Hóa đơn là chứng từ quan trọng trong mọi giao dịch mua bán, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ khi nào cần xuất hóa đơn và loại nào phù hợp. Từ ngày 01/07/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực, quy định chặt chẽ hơn về hóa đơn điện tử, đặc biệt với hộ và cá nhân kinh doanh. Bài viết này giúp bạn nắm rõ khái niệm, phân loại và quy định mới nhất về hóa đơn để tránh sai phạm khi sử dụng.
1. Hóa đơn là gì?
Theo quy định tại khoản 1, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
"Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật, có hoặc không có mã của cơ quan thuế."
Hiểu đơn giản hóa đơn là giấy tờ hợp pháp chứng minh giao dịch giữa người bán và người mua đã diễn ra. Trên hóa đơn thể hiện đầy đủ:
- Tên hàng hóa/dịch vụ,
- Số lượng, đơn giá, thuế suất (nếu có),
- Thông tin người bán – người mua,
- Tổng tiền thanh toán.
Vai trò của hóa đơn trong thực tế
Đối tượng | Vai trò chính của hóa đơn |
Người bán | Ghi nhận doanh thu, kê khai thuế, bảo vệ trước rủi ro pháp lý |
Người mua | Là căn cứ bảo hành, kê khai chi phí, đòi quyền lợi khi tranh chấp |
Cơ quan thuế | Quản lý nghĩa vụ nộp thuế, kiểm soát doanh thu, phát hiện gian lận |
Ví dụ thực tế:
- Tình huống 1: Một cửa hàng điện máy bán tivi trị giá 15 triệu đồng. Sau khi khách thanh toán, cửa hàng sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng ghi rõ: tên sản phẩm, giá chưa thuế, VAT 10%, tổng tiền thanh toán và mã số thuế của doanh nghiệp.
- Tình huống 2: Một hộ kinh doanh quán ăn sử dụng máy tính tiền có kết nối cơ quan thuế để in hóa đơn điện tử tự động sau mỗi lần khách thanh toán – theo yêu cầu mới tại Nghị định 70.
- Tình huống 3: Một freelancer nhận tiền làm dịch vụ thiết kế, khách hàng yêu cầu xuất hóa đơn. Trong trường hợp này, người cung cấp dịch vụ cần đăng ký mã số thuế và lập hóa đơn theo đúng quy định để hợp thức hóa giao dịch.
Hóa đơn không đơn thuần là “tờ giấy” không có giá trị
Ngày nay, đặc biệt trong môi trường kinh doanh số, hóa đơn còn đóng vai trò:
- Là công cụ chống gian lận thuế (đặc biệt với hóa đơn điện tử có mã),
- Là yêu cầu bắt buộc trong giao dịch B2B, xuất nhập khẩu, đấu thầu…
- Là bằng chứng pháp lý trong các vụ kiện, tranh chấp liên quan đến hợp đồng mua bán.
Xem thêm: Hóa đơn chuyển đổi là gì? Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78
2. Phân loại các loại hóa đơn hiện nay
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và cập nhật tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn hiện được phân loại theo tính chất sử dụng và mục đích phát hành. Việc phân loại giúp người bán lựa chọn đúng loại hóa đơn phù hợp với hình thức kinh doanh của mình và người mua hiểu được hóa đơn nào có giá trị kê khai thuế.
Dưới đây là các loại hóa đơn phổ biến hiện nay:
a. Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
- Còn gọi là hóa đơn đỏ
- Dùng trong giao dịch giữa các doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp khấu trừ
- Ghi rõ thuế suất VAT, thường là 5% hoặc 10%
- Người mua là doanh nghiệp có thể dùng hóa đơn này để khấu trừ thuế đầu vào
Ví dụ: Công ty A mua máy in từ nhà cung cấp B, hóa đơn ghi rõ giá bán 10 triệu, VAT 10%, tổng thanh toán 11 triệu.
b. Hóa đơn bán hàng
- Áp dụng cho hộ, cá nhân kinh doanh hoặc doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp
- Không ghi thuế suất VAT riêng biệt, chỉ thể hiện tổng giá bán
- Không dùng để khấu trừ VAT đầu vào
Ví dụ: Tiệm tạp hóa phát hành hóa đơn cho khách mua hàng, ghi tổng cộng 250.000đ, không tách thuế.
