Hộ kinh doanh có bắt buộc dùng máy tính tiền? Nếu chuyển từ thuế khoán sang kê khai thì phải làm thủ tục gì? Khách không lấy hóa đơn có được gộp cuối ngày không?
Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức có hiệu lực sau ngày 01/06/2025, kéo theo nhiều thay đổi quan trọng về hóa đơn điện tử và phương thức quản lý thuế với hộ, cá nhân kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều quy định mới vẫn gây bối rối: thông tin phân tán, hướng dẫn thiếu thực tế, mỗi nơi nói một kiểu.
Trong bài viết này, Sapo tổng hợp các tình huống thường gặp nhất từ hộ kinh doanh trên thực tế và giải đáp chi tiết theo đúng quy định mới của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, Thông tư 40 và các văn bản liên quan.
Câu 1. Tôi đang là hộ kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ sửa chữa (gara ô tô). Theo tôi hiểu thì phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Vậy tôi cần thực hiện thủ tục gì? Ngoài ra, tôi đang chuyển từ hình thức nộp thuế khoán sang kê khai thì cần làm gì? Nhờ được hướng dẫn cụ thể, vì tôi tìm trên mạng mà thấy khá rối và không rõ ràng.
Theo quy định, bạn cần xác định hộ kinh doanh của bạn thuộc quy mô nào, nếu có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm hoặc đã chuyển sang nộp thuế theo phương pháp kê khai, thì theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bạn thuộc diện bắt buộc dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
1. Thủ tục đăng ký dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền:
- Điền mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (ban hành kèm Nghị định 70)
- Nộp online qua: https://hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc đăng ký trực tiếp trên phần mềm hóa đơn (VD: Sapo Invoice)
2. Thủ tục chuyển từ thuế khoán sang kê khai:
- Làm tờ khai điều chỉnh theo Mẫu 01/CNKD (Thông tư 40/2021/TT-BTC)
- Gửi online qua: https://thuedientu.gdt.gov.vn (chọn Cá nhân) Hoặc https://dichvucong.gov.vn hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan thuế địa phương. → Cơ quan thuế sẽ căn cứ tờ khai để điều chỉnh mức thuế khoán và chuyển bạn sang kê khai từ kỳ sau.
3. Trách nhiệm khi chuyển sang kê khai:
- Sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định
- Tuân thủ chế độ kế toán, chứng từ (theo Thông tư 88/2021/TT-BTC)
- Kê khai và nộp thuế đúng hạn:
+ Kê khai theo tháng hoặc quý, tùy trường hợp và thông báo từ cơ quan thuế.
+ Nộp thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu, cụ thể: 1% thuế GTGT + 0,5% thuế TNCN (áp dụng cho hộ bán buôn, bán lẻ hàng hóa – theo Phụ lục I, Thông tư 40/2021/TT-BTC)
3. Trách nhiệm khi chuyển sang kê khai:
- Sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định
- Tuân thủ chế độ kế toán, chứng từ (theo Thông tư 88/2021/TT-BTC)
- Kê khai thuế theo quý (GTGT, TNCN...) và nộp đúng hạn"
Câu 2. Tôi vừa đăng ký chuyển sang dùng hóa đơn từ máy tính tiền. Do khách không có nhu cầu lấy hóa đơn, vậy cuối ngày tôi xuất hóa đơn 1 lần cho doanh thu cả ngày được không?
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi 70/2025/NĐ-CP:
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải được lập ngay tại thời điểm hoàn thành giao dịch bán hàng, không phân biệt khách có lấy hóa đơn hay không.
- Do đó, không được gộp toàn bộ doanh thu cuối ngày để lập một hóa đơn duy nhất. → Việc gộp doanh thu trong ngày để xuất một hóa đơn duy nhất là vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn.
Lưu ý thêm:
- Bạn vẫn lập hóa đơn từng giao dịch, nhưng có thể không in/hủy bản thể hiện nếu khách không yêu cầu lấy.
