Không thể bỏ qua kinh nghiệm lựa chọn máy tính tiền này nếu muốn ăn nên làm ra

Không thể bỏ qua kinh nghiệm lựa chọn máy tính tiền này nếu muốn ăn nên làm ra

Bạn đang tìm một máy tính tiền quán cafe, nhưng trên thị trường quá nhiều loại, bạn không biết lựa chọn phần mềm tính tiền quán cafe nào cho hợp túi tiền và nhu cầu sử dụng. Hiện nay, máy tính tiền có nhiều tên gọi như: máy POS bán hàng, máy tính tiền in hóa đơn, máy order trà sữa,…nhưng chung quy lại là đều có chức năng giúp bạn quản lý quán cafe một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian công sức. Bài viết sau đây, Sapo sẽ chỉ bạn kinh nghiệm lựa chọn một phần mềm quản lý quán Cafe trà sữa một cách chuẩn và tiết kiệm nhất, và câu hỏi máy tính tiền quán cafe giá bao nhiêu cũng sẽ được giải đáp qua bài viết này.

Máy tính tiền quán cà phê trà sữa là điều cần thiết cho quán của bạn

Chuyện là vầy, tôi có một ông bạn tên là Hưng đang chuẩn bị mở quán cafe mà có bán cả trà sữa. Theo dự kiến thì còn 1 tuần nữa là quán đi vào hoạt động rồi. Hôm qua, tôi có gọi cho Hưng để hỏi han về tình hình set up quán cũng sẵn tiện ôn lại chuyện cũ cho trọn vẹn “tình bằng hữu” ấy mà. Tôi có hỏi về việc quản lý quán bằng cách nào thì Hưng trả lời là quản lý bằng sổ sách với excel thôi. Wow, thật ngạc nhiên, “thời buổi này, ai mà quản lý bằng excel với sổ sách nữa, thời đại công nghệ bây giờ nhà nhà đều chuyển sang dùng máy POS bán hàng cảm ứng hết rồi ông anh của tôi ơi!” – tôi bảo với Hưng. Sẵn dịp đó, Hưng lại nhờ tôi tìm cho cái quán cà phê mà Hưng đã đổ biết bao nhiêu tâm huyết vào đó một cái máy tính tiền cafe xịn xò và giá rẻ.

Thử hỏi vừa xịn và rẻ thì ở đâu mà có, thôi thì nghĩ đến tình cảm bằng hữu mấy mươi năm từ lúc còn nhỏ trần truồng tắm mưa dưới quê nên tôi đã bỏ công sức để giúp Hưng vậy. Qua bao ngày tìm hiểu và hỏi han nhiều người, thì cũng đã tìm được một cái máy hết sức ưng ý. Sẵn tiện đây, mình sẽ chia sẻ lại những kinh nghiệm lựa chọn một phần mềm tính tiền cafe đơn giản dễ sử dụng, hội tụ đủ tiêu chí “ngon, bổ, rẻ”, và mình sẽ chỉ các bạn những dòng máy tính tiền quán cà phê dành được sự ưu ái của nhiều chủ cửa hàng nhất nhé.

1. Máy tính tiền quán cafe trà sữa là gì?

Bạn nào không biết nên cứ tưởng máy tính tiền quán cà phê giống như cái máy tính casio phải không nào? Không đâu nha, người ta còn gọi nó với một cái tên thân thương đó là phần mềm quản lý quán cafe. Nó có chức năng giúp bạn order cho khách nhanh chóng và chính xác, biết được bàn nào còn trống để phục vụ khách nhanh hơn, bạn kiểm soát được chi tiết báo cáo doanh thu hàng ngày, quản lý được nguyên vật liệu nè,…còn rất nhiều lợi ích mà cái máy POS này mang lại. Bởi vậy, những máy tính tiền quán trà sữa cafe đã trở thành 1 phần  không thể thiếu cho các quán café hiện nay. Kinh doanh mà không nắm bắt được xu hướng công nghệ hiện nay thì coi như bạn đã chuẩn bị cho sự thất bại rồi đó.

