Quản lý hàng hóa bằng mã vạch – Cách quản lý kho hiệu quả cho các shop bán lẻ

Quản lý hàng hóa bằng mã vạch – Cách quản lý kho hiệu quả cho các shop bán lẻ

Quản lý hàng hóa là vấn đề sống còn của mỗi cửa hàng, doanh nghiệp. Là một chủ cửa hàng ai cũng luôn tìm kiếm những giải pháp tối ưu để quản lý hàng hóa hiệu quả, tránh thất thoát và tiết kiệm thời gian hơn. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp và chủ shop vẫn loay hoay không biết làm thế nào để quản lý hàng tồn kho hiệu quả cũng như bán hàng một cách nhanh chóng.

Với khả năng đáp ứng tốt những yêu cầu mong đợi của người kinh doanh, quản lý hàng hóa bằng mã vạch ra đời đem lại nhiều hơn cả mong đợi của người kinh doanh với mức chi phí hợp lý. Hãy cùng Blog Sapo tìm hiểu thế nào là quản lý kho bằng mã vạchcách quản lý hàng hóa bằng mã vạch hiệu quả trong kinh doanh bán lẻ nhé!

1. Quản lý hàng hóa bằng mã vạch là gì?

Mã vạch là một trong các công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu tự động các đối tượng là sản phẩm, hàng hóa, tổ chức hoặc địa điểm,… dựa trên việc ấn định một mã số (hoặc chữ số) cho đối tượng cần phân định và thể hiện mã đó dạng mã vạch để thiết bị có thể đọc được. Với khả năng mã hóa tối đa và đa dạng các ký tự và chữ số, hệ thống mã vạch ngày nay được sử dụng rộng rãi để quản lý hầu như tất cả các loại mặt hàng trong kho của các đơn vị kinh doanh.

Theo truyền thống, các cửa hàng kinh doanh ở Việt Nam chủ yếu quản lý tồn kho bằng sổ sách. Việc ghi chép sổ sách bằng thủ công rất vất vả, tiêu tốn khá nhiều thời gian và dẫn đến nhiều sai sót hay mất mát sổ sách. Quan trọng hơn là hoạt động của cửa hàng không thể đi vào quy trình do việc quản lý số lượng hàng hóa tồn trong kho, số lượng hàng bán ra, nhập vào, thống kê doanh thu,… hoàn toàn theo “trí nhớ”. Nên việc ứng dụng mã vạch trong quản lý kho là rất cần thiết.

Thông qua mã vạch được gắn trên mỗi hàng hóa sẽ đơn giản quá việc quản lý hàng hóa thông qua các con số, ký hiệu dành riêng cho từng mặt hàng sản phẩm mà tránh được sự nhầm lẫn. Mã vạch có thể sử dụng chính mã có sẵn trên sản phẩm hoặc tự in một mã khác để quản lý. Quản lý mã vạch được đi kèm với các thiết bị đọc mã vạch cho phép chi tiết hóa về sản phẩm hàng hóa thông qua những phần mềm chuyên biệt.

Để có thể quản lý được mã vạch sản phẩm, bạn cần có 1 phần mềm quản lý bán hàng với giao diện thân thiện, tính năng đồng bộ giúp đơn giản hóa quá trình bán hàng và quản lý hàng hóa, công việc kinh doanh trở nên thuận tiện nhanh chóng.

Đọc thêm: Top 5 phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay cho các shop bán lẻ, chuỗi cửa hàng

2. Lợi ích của việc ứng dụng mã vạch trong quản lý kho

  • Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng lợi nhuận
  • Tăng tính cạnh tranh trên thị trường nhờ đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng và giá thành sản phẩm giảm
  • Chủ động được nguồn vốn nhờ tồn kho thấp
  • Nắm rõ tồn kho, tuổi hàng tồn kho quyết định kinh doanh phù hợp
  • Giảm đến 90% thiệt hại do hàng tồn quá lâu, hàng bị giảm giá
  • Trợ giúp quyết định nhập hàng / sản xuất mới
  • Đáp ứng nhanh chóng đơn đặt hàng của khách hàng
  • Giảm 100% xuất nhập nhầm hàng nhờ tính chính xác của mã vạch
  • Giảm đến 50% thời gian thao tác và nhập số liệu tại kho
  • Hệ thống mã vạch xác định chính xác và nhanh chóng mã xếp giá cũng như các mã hiệu khác nhau của ấn phẩm, tăng tốc độ của nghiệp vụ quản lý ấn phẩm, nghiệp vụ mượn trả

Chống thất thoát kho, không lo chết đói

Bí kíp quản lý kho, cân bằng kho cho người kinh doanh thực chiến –> Thử ngay cách quản lý kho hàng. Dùng thử miễn phí và luôn luôn như thế!