- Dữ liệu hóa đơn trong ngày sẽ được tổng hợp, ký số và gửi theo lô cuối ngày lên cơ quan thuế (theo Quyết định 1306/QĐ-CT).
Câu 3. Nhà tôi có cửa hàng bán thuốc tây. Nếu xuất hóa đơn từ máy tính tiền thì khi cắt thuốc bán theo liều, tôi có thể xuất hóa đơn là thuốc bán theo liều thay vì phải nhập từng loại thuốc nhân với số viên được không?
Bạn không được ghi chung là “thuốc bán theo liều” trên hóa đơn điện tử.
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn phải ghi rõ tên từng loại thuốc, đơn vị tính, số lượng, đơn giá cụ thể.
Điều này giúp:
- Người mua biết rõ thuốc mình đang dùng
- Phần mềm quản lý được tồn kho chính xác
- Tránh bị cơ quan thuế đánh giá là bán hàng không xuất hóa đơn đúng
Cách làm đúng:
Bạn có thể gộp đơn thuốc thành 1 “liều” để bán nhanh, nhưng trên hóa đơn vẫn phải hiển thị chi tiết từng loại thuốc, ví dụ:
- Paracetamol 500mg – 6 viên
- Acemuc 200mg – 3 gói
- Vitamin C 500mg – 6 viên
Nhiều phần mềm như Sapo hỗ trợ tính năng “combo” hoặc “bán theo đơn thuốc”, giúp bạn chọn 1 mã liều, hệ thống sẽ tự động tách ra từng dòng chi tiết trên hóa đơn và trừ kho chính xác.
Câu 4. Người mua không cung cấp thông tin tên, sđt thì có xuất được hoá đơn điện tử từ máy tính tiền không?
Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về tên người mua trên hóa đơn điện tử theo từng trường hợp cụ thể như sau:
- Nếu người mua là doanh nghiệp, đơn vị có mã số thuế thì bắt buộc phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế trên hóa đơn điện tử.
- Nếu người mua là Cá nhân không kinh doanh thì không bắt buộc phải ghi đầy đủ thông tin người mua trên hóa đơn điện tử (trừ trường hợp người mua yêu cầu).
- Nếu người mua là Cá nhân kinh doanh, mua hàng hóa phục vụ mục đích kinh doanh thì Bắt buộc phải ghi đầy đủ Thông tin: Tên, Đia chỉ, Mã số thuế cá nhân hoặc Mã số định danh cá nhân.
Câu 5. Từ 1/6/2025, nếu hộ/cá nhân kinh doanh chuyển sang xuất hóa đơn từ máy tính tiền và áp dụng phương pháp kê khai, thuế phải nộp có thể cao hơn thuế khoán trước đây. Vậy nếu có chênh lệch, cơ quan thuế có truy thu và xử phạt phần thuế của các kỳ trước không?
Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính, nếu hộ kinh doanh đang nộp thuế khoán mà trong năm có biến động doanh thu (tăng hoặc giảm), thì phải thực hiện khai điều chỉnh, bổ sung Tờ khai thuế khoán theo mẫu 01/CNKD ban hành kèm theo Thông tư.
Điều này có nghĩa là:
- Trong thời gian chưa chuyển sang phương pháp kê khai, nếu thực tế doanh thu cao hơn mức khoán đã ấn định, thì hộ kinh doanh có trách nhiệm chủ động điều chỉnh tờ khai
- Cơ quan thuế sẽ không truy thu hay xử phạt hồi tố nếu hộ kinh doanh không cố tình che giấu, trốn thuế, và thực hiện đúng thủ tục chuyển đổi từ khoán sang kê khai theo quy định
Câu 6. Hộ kinh doanh sản xuất có doanh thu dưới 1 tỉ đồng/năm, nhưng người mua yêu cầu xuất hoá đơn thì cần xuất hoá đơn như thế nào, nộp thuế như thế nào?
Theo Nghị Định 70, Hộ kinh doanh sản xuất có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm, nếu đang nộp thuế khoán thì:
- Không bắt buộc dùng hóa đơn điện tử
- Nhưng nếu người mua yêu cầu, bạn vẫn có thể đăng ký dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, miễn là có thiết bị phù hợp.
Lưu ý khi hộ kinh doanh khoán xuất hóa đơn theo yêu cầu của người mua:
- Phần doanh thu ghi trên hóa đơn sẽ nộp thuế bổ sung 4,5% (gồm 3% GTGT + 1,5% TNCN)
- Phần này tính riêng với thuế khoán đã nộp đầu năm
- Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, cũng không được hoàn thuế
Nếu thường xuyên phải xuất hóa đơn hoặc muốn tối ưu thuế, bạn có thể cân nhắc chuyển lên doanh nghiệp để:
- Áp dụng phương pháp khấu trừ thuế
- Được tính chi phí, chuyển lỗ
- Có thể hưởng ưu đãi miễn thuế TNDN đến 3 năm (nếu là doanh nghiệp nhỏ và vừa)"
Câu 7. Hàng tồn kho không có hoá đơn đầu vào sau 1/6/2025 thì xử lý như thế nào?
Từ ngày 01/6/2025, nếu hộ kinh doanh dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền mà vẫn còn hàng tồn kho không có hóa đơn đầu vào, thì vẫn được bán và xuất hóa đơn bình thường.
Tuy nhiên trước ngày 31/5/2025, phải kiểm kê hàng tồn và lập biên bản kiểm kê
Biên bản kiểm kê:
- Do hộ tự lập, tự ký, không cần nộp cho cơ quan thuế
- Là căn cứ chứng minh hàng tồn có nguồn gốc hợp pháp khi bị kiểm tra
Không phân biệt ngành nghề. Dù anh/chị kinh doanh mặt hàng gì, chỉ cần có hàng tồn kho thì đều cần thực hiện kiểm kê và lưu biên bản để đảm bảo quyền lợi khi xuất bán sau mốc thời gian quy định.
Câu 8. Cơ quan thuế căn cứ vào đâu và dùng biện pháp nào để xác định doanh thu từ 1 tỷ trở lên và bắt buộc chuyển sang hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/06/2025, cơ quan thuế có thẩm quyền xác định hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên để yêu cầu chuyển đổi sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Việc xác định doanh thu được căn cứ trên nhiều nguồn thông tin như sau:
- Tờ khai thuế khoán đầu năm: Hàng năm, hộ kinh doanh nộp tờ khai xác định doanh thu ước tính để cơ quan thuế xác định mức khoán.
- Hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp: Cơ quan thuế sẽ đối chiếu dữ liệu hóa đơn mà hộ kinh doanh nhận được từ phía nhà cung cấp.
- Dòng tiền giao dịch qua tài khoản ngân hàng cá nhân: Hệ thống quản lý thuế hiện nay đã tích hợp dữ liệu dòng tiền ra – vào từ tài khoản ngân hàng cá nhân, đặc biệt là tài khoản nhận thanh toán kinh doanh. Dòng tiền lớn, giao dịch thường xuyên sẽ là cơ sở để phân tích và ước lượng doanh thu thực tế của hộ kinh doanh.
- Phân tích rủi ro từ hệ thống quản lý thuế: Hệ thống quản lý thuế sẽ cảnh báo nếu có dấu hiệu kinh doanh vượt mức khoán nhưng không kê khai đúng. Trường hợp này, bạn có thể bị kiểm tra, truy thu và buộc phải dùng hóa đơn điện tử.
Việc chủ động xác định doanh thu trên 1 tỷ đồng và tự chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hành động cần thiết và nên thực hiện sớm để tránh bị xử phạt hoặc gián đoạn hoạt động kinh doanh sau ngày 01/06/2025.
Câu 9. Hộ kinh doanh thuộc những ngành nghề dịch vụ nào sẽ phải xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?
Theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP):
Từ ngày 01/06/2025, hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh có doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, nếu có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, thuộc các lĩnh vực sau, sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế:
- Trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, xe máy, xe động cơ khác)
- Ăn uống, nhà hàng, khách sạn
- Vận tải hành khách
- Dịch vụ vui chơi giải trí, chiếu phim
- Dịch vụ phục vụ cá nhân khác, bao gồm:
+Dịch vụ tắm hơi, massage
+ Giặt là, là hơi quần áo
+Cắt tóc, gội đầu, làm đẹp
+ Dịch vụ tang lễ, hôn lễ
Câu 10. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần thực hiện thủ tục gì để đăng ký sử dụng HDDT khởi tạo từ máy tính tiền?
Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hộ kinh doanh cần thực hiện 4 bước sau (theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP):
1. Chuẩn bị thiết bị đủ điều kiện
- Máy tính tiền, máy POS, hoặc phần mềm bán hàng (trên điện thoại, máy tính bảng...)
- Thiết bị phải có chức năng tạo hóa đơn điện tử và kết nối truyền dữ liệu với cơ quan thuế
2. Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
HKD thực hiện nộp tờ khai đăng ký theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Cách nộp tờ khai:
- Nộp trực tuyến tại Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế:
https://hoadondientu.gdt.gov.vn
- Hoặc nộp thông qua phần mềm hóa đơn điện tử do các nhà cung cấp được Tổng cục Thuế kết nối như Sapo Invoice
3. Kết nối phần mềm hoặc thiết bị với Cơ quan thuế
Đảm bảo phần mềm/thiết bị có thể:
- Khởi tạo hóa đơn đúng định dạng
- Truyền dữ liệu ngay sau khi lập
- In hoặc gửi hóa đơn cho khách nếu có yêu cầu
4. Bắt đầu sử dụng và lưu trữ hóa đơn theo quy định
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không cần ký số từng hóa đơn, không yêu cầu ghi thông tin người mua nếu người mua không yêu cầu. Tuy nhiên, HKD cần:
- Lưu trữ đầy đủ dữ liệu hóa đơn
- Theo dõi doanh thu phát sinh
- Kê khai hoặc đối chiếu theo yêu cầu của cơ quan thuế
Câu 11. Theo Nghị định 70, nếu doanh nghiệp bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng thì có bắt buộc phải đăng ký thêm hóa đơn có mã từ máy tính tiền không? Công ty em trước giờ chỉ dùng phần mềm hóa đơn điện tử, vậy có cần mua thêm máy tính tiền không ạ?
Theo mục 2.4 Công điện 72/CĐ-CT triển khai Thông tư 32/2025/TT-BTC: Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, nếu đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế trước ngày 01/6/2025, thì được lựa chọn:
- Tiếp tục sử dụng hình thức hóa đơn điện tử đang áp dụng
- Hoặc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Câu 12. Hộ kinh doanh bán hàng online và tại cửa hàng, doanh thu cửa hàng < 1 tỷ nhưng tổng doanh thu > 1 tỷ/năm có bắt buộc phải dùng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không?
Theo quy định tại khoản 8, Điều 1, NĐ 70/2025/NĐ - CP sửa đổi, bổ sung Điều 11 NĐ 123/2020/NĐ - CP về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, hộ kinh doanh có tổng doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và có hoạt động bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng cuối cùng thì bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã khởi tạo từ máy tính tiền, không phân biệt doanh thu theo từng kênh bán hàng.
Trong trường hợp bạn bán hàng cả online và tại cửa hàng, dù doanh thu tại cửa hàng dưới 1 tỷ đồng, nhưng tổng doanh thu toàn bộ hộ kinh doanh vượt 1 tỷ đồng/năm và có hoạt động bán lẻ tại cửa hàng, thì bạn vẫn thuộc diện bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Câu 13. Cơ quan Thuế đang có những chính sách gì để hỗ trợ doanh nghiệp, hộ kinh doanh đảm bảo nghĩa vụ thuế?
Hiện nay, Cơ quan Thuế đang triển khai nhiều chính sách hỗ trợ hộ kinh doanh và doanh nghiệp để thực hiện nghĩa vụ thuế thuận tiện hơn, phù hợp với xu hướng chuyển đổi số:
1. Đơn giản hóa thủ tục thuế
- Rút gọn còn 122 thủ tục, trong đó 30 thủ tục được cải tiến
- Tập trung vào: kê khai – nộp thuế, hoàn thuế, đăng ký hóa đơn điện tử, chuyển đổi lên doanh nghiệp
2. Ưu đãi thuế khi chuyển từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp
- Miễn thuế TNDN 2 năm, giảm 50% trong 3 năm tiếp
- Thuế suất ưu đãi 15% cho doanh thu từ 3–10 tỷ/năm
- Được tính thêm nhiều khoản chi phí hợp lệ để giảm thuế
3. Đẩy mạnh hỗ trợ số hóa
- Cổng Thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn
- Kết nối dữ liệu với ngân hàng, chữ ký số, phần mềm bán hàng
- Triển khai máy tính tiền kết nối trực tiếp với Cơ quan Thuế
- Ứng dụng AI để cảnh báo rủi ro, hỗ trợ kê khai đúng
4. Phối hợp với doanh nghiệp cung cấp giải pháp
Hợp tác các nhà cung cấp phần mềm hoá đơn điện tử như Sapo Invoice nhằm:
- Cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, kê khai – nộp thuế trọn gói
- Giúp hộ kinh doanh dễ tuân thủ thuế, không cần kế toán chuyên trách
Câu 14. Tôi kinh doanh tạp hoá, doanh thu một năm khoảng 2 tỉ chưa trừ chi phí. Các khoản thuế phải đóng theo Nghị định 70 là gì?
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên/năm sẽ thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nếu hoạt động trong các ngành nghề bán lẻ hàng hóa, dược phẩm, hoặc dịch vụ có rủi ro cao về thuế.
Trường hợp của bạn – kinh doanh tạp hóa với doanh thu khoảng 2 tỷ đồng/năm – thuộc đối tượng áp dụng bắt buộc theo quy định.
Bạn phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối truyền dữ liệu tự động đến cơ quan thuế.
Nếu bạn đang nộp thuế theo phương pháp khoán thì mức thuế sẽ được tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu. Cụ thể, với ngành hàng bán lẻ như tạp hóa hoặc nhà thuốc, bạn phải nộp 1% thuế giá trị gia tăng và 0,5% thuế thu nhập cá nhân – tức tổng cộng là 1,5% trên tổng doanh thu chưa trừ chi phí.
Với doanh thu 2 tỷ đồng/năm, số thuế bạn cần nộp sẽ vào khoảng 30 triệu đồng mỗi năm."
Câu 15. Cách hủy hóa đơn còn tồn khi chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Khi chuyển sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, nếu bạn còn hóa đơn điện tử thông thường chưa sử dụng, cần xử lý như sau:
1. Cách hủy hóa đơn còn tồn:
- Lập Thông báo hủy hóa đơn điện tử (mẫu 04/HĐĐT) để gửi cơ quan thuế.
- Trường hợp sử dụng phần mềm hóa đơn có kết nối với Tổng cục Thuế (như Sapo Invoice), bạn có thể lập và nộp mẫu 04/HĐĐT trực tiếp trên phần mềm.
2. Lưu ý:
- Chỉ được hủy hóa đơn chưa sử dụng và chưa gửi cho người mua.
- Không được tự ý xóa bỏ hoặc thay đổi trạng thái hóa đơn đã cấp mã.
- Cơ quan thuế sẽ phản hồi về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận thông báo hủy trong vòng 1 ngày làm việc.
3. Khi nào không cần hủy:
Nếu bạn vẫn dùng song song cả 2 loại hóa đơn (máy tính tiền & hóa đơn điện tử thông thường) và mẫu hóa đơn còn hiệu lực, thì không cần hủy hóa đơn tồn
(Nội dung bài viết sẽ được cập nhật liên tục khi có hướng dẫn mới từ cơ quan thuế hoặc thay đổi quy định pháp luật liên quan. Bạn hãy lưu lại để theo dõi và tham khảo khi cần nhé!)
