây không còn là lựa chọn tự nguyện, mà là yêu cầu bắt buộc theo quy định mới nhất của pháp luật.
Ngoài ra, các trường hợp sau cũng cần nhanh chóng tìm hiểu và mua hóa đơn điện tử:
- Doanh nghiệp mới thành lập cần triển khai hóa đơn điện tử ngay từ giao dịch đầu tiên.
- Cơ sở kinh doanh đang dùng hóa đơn giấy, muốn chuyển đổi để giảm chi phí và tăng hiệu quả quản lý.
- Đơn vị đang dùng phần mềm bán hàng, cần tích hợp thêm hóa đơn để đồng bộ quy trình và tuân thủ luật.
Việc mua hóa đơn điện tử không chỉ là để “có giấy tờ” cho đủ thủ tục, mà là giải pháp giúp bạn hợp pháp hóa mọi giao dịch, tránh rủi ro về thuế và kiểm tra từ cơ quan chức năng.
Xem thêm: Cập nhật mới nhất về hóa đơn hộ kinh doanh từ 01/06/2025
2. Quy trình mua hóa đơn điện tử đúng quy định
Dù bạn là hộ kinh doanh nhỏ hay doanh nghiệp mới thành lập, việc mua và sử dụng hóa đơn điện tử cần tuân thủ đúng quy trình theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP để đảm bảo tính hợp pháp và tránh bị xử phạt hành chính.
Dưới đây là quy trình từng bước để bạn dễ hình dung và thực hiện:
Bước 1 – Chuẩn bị thông tin & hồ sơ đăng ký
Trước khi tiến hành đăng ký và mua hóa đơn điện tử, bạn cần chuẩn bị:
- Mã số thuế đã được kích hoạt
- Thông tin doanh nghiệp/hộ kinh doanh: tên, địa chỉ, số điện thoại
- Chữ ký số
- Phần mềm hóa đơn điện tử được kết nối với hệ thống của Tổng cục Thuế
Bước 2 – Lập tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Bạn cần gửi tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT theo mẫu đính kèm Nghị định 123:
- Có thể khai trực tiếp trên Cổng thông tin Tổng cục Thuế
- Hoặc nhờ nhà cung cấp hóa đơn điện tử hỗ trợ khai và gửi
Sau khi gửi, bạn sẽ nhận được:
- Thông báo tiếp nhận hồ sơ từ cơ quan thuế qua email đã đăng ký
- Phản hồi chính thức (chấp nhận/không chấp nhận) trong vòng 1 ngày làm việc
Bước 3 – Ký hợp đồng mua hóa đơn điện tử với nhà cung cấp
Tùy vào nhu cầu sử dụng, bạn sẽ chọn gói hóa đơn phù hợp:
- Gói trả theo số lượng hóa đơn
- Gói combo hóa đơn + phần mềm bán hàng
- Gói tích hợp chữ ký số HSM, tiết kiệm chi phí khởi tạo ban đầu
Bước 4 – Cài đặt và phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi hoàn tất hợp đồng, nhà cung cấp sẽ:
- Hỗ trợ bạn cài đặt phần mềm hóa đơn
- Kết nối với chữ ký số
- Hướng dẫn bạn tạo mẫu hóa đơn và gửi thông báo phát hành lên cơ quan thuế
Từ lúc này, bạn có thể:
- Tạo – ký – gửi hóa đơn cho khách hàng
- Tra cứu, tải và in hóa đơn từ phần mềm hoặc thiết bị bán hàng
Mọi quy trình trên sẽ đơn giản hơn rất nhiều nếu bạn sử dụng các giải pháp hóa đơn trọn gói, được thiết kế riêng cho hộ kinh doanh. Không cần nhiều thao tác, không cần hiểu chuyên sâu về kỹ thuật – chỉ cần làm theo hướng dẫn là đủ.
3. Những tiêu chí chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín
Chọn đúng nhà cung cấp hóa đơn điện tử không chỉ giúp bạn tuân thủ quy định pháp luật, mà còn mang lại sự tiện lợi, tiết kiệm và hiệu quả vận hành lâu dài. Dưới đây là 6 tiêu chí quan trọng mà bạn nên ưu tiên khi lựa chọn:
1. Được Tổng cục Thuế cấp phép và kết nối hệ thống
Đây là tiêu chí đầu tiên và quan trọng nhất. Nhà cung cấp phải nằm trong danh sách được Tổng cục Thuế công bố chính thức, đồng thời có khả năng kết nối trực tiếp với hệ thống Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Nếu sử dụng nhà cung cấp không đủ điều kiện, hóa đơn phát hành có thể không được chấp nhận khi quyết toán thuế – gây thiệt hại lớn cho người bán.
