Trong quá trình kinh doanh, nhiều chủ shop, nhà bán hàng thường gặp tình huống khách hàng không lấy hóa đơn. Vậy trong trường hợp này người bán có phải xuất hóa đơn không, hay có thể bỏ qua? Theo nghị định 123/2020/NĐ-CP và nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc lập hóa đơn là nghĩa vụ bắt buộc, kể cả khi khách không yêu cầu. Bài viết dưới đây, Sapo sẽ giúp bạn nắm rõ quy định mới nhất, các trường hợp cụ thể và cách xử lý đúng luật để tránh rủi ro bị xử phạt.
1. Quy định chung về xuất hóa đơn khi khách hàng không lấy hóa đơn
Theo khoản 1 điều 4 nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 3 điều 1 nghị định 70/2025/NĐ-CP), nguyên tắc lập và sử dụng hóa đơn được quy định như sau:
“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua, bao gồm cả trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng cho khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất). Hóa đơn phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định, không phụ thuộc vào việc người mua có yêu cầu hay không.”
Điều này có nghĩa là:
- Xuất hóa đơn là nghĩa vụ bắt buộc của người bán, không phụ thuộc khách hàng có lấy hay không.
- Trường hợp khách không cung cấp thông tin (tên, địa chỉ, mã số thuế) hoặc từ chối nhận hóa đơn, người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không cung cấp thông tin”.
- Hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), trừ các trường hợp đặc thù được phép bỏ trống một số chỉ tiêu theo Khoản 14 Điều 10
Tuy nhiên, với một số trường hợp đặc thù như: bán xăng dầu, bán vé điện tử, dịch vụ vận tải hàng không… thì quy định cho phép người bán được lập bảng kê hoặc bỏ trống thông tin người mua để đơn giản hóa thủ tục. Nội dung chi tiết về các trường hợp ngoại lệ này sẽ được trình bày ở phần tiếp theo.
Xem thêm: Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn hộ kinh doanh cần nắm rõ
2. Các trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn
Theo quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi nghị định 70/2025/NĐ-CP), khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán bắt buộc phải lập hóa đơn cho mọi giao dịch, không phân biệt giá trị lớn hay nhỏ và không phụ thuộc vào việc người mua có yêu cầu hay không. Tuy nhiên, pháp luật có quy định riêng cho một số tình huống đặc thù nhằm giảm thủ tục hành chính:
Khách hàng không nhận hoặc không cung cấp thông tin
- Người bán vẫn phải lập hóa đơn.
- Trên hóa đơn ghi rõ: “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không cung cấp thông tin”.
- Các chỉ tiêu “Địa chỉ” và “Mã số thuế” có thể để trống nếu người mua là cá nhân không kinh doanh.
Giao dịch nhỏ lẻ, tiêu dùng cá nhân trong ngày
- Đối với các hoạt động bán lẻ thường xuyên, liên tục (ví dụ: quán ăn, siêu thị, cửa hàng tiện lợi…), nếu khách không yêu cầu hóa đơn cho từng giao dịch nhỏ, người bán được phép không lập hóa đơn ngay cho từng lần bán nhưng phải lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày.
- Thay vào đó, cuối ngày cơ sở kinh doanh phải lập bảng tổng hợp dữ liệu hoặc hóa đơn tổng hợp doanh thu trong ngày và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế theo chuẩn định dạng.
Một số lĩnh vực đặc thù
Theo khoản 14 điều 10 nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi tại nghị định 70/2025/NĐ-CP), một số trường hợp không bắt buộc phải có đầy đủ thông tin người mua trên hóa đơn, bao gồm:
- Bán lẻ xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh.
- Bán vé điện tử, vé xem phim, vé vận tải, vé trò chơi có thưởng, casino.
- Bán hàng hóa, dịch vụ tại siêu thị, trung tâm thương mại cho khách cá nhân tiêu dùng cuối cùng.
- Dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website, hệ thống thương mại điện tử theo thông lệ quốc tế.
Ở các trường hợp này, hóa đơn điện tử có thể để trống một số chỉ tiêu như: tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; chữ ký số của người mua.
3. Hướng dẫn cách lập hóa đơn khi khách không lấy
Dù khách hàng không yêu cầu hoặc không nhận hóa đơn, người bán vẫn phải lập hóa đơn theo đúng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Một số lưu ý quan trọng:
Cách ghi thông tin trên hóa đơn
- Ô “Tên người mua hàng”: ghi “Người mua không lấy hóa đơn” hoặc “Người mua không cung cấp thông tin”.
- Ô “Địa chỉ, mã số thuế của người mua”: có thể để trống nếu khách là cá nhân tiêu dùng cuối cùng, không kinh doanh.