3. Ứng dụng giải pháp mã vạch trong quản lý kho hàng

Với cách tạo mã vạch như trên để có thể quản lý được nguồn gốc của sản phẩm, ta có thể dán nhãn cho sản phẩm với hai phương án như sau:

Phương án 1: Mỗi sản phẩm/gói sản phẩm phải có mã vạch khác nhau. Mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần. Điều này sẽ làm tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý tuy nhiên lại giúp có được thông tin về sản phẩm khi truy tìm nguồn gốc một cách chính xác.

Phương án 2: Sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau. Mã sẽ được đánh phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm. Với cách dán nhãn này thông tin về sản phẩm vẫn có thể tìm thấy được nhưng lại đi theo một lô hàng. Trong trường hợp lô hàng đó không xuất hết hoặc xuất cho hai khách hàng khác nhau thì không thể phân biệt được sản phẩm nào đó đã được phân phối cho khách hàng nào.

Hầu hết các nhà cung cấp, hoặc đơn vị sản xuất hiện nay đều dán mã vạch theo cách thứ nhất. Điều này nảy sinh sự phức tạp trong quản lý mã vạch do số lượng seri quá khổng lồ. Nắm bắt được khó khăn đó, phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS với tính năng quản lý kho bằng giải pháp mã vạch, các sản phẩm trong cùng 1 lô hàng sẽ được đánh cùng 1 mã vạch. Với các sản phẩm có mã IMEI như hàng điện tử, điện thoại,… bạn cũng có thể quản lý theo serial của từng sản phẩm đơn nhất, giúp định danh chính xác sản phẩm đó cũng như thuận tiện cho quá trình bảo hành sau này.

Quản lý kho dễ dàng với Sapo POS

Không biết hàng hóa còn bao nhiêu trong cửa hàng? Để tình trạng này tiếp diễn hoặc sử dụng Sapo POS, quản lý hàng tồn kho chi tiết, tự động hoàn toàn

Dùng thử miễn phí ngay

4. Quy trình quản lý kho bằng mã vạch sản phẩm với Sapo

Khi quản lý kho hàng có hai trường hợp thường xuyên xảy ra: sản phẩm đã có mã vạch và sản phẩm chưa có mã vạch. Với sản phẩm chưa có mã vạch, chủ shop có thể tự tạo mã vạch phù hợp và sử dụng máy in mã vạch để in mã vạch cho sản phẩm. Có thể sử dụng máy in chuyên dụng để in mã vạch, tùy vào nhu cầu, ta chọn loại máy phù hợp và tiết kiệm nhất. Mã vạch sẽ được in lên giấy decal, sau đó được gỡ ra và dán lên sản phẩm. Mã vạch sẽ được dán lên sản phẩm ở công đoạn xuất xưởng để nhập kho thành phẩm hoặc được dán trong giai đoạn sản phẩm đã hoàn thành và đang chờ xuất xưởng hoặc xếp lên giá kệ.

4.1. Quy trình nhập kho

Nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào phần mềm để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. Kể từ lúc này các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã trên mã vạch.

4.2. Quy trình xuất kho

Tương tự cho công tác xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng,… sẽ được ghi nhận vào hệ thống.

Việc ứng dụng quản lý mã vạch, dùng máy tít mã trong bán hàng sẽ thay đổi hoàn toàn thói quen bán hàng truyền thống. Giải pháp này mang đến sự đột phá trong việc mua và bán. Việc tít mã hỗ trợ nhân viên bán hàng nhanh hơn, chủ shop quản lý doanh số tốt hơn, các quyết định xuất – nhập, giải phóng hàng tồn kho được ra quyết định chỉ trong 1 cú click chuột.

Quản lý kho bằng ứng dụng kiểm tra mã vạch vô cùng tiện lợi 

4.3. Quy trình kiểm kho

Trước nay, quy trình kiểm kho chủ yếu sử dụng phương pháp đếm, điền chỉ số vào bảng excel hoặc sổ sách. Vậy là mỗi lần kiểm kê kho mất cả mấy ngày trời mới xong nhưng con số cũng không chính xác. Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS và áp dụng quản lý kho bằng mã vạch, công tác kiểm kho sử dụng thiết bị đọc mã vạch di động trở nên nhanh chóng, thuận tiện, chính xác cao.

Trong quá trình kiểm kho, nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý. Sau khi có được dữ liệu chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời cho phép cập nhật lại số liệu thực này.

Với sự tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ trong hệ thống quản lý nghiệp vụ, mã vạch cho phép giảm các thao tác nhập số liệu, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong các hoạt động nghiệp vụ. Hãy áp dụng phương pháp quản lý hàng hóa bằng mã vạch cho cửa hàng của mình và kiểm tra hiệu quả ngay nhé!

Nếu chưa có phần mềm quản lý bán hàng thì cũng đừng lo, Sapo tặng bạn 15 ngày dùng thử hoàn toàn miễn phí để trải nghiệm tính năng quản lý hàng hóa bằng mã vạch cũng như toàn bộ các tính năng khác có trên Sapo. Ngại gì mà không đăng ký ngay hôm nay!

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo
Dùng thử ngay

Tìm chúng tôi trên Youtube