Tổng hợp mẫu file excel quản lý bán hàng online mới nhất hiện nay

Với shop online mới bắt đầu hoặc có quy mô nhỏ, file Excel quản lý bán hàng là công cụ quen thuộc để theo dõi hàng hóa, đơn hàng và doanh thu mà chưa cần triển khai một hệ thống quản lý chuyên biệt. Các bảng tính được thiết lập sẵn giúp giảm việc ghi chép thủ công và dễ đối chiếu số liệu hơn.

Tùy nhu cầu, chủ shop có thể sử dụng Excel để:

• Quản lý sản phẩm: mã hàng, tên sản phẩm, giá bán, số lượng.
• Theo dõi nhập - xuất - tồn: ghi nhận hàng nhập, hàng bán và tồn kho.
• Quản lý khách hàng, đơn hàng: lưu thông tin mua hàng và theo dõi đơn.
• Theo dõi doanh thu: tổng hợp doanh số theo ngày, tháng hoặc từng đơn hàng.

Lưu ý: Các mẫu file trong bài có thể tải và sử dụng miễn phí, nhưng Microsoft Excel là phần mềm có bản quyền; chi phí sử dụng phụ thuộc vào phiên bản Office hoặc gói Microsoft 365 của bạn.

Trong bài viết này, Sapo tổng hợp các mẫu file Excel quản lý bán hàng online theo từng nhu cầu để bạn có thể tải về, tham khảo và áp dụng cho cửa hàng.

1. Khi nào nên sử dụng file Excel quản lý bán hàng?

File Excel quản lý bán hàng phù hợp hơn với shop mới bắt đầu hoặc quy mô nhỏ, khi lượng sản phẩm, đơn hàng và người cùng quản lý chưa nhiều. Bạn có thể cân nhắc sử dụng Excel khi:

• Danh mục sản phẩm chưa lớn: dữ liệu vẫn có thể quản lý và tra cứu thuận tiện trên bảng tính.
• Số lượng đơn hàng chưa nhiều: có thể cập nhật thủ công mà không tốn quá nhiều thời gian.
• Chỉ có một hoặc ít người quản lý: hạn chế tình trạng nhiều người cùng chỉnh sửa gây sai lệch dữ liệu.
• Nhu cầu quản lý còn đơn giản: chủ yếu theo dõi sản phẩm, nhập - xuất - tồn, khách hàng và doanh thu.
• Muốn tận dụng công cụ đang có: nếu đã sử dụng Microsoft Excel, shop có thể tải các mẫu có sẵn và điều chỉnh theo nhu cầu.

Các mẫu file Sapo chia sẻ dưới đây có thể tải miễn phí. Tuy nhiên, Microsoft Excel là phần mềm có bản quyền; chi phí sử dụng phụ thuộc vào phiên bản Office hoặc gói Microsoft 365 của bạn.

Nếu phù hợp với những trường hợp trên, bạn có thể chọn mẫu theo từng nhu cầu và bắt đầu thiết lập dữ liệu cho shop.

2.  Tổng hợp mẫu file excel quản lý bán hàng online

Để có được một file quản lý bán hàng excel vừa đơn giản vừa mang tới hiệu quả, Sapo sẽ chia sẻ với bạn các mẫu và cách tạo giúp bạn lựa chọn được một mẫu thích hợp nhất ứng dụng ngay cho shop online của mình nhé.

2.1. File excel quản lý sản phẩm 

Quản lý sản phẩm của shop online là việc không thể thiếu của các chủ shop, bạn sẽ biết được mình có những sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, giá thành ra sao. Vì vậy, các chủ shop nên tạo file quản lý bán hàng bằng excel như sau:

• Tên hàng hóa
• Loại hàng hóa
• Mã hàng hóa
• Đơn vị tính
• Số lượng hàng hóa 

File excel quản lý sản phẩm

Tải ngay File excel quản lý sản phẩm Tại đây

2.2. File excel quản lý xuất nhập tồn

Một file excel quản lý bán hàng online quan trọng không kém luôn cần sử dụng để kiểm soát thông tin chính là file quản lý xuất nhập tồn. File này sẽ giúp bạn theo dõi và quản lý đơn giản, thuận lợi hơn và bao gồm những mục như sau:

• Ngày/tháng/ năm phát sinh giao dịch
• Chứng từ giao dịch
• Mã hàng hóa, tên hàng hóa
• Đơn vị tính
• Số lượng
• Đơn giá
• Thành tiền
• Ghi chú

File excel quản lý xuất nhập tồn

Tải ngay mẫu file excel quản lý xuất nhập tồn Tại đây

2.3. File excel quản lý khách hàng

Kinh doanh online thì không thể bỏ qua việc quản lý khách hàng, việc tạo file quản lý khách hàng sẽ giúp bạn chăm sóc khách hàng tốt hơn, nhận biết được khách hàng thân thiết để kịp thời có những ưu đãi dành cho họ, nó sẽ giúp gia tăng doanh thu cho cửa hàng của bạn. Khi tạo file quản lý khách hàng bằng excel, bạn cần có những thông tin như: 

• Tên khách hàng
• Mã khách hàng
• Số điện thoại
• Địa chỉ
• Email (nếu cần)

Tải ngay File excel quản lý khách hàng Tại đây

File excel quản lý khách hàng

Lưu ý về dữ liệu cá nhân: File khách hàng có thể chứa số điện thoại, địa chỉ, email và các thông tin cá nhân khác. Shop chỉ nên thu thập dữ liệu cần thiết cho mục đích kinh doanh đã xác định, đồng thời có biện pháp bảo vệ và hạn chế người được quyền truy cập.

