+230.000 khách hàng đã lựa chọn Sapo
Nhiều hộ kinh doanh không chỉ gặp khó ở việc nộp thuế, mà còn vướng ngay từ bước đầu - chuẩn bị và tổng hợp dữ liệu. Thực tế, kê khai thuế không chỉ là điền tờ khai, mà là quá trình dựa trên dữ liệu đã được ghi nhận và đối soát từ trước. Nếu dữ liệu không đầy đủ hoặc không thống nhất (giữa doanh thu, hóa đơn, dòng tiền…), tờ khai rất dễ sai lệch, kéo theo rủi ro bị truy thu hoặc yêu cầu giải trình. Vì vậy, việc chuẩn bị và tổng hợp dữ liệu đúng ngay từ đầu là yếu tố then chốt để kê khai chính xác và minh bạch.
Bài viết dưới đây của Sapo sẽ giúp bạn hệ thống lại các nhóm dữ liệu cần chuẩn bị, kèm checklist rõ ràng để bạn dễ theo dõi và kê khai đúng - đủ ngay từ lần khai thuế đầu tiên.
1. Những dữ liệu cốt lõi hộ kinh doanh cần chuẩn bị khi kê khai thuế
Để việc kê khai thuế diễn ra nhanh chóng và hạn chế sai sót, chủ hộ kinh doanh không cần thu thập dàn trải mọi loại giấy tờ, mà nên tập trung rà soát đúng các nhóm dữ liệu cốt lõi. Khi nắm rõ và kiểm soát tốt những con số quan trọng này, bạn có thể tự tin lập tờ khai chính xác, tránh tình trạng nộp thừa hoặc phát sinh rủi ro do kê khai thiếu nghĩa vụ thuế.
1.1. Dữ liệu doanh thu (đầu ra)
Doanh thu là cơ sở quan trọng nhất để tính toán số tiền thuế (GTGT và TNCN) mà hộ kinh doanh phải nộp. Bạn cần tổng hợp đầy đủ các số liệu sau:
Tổng doanh thu theo kỳ
Đây là tổng toàn bộ số tiền bạn thu được từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong kỳ tính thuế (thường là theo tháng hoặc theo quý). Con số này cần khớp với dữ liệu trên phần mềm quản lý bán hàng hoặc tổng lượng hóa đơn điện tử bạn đã xuất ra.
Doanh thu chi tiết theo từng kênh
Để tránh bỏ sót hóa đơn và dễ dàng đối soát khi có sự cố, bạn cần phân loại nguồn thu nhập thành các nhóm rõ ràng:
- Bán trực tiếp tại cửa hàng: Gồm tiền mặt khách trả trực tiếp hoặc quẹt thẻ qua máy POS (nếu có).
- Bán qua sàn Thương mại điện tử (Shopee, TikTok Shop, Lazada...): Đây là dữ liệu quan trọng vì cơ quan thuế hiện đang rà soát rất chặt chẽ. Bạn cần tải các bảng báo cáo đối soát doanh thu, sao kê từ hệ thống Kênh người bán (Seller Center) để đảm bảo khớp số liệu.
- Chuyển khoản: Bao gồm tất cả các khoản khách hàng thanh toán qua mã QR hoặc chuyển khoản thẳng vào tài khoản ngân hàng kinh doanh của bạn.
Lưu ý: Nhiều hộ kinh doanh vẫn sử dụng tài khoản cá nhân cho hoạt động bán hàng, dễ dẫn đến việc nhầm lẫn giữa giao dịch kinh doanh và chi tiêu cá nhân, từ đó làm sai lệch doanh thu tính thuế (thường bị ghi nhận cao hơn thực tế). Vì vậy, bạn nên mở tài khoản riêng cho hộ kinh doanh để theo dõi dòng tiền rõ ràng và kê khai chính xác hơn.