2. Máy tính tiền quán cafe có mấy loại?

Phải nói là hiện nay có rất nhiều loại máy tính tiền POS. Sau khi tìm hiểu mình sẽ phân loại thành những loại như sau:

2.1. Máy tính tiền cho quán trà sữa cafe loại đơn giản

Loại máy tính tiền này có đặc điểm là giá thành rẻ, phù hợp cho những cửa hàng quy mô nhỏ, ít hàng hóa và nhân viên.

Có giá thành rẻ, được dùng cho những cửa hàng quy mô nhỏ, ít hàng hóa và nhân viên. Cấu tạo máy đơn giản, ít nút bấm, bộ nhớ ít và chức năng chính chỉ là cộng trừ giá tiền và in bill, và có 1 màn hình hình led nho nhỏ hiển thị giá tiền. Người ta ưu ái gọi cái máy tính tiền này với cái tên là máy tính tiền mini. Nghe quá là dễ cưng luôn phải không.

Máy tính tiền mini dễ sử dụng và giá thành rẻ

2.2. Máy tính tiền cho quán cafe loại trung bình

Mà nói thật, nếu bỏ tiền mua cái máy tính tiền đơn giản thì thôi mình sẽ thêm chút đỉnh tiền để đầu tư một cái loại trung bình này. Bởi nó có nhiều tính năng hơn, đặc biệt là xịn xò hơn nhiều.

Máy tính tiền cho quán cafe loại trung bình

Máy tính tiền cho quán cafe loại trung bình này dùng trong những cửa hàng có quy mô lớn hơn ( trên 10 nhân viên) và tiếp khoảng từ 30 đến 100 lượt khách/ ngày. Thích hợp dùng trong những quán ăn, quán café nhỏ. Có thể quản lý, lữu trữ thông tin từ 6000-10000 mặt hàng và có khả năng kết nối với trung tâm quản lý.

2.3. Máy tính tiền quán cafe loại lớn

Máy tính tiền quán cafe loại lơn này bao gồm tất cả chức năng của hai loại trên, bộ nhớ lớn hơn, có thêm những chức năng khác như quản lý hàng tồn, kết nối với những máy khác trong hệ thống, lữu trữ hóa đơn trong thời gian dài. Thật sự tiện lợi hơn nhiều. Nhưng mình cũng chưa hài lòng lắm với cái loại máy này, nên mình đã tiếp tục tìm hiểu thêm những sản phẩm khác. Bởi vì xác định là làm ăn lâu dài và ngày càng phát triển nên cũng phải tìm mua loại máy tốt tốt xíu. Trời cũng không phụ người có lòng, cuối cùng mình cũng đã tìm được một cái máy bán hàng ưng ơi là ưng đó là máy pos bán hàng  cảm ứng hiện đại Sapo FnB.

2.4. Máy tính tiền cảm ứng hiện đại Sapo FnB

Máy tính tiền POS Sapo FnB 1 màn hình 

Máy pos bán hàng cảm ứng 1 màn hình thích hợp với các quán cafe, trà sữa, nhà hàng quy mô vừa và lớn. Máy tính tiền cảm ứng Pos 1 màn hình với cấu hình mạnh, tính năng hiện đại, màn hình rộng giúp nhân viên dễ dàng thao tác bán hàng và quản lý. Máy Pos 1 màn hình có thể được sử dụng tùy vào quy mô và cách thức kinh doanh.

Quán cafe, trà sữa kinh doanh theo hình thức tự phục vụ, khách hàng đến tại quầy gọi món và thanh toán hóa đơn tại chỗ thì máy Pos 1 màn hình cho phép thực hiện tất cả các tính năng như ghi nhận món, in hóa đơn, ghi nhận doanh thu, quản lý tồn kho, thanh toán bằng nhiều hình thức ví điện tử, quét mã QR đồng thời phần mềm quản lý quán cafe, trà sữa được tích hợp trên máy sẽ báo đến máy in hoặc màn hình Bar/ Bếp món được order.