Ví dụ: Sapo Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế công nhận, tích hợp sẵn hệ thống truyền nhận dữ liệu đúng chuẩn.
Xem thêm: Sapo Invoice - Giải pháp xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền được cơ quan Thuế công nhận
2. Giao diện phần mềm thân thiện, dễ thao tác
Rất nhiều hộ kinh doanh nhỏ và tiểu thương không có nhân sự kế toán chuyên nghiệp. Do đó, phần mềm hóa đơn điện tử cần phải:
- Có giao diện tiếng Việt trực quan, dễ hiểu
- Thao tác đơn giản: chỉ cần vài bước để tạo – ký số – gửi hóa đơn
- Có phiên bản di động hoặc cài đặt trực tiếp trên máy bán hàng
Một số giải pháp như Sapo Invoice được thiết kế tối ưu cho cả máy tính tiền, điện thoại di động và máy tính, phù hợp với các mô hình kinh doanh nhỏ lẻ.
3. Tích hợp sẵn chữ ký số và phần mềm bán hàng
Việc tách rời phần mềm hóa đơn – phần mềm bán hàng – chữ ký số khiến nhiều hộ kinh doanh gặp lỗi khi đồng bộ, sai lệch dữ liệu và thao tác rườm rà.
Giải pháp tối ưu là chọn combo trọn gói, bao gồm:
- Phần mềm bán hàng
- Hóa đơn điện tử
- Chữ ký số HSM (không cần USB token)
Sapo Invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được thiết kế tối ưu cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ, cho phép bạn tạo – ký – gửi hóa đơn chỉ trong vài thao tác. Đặc biệt, phần mềm tích hợp mượt mà với hệ sinh thái Sapo: từ POS đến quản lý kho, bán hàng online.
4. Chính sách giá rõ ràng, linh hoạt theo nhu cầu
Không phải ai cũng cần phát hành hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng. Đặc biệt với hộ kinh doanh nhỏ, việc mua gói lớn gây lãng phí là điều nên tránh.
Bạn nên chọn nhà cung cấp:
- Có chính sách bán hóa đơn theo nhu cầu thực tế
- Cung cấp combo ưu đãi khi mua kèm phần mềm bán hàng
- Không phát sinh chi phí ẩn trong quá trình sử dụng
5. Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và có chuyên môn
Việc xử lý hóa đơn liên quan đến pháp lý, chữ ký số, lỗi truyền nhận… nên không thể chờ đợi lâu hoặc xử lý thiếu chuyên nghiệp.
Hãy kiểm tra xem nhà cung cấp có:
- Hỗ trợ 24/7 qua nhiều kênh (hotline, Zalo, ticket, livechat…)
- Có đội ngũ kỹ thuật viên am hiểu nghiệp vụ thuế
- Hướng dẫn sử dụng chi tiết, dễ làm theo, có video demo, tài liệu minh họa
6. Đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn điện tử
Cuối cùng, phần mềm phải đảm bảo:
- Tạo – ký số – gửi hóa đơn đúng chuẩn
- Quản lý danh sách hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, định dạng chuẩn XML
- Hỗ trợ thay thế, điều chỉnh, hủy hóa đơn khi sai sót
- Lưu trữ hóa đơn đúng quy định trong 10 năm
- Báo cáo thống kê hóa đơn, đồng bộ dữ liệu với phần mềm kế toán nếu cần
Những tiêu chí trên sẽ giúp bạn không chỉ “mua hóa đơn cho đủ quy định”, mà còn đảm bảo sử dụng dễ dàng, quản lý hiệu quả và tiết kiệm thời gian mỗi ngày.