c. Hóa đơn điện tử bán tài sản công
- Dùng cho giao dịch bán tài sản thuộc sở hữu Nhà nước (xe công, nhà đất công…)
- Bắt buộc là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
d. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
- Sử dụng khi bán hàng từ nguồn hàng dự trữ quốc gia, ví dụ: bán gạo cứu trợ, hàng phòng chống thiên tai…
- Hóa đơn do cơ quan chức năng cấp, ghi rõ nguồn hàng
e. Các chứng từ quản lý như hóa đơn
- Bao gồm: vé máy bay điện tử, phiếu thu tiền bảo hiểm, biên lai thu học phí…
- Tuy không phải "hóa đơn" theo nghĩa chặt, nhưng vẫn được quản lý, in phát hành và sử dụng như hóa đơn trong một số trường hợp đặc biệt
Lưu ý: Việc sử dụng sai loại hóa đơn có thể khiến:
- Người mua không được khấu trừ thuế (nếu cần)
- Người bán bị xử phạt hành chính
- Bị cơ quan thuế truy thu và kiểm tra
3. Hình thức thể hiện của hóa đơn
Bên cạnh việc phân loại theo mục đích sử dụng, hóa đơn còn được chia theo hình thức thể hiện, tức là cách thức lập, in và phát hành hóa đơn. Dưới đây là 4 hình thức hóa đơn đang được áp dụng tại Việt Nam.
a. Hóa đơn điện tử
Đây là hình thức phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt sau khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ năm 2022.
Đặc điểm:
- Lập và ký số hoàn toàn trên phần mềm
- Không cần in giấy, lưu trữ dưới dạng file XML/PDF
- Có thể có mã của cơ quan thuế (hóa đơn có mã) hoặc không mã
Ưu điểm:
- Nhanh chóng, chính xác
- Dễ tra cứu, không lo thất lạc
- Được pháp luật công nhận giá trị như hóa đơn giấy
Ví dụ: Doanh nghiệp bán hàng qua sàn TMĐT, sau khi giao hàng sẽ phát hành hóa đơn điện tử có mã gửi qua email cho khách hàng.
Xem thêm: [HỎI - ĐÁP] Tổng hợp câu hỏi thường gặp về NĐ 70/2025 – Phần 1: Hóa đơn điện tử
b. Hóa đơn tự in
- Là hóa đơn do doanh nghiệp tự thiết kế, tự in ra từ phần mềm nội bộ
- Chỉ áp dụng với doanh nghiệp có đủ điều kiện về hạ tầng, phần mềm kế toán, hệ thống bảo mật
- Không phổ biến bằng hóa đơn điện tử
Lưu ý: Hóa đơn tự in vẫn phải đảm bảo đầy đủ thông tin bắt buộc và chỉ được dùng khi đã thông báo phát hành với cơ quan thuế.
c. Hóa đơn đặt in
- Là hóa đơn được in sẵn số lượng lớn tại nhà in, sau đó người bán ghi tay hoặc in thông tin từng lần giao dịch
- Thường dùng trong các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh chưa chuyển đổi sang hóa đơn điện tử
Tuy nhiên: Từ 2025, hóa đơn đặt in sẽ dần bị thay thế hoàn toàn bởi hóa đơn điện tử theo lộ trình chuyển đổi số quốc gia.
d. Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Đây là một hình thức hóa đơn điện tử đặc biệt, được lập tự động ngay tại thời điểm bán hàng thông qua máy tính tiền có kết nối trực tiếp với hệ thống của cơ quan thuế.
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/06/2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền là bắt buộc đối với:
- Hộ, cá nhân kinh doanh (doanh thu >1 tỷ) có hoạt động bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng cuối cùng, thuộc các lĩnh vực phổ biến như:
- Quán ăn, cà phê
- Siêu thị mini, tiệm tạp hóa
- Spa, salon tóc, dịch vụ chăm sóc cá nhân
- Cửa hàng bán lẻ, thời trang…
Đặc điểm:
- Hóa đơn được khởi tạo tự động từ máy tính tiền khi phát sinh giao dịch
- Không cần lập thủ công hoặc truy cập phần mềm riêng
- Hóa đơn được ký số và truyền ngay lập tức đến cơ quan thuế
- Có thể in trực tiếp hoặc gửi qua email/QR code cho khách
Lợi ích:
- Nhanh gọn, tiện lợi, không phụ thuộc vào nhân sự hay quy trình phức tạp
- Giảm sai sót trong kê khai, tránh thất thoát doanh thu
- Cơ quan thuế giám sát doanh thu theo thời gian thực, minh bạch – chính xác
Ví dụ thực tế: Một quán trà sữa sử dụng máy tính tiền của Sapo tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử. Khi khách thanh toán, hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn điện tử, gửi bản PDF hoặc in ngay tại quầy. Đồng thời, dữ liệu hóa đơn được đồng bộ tức thì về Tổng cục Thuế mà chủ quán không cần thao tác thêm.