Nếu quán của bạn kinh doanh theo hình thức nhân viên đến bàn order món cho khách thì ngoài những tính năng trên, chủ kinh doanh có thể trang bị cho nhân viên thiết bị ghi nhận order như điện thoại, máy tính bảng và được đồng bộ hóa với tất cả thiết bị bởi phần mềm quản lý quán trà sữa, quán ăn, quán cafe.

Máy tính tiền POS Sapo FnB 2 màn hình 

Tương tự chức năng của máy tính tiền Pos 1 màn hình, các dòng máy Pos này có thêm 1 màn hình giao tiếp với khách hàng, cho phép hiển thị menu để lựa chọn và số tiền thanh toán cần rõ ràng  làm hài lòng khách hàng. Ngoài ra, màn hình phụ này có thể hiển thị các thông tin quảng cáo, chương trình khuyến mãi mới của quán. Vì vậy máy tính tiền pos 2 màn hình là lựa chọn hàng đầu cho bạn muốn làm quán trà sữa, quán cafe lớn.

Máy tính tiền trà sữa, quán cafe, nhà hàng tiện lợi

3. Kiểm soát chặt chẽ nhờ sự quản lý của phần mềm tính tiền

Quản lý bộ phận thu ngân là khâu rất quan trọng, nó được ví như là “trung tâm đầu não để cung cấp tài chính” cho toàn cửa hàng vậy. Theo tôi thấy, thường thì sẽ có trường hợp thừa tiền thiếu tiền xảy ra. Thừa tiền thì không nói gì đi, mà thiếu tiền thì thu ngân sẽ đền, có nơi sẽ cảnh cáo rồi đưa ra hình phạt các kiểu.

Những biện pháp trên liệu có giải quyết được triệt để vấn đề? Thay vì đối phó và sử dụng những cách khắc phục tạm thời, hãy sẵn sàng học cách quản lý quầy thu ngân một cách hiệu quả, khoa học, và ngăn chặn những sai sót không đáng có đúng không nào. Và biện pháp đó chính là sử dụng máy tính tiền quán cafe, trà sữa, quán ăn.

3.1. Xử lý những hóa đơn hủy, đổi món với phần mềm quản lý bán cafe

Với tất cả các trường hợp điều chỉnh, sửa đổi hóa đơn đều cần quản lý trực tiếp chỉnh sửa, và liên cuối in gửi khách hàng phải được thông qua quản lý. Một số phần mềm tính tiền hiện nay chỉ có thể dừng lại ở việc sửa hóa đơn nhưng chưa phân quyền được cho riêng quản lý, điều này là một trong những điều hạn chế. Với Phần mềm quản lý quán cafe trà sữa , tính năng cho thu ngân được phân quyền rất rõ ràng. Đơn đã in tạm tính chỉ quản lý mới có thể sửa và điều chỉnh món cũng như giá tiền.

Quản lý thu ngân với phần mềm quản lý quán cafe trà sữa

3.2. Phương thức thanh toán

Luôn luôn nhắc nhở khách hàng giữ hóa đơn và thực hiện thanh toán khi kiểm tra đúng đủ đồ. Đối với những trường hợp bất khả kháng như mất điện, máy in trục trặc, hóa đơn tay buộc phải có chữ ký hoặc sự giám sát của quản lý. Đặc biệt không được tự động thanh toán mà không có hóa đơn.

Đối với những nhà hàng, quán ăn, sử dụng phần mềm tính tiền, thu ngân sẽ được điền tên trên phiếu thanh toán và chịu trách nhiệm nếu có phát sinh, nhầm tiền của khách hàng. Điều này khiến nhân viên phải cẩn thận hơn khi thực hiện thanh toán và nhận tiền từ khách hàng.