4. So sánh top nhà cung cấp hóa đơn điện tử phổ biến
Nếu bạn đang phân vân chưa biết nên mua hóa đơn điện tử ở đâu, hãy tham khảo bảng so sánh dưới đây. Mỗi nhà cung cấp sẽ có thế mạnh riêng, tùy theo mô hình kinh doanh và nhu cầu sử dụng mà bạn có thể lựa chọn giải pháp phù hợp nhất:
Nhà cung cấp | Ưu điểm nổi bật | Gói cơ bản | Tích hợp phần mềm bán hàng | Phù hợp với |
Sapo Invoice | - Có đầy đủ phần mềm bán hàng, hóa đơn + chữ ký số sẵn trên hệ thống chuẩn điều kiện cửa Cơ quan Thuế - Hỗ trợ tận nơi, dễ dùng trên điện thoại | Có gói combo bao gồm cả PMBH, Hoá đơn điện tử, Chữ ký số chỉ từ 599k / 500 hoá đơn | ✔ Có (Sapo Basic hoặc Omni) | Hộ kinh doanh nhỏ, tiệm nail, quán ăn, shop thời trang |
MISA meInvoice | - Giao diện thân thiện - Phổ biến trong khối SME - Có mẫu hóa đơn đẹp | Từ 450k/ 300 hoá đơn | ✖ Tách riêng phần mềm bán hàng | Doanh nghiệp nhỏ, có bộ phận kế toán |
VNPT Invoice | - Hệ thống ổn định - Bảo mật cao - Triển khai đồng bộ trên nhiều tỉnh | Theo báo giá tùy đơn vị (Chỉ bán số lượng rất lớn) | ✖ Tách riêng | Doanh nghiệp nhà nước, tổ chức lớn |
Viettel S-Invoice | - Chữ ký số HSM mạnh - Hạ tầng truyền nhận tốt - Hệ sinh thái chữ ký số - hóa đơn đồng bộ | Từ 429k/ 300 hoá đơn | ✖ Tách riêng | Doanh nghiệp cần độ bảo mật cao |
EasyInvoice | - Giao diện đơn giản - Có hỗ trợ kỹ thuật qua Zalo, điện thoại | 1.000.000 đ / 300 hoá đơn | ✖ Không có | Cá nhân kinh doanh, công ty nhỏ muốn triển khai nhanh |
Tùy vào mô hình kinh doanh, bạn có thể lựa chọn giải pháp phù hợp. Tuy nhiên, nếu bạn là hộ kinh doanh, chủ shop nhỏ, quầy bán lẻ hoặc doanh nghiệp mới đang cần một phần mềm đơn giản, dễ dùng và đúng chuẩn, thì Sapo Invoice là lựa chọn rất đáng cân nhắc.
Sapo Invoice không chỉ đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý mà còn:
Tích hợp sẵn với phần mềm bán hàng Sapo – thao tác mượt, không cần chuyển đổi qua lại
Hỗ trợ chữ ký số HSM, không cần thiết bị rườm rà
Giao diện thân thiện, dễ dùng trên cả điện thoại và máy bán hàng
Có đội ngũ tư vấn, kỹ thuật đồng hành từ A–Z
Không mất thời gian tìm hiểu quá nhiều phần mềm rời rạc – chỉ cần Sapo Invoice là đủ để bạn vận hành đúng luật, nhanh gọn và hiệu quả.
5. Mẫu biểu cần có khi mua và sử dụng hóa đơn điện tử
Dù bạn tự làm thủ tục hay được nhà cung cấp hỗ trợ, việc nắm rõ các loại mẫu biểu quan trọng liên quan đến hóa đơn điện tử là rất cần thiết. Những mẫu này giúp bạn đăng ký, phát hành và sử dụng hóa đơn đúng quy định, tránh sai sót hoặc bị trả hồ sơ từ cơ quan thuế.
Dưới đây là 3 loại biểu mẫu cơ bản nhất:
1. Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử – Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT
- Đây là mẫu bắt buộc theo Phụ lục IA – Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Bạn dùng mẫu này để thông báo với cơ quan thuế về việc bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử
- Có thể kê khai và gửi trực tiếp trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế hoặc nhờ đơn vị cung cấp hóa đơn hỗ trợ
2. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử – Mẫu 01/TB-ĐKĐT
- Dùng để khai báo thông tin về mẫu số, ký hiệu, ngày bắt đầu sử dụng, định dạng hóa đơn
- Cần gửi trước khi phát hành hóa đơn cho khách hàng
- Trong nhiều phần mềm như Sapo Invoice, mẫu này sẽ được tự động khởi tạo theo form chuẩn – bạn chỉ cần kiểm tra lại và gửi đi
3. Hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
- Là bản cam kết giữa bạn và nhà cung cấp về quyền lợi – trách nhiệm trong quá trình sử dụng hóa đơn
- Ghi rõ thông tin về phí sử dụng, số lượng hóa đơn, thời gian hiệu lực
- Một số nhà cung cấp có thể hỗ trợ ký số trực tuyến (HSM) để tiết kiệm thời gian, không cần ký tay
Lưu ý: Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, bạn cần lưu trữ toàn bộ hồ sơ, hợp đồng và các văn bản liên quan ít nhất 10 năm theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