Nếu có nhiều nhân viên cùng làm việc, không nên chia sẻ file Excel cho toàn bộ nhân sự với cùng một quyền. Chủ shop nên lưu file trên tài khoản được kiểm soát, phân quyền xem/chỉnh sửa phù hợp với công việc, hạn chế tải hoặc sao chép dữ liệu không cần thiết và thu hồi quyền truy cập khi nhân viên không còn phụ trách.

2.4. File excel quản lý doanh thu

Với file quản lý bán hàng online theo dõi doanh thu - doanh số từ hoạt động của cửa hàng cũng như các chi phí phát sinh, bạn chỉ cần lập bảng bao gồm các thông tin như:

• Mã hàng hóa
• Tên sản phẩm 
• Bảng giá
• Tên khách hàng
• Số lượng 
• Ghi chú

File excel quản lý doanh thu

Nhờ vậy, các chủ shop bán hàng online sẽ kiểm soát được doanh thu nhanh chóng hơn, chi tiết và chính xác hơn. Bạn có thể thêm cột thời gian trong file để tra cứu thông tin theo ngày/tuần/tháng năm rõ ràng hơn. 

Tải ngay File excel quản lý doanh thu Tại đây

3. Cách sử dụng các mẫu file Excel quản lý bán hàng

Sau khi chọn được mẫu phù hợp, bạn không nên nhập ngay toàn bộ dữ liệu của shop. Hãy tạo một bản sao và điều chỉnh file theo nhu cầu thực tế trước khi sử dụng.

Bước 1: Tải hoặc tạo bản sao của file

Nhấp vào link tải tại từng mẫu phía trên và tạo một bản sao để chỉnh sửa. Nên giữ lại file mẫu gốc để có thể đối chiếu khi vô tình sửa nhầm công thức hoặc cấu trúc bảng.

Bước 2: Điều chỉnh các cột theo nhu cầu

Kiểm tra và thêm, bớt trường thông tin phù hợp với cửa hàng. Ví dụ:

• Shop thời trang có thể thêm size, màu sắc.
• Shop mỹ phẩm có thể cần thương hiệu, nhóm sản phẩm.
• File doanh thu có thể bổ sung ngày bán, kênh bán hoặc phương thức thanh toán.

Chỉ nên giữ những trường thực sự cần theo dõi để file không trở nên quá phức tạp.

Bước 3: Nhập thử một số dữ liệu

Trước khi nhập toàn bộ hàng hóa hoặc đơn hàng, hãy nhập thử vài dòng và kiểm tra:

• Công thức có tính đúng không.
• Định dạng ngày, số tiền, số lượng đã thống nhất chưa.
• Các sheet có liên kết đúng dữ liệu không.
• Bộ lọc và cách tra cứu có thuận tiện không.

Bước 4: Cập nhật và sao lưu định kỳ

Trong quá trình sử dụng, cần cập nhật dữ liệu ngay khi phát sinh nhập hàng, bán hàng hoặc điều chỉnh tồn kho. Đồng thời, nên sao lưu file định kỳ và kiểm soát quyền truy cập nếu có nhiều nhân viên cùng sử dụng để hạn chế mất, sửa nhầm hoặc lộ dữ liệu.

4. Khi nào nên chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý bán hàng?

Excel phù hợp khi shop mới bắt đầu, lượng sản phẩm và đơn hàng chưa nhiều. Tuy nhiên, khi quy mô kinh doanh tăng, việc nhập liệu và đối chiếu thủ công trên bảng tính có thể tốn thời gian và dễ phát sinh sai lệch.

Bạn có thể cân nhắc chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng khi:

• Số lượng sản phẩm, đơn hàng tăng và phải cập nhật dữ liệu thường xuyên.
• Nhiều nhân viên cùng bán hàng, cần phân quyền và kiểm soát thao tác.
• Khó theo dõi chính xác tồn kho sau mỗi giao dịch.
• Bán hàng trên nhiều kênh và mất thời gian tổng hợp đơn thủ công.
• Cần theo dõi doanh thu, đơn hàng và tình hình kinh doanh thường xuyên mà không phải tổng hợp lại nhiều file.

