Hướng dẫn ghi sổ kế toán cho hộ kinh doanh theo thông tư 152/2025/TT-BTC

Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư 152/2025/TT-BTC, áp dụng từ 01/01/2026, hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và thay thế Thông tư 88/2021/TT-BTC. Theo quy định mới, việc ghi sổ kế toán được thực hiện theo từng trường hợp nộp thuế, có thể ghi bản giấy hoặc điện tử, giúp hộ kinh doanh theo dõi doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế rõ ràng hơn. Bài viết này hướng dẫn ghi sổ kế toán đúng mẫu, đúng quy định, dễ áp dụng, giúp hộ kinh doanh biết ghi sổ nào và ghi như thế nào khi triển khai từ năm 2026.

1. Hướng dẫn ghi sổ kế toán cho HKD thuộc đối tượng không chịu thuế

1.1. Áp dụng sổ nào?

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, không phải nộp thuế TNCN thực hiện ghi sổ theo Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu số S1a-HKD

Sổ này được mở để ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ, làm căn cứ kê khai và xác định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, nộp thuế TNCN theo quy định của pháp luật về thuế hay không.

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện kê khai doanh thu theo quy định của pháp luật về thuế thì có thể sử dụng sổ này để theo dõi, đối chiếu số liệu với cơ quan thuế.

1.2. Hướng dẫn ghi sổ S1a-HKD

• Ghi thông tin đầu sổ: Ghi đầy đủ tên hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), địa điểm kinh doanh và kỳ kê khai theo mẫu.
• Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
• Cột B: Ghi diễn giải doanh thu từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc theo định kỳ.
• Cột 1: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ tương ứng.

Cuối kỳ, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cộng tổng doanh thu, ghi ngày, tháng lập sổ và ký xác nhận theo quy định.

Ví dụ: 

Đơn vị tính: VNĐ

2. Hướng dẫn ghi sổ kế toán cho HKD nộp thuế theo tỷ lệ (%) trên doanh thu

2.1. Áp dụng sổ nào?

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo tỷ lệ (%) trên doanh thu thực hiện ghi sổ theo Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu số S2a-HKD, ban hành kèm theo Thông tư 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Sổ này được mở để ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ (%) để tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất để tính thuế TNCN. Trên cơ sở doanh thu ghi nhận, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh xác định số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp theo quy định của pháp luật về thuế.

Trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu nộp thuế GTGT, thuế TNCN thì hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể sử dụng sổ này để theo dõi, đối chiếu số thuế phải nộp với cơ quan thuế.

2.2. Hướng dẫn ghi sổ S2a-HKD

• Ghi thông tin đầu sổ: Ghi đầy đủ tên hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế, địa điểm kinh doanh và kỳ kê khai theo mẫu.
• Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ bán hàng.
• Cột C: Ghi diễn giải nội dung doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ (%) tính thuế.
• Cột 1: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh tương ứng với từng nhóm ngành nghề.

Cuối kỳ, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tổng hợp doanh thu, xác định tổng số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp, ghi ngày, tháng lập sổ và ký xác nhận theo quy định.

Ví dụ: 

Đơn vị tính: VNĐ

(Từ doanh thu trên, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tính ra số tiền thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % hoặc cùng mức thuế suất.)

3. Hướng dẫn ghi sổ kế toán cho hộ kinh doanh nộp thuế theo thu nhập tính thuế

3.1. Áp dụng sổ nào?

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế GTGT theo tỷ lệ (%) trên doanh thu và nộp thuế TNCN theo thu nhập tính thuế thực hiện ghi sổ kế toán theo các mẫu sau, ban hành kèm theo Thông tư 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính:

• Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu số S2b-HKD
• Sổ chi tiết doanh thu, chi phí – Mẫu số S2c-HKD
• Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa – Mẫu số S2d-HKD
• Sổ chi tiết tiền – Mẫu số S2e-HKD

3.2. Hướng dẫn ghi sổ S2b-HKD

Sổ này được mở để ghi doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ (%) để tính thuế GTGT. Trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu thuế GTGT phải nộp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thể sử dụng sổ này để theo dõi, đối chiếu số liệu với cơ quan thuế.