1.2. Nhóm dữ liệu chi phí (đầu vào)
Nhóm dữ liệu chi phí đặc biệt quan trọng đối với hộ kinh doanh nhóm 2 (lựa chọn tính thuế TNCN theo thu nhập tính thuế), các hộ kinh doanh nhóm 3 (trên 3 tỷ đến 50 tỷ) và hộ kinh doanh nhóm 4 (trên 50 tỷ).
Lý do là bởi các trường hợp này, hộ kinh doanh áp dụng phương pháp tính thuế dựa trên doanh thu trừ chi phí. Do đó, việc xác định đúng và đầy đủ chi phí hợp lý không chỉ giúp phản ánh chính xác kết quả kinh doanh, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp, tránh tình trạng nộp thuế trên “lãi ảo” - thuế cao hơn do thiếu chi phí được ghi nhận.
Theo Bà Nguyễn Thị Cúc - Chủ tịch Hội Tư vấn thuế Việt Nam (VTCA), để được khấu trừ chi phí khi tính thuế, hộ kinh doanh cần đảm bảo “có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt”.
Hóa đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào
- Mọi mặt hàng nhập về (nguyên vật liệu, hàng hóa bán sẵn...) bắt buộc phải có hóa đơn điện tử hợp lệ.
- Riêng với hàng nông, lâm, thủy sản mua trực tiếp từ người dân (không có hóa đơn), bạn phải chuẩn bị Bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn để chứng minh giá vốn.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Hộ kinh doanh cần lưu giữ sao kê ngân hàng/ủy nhiệm chi cho tất cả các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên, không phụ thuộc vào việc bên bán có xuất hóa đơn hay không. Đây là căn cứ quan trọng để khoản chi được chấp nhận khi tính thuế.
Các chi phí phục vụ cho hoạt động kinh doanh
Ngoài các nhóm chi phí phổ biến đã nêu, hộ kinh doanh cần rà soát thêm các khoản chi được liệt kê trong Sổ chi tiết doanh thu, chi phí mẫu S2c-HKD, bao gồm:
- Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa: Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, hàng hóa sử dụng cho hoạt động sản xuất - kinh doanh
- Chi phí nhân công: Tiền lương, tiền công, phụ cấp, các khoản bảo hiểm bắt buộc và chi phí thuê lao động
- Chi phí tài sản cố định: Hao mòn, khấu hao tài sản phục vụ sản xuất kinh doanh (Trường hợp tài sản đã khấu hao hết nhưng vẫn tiếp tục sử dụng thì không được trích khấu hao thêm.)
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Điện, nước, điện thoại, internet, vận chuyển, thuê tài sản, sửa chữa…
- Chi phí lãi vay: Lãi vay phục vụ hoạt động kinh doanh (đáp ứng điều kiện theo quy định)
- Chi phí khác: Các khoản chi phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh
1.3. Dữ liệu thuế đã khấu trừ (nếu có)
Đây là nhóm dữ liệu nhiều hộ kinh doanh dễ bỏ sót, dẫn đến nộp trùng thuế. Trên thực tế, nếu bạn bán hàng qua các sàn TMĐT có tích hợp thanh toán, một phần thuế đã được khấu trừ, kê khai và nộp thay bởi đơn vị trung gian theo quy định.
Khi tổng hợp cuối kỳ (đặc biệt với doanh thu từ 3 tỷ đồng trở lên và áp dụng phương pháp doanh thu – chi phí), bạn chỉ cần nộp phần thuế chênh lệch sau khi đã đối trừ số thuế đã được nộp thay. Trường hợp số thuế đã khấu trừ lớn hơn nghĩa vụ thực tế, bạn có thể đề nghị hoàn thuế.
Để đối soát chính xác, bạn nên chuẩn bị đầy đủ:
- Báo cáo doanh thu và phí dịch vụ: Xuất từ hệ thống quản lý người bán (Seller Center) theo từng kỳ (tháng/quý)
- Chứng từ khấu trừ thuế: Xác nhận từ sàn về số thuế đã thu hộ - nộp hộ trong năm.
