Hiện nay, hầu hết các cửa hàng thời trang, mỹ phẩm cho tới siêu thị hay tạp hóa, bán lẻ đều có xu hướng sử dụng hệ thống để quản lý cửa hàng, giúp tăng hiệu quả kinh doanh.
Nếu bạn cũng đang mở shop kinh doanh các mặt hàng tiêu dùng, gia dụng hay quản lý chuỗi cửa hàng thì hãy tham khảo bài viết này. Blog Sapo sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc tại sao cần sử dụng hệ thống quản lý bán hàng và Top 5 hệ thống quản lý nhân viên hiệu quả.
1. Tại sao cần sử dụng hệ thống quản lý nhân viên?
Theo xu hướng tiêu dùng thông minh, các ngành hàng kinh doanh, bán lẻ hiện nay cũng ngày càng hiện đại hơn nhờ việc dùng máy in hóa đơn, máy quét mã vạch giúp thanh toán nhanh chóng, tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả cho hoạt động mua bán.
Không dừng lại ở đó, hệ thống các cửa hàng kinh doanh còn được áp dụng hệ thống quản lý nhân viên để tăng hiệu quả kinh doanh. Đặc biệt là hệ thống quản lý được từ xa do việc quản lý nhiều cửa hàng khiến bạn không thể đi lại trực tiếp tới từng cơ sở để giám sát nhân viên làm việc. Vì vậy, hệ thống này mang lại rất nhiều lợi ích cho người kinh doanh.
Kinh doanh hiệu quả hơn với hệ thống quản lý
1.1 Quản lý thời gian và khối lượng công việc chính xác
Với cửa hàng thời trang, mỹ phẩm, tạp hóa quy mô lớn và luôn đông khách, để kiểm soát được công việc bán hàng và thanh toán thì cần tối thiểu từ 2 - 3 nhân viên.
Mỗi nhân viên sẽ có một nhiệm vụ riêng, ví dụ như sắp xếp hàng hóa, bán hàng, thu ngân hoặc nhân viên kho. Mỗi vị trí sẽ được phân quyền và giới hạn các thao tác trên hệ thống.
Chẳng hạn nhân viên bán hàng thì không được xem doanh thu bán hàng theo ngày, thống kê chi tiết lãi lỗ,... Khi bạn không thể trực tiếp đến từng cửa hàng để kiểm tra, giám sát công việc thì hệ thống quản lý từ xa sẽ là công cụ hỗ trợ bạn giúp bạn kiểm soát công việc bán hàng hiệu quả.
Xem thêm: Cách quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả cho các shop kinh doanh nhỏ
1.2 Theo dõi nhân viên từ xa
Với hệ thống, bạn có thể theo dõi nhân viên từ xa qua điện thoại di động. Bạn có thể nắm được thời gian làm việc, các đầu việc và khối lượng công việc các nhân viên tại cửa hàng đã làm. Năng suất, số lượng hàng bán ra của mỗi nhân viên bán hàng hiệu quả đến đâu.
Ví dụ, bạn có thể biết được ngày hôm nay, nhân viên của bạn bán được bao nhiêu chiếc váy, đầm hoặc áo sơ mi nếu bạn sử dụng hệ thống quản lý.
Dùng hệ thống quản lý cửa hàng giúp bạn giảm bớt công việc kinh doanh
1.3 Tăng hiệu quả kinh doanh nhờ quản lý công việc minh bạch
Nếu bạn kinh doanh một chuỗi cửa hàng thời trang, bạn cần biết thông tin chi tiết xem doanh số bán hàng, năng suất làm việc của các nhân viên thế nào thì hệ thống có thể giúp bạn.
Qua thống kê chi tiết, người quản lý sẽ nắm được nhân viên nào bán được nhiều nhất/ít nhất, mặt hàng bán nhiều nhất/ít nhất của nhân viên theo tuần, tháng, quý, năm là gì?
Từ đó đưa ra những điều chỉnh về quản lý như training thêm kỹ năng bán hàng cho nhân viên, cho nhân viên bán hàng tốt ở những vị trí chủ chốt hoặc tư vấn nhóm sản phẩm trọng tâm giúp bán hàng hiệu quả,...
2. Tiêu chí của một hệ thống quản lý nhân viên tốt nhất cho cửa hàng là gì?
2.1 Khả năng phân quyền cho nhân viên “đúng người, đúng việc”
Khi kinh doanh một chuỗi cửa hàng, bạn không thể trực tiếp đến từng cửa hàng để kiểm soát nhân viên ở các vị trí làm việc như thế nào. Do vậy, hệ thống cần đáp ứng nhu cầu quản lý nhân viên theo hệ thống với quyền hạn và trách nhiệm khác nhau.
Phân quyền nhân viên theo vai trò
- Nhân viên thu ngân của cửa hàng được phép lập hóa đơn bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, công nợ, nhận trả hàng, lập phiếu trả…
- Nhân viên kho được quyền kiểm soát lượng hàng xuất nhập tồn, quản lý danh mục hàng hóa, nhập hàng, trả hàng, chuyển hàng giữa các chi nhánh…
- Nhân viên bán hàng biết được danh sách mặt hàng, hàng nào còn hay hết để tư vấn cho khách nhưng không xem được số lượng hàng bán và doanh thu trong ngày.
2.2 Cập nhật chính xác tiến độ công việc của từng nhân viên
Hệ thống hỗ trợ quản lý nhân viên cần thống kê được tình trạng công việc của mỗi nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ được giao nhiệm vụ công việc cụ thể. Quản lý có thể theo dõi công việc theo ngày, tình trạng hoàn thành công việc, doan số bán hàng theo ngày của các nhân viên.