Cách ghi sổ:

• Ghi thông tin đầu sổ: Ghi đầy đủ tên hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế, địa điểm kinh doanh và kỳ kê khai.
• Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ.
• Cột C: Ghi diễn giải nội dung doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo từng nhóm ngành nghề.
• Cột 1: Ghi số tiền bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh theo từng ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ (%) để tính thuế GTGT. Số liệu tại cột này được sử dụng làm căn cứ xác định doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề. Trên cơ sở doanh thu đã ghi nhận, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh xác định số thuế GTGT phải nộp tương ứng với từng ngành nghề. Cuối sổ ghi tổng số thuế GTGT phải nộp trong kỳ.

Ví dụ: 

Đơn vị tính: VNĐ

Cuối kỳ, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cộng tổng doanh thu để làm căn cứ xác định số thuế GTGT phải nộp.

3.3. Hướng dẫn ghi sổ S2c-HKD

Sổ này được mở để ghi doanh thu và các khoản chi phí hợp lý, làm căn cứ xác định thu nhập tính thuế và số thuế TNCN phải nộp theo quy định của pháp luật về thuế.

Cách ghi sổ

• Cột A, Cột B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán.
• Cột C: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Cột 1: Ghi số tiền tương ứng với từng nội dung đã ghi tại cột diễn giải.
• Dòng (1) – Doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ: Căn cứ vào chứng từ kế toán, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh ghi tổng doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ trong kỳ; có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc ghi tổng hợp theo kỳ, phù hợp với nhu cầu quản lý.
• Dòng (2) – Chi phí hợp lý: Ghi tổng chi phí hợp lý phát sinh trong kỳ trên cơ sở các chi phí thực tế tại hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; có thể ghi theo từng nghiệp vụ phát sinh hoặc tổng hợp theo kỳ.
• Xác định thu nhập tính thuế: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh xác định chênh lệch giữa tổng doanh thu và tổng chi phí hợp lý để làm căn cứ tính thuế thu nhập cá nhân phải nộp.

Ví dụ: 

Đơn vị tính: VNĐ

(Giả định thuế suất TNCN áp dụng: 15%)

3.4. Hướng dẫn ghi sổ S2d-HKD

Sổ này được mở để theo dõi, quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho đối với từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.

Cách ghi sổ

• Cột A, B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ nhập kho, xuất kho.
• Cột C: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh (nhập kho, xuất kho, điều chỉnh…).
• Cột D: Ghi đơn vị tính của vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
• Cột 1 (Đơn giá): Ghi đơn giá nhập, xuất, tồn của từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
  • Đơn giá nhập kho căn cứ theo chứng từ mua hàng.
  • Đơn giá xuất kho được tính riêng cho từng loại theo công thức:
• Đơn giá xuất kho = (Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ) / (Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ)
• Cột 2: Ghi số lượng nhập kho.
• Cột 3: Ghi thành tiền nhập kho (Cột 3 = Cột 1 × Cột 2).
• Cột 4: Ghi số lượng xuất kho.
• Cột 5: Ghi thành tiền xuất kho (Cột 5 = Cột 1 × Cột 4).
• Cột 6: Ghi số lượng tồn kho.
• Cột 7: Ghi thành tiền tồn kho (Cột 7 = Cột 1 × Cột 6).
• Cột 8: Ghi chú (nếu có).

Cuối kỳ, hộ kinh doanh xác định cộng phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ theo từng mặt hàng.

