Từ ngày 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi lớn trong việc sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt đối với hộ và cá nhân kinh doanh. Những quy định như: không còn được hủy hóa đơn sai, bắt buộc lập hóa đơn cho mọi giao dịch, hay thời điểm lập hóa đơn không phụ thuộc vào thanh toán… đang khiến nhiều người lúng túng.
Phần 1 của loạt bài Giải đáp Nghị định 70/2025/NĐ-CP sẽ tập trung làm rõ tất cả vấn đề liên quan đến hóa đơn điện tử: khi nào phải lập, lập sai xử lý ra sao, có cần ký số từng tờ hay không, và những tình huống thực tế thường gặp mà hộ kinh doanh không nên bỏ qua.
1. Hoá đơn sai sót phải xử lý như thế nào cho đúng luật?
Theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Từ ngày 1/6/2025, nếu bạn phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì không được phép hùy hóa đơn đã phát hành mà xử lý sai sót bằng thay thế hoặc điều chỉnh như sau:
Các trường hợp xử lý cụ thể:
Sai tên, địa chỉ người mua (MST đúng, các nội dung khác đúng):
→ Không lập lại hóa đơn, chỉ gửi thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT lên cơ quan thuế.
Sai mã số thuế, hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế...:
→ Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Trả lại hàng:
→ Chỉ lập hóa đơn điều chỉnh (không được thay thế), trừ khi hai bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn trả lại.
Sai nhiều hóa đơn trong tháng, cùng người mua:
→ Được lập 1 hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kèm bảng kê mẫu 01/BK-ĐCTT.
Lưu ý bắt buộc:
- Có văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh/thay thế (trừ người mua là cá nhân).
- Hóa đơn mới phải ghi rõ: "Điều chỉnh/Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, Ký hiệu…, Số…, Ngày…"
- Lần xử lý sau (nếu vẫn sai) → Áp dụng cùng hình thức như lần đầu.
- Nếu hóa đơn bị từ chối cấp mã → Không cần gửi mẫu 04/SS-HĐĐT.
- Thiếu ghi chú điều chỉnh/thay thế → Hóa đơn không hợp lệ.
Chi tiết các bước xử lý tại đây.
2. Xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền có cần ký số trên từng hoá đơn không?
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán trên từng hóa đơn, trừ khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.
Tuy nhiên, người nộp thuế vẫn cần có chữ ký số để thực hiện các nghiệp vụ khác như:
- Ký số tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (mẫu 01/ĐK-HĐĐT).
- Ký dữ liệu tổng hợp hóa đơn trong ngày trước khi gửi lên cơ quan thuế.
Việc ký số dữ liệu tổng hợp này được quy định cụ thể tại Quyết định số 1306/QĐ-CT, ban hành Quy định về thành phần dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn, chứng từ điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế (thay thế Quyết định 1510 và 1450).
Khuyến nghị nên áp dụng:
Dù không bắt buộc, nhưng nếu người mua có nhu cầu lấy hóa đơn, người bán nên ký số trực tiếp trên hóa đơn và hiển thị hình ảnh ký số để:
- Tăng độ tin cậy và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
- Giúp người mua dễ sử dụng hóa đơn để kê khai, thanh toán, đối chiếu chứng từ.
3. Tôi lập hóa đơn ngày Chủ nhật, nhưng hôm sau mới ký số. Như vậy có bị sai quy định không? Có bị phạt không nếu ký muộn một ngày?
Theo điểm C khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP): Ngày ký số trên hóa đơn không được cách ngày lập quá 01 ngày làm việc.
Trường hợp của bạn, bạn lập hóa đơn vào Chủ nhật (là ngày không làm việc theo quy định), bạn ký số vào thứ Hai (ngày làm việc tiếp theo). Như vậy là hoàn toàn đúng quy định, không bị xem là ký muộn, và không bị xử phạt.
Lưu ý & Khuyến nghị quan trọng
- Việc ký số chậm trong vòng 1 ngày làm việc là được phép, nhưng nên hạn chế tối đa và cần có lý do giải trình rõ ràng nếu bị kiểm tra sau này.
→ Ví dụ hợp lý: Đơn hàng bán online, giao hàng vào ngày nghỉ (thứ Bảy, Chủ nhật) → hóa đơn được lập ngay khi hoàn tất giao dịch nhưng ký vào ngày làm việc kế tiếp.