- Các chỉ tiêu còn lại (tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng tiền thanh toán…): lập đầy đủ như các hóa đơn thông thường.
Kê khai thuế và hạch toán
- Các hóa đơn lập cho khách không lấy vẫn phải kê khai và hạch toán doanh thu, thuế GTGT (nếu có) như các hóa đơn khác.
- Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần lưu trữ hóa đơn điện tử trên hệ thống để phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế.
Trường hợp giao dịch nhỏ lẻ trong ngày
- Nếu hoạt động bán lẻ thường xuyên, với nhiều giao dịch nhỏ lẻ khách không lấy hóa đơn, người bán có thể lập hóa đơn tổng hợp cuối ngày kèm bảng kê chi tiết.
- Hóa đơn tổng hợp này ghi: “Bán lẻ hàng hóa, dịch vụ trong ngày – khách lẻ không lấy hóa đơn”.
Gửi dữ liệu đến cơ quan thuế
- Tất cả hóa đơn (kể cả hóa đơn khách không lấy) đều phải được truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn.
- Với một số lĩnh vực đặc thù (xăng dầu, điện, nước, viễn thông…), doanh nghiệp có thể gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn theo tháng hoặc quý, thay vì gửi từng hóa đơn lẻ.
Xem thêm: Quy trình quản lý hóa đơn điện tử từ A đến Z cho hộ kinh doanh
4. Bảng tóm tắt các trường hợp xuất hóa đơn khi khách không lấy
Để hộ kinh doanh, chủ shop hay kế toán dễ theo dõi, dưới đây là bảng tổng hợp các tình huống thường gặp và cách xử lý theo quy định mới nhất:
5. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về việc khách hàng không lấy hóa đơn
1. Không xuất hóa đơn khi khách không lấy có bị phạt không?
Có. Theo nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ có thể bị phạt từ 4 đến 8 triệu đồng tùy mức độ, thậm chí bị coi là trốn doanh thu để giảm thuế. Vì vậy, kể cả khi khách không lấy, người bán vẫn phải lập hóa đơn.
Có thể ghi “khách lẻ” thay cho tên người mua không?
Có. Nếu người mua là cá nhân tiêu dùng cuối cùng và không cung cấp thông tin, người bán có thể ghi:
- “Người mua không lấy hóa đơn”
- Hoặc “Khách lẻ không lấy hóa đơn”
Điều này hoàn toàn hợp lệ theo nghị định 123/2020/NĐ-CP và nghị định 70/2025/NĐ-CP.
2. Hóa đơn không có tên, địa chỉ người mua có được khấu trừ VAT không?
Không. Để được khấu trừ VAT đầu vào, hóa đơn cần có đầy đủ thông tin người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế). Vì vậy, các hóa đơn ghi “khách lẻ không lấy hóa đơn” chỉ hợp lệ để ghi nhận doanh thu, nhưng không dùng để khấu trừ thuế cho bên mua.
3. Khách đã đặt cọc hoặc tạm ứng rồi hủy dịch vụ, không lấy hóa đơn thì xử lý thế nào?
Theo khoản 2 điều 9 nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn dịch vụ là khi thu tiền hoặc hoàn thành dịch vụ. Nếu đã lập hóa đơn nhưng sau đó hủy dịch vụ, người bán phải:
- Hủy hóa đơn đã lập.
- Thông báo với cơ quan thuế bằng mẫu 04/SS-HĐĐT.
4. Bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà khách không lấy hóa đơn thì xử lý thế nào?
Trường hợp khách là cá nhân không kinh doanh, hóa đơn điện tử có thể không cần ghi tên, địa chỉ, mã số thuế người mua. Người bán vẫn phải lập hóa đơn và kê khai doanh thu theo quy định, nhưng được phép để trống thông tin khách hàng.
Xuất hóa đơn là nghĩa vụ bắt buộc của người bán theo quy định tại nghị định 123/2020/NĐ-CP và nghị định 70/2025/NĐ-CP, dù khách hàng có lấy hay không. Trong mọi trường hợp, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần lập hóa đơn đầy đủ, chỉ khác nhau ở cách ghi thông tin và hình thức tổng hợp đối với các giao dịch nhỏ lẻ.
Xem thêm: [HỎI - ĐÁP] Tổng hợp câu hỏi thường gặp về NĐ 70/2025 – Phần 1: Hóa đơn điện tử
Thực hiện đúng quy định không chỉ giúp tránh rủi ro bị xử phạt mà còn giúp minh bạch doanh thu, thuận lợi trong hạch toán và quản lý thuế. Để đơn giản hóa công việc, bạn nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tự động, hỗ trợ lập và truyền dữ liệu hóa đơn trực tiếp cho cơ quan thuế, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian.