1.4. Dữ liệu hóa đơn đã xuất
Đây là nhóm dữ liệu giúp bạn xác định chính xác doanh thu đã ghi nhận, đồng thời đối chiếu với tờ khai để tránh sai lệch.
Dữ liệu cần chuẩn bị gồm:
- Số lượng hóa đơn đã xuất: Tổng số hóa đơn phát hành trong kỳ, bao gồm cả hóa đơn đã lập và đã điều chỉnh/thay thế (nếu có)
- Tổng giá trị hóa đơn: Giá trị hàng hóa, dịch vụ đã xuất bán theo hóa đơn (có thể tách riêng giá trị trước thuế và tổng thanh toán để dễ đối soát)
Lưu ý khi rà soát:
- Đảm bảo không bỏ sót hóa đơn đã phát hành nhưng chưa ghi nhận doanh thu
- Kiểm tra các hóa đơn điều chỉnh, thay thế để tránh ghi nhận trùng hoặc sai số liệu
- Đối chiếu giữa dữ liệu hóa đơn và doanh thu thực tế (từ sổ bán hàng, sao kê, sàn TMĐT…)
2. Một số sai lầm phổ biến khi chuẩn bị dữ liệu kê khai thuế
Trong quá trình tổng hợp số liệu để kê khai thuế, nhiều hộ kinh doanh thường gặp các lỗi cơ bản nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của tờ khai và số thuế phải nộp. Dưới đây là một số lỗi cơ bản bạn nên biết để tránh:
2.1. Lấy thiếu doanh thu
Nhiều chủ hộ chỉ kê khai dựa trên trí nhớ hoặc dựa vào hóa đơn đã xuất, mà bỏ sót các khoản thu nhỏ lẻ như bán hàng không xuất hóa đơn, tiền mặt, COD hoặc thu nhập phát sinh ngoài.
Điều này khiến doanh thu thực tế không được phản ánh đầy đủ. Khi cơ quan thuế đối chiếu với dòng tiền hoặc dữ liệu liên quan, phần chênh lệch có thể bị xem là bỏ sót doanh thu, dẫn đến truy thu và xử phạt.
2.2. Không cộng doanh thu đa kênh
Nhiều hộ kinh doanh bán hàng trên nhiều kênh như cửa hàng, sàn TMĐT, mạng xã hội…, nhưng khi kê khai lại chỉ ghi nhận doanh thu tại cửa hàng mà chưa tổng hợp đầy đủ các nguồn online, dẫn đến số liệu không phản ánh đúng thực tế.
Trong khi đó, dữ liệu từ các sàn TMĐT đã được kết nối với cơ quan thuế. Nếu không cộng gộp toàn bộ doanh thu đa kênh, số liệu kê khai sẽ dễ bị lệch so với dữ liệu đối chiếu, làm tăng rủi ro bị kiểm tra và điều chỉnh..
2.3. Nhầm lẫn doanh thu với tiền thực nhận
Một sai lầm phổ biến khác là lấy số tiền thực nhận về tài khoản (sau khi đã trừ phí sàn, vận chuyển, quảng cáo…) làm doanh thu kê khai. Thực tế, doanh thu tính thuế phải là tổng giá trị bán hàng trước khi trừ phí. Các khoản phí bị trừ chỉ được tính là chi phí đầu vào. Nếu nhầm lẫn, bạn sẽ vừa kê khai thiếu doanh thu (dễ bị xử phạt), vừa không ghi nhận đúng chi phí để tối ưu số thuế phải nộp.
Dữ liệu càng minh bạch, chính xác thì việc thực hiện nghĩa vụ thuế càng đúng và chủ động. Thay vì ghi chép sổ sách thủ công dễ sai sót, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Sapo để tự động tổng hợp doanh thu, chi phí và sổ sách kế toán, giúp chuẩn bị số liệu kê khai nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
Bạn có thể click vào dùng thử 7 ngày miễn phí ngay bên dưới để bắt đầu trải nghiệm phần mềm, phục vụ cho kỳ kê khai thuế tới đây nhẹ nhàng hơn.