- Đối với hoạt động bán lẻ trực tiếp tại cửa hàng, đặc biệt sử dụng máy tính tiền kết nối cơ quan thuế:
→ Cần lập – ký số – gửi hóa đơn trong ngày (thường là cuối ngày),
→ Nhằm đảm bảo đúng quy trình quản lý hóa đơn theo hình thức máy tính tiền, tránh bị đánh giá là sai nghiệp vụ hoặc phát sinh cảnh báo từ hệ thống.
4. Hóa đơn của tôi ghi sai tên và địa chỉ người mua, nhưng mã số thuế thì đúng. Trường hợp này có cần làm lại hóa đơn không, hay chỉ cần thông báo gì đó với thuế thôi?
Trường hợp hóa đơn ghi sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng mã số thuế đúng, thì theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
- Không cần lập lại hóa đơn mới
- Chỉ cần gửi mẫu 04/SSĐT lên cơ quan thuế để thông báo sai sót
- Không cần biên bản với người mua
Nếu bên mua yêu cầu sửa lại để khớp thông tin nội bộ, bạn có thể:
- Giải thích rằng hóa đơn vẫn hợp lệ vì mã số thuế đúng
- Nếu cần, làm thêm biên bản ghi nhận sai sót để bên mua lưu đối chiếu – không có giá trị thay thế hóa đơn.
Lời khuyên: Người bán nên chủ động thông báo cho người mua biết rằng hóa đơn đã lập sai, nhưng không cần lập lại hóa đơn mới; đồng thời, thông tin rõ rằng hóa đơn đã được gửi thông báo sai sót (theo mẫu 04/SS-HĐĐT) lên cơ quan thuế và đã được cơ quan thuế tiếp nhận.
5. Trường hợp tôi giảm giá thêm cho khách, hay khách được chiết khấu sau khi đã xuất hóa đơn, thì có cần sửa lại hóa đơn kỳ trước không? Hay chỉ cần xuất một hóa đơn mới ở kỳ này?
Đây là một dạng điều chỉnh giá trị giao dịch sau bán hàng, không phải sai sót của hóa đơn nên không áp dụng lập lại hoặc thay thế hóa đơn cũ. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bạn chỉ cần:
- Lập một hóa đơn điều chỉnh giảm (có thể ghi âm tiền), ghi rõ:
“Điều chỉnh giảm cho hóa đơn số…, ký hiệu…, ngày…, do phát sinh chiết khấu/giảm giá sau bán hàng.”
- Không cần gửi lại hóa đơn cũ, cũng không phải kê lại kỳ cũ.
- Nếu có văn bản thỏa thuận với khách (về việc giảm giá), thì lưu lại làm căn cứ – không cần nộp cho cơ quan thuế.
Ký số và gửi hóa đơn điều chỉnh như bình thường. Hệ thống sẽ tự động ghi nhận với cơ quan thuế.
6. Nếu tôi ghi sai đơn giá, sai thuế suất hay sai số tiền trên hóa đơn, thì nên lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế? Có bắt buộc phải làm biên bản với bên mua không?
Theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bạn có thể chọn 1 trong 2 cách xử lý: Lập hóa đơn điều chỉnh Hoặc lập hóa đơn thay thế
1. Lập hóa đơn điều chỉnh
→ Dùng khi bạn muốn giữ nguyên hóa đơn gốc và chỉ ghi bổ sung phần điều chỉnh (cộng hoặc trừ).
2. Lập hóa đơn thay thế
→ Dùng khi bạn muốn thay thế toàn bộ nội dung hóa đơn cũ bằng một hóa đơn mới chính xác.
Chi tiết các bước xử lý tại đây.
Có bắt buộc làm biên bản với bên mua không? Có. Theo quy định, bạn và bên mua phải lập biên bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót và thống nhất hình thức xử lý (điều chỉnh hoặc thay thế). → Biên bản không cần gửi lên cơ quan thuế, nhưng phải lưu giữ để xuất trình khi cần.