Nếu shop đang gặp những tình trạng trên, Sapo là một giải pháp bạn có thể tham khảo để chuyển từ quản lý bằng bảng tính sang quản lý dữ liệu tập trung.

4.1. Quản lý hàng hóa, đơn hàng và khách hàng tập trung

Thay vì duy trì riêng file sản phẩm, tồn kho, khách hàng và doanh thu, Sapo giúp shop quản lý các dữ liệu bán hàng trên cùng hệ thống.

Khi phát sinh giao dịch, dữ liệu liên quan được ghi nhận trên phần mềm, giúp chủ shop giảm thao tác cập nhật qua nhiều bảng tính và thuận tiện hơn khi cần tra cứu.

4.2. Theo dõi tồn kho và doanh thu theo dữ liệu bán hàng

Một hạn chế của Excel là số liệu chỉ chính xác khi người dùng nhập và cập nhật đầy đủ. Khi lượng giao dịch tăng, việc bỏ sót một lần nhập hoặc xuất hàng có thể khiến số liệu thực tế và bảng tính chênh lệch.

Với Sapo, tồn kho được cập nhật theo các giao dịch phát sinh trên hệ thống. Chủ shop cũng có thể theo dõi báo cáo bán hàng, doanh thu và tình hình kinh doanh mà không cần tự thiết lập và tổng hợp công thức trên nhiều file Excel.

4.3. Phân quyền khi có nhiều nhân viên cùng làm việc

Thay vì chia sẻ toàn bộ file Excel cho nhiều người, chủ shop có thể phân quyền nhân viên theo vai trò và phạm vi công việc trên Sapo, kiểm soát những dữ liệu và thao tác mà từng nhân viên được phép thực hiện.

Điều này phù hợp khi cửa hàng bắt đầu có nhiều nhân viên bán hàng, quản lý kho hoặc người cùng tham gia vận hành.

4.4. Quản lý và theo dõi hoạt động bán hàng linh hoạt hơn

Khi không thường xuyên có mặt tại cửa hàng, việc phụ thuộc vào file Excel lưu trên một thiết bị có thể gây bất tiện. Với Sapo, chủ shop có thể theo dõi các thông tin kinh doanh được hệ thống hỗ trợ trên thiết bị phù hợp mà không cần chờ tổng hợp lại bảng tính.

Ngoài ra, khi phát sinh nhu cầu xử lý giao hàng, shop có thể sử dụng các kết nối vận chuyển được Sapo hỗ trợ để tạo và theo dõi đơn ngay trong quá trình bán hàng.

5. Câu hỏi thường gặp về file Excel quản lý bán hàng

5.1. File Excel quản lý bán hàng gồm những gì?

Tùy mục đích sử dụng, file có thể gồm các thông tin về sản phẩm, nhập - xuất - tồn kho, đơn hàng, khách hàng và doanh thu. Shop có thể dùng từng file riêng hoặc điều chỉnh các trường dữ liệu theo nhu cầu quản lý thực tế.

5.2. Mẫu file Excel quản lý bán hàng trong bài có miễn phí không?

Có. Các mẫu file Sapo chia sẻ trong bài có thể tải và sử dụng miễn phí. Tuy nhiên, Microsoft Excel là phần mềm có bản quyền, vì vậy bạn có thể phát sinh chi phí tùy phiên bản Office hoặc gói Microsoft 365 đang sử dụng.

5.3. Quản lý bán hàng bằng Excel có nhược điểm gì?

Excel phụ thuộc nhiều vào việc nhập liệu và thiết lập công thức của người dùng. Khi sản phẩm, đơn hàng hoặc số người cùng thao tác tăng, shop có thể gặp khó khăn trong việc đồng bộ dữ liệu, kiểm soát chỉnh sửa, phân quyền và cập nhật tồn kho.

5.4. Khi nào nên chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý bán hàng?

Bạn nên cân nhắc phần mềm khi đơn hàng và sản phẩm tăng, nhiều nhân viên cùng làm việc, thường xuyên lệch tồn kho hoặc mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo. Phần mềm giúp dữ liệu bán hàng được quản lý tập trung và giảm phụ thuộc vào việc cập nhật nhiều bảng tính thủ công.

File Excel quản lý bán hàng là lựa chọn phù hợp với shop online mới bắt đầu, có lượng sản phẩm và đơn hàng chưa quá lớn. Với các mẫu quản lý sản phẩm, xuất - nhập - tồn, khách hàng và doanh thu được chia sẻ trong bài, bạn có thể tải về và điều chỉnh theo nhu cầu thực tế của cửa hàng.

Khi dữ liệu ngày càng nhiều, cần nhiều nhân viên cùng thao tác hoặc mất nhiều thời gian đối chiếu tồn kho, báo cáo, đây là lúc bạn có thể cân nhắc chuyển sang phần mềm quản lý bán hàng để quản lý tập trung và thuận tiện hơn khi mở rộng kinh doanh.

Dùng thử miễn phí ngay