3.3. Theo dõi có hệ thống nhờ phần mềm tính tiền quán cafe trà sữa

Việc theo dõi một cách có hệ thống, từ việc bàn giao quỹ, thành tiền đến những điểm lưu ý trong ca làm việc của mình. Một vài điểm bắt buộc phải giải trình nếu có nhờ nhân viên thu ngân thay thế: nếu các liên hóa đơn không liền mạch, cần tường trình và giải thích, đơn nào hủy, hoặc đơn ở giữa do ai thực hiện thanh toán. Đặc biệt, nếu không được phân quyền, tuyệt đối không được tự ý sửa đơn, không đăng nhập vào tài khoản của thu ngân khác để thực hiện thanh toán. Đối với tất cả những trường hợp rời khỏi vị trí làm việc, bắt buộc phải mang theo chìa khóa quỹ. Chủ quán cũng có thể theo dõi trên phần mềm tính tiền các đơn ngắt quãng, nhân viên nào thực hiện và thời gian cụ thể như thế nào.

3.4. Những trường hợp áp dụng giảm giá

Chiết khẩu cho khách hàng theo đúng, đủ điều kiện mà các chương trình khuyến mãi đề ra. Đối với khách hàng nhận được giảm giá, đặc biệt cần phải có mã code, hoặc những chương trình áp dụng đồng loạt kiểm soát được số lượng tránh trường hợp tràn lan, không hiệu quả. Một vài phần mềm tính tiền hiện nay có tích hợp tính năng tổng hợp chương trình khuyến mãi, số lượng mã đã dùng, điều kiện hóa đơn cũng được áp dụng, nếu hóa đơn không đủ điều kiện, hóa đơn sẽ không được áp dụng giảm giá.

3.5. Quản lý hóa đơn với phần mềm tính tiền

Thanh toán, hóa đơn chốt cuối cùng của khách hàng chỉ có duy nhất một hóa đơn. Mọi trường hợp hóa đơn tẩy xóa, sửa đổi bằng tay đều phải có sự đồng ý của quản lý. Không phải trực tiếp sửa lại đơn trên hệ thống. Tất cả hóa đơn thanh toán qua thẻ hoặc các đơn khác thường, đều phải giữ lại biên lai. Các liên giao dịch và tổng hợp đủ cuối ngày bàn giao cho quản lý.

Với phần mềm tính tiền quán cafe này, mỗi nhân viên sẽ được phân quyền theo nhiệm vụ, giới hạn chức năng theo vị trí của mình. Mọi hoạt động sửa đổi hệ thống chỉ ghi nhận với cấp độ quản lý trở nên. Tổng hợp doanh thu, hóa đơn theo từng ngày, chi tiết thông tin thu ngân. Thông tin được đối chiếu được đơn chuyển vào bar, bếp, để kiểm soát, tránh sai phạm. Bên cạnh đó, việc tổng hợp được bao nhiêu mã khuyến mãi được áp dụng.

Hiện nay, Sapo tặng khách hàng phần mềm tính tiền miễn phí 15 ngày để có thể trải nghiệm tốt những tính năng. Đăng ký ngay tại đây nhé.

4. Kinh nghiệm lựa chọn máy tính tiền quán cafe chuẩn nhất

Sau đây mình xin đưa ra những kinh nghiệm mà mình tích lũy được trong quá trình lựa chọn cho quán của Hưng một cái máy tính tiền quán cafe. Để lựa chọn một phần mềm tính tình quán cafe đơn giản mà hiệu quả thì nên lưu lại 9 bí quyết sau đây nhé:

1. Việc đầu tiên bạn cần biết đó chính là cần quan tâm xem mục đích mình cần mua máy tính tiền để làm gì?  Có cần thiết với mô hình kinh doanh quán của mình hay không? Hiện trên thị trường có nhiều loại: máy tính tiền mini, máy tính tiền quán trà sữa, máy tính tiền quán cafe, máy tính tiền cảm ứng POS…bạn nên xác định loại nào phù hợp với mình cũng như là nhu cầu tài chính.

2. Lựa chọn đối tác bán máy tính tiền quán cafe có thương hiệu để được tư vấn cụ thể về tính năng các loại máy tính tiền và có giá tốt nhất, tránh tình trạng mua máy quá nhiều tiền nhưng nhu cầu thực sự của bạn lại không cần thiết.

3. Không nên quá ham rẻ: Bạn mua máy tính tiền để mang lại hiệu quả cho hoạt động quán café của bạn chứ không phải chỉ là hình thức để đối phó với khách hàng. Chính vì vậy, không nên mang tâm lý thích mua hàng rẻ để mua. Cái gì cũng có cái giá của nó cả. Tôi cũng có 1 người bạn anh ta mua máy tính tiền quán cafe với giá cực rẻ. Nhưng khi mua về sử dụng sau khi xài được 1 tháng thì máy gặp trục trặc không thể hoạt động được nữa. Sau đó gọi cho bên bán để họ xuống sửa chữa thì họ nói máy mua với giá rẻ như vậy nên không có được bảo hành. Làm cho người bạn của tôi phải bỏ ra 1 số tiền không nhỏ để mời thợ sửa về. Không những tốn tiền, tốn công mà còn ảnh hưởng đến tình hình hoạt động kinh doanh của anh ta nữa. Nói chung thì máy tính tiền cũng là một thiết bị điện tử và để sử dụng tốt, đảm bảo nó thì cần phải có sự hỗ trợ tốt về kỹ thuật của bên đối tác, nếu bạn mua chỗ không kinh doanh chuyên về máy tính tiền quán café thì bạn sẽ gặp khó khăn lớn trong việc giải quyết khó khăn khi bạn gặp phải trong quá trình sử dụng.

4. Chọn loại máy đã có thương hiệu:  Thị trường có rất nhiều loại máy tính tiền với nhiều mẫu mã và mức giá khác. Từ những sản phẩm chất lượng thấp cho đến những sản phẩm chất lượng cao. Tuy nhiên, tôi khuyên bạn nên chọn loại máy tính tiền quán cafe đã có tên tuổi ở trên thị trường để có chính sách cũng như chất lượng tốt hơn. Tôi gợi ý cho bạn cái tên đó là máy tính tiền Sapo, tôi cũng lựa chọn cho quán của Hưng cái thương hiệu này, nó được nhiều đánh giá tích cực từ khách hàng, và chế độ chăm sóc, bảo trì bên đó cũng khá tốt nữa.

5. Cần xác định mục tiêu lâu dài: Bạn không nên coi việc mua máy chỉ là để thử nghiệm, và đợi khi nào kinh doanh thành công thì mới đầu tư 1 máy tốt hơn. Nếu bạn suy nghĩ như vậy thì việc kinh doanh của bạn cũng sẽ chỉ mang tính chất thử nghiệm, không xác định được mục tiêu lâu dài. Bạn cần phải suy nghĩ công việc kinh doanh của bạn có thể tốt đẹp và phát triển hơn nữa trong tương lai thì như vậy bạn sẽ không bao giờ muốn sử dụng những cái máy tính tiền chỉ có thể dùng trong thời gian 1-2 năm mà muốn nó vẫn có thể đáp ứng được các yêu cầu của bạn trong thời gian 3 năm tới thậm chí là 5 năm. Đó chắc chắn sẽ là điều không thể.

6. Mua máy tính tiền trước ngày khai trương: Bạn nên tính toán đến việc thử nghiệm máy tính tiền cho cửa hàng của mình trước ngày bạn khai trương 1-2 tuần. Có như vậy thì khi đến ngày khai trương đông khách của bạn mọi thứ hoạt động ổn định ngay, không gặp tình trạng lúng túng khó khăn khi sử dụng và khách hàng sẽ đánh giá không tốt điều đó ở quán café của bạn. Bên cạnh đó, vì khi mua máy tình tiền quán cafe, những nơi cung cấp cũng cần 1 thời gian để nhập hàng về cũng cử người xuống cửa hàng lắp đặt và hướng dẫn bạn vận hành.

7. Nếu bạn chỉ kinh doanh theo thời gian ngắn nhất định thì bạn không nên mua hẳn 1 máy tính tiền. Như vậy sẽ quá lãng phí nếu bạn bỏ ra 10 – 20tr mua 1 máy tính tiền chỉ để phục vụ trong vài tuần lễ hội chợ, thay vì mua máy như vậy bạn có thể tìm thuê 1 máy tính tiền.

8. Không nên chọn máy có model quá cũ: Những máy tính tiền model cũ sẽ rất là khó khăn cho bạn trong việc thay thế linh kiện khi máy của bạn khi bị hư hỏng, vì những máy tính tiền model cũ sẽ không còn sản xuất nữa sẽ rất kho khăn khi bạn muốn mua linh kiện để thay, nếu có thì giá thành cũng sẽ rất cao.

9. Bạn cần quan tâm đến thời gian bảo hành của máy vì đây là thiết bị điện tử thường xuyên cần sự hỗ trợ của kỹ thuật, vì vậy thời gian bảo hành lâu sẽ giúp bạn yên tâm hơn cho sản phẩm của mình.

Kinh nghiệm lựa chọn phần mềm tính tiền quán cafe của mình là thế đấy. Cuối cùng qua sàn lọc thì mình quyết định lựa chọn máy tính tiền của Sapo với tên gọi là Sapo FnB với màn hình cảm ứng xịn xò, tích hợp sẵn in bill trên máy luôn.

Mà kể ra cũng kỳ, tôi bỏ bao nhiêu thời gian để kiếm cho nó cái máy tính tiền, vậy mà nó còn kêu tôi nhập giúp nó số liệu lên máy luôn chứ, với lý do “quán đang trong giai đoạn set up nên không có thời gian”, thôi thì tình nghĩa bạn bè nên mình cũng giúp nó, mà may mắn là mình mua máy tính tiền bên Sapo nên được hỗ trợ luôn khâu nhập liệu số lượng. Đúng thật là tuyệt cú mèo!

Cuối cùng thì quán cà phê mà người bạn của tôi đã đổ nhiều tâm huyết vào đã chính thức đi vào hoạt động. Nói thật lúc đầu tôi còn nghĩ là ngày khai trương thì chắc cũng không đông khách, vì mới mở quán ra ai mà biết mà người ta đến. Ấy vậy mà thằng bạn ma lanh của tôi nó đã tranh thủ marketing cho cái quán bấy lâu nay nên nữa khai trương cùng với chương trình khuyến mãi nên khách đông ơi là đông, thấy vậy tui cũng vui lây. Thấy bao nhiêu công sức mình bỏ ra giúp nó đúng thật là không oan uổng. Thấy chưa, thử hỏi bữa khai trương mà không có cái máy tính tiền thì chắc chắn rằng sẽ làm không xuể. Tôi thấy mình như mới làm được một việc tốt vậy!

Chuyện là vậy đó, bởi nói cho dù bạn kinh doanh bất cứ ngành nghề nào đi nữa thì một phần mềm tính tiền là không thể thiếu. Nên bạn đừng thắc mắc là máy tính tiền có cần thiết không, câu trả lời là có. Nếu bạn mở quá quy mô nhỏ thì dùng phần mềm tính tiền cafe đơn giản thôi, còn nếu muốn xịn thì mua máy tính tiền cảm ứng POS. Bạn đừng hỏi là máy tính tiền giá bao nhiêu, mà hãy tự nói với mình là “tiền nào của nấy, đã đầu tư kinh doanh thì đầu tư cho đáng”, mà thật ra máy tính tiền không mắc đâu. Chúc bạn thành công với việc kinh doanh của mình nhé!

Không thể bỏ qua kinh nghiệm lựa chọn máy tính tiền này nếu muốn ăn nên làm ra
5 (100%) 1 vote

Tìm chúng tôi trên Facebook

Tìm chúng tôi trên Youtube