6. Mua hóa đơn điện tử ở đâu uy tín?
Sapo là đơn vị được Cơ quan Thuế công nhận là Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, đồng thời là tổ chức nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế. Chủ kinh doanh hoàn toàn có thể yên tâm thì mua giải pháp hóa đơn điện tử Sapo Invoice
Sapo Invoice là giải pháp đăng ký, phát hành và xử lý hóa đơn bằng phương tiện điện tử, có giá trị pháp lý đầy đủ. Một số ưu điểm nổi bật của hóa đơn điện tử Sapo invoice:
- Cung cấp đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo quy định của Cơ quan Thuế: đăng ký, phát hành, thông báo sai sót, hủy, thay thế, điều chỉnh hóa đơn
- Nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn trực tiếp tới cơ quan Thuế
- Lưu trữ dữ liệu hóa đơn an toàn, bảo mật theo quy định lên tới 10 năm
- Hỗ trợ gửi hóa đơn và các thông báo tới người mua
- Hỗ trợ tra cứu thông tin doanh nghiệp, thông tin hóa đơn mọi lúc, mọi nơi
- Đa dạng mẫu hóa đơn, nhận thiết kế mẫu theo yêu cầu
- Hệ thống báo cáo đa chiều, tổng hợp nhiều dữ liệu khác nhau
Mua hóa đơn điện tử Sapo Invoice như thế nào?
Các khách hàng đang có nhu cầu có thể tham khảo bảng giá phần mềm hóa đơn điện tử Sapo Invoice dưới đây. Đặc biệt, các khách hàng đang sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Sapo sẽ nhận được những ưu đãi độc quyền khi mua Sapo Invoice.
Khách hàng có thể mua hàng trực tiếp trên website chính thức của Sapo Invoice TẠI ĐÂY hoặc để lại thông dưới đây để chuyên viên Sapo hỗ trợ bạn.
Sapo hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp chủ kinh doanh hiểu rõ về thủ tục cũng như quy trình mua hóa đơn điện tử theo thông tư 78/2021/TT-BTC.
7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Mua hóa đơn điện tử có bắt buộc không?
Có. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ 01/06/2025, nhiều hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
Ngay cả doanh nghiệp mới thành lập cũng cần triển khai hóa đơn điện tử ngay từ những giao dịch đầu tiên.
2. Không có chữ ký số thì có xuất hóa đơn điện tử được không?
Không. Chữ ký số là yếu tố bắt buộc để hóa đơn có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải dùng USB token. Hiện nay nhiều đơn vị cung cấp chữ ký số dạng HSM – ký trực tuyến nhanh, tiện, phù hợp với người không rành kỹ thuật.
3. Hóa đơn điện tử có cần in ra không?
Không bắt buộc, nhưng bạn có thể in bản thể hiện để giao cho khách hàng hoặc đính kèm trong đơn hàng, đặc biệt nếu vẫn đang vận hành theo quy trình thủ công.
Trong trường hợp cơ quan thuế hoặc khách hàng cần đối chiếu, bản thể hiện này cũng rất hữu ích.
4. Tôi có thể dùng hóa đơn điện tử trên điện thoại không?
Có. Nhiều phần mềm như Sapo Invoice cho phép tạo – ký – gửi hóa đơn ngay trên điện thoại di động hoặc máy bán hàng. Điều này đặc biệt phù hợp với quầy nhỏ, tiệm nail, cửa hàng truyền thống hoặc người không có máy tính.
5. Mất điện, mất mạng thì có xuất hóa đơn được không?
Nếu bạn dùng máy bán hàng tích hợp phần mềm offline, hóa đơn vẫn có thể tạo và lưu tạm thời. Khi có lại kết nối mạng, dữ liệu sẽ được đồng bộ lên hệ thống và gửi về cơ quan thuế. Nên chọn giải pháp hỗ trợ cả online và offline để tránh gián đoạn kinh doanh.