3.5. Hướng dẫn ghi sổ S2e-HKD

Sổ này được mở để theo dõi tình hình thu, chi bằng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Cách ghi sổ

• Cột A, Cột B: Ghi số hiệu và ngày, tháng của chứng từ thu, chi.
• Cột C: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh (thu tiền, chi tiền, gửi tiền, rút tiền…).
• Cột 1 (Thu/Gửi vào): Ghi số tiền thu vào tiền mặt hoặc số tiền gửi vào tài khoản tiền gửi không kỳ hạn.
• Cột 2 (Chi/Rút ra): Ghi số tiền chi ra bằng tiền mặt hoặc số tiền rút ra từ tài khoản tiền gửi không kỳ hạn.

Cuối kỳ, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tổng hợp số tiền thu, chi và xác định số dư cuối kỳ đối với tiền mặt và từng tài khoản tiền gửi không kỳ hạn.

Xem thêm: 9+ Phần mềm kế toán hộ kinh doanh tốt nhất 2025: Đơn giản, dễ dùng và tiết kiệm chi phí

Ví dụ: 

Đơn vị tính: VNĐ

4. Hướng dẫn ghi sổ kế toán cho hộ kinh doanh có hoạt động chịu các loại thuế khác

4.1. Áp dụng sổ nào?

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động thuộc diện chịu các loại thuế khác như: thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường, thuế sử dụng đất… thực hiện ghi sổ theo Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác – Mẫu số S3a-HKD, ban hành kèm theo Thông tư 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính.

4.2. Hướng dẫn ghi sổ S3a-HKD

Sổ này được mở để theo dõi nghĩa vụ thuế phát sinh đối với từng loại thuế khác, làm căn cứ xác định số thuế phải nộp theo từng sắc thuế theo quy định của pháp luật về thuế.

Cách ghi sổ:

• Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
• Cột B: Ghi diễn giải nội dung nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hoạt động chịu thuế.
• Cột 1: Ghi số lượng hàng hóa, dịch vụ thuộc diện chịu thuế.
• Cột 2: Ghi mức thuế tuyệt đối áp dụng theo quy định của pháp luật đối với thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu áp dụng).
• Cột 3: Ghi giá tính thuế trên một đơn vị hàng hóa, dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế.
• Cột 4: Ghi thuế suất áp dụng theo quy định đối với thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên, thuế sử dụng đất.
• Cột 5: Xác định số thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp trong trường hợp áp dụng phương pháp tính thuế theo tỷ lệ (%), theo công thức: Cột 5 = Cột 1 × Cột 3 × Cột 4
• Cột 6: Xác định số thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp trong trường hợp áp dụng phương pháp tính thuế tuyệt đối, theo công thức: Cột 6 = Cột 1 × Cột 2
• Cột 7: Ghi tổng số thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp, xác định bằng: Cột 7 = Cột 5 + Cột 6
• Cột 8: Ghi số thuế bảo vệ môi trường phải nộp, xác định theo công thức: Cột 8 = Cột 1 × Cột 2
• Cột 9: Ghi số thuế tài nguyên phải nộp, xác định theo công thức: Cột 9 = Cột 1 × Cột 3 × Cột 4
• Cột 10: Ghi số thuế sử dụng đất phải nộp, xác định theo công thức: Cột 10 = Cột 1 × Cột 3 × Cột 4

Cuối kỳ, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cộng tổng số thuế phải nộp theo từng sắc thuế, ghi ngày, tháng lập sổ và ký xác nhận theo quy định.

Việc ghi sổ kế toán theo đúng mẫu và phương pháp quy định tại Thông tư 152/2025/TT-BTC giúp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo dõi rõ ràng doanh thu, chi phí, dòng tiền và các nghĩa vụ thuế phát sinh. Khi thực hiện đầy đủ và nhất quán các sổ kế toán phù hợp với từng trường hợp áp dụng, hộ kinh doanh sẽ chủ động hơn trong kê khai, đối chiếu với cơ quan thuế và hạn chế rủi ro sai sót trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế