Không ít chủ shop, hộ kinh doanh cho rằng nếu khách lẻ không yêu cầu hoặc không nhận hóa đơn thì không cần xuất hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, đây là quan niệm dễ dẫn đến sai sót và tiềm ẩn rủi ro về thuế. Vậy theo quy định mới, khi người mua không lấy hóa đơn, người bán có bắt buộc phải lập hóa đơn không? Cần ghi những thông tin gì và xuất hóa đơn vào thời điểm nào? Cùng Sapo tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Khách lẻ không lấy hóa đơn có phải xuất hóa đơn điện tử không?
Có. Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, mỗi lần bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán đều phải lập hóa đơn điện tử, kể cả khi người mua là khách lẻ hoặc không yêu cầu nhận hóa đơn.
Điều này đồng nghĩa với việc, việc khách hàng từ chối nhận hóa đơn không làm mất nghĩa vụ lập hóa đơn của người bán. Nếu không xuất hóa đơn theo quy định, hộ kinh doanh và cửa hàng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định hiện hành.
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 4, Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này.
2. Xuất hóa đơn cho khách lẻ không lấy hóa đơn như thế nào?
2.1. Về thông tin người mua
Trường hợp khách lẻ không cung cấp tên, địa chỉ hoặc mã số thuế/số định danh, người bán không bắt buộc phải điền các thông tin này trên hóa đơn. Thay vào đó, hóa đơn cần thể hiện là "Bán cho người tiêu dùng" và vẫn phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc như:
- Thông tin người bán.
- Tên hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có).
- Tổng tiền thanh toán.
- Ngày lập hóa đơn và các tiêu thức bắt buộc của hóa đơn điện tử.
Xem thêm: Quy trình quản lý hóa đơn điện tử từ A đến Z cho hộ kinh doanh
2.2. Về thời điểm lập hóa đơn
Người bán cần lập hóa đơn đúng thời điểm theo quy định tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cụ thể:
- Đối với bán hàng hóa: Lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua.
- Đối với cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.
- Trường hợp thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ: Lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền (trừ khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định).
- Giao hàng hoặc nghiệm thu nhiều lần: Lập hóa đơn tương ứng với từng lần giao hàng hoặc bàn giao.
Lưu ý: Nếu cửa hàng, hộ kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, mọi giao dịch bán hàng đều cần được ghi nhận và lập hóa đơn đầy đủ, kể cả khi người mua không yêu cầu hoặc không nhận hóa đơn.
Xem thêm: Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn hộ kinh doanh cần nắm rõ
3. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về việc khách hàng không lấy hóa đơn
Câu 1. Không xuất hóa đơn khi khách không lấy có bị phạt không?
Có. Theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử cho mỗi giao dịch, kể cả khi người mua không yêu cầu hoặc không nhận hóa đơn. Việc không lập hóa đơn có thể bị xử phạt theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.
Câu 2: Có thể ghi “khách lẻ” thay cho tên người mua không?
Trường hợp người mua là cá nhân tiêu dùng và không cung cấp thông tin, người bán không bắt buộc ghi tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh của người mua. Hóa đơn cần thể hiện là "Bán cho người tiêu dùng" và vẫn phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc khác theo quy định về hóa đơn điện tử.
Câu 3. Hóa đơn không có tên, địa chỉ người mua có được khấu trừ VAT không?
Thông thường, hóa đơn lập cho người tiêu dùng không phục vụ mục đích kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào của bên mua. Nếu tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng hóa đơn để kê khai thuế hoặc hạch toán chi phí theo quy định, cần cung cấp đầy đủ thông tin để người bán lập hóa đơn đúng quy định.
Câu 4. Khách đã đặt cọc hoặc tạm ứng rồi hủy dịch vụ, không lấy hóa đơn thì xử lý thế nào?
Nếu hóa đơn điện tử đã được lập nhưng giao dịch phát sinh thay đổi hoặc bị hủy, người bán cần xử lý theo quy định về điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, tùy từng trường hợp cụ thể. Không phải mọi trường hợp hủy giao dịch đều được hủy hóa đơn đã phát hành.
Câu 5. Bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà khách không lấy hóa đơn thì xử lý thế nào?
Đối với giao dịch bán cho người tiêu dùng không cung cấp thông tin, cửa hàng vẫn phải lập hóa đơn điện tử theo đúng thời điểm quy định. Trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ hoặc mã số thuế thì không bắt buộc ghi các thông tin này trên hóa đơn, nhưng vẫn phải ghi nhận đầy đủ doanh thu và thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế theo quy định.
Thực hiện đúng quy định không chỉ giúp tránh rủi ro bị xử phạt mà còn giúp minh bạch doanh thu, thuận lợi trong hạch toán và quản lý thuế. Để đơn giản hóa công việc, bạn nên sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tự động, hỗ trợ lập và truyền dữ liệu hóa đơn trực tiếp cho cơ quan thuế, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian.