Lưu ý: Hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền (MTT) sau khi phát hành sẽ không tự động được gửi lên cơ quan thuế (CQT). Người nộp thuế (NNT) cần tự tổng hợp các hóa đơn MTT đã phát hành trong ngày, thực hiện ký số và gửi theo lô hoặc vào cuối ngày để truyền dữ liệu lên CQT. Hệ thống sẽ phản hồi trạng thái hợp lệ nếu gửi thành công.
Do đó, trong trường hợp phát hiện sai sót, NNT cần đảm bảo dữ liệu hóa đơn MTT đã được gửi và được CQT tiếp nhận thành công, thì mới có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định.
7. Tôi là hộ kinh doanh bán đồ gia dụng, tôi có thắc mắc là theo quy định mới trong Nghị định 70, thời điểm nào tôi phải lập hóa đơn? Có bắt buộc là lúc thu tiền không? Vì nhiều khi tôi giao hàng trước, khách chuyển khoản sau mấy ngày. Nếu chưa thu được tiền thì có phải xuất hóa đơn luôn không?
Theo quy định tại khoản 6, Điều 1 NĐ 70/2025/NĐ - CP sửa đổi khoản 1, khoản 2 Điều 9 NĐ 123/2020/NĐ - CP về thời điểm lập hóa đơn quy định:
- Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Trường hợp cung cấp dịch vụ thì là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, cũng không phụ thuộc vào thời điểm thanh toán.
Như vậy, dù khách chuyển khoản sau thì anh/chị vẫn phải xuất hóa đơn tại thời điểm giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, chứ không chờ đến lúc nhận tiền mới lập hóa đơn ạ.
8. Đơn vị phát hiện chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định cũ có sai sót thì có được hủy chứng từ không?
Căn cứ khoản 4, Điều 2 Nghị định 70/2025-NĐ-CP, tổ chức/cá nhân trả thu nhập không được phép hủy chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử đã cấp.
Cách xử lý tùy theo loại sai sót:
- Nếu sai mã số thuế, số định danh, số tiền → Lập chứng từ điện tử mới để thay thế
- Nếu sai tên, địa chỉ, số điện thoại → Lập thông báo chứng từ điện tử đã lập sai (không lập lại chứng từ mới)
Không được xóa hay hủy chứng từ đã lập — chỉ xử lý bằng cách thay thế hoặc thông báo sai sót theo đúng hướng dẫn.
9. Tôi có tiệm bán tạp hóa nhỏ, thỉnh thoảng có khách mua vài chục nghìn rồi đi luôn, không lấy hóa đơn. Vậy theo Nghị định 70 mới thì tôi có cần xuất hóa đơn cho từng món như vậy không? Hay có được miễn nếu dưới 200.000 đồng và khách không yêu cầu? Nếu miễn thì có cần làm gì để ghi nhận không?
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nếu bạn thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (hộ/cá nhân kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm, bán hàng hóa/dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng), thì:
Phải lập hóa đơn cho từng lần bán hàng hóa/dịch vụ,
→ Không phân biệt giá trị lớn hay nhỏ, đã thanh toán hay chưa, khách có lấy hóa đơn hay không.
→ Do đó, không còn áp dụng quy định miễn lập hóa đơn dưới 200.000 đồng nếu khách không lấy, như trước đây.
Tuy nhiên, hiện nay không phải tất cả hộ kinh doanh đều bắt buộc phải dùng hóa đơn từ máy tính tiền ngay từ 01/06/2025. Cơ quan thuế đang triển khai theo lộ trình từng nhóm, cụ thể:
- Từ 01/06/2025: áp dụng trước cho hộ kinh doanh có doanh thu từ 3 tỷ đồng/năm trở lên trong các ngành bán lẻ tiêu dùng, ăn uống, khách sạn, vận tải, giải trí...
- Các hộ có doanh thu từ 1 đến dưới 3 tỷ đồng/năm sẽ được mở rộng dần trong năm 2025.
- Từ 01/01/2026 trở đi, dự kiến áp dụng bắt buộc với tất cả hộ kinh doanh, không phân biệt doanh thu hay lĩnh vực
(Nội dung bài viết sẽ được cập nhật liên tục khi có hướng dẫn mới từ cơ quan thuế hoặc thay đổi quy định pháp luật liên quan. Bạn hãy lưu lại để theo dõi và tham khảo khi cần nhé!)