Xem thêm: [HỎI - ĐÁP] Tổng hợp câu hỏi thường gặp về NĐ 70/2025 – Phần 2: Hoá đơn điện tử từ máy tính tiền
4. Quy định mới nhất theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Từ ngày 01/07/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, thay đổi đáng kể cách quản lý hóa đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh và một phần doanh nghiệp nhỏ. Đây là giai đoạn 2 trong lộ trình chuyển đổi số về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
4.1. Ai bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?
Theo quy định mới, các đối tượng sau bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
Đối tượng áp dụng | Ví dụ cụ thể |
Hộ/cá nhân kinh doanh trực tiếp đến người tiêu dùng | Quán ăn, tiệm tạp hóa, salon tóc, cửa hàng thời trang |
Có doanh thu trên 100 triệu/năm (hoặc quy mô lớn) | Shop quần áo bán trực tiếp tại cửa hàng |
Không phân biệt đã/đang dùng phần mềm khác | Dù đang dùng app bán hàng, vẫn phải chuyển |
Lưu ý:
- Nếu không áp dụng đúng, có thể bị xử phạt hành chính lên đến 50 triệu đồng theo Luật Quản lý thuế mới.
- Không áp dụng cho hộ bán hàng qua sàn TMĐT, do sàn đã thay mặt ghi nhận doanh thu.
4.2. Những thay đổi quan trọng khác trong quản lý hóa đơn
Nội dung thay đổi | Trước đây (Nghị Định 123) | Mới (Nghị Định 70) |
Quản lý hộ kinh doanh | Chủ yếu kê khai theo sổ sách | Kết nối dữ liệu tự động theo thời gian thực |
Cách phát hành hóa đơn | Đăng ký mẫu và phát hành trước | Tự động xuất và đồng bộ trực tuyến |
Truy xuất hóa đơn | Qua phần mềm hoặc email | Truy xuất bằng mã QR hóa đơn in trên giấy |
4.3. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần làm gì
- Kiểm tra xem bạn có thuộc nhóm bắt buộc áp dụng không
- Trang bị máy tính tiền/thiết bị POS kết nối Tổng cục Thuế
- Sử dụng phần mềm bán hàng có tích hợp phát hành hóa đơn điện tử theo chuẩn Nghị Định 70
5. Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)
Câu hỏi 1: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có bắt buộc phải có chữ ký số không?
Trả lời:
Có, hóa đơn điện tử từ máy tính tiền vẫn cần có chữ ký số để bảo đảm tính hợp pháp và bảo mật thông tin giao dịch. Chữ ký số sẽ được gắn vào hóa đơn ngay khi phát hành, giúp cơ quan thuế xác nhận tính hợp lệ của hóa đơn.
Câu hỏi 2: Tôi có thể xuất hóa đơn cho khách qua email hoặc tin nhắn được không?
Trả lời:
Được. Hóa đơn điện tử có thể gửi qua email hoặc tin nhắn (với mã QR hoặc file PDF). Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí in ấn, đồng thời giúp khách hàng dễ dàng tra cứu hóa đơn.
Câu hỏi 3: Nếu máy tính tiền của tôi gặp sự cố, tôi có thể tạm thời dùng hóa đơn giấy không?
Trả lời:
Không. Theo Nghị định 70, không được phép sử dụng hóa đơn giấy thay thế trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Nếu gặp sự cố kỹ thuật, bạn cần phải khắc phục hoặc báo cáo với cơ quan thuế để tìm giải pháp.
Câu hỏi 4: Hóa đơn điện tử có thể chỉnh sửa hay không nếu có sai sót?
Trả lời:
Không. Với hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, nếu có sai sót, bạn không thể chỉnh sửa mà phải lập hóa đơn điều chỉnh. Đây là yêu cầu mới theo Nghị định 70 nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch của hóa đơn điện tử.
Câu hỏi 5: Doanh nghiệp nhỏ của tôi mới bắt đầu kinh doanh, có cần phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền không?
Trả lời:
Có. Tất cả các hộ, cá nhân kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ có doanh thu trên 100 triệu đồng/năm và bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo quy định của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Câu hỏi 6: Tôi có thể sử dụng phần mềm của bên thứ ba để xuất hóa đơn điện tử không?
Trả lời:
Có, bạn có thể sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của bên thứ ba, nhưng phần mềm đó phải được Tổng cục Thuế cấp phép và phải có kết nối với hệ thống của cơ quan thuế để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang trở thành yêu cầu bắt buộc cho các hộ kinh doanh, doanh nghiệp vừa và nhỏ. Để tuân thủ đúng quy định, đồng thời tránh rủi ro về thuế, việc hiểu và áp dụng chính xác các quy định trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP là vô cùng quan trọng.
Những thay đổi này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí vận hành mà còn nâng cao tính minh bạch, chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh. Để bắt kịp xu hướng và tuân thủ đúng quy định, hãy chủ động trang bị phần mềm hóa đơn điện tử và thiết bị phù hợp – đó là bước đi cần thiết để kinh doanh ổn định và phát triển bền vững.