Ví dụ: Tính năng đặt hàng, lên đơn hàng cho khách, quản lý sẽ theo dõi và biết được đơn hàng cho khách đã được giao hay chưa.
Quản lý nhân viên và bán hàng hiệu quả
3. Top 5 hệ thống quản lý nhân viên phổ biến nhất
Dưới đây là danh sách một số hệ thống quản lý bán hàng tích hợp tính năng quản lý nhân viên, hỗ trợ các shop kinh doanh hiệu quả hơn.
3.1 Sapo POS
Sapo POS được khách hàng biết đến với nhiều tính năng hỗ trợ chủ shop kinh doanh thuận lợi và hiệu quả. Hệ thống quản lý bán hàng Sapo POS phù hợp cho nhiều mô hình và mặt hàng kinh doanh, từ tạp hóa, siêu thị đến cửa hàng thời trang, giày dép, mỹ phẩm, điện thoại và linh kiện,....
Không chỉ hỗ trợ bán tại cửa hàng, phần mềm quản lý nhân viên Sapo POS còn giúp shop quản lý bán hàng trên Fanpage Facebook, tích hợp với các đơn vị vận chuyển đẩy đơn hàng tự động. Ngay cả khi không có kết nối internet thì các shop vẫn bán hàng bình thường. Mọi dữ liệu sẽ được lưu trữ và đồng bộ lên phần mềm khi có kết nối internet trở lại.
Hệ thống quản lý nhân viên Sapo POS
Khi đăng ký sử dụng Sapo POS, khách hàng có thể quản lý nhân viên cửa hàng hoặc chuỗi cửa hàng với nhiều tùy chọn, tính năng khác nhau. Sapo POS có đầy đủ tính năng của hệ thống hỗ trợ quản lý nhân viên toàn diện hỗ trợ shop kinh doanh hiệu quả.
Để kiểm soát hoạt động của các nhân viên trong hệ thống Sapo, chủ cửa hàng hoặc quản lý chi nhánh có thể tùy chọn những thao tác mà nhân viên được phép thực hiện bằng tính năng Phân quyền nhân viên. Mỗi nhân viên sẽ được phân một vai trò tại một chi nhánh.
Mọi thao tác của nhân viên, các số liệu về giao dịch sẽ được thay đổi ngay trên hệ thống và lưu lại trong lịch sử hệ thống, giúp bạn quản lý nhân viên dễ dàng, biết được nhân viên nào đang làm gì, kiểm soát hóa đơn từng nhân viên tạo ra, qua đó nâng cao ý thức và trách nhiệm của từng nhân viên bán hàng.
Để sử dụng tính năng Phân quyền nhân viên bạn cần tạo các vai trò tương ứng với công việc phân cho nhân viên. Sapo đã tạo sẵn mặc định 3 vai trò: Nhân viên bán hàng, Quản lý chi nhánh, Nhân viên kho để các chủ shop lựa chọn.
Đọc thêm: Hướng dẫn quản lý nhân viên bằng Sapo POS khi chủ shop không có mặt tại cửa hàng
3.2 TrustSales
TrustSales cũng hỗ trợ các cửa hàng bán hàng theo chuỗi hay các siêu thị với các tính năng như quản lý sản phẩm theo mã sản phẩm, theo loại sản phẩm; tự động hỗ trợ kết nối với các đơn vị vận chuyển; quản lý dòng tiền chi tiêu trong ngày và trong tháng; quản lý nhân viên hay quản lý khách hàng.
3.3 KiotViet
KiotViet là sản phẩm của công ty Citigo. KiotViet phù hợp với một số ngành nghề như kinh doanh nhà hàng, spa, nhà thuốc tây,... KiotViet giúp báo cáo tình hình kinh doanh theo các kênh online, offline.
Ngoài thanh toán bằng tiền mặt, thẻ ngân hàng, chuyển khoản, KiotViet có hỗ trợ thanh toán bằng voucher, điểm tích lũy.
Hệ thống quản lý cửa hàng KiotViet
3.4 HaraRetail
HaraRetail được phát triển bởi công ty Haravan. Hệ thống này có thể đồng bộ thông tin khách hàng từ online đến offline giúp doanh nghiệp xử lý đơn hàng online theo thời gian thực.
HaraRetail cũng tích hợp đơn vị vận chuyển tự động, đơn hàng mới sẽ được chuyển ngay đến các nhà vận chuyển, rút ngắn quy trình giao hàng và nắm bắt chính xác trạng thái của đơn hàng. HaraRetail cho phép quản lý đơn hàng, đổi trả hàng và báo cáo doanh thu chi tiết.
3.5 Suno
Suno với một số tính năng như tích hợp với cân điện tử giúp rút ngắn thời gian bán hàng; tích hợp với công cụ quản lý bán hàng trên Fanpage giúp tạo và quản lý đơn, thông tin khách hàng. Suno này phù hợp với các chủ shop cửa hàng bách hóa, cửa hàng kinh doanh nhỏ.
Như vậy bài viết đã giới thiệu cùng bạn các lợi ích của hệ thống quản lý nhân viên. Hãy nhanh chóng áp dụng hệ thống quản lý cửa hàng phù hợp nhất để gia tăng doanh thu, bán hàng hiệu quả bạn nhé!
Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống giúp quản lý nhân viên tốt nhất, hãy đăng ký dùng thử ngay Sapo POS với nhiều tính năng giúp bạn kinh doanh dễ dàng và thuận tiện hơn nhé!
