Giá vốn, hiểu đúng và kiểm soát tốt để quản lý dòng tiền hiệu quả

Giá vốn, hiểu đúng và kiểm soát tốt để quản lý dòng tiền hiệu quả

Khi thêm một sản phẩm mới vào kho trên phần mềm, bạn sẽ nhìn thấy ô nhập liệu Giá vốn ban đầu. Đó chính là chi phí nhập hàng  (Bao gồm tổng chi phí: mua hàng + chi phí vận chuyển +kho bãi…). Đây là dữ liệu bắt buộc cần có, sau này hạch toán lãi lỗ, giá trị hàng tồn kho… hệ thống sẽ cần dựa vào đây để đưa ra những tính toán, báo cáo chuẩn xác.

Theo số liệu của AC Nielsen, Việt Nam hiện có khoảng hơn 1,3 triệu cửa hàng bán lẻ, đáng chú ý là hơn 90% chủ cửa hàng tại các tỉnh và 70% cửa hàng tại các thành phố lớn vẫn đang quản lý cửa hàng bằng cách ghi chép thủ công. Tất nhiên đây là dạng mô hình kinh doanh thành viên hộ gia đình, không thuê nhân viên bên ngoài. Nhưng một khi quy mô phát triển bắt buộc họ cần cải cách tư duy quản lý của mình, hoặc mãi mãi dừng lại ở quy mô đó, không thể lớn lên được

Mới đây nhất là vụ GNN Express, vị CEO công ty chuyển phát nhanh này đã phải thừa nhận, do năng lực quản lý dòng tiền yếu kém, không cân đối được thu chi dẫn tới việc lạm dụng và sử dụng tiền thu hộ (COD) của khách hàng vào các hoạt động của công ty (lên tới 5,5 tỷ đồng). Công ty phá sản vì mất khả năng chi trả.

Vì vậy, muốn kinh doanh hiệu quả, và phát triển, các nhà bán hàng cần kiểm soát tốt được các khoản đầu tư, chi phí của mình. Mọi nguồn chi ra, thu vào dù chỉ 1000 đồng cũng cần được nhập liệu.

Trong các khoản đầu tư, nhìn nhận dễ nhất là chi phí nhập hàng, khoản ngân sách chiếm tỷ trọng lớn trong khâu kinh doanh. Vì vậy, cần hiểu sự hình thành của giá vốn và cách nó hoạt động. Khi đó bạn sẽ biết việc làm ăn ở cửa hàng thực sự đang tăng trưởng ra sao.

1. Giá vốn sinh ra để làm gì?

Thị trường luôn biến động, không phải lúc nào nhà bán hàng cũng nhập được hàng với giá ổn định. Có thể nay bạn nhập lô 30 áo phông nam cổ tròn – trắng với giá 50K/chiếc. Hàng hot bán dễ quá, 2 ngày sau bạn nhập thêm lô 50 cái. Nhưng hàng khan hiếm, nhà cung cấp nâng giá lên 60K/chiếc. Thôi chấp nhận đau thương vậy, dù sao hàng đang hot bán vẫn có lời mà. Giá nhập cứ biến thiên như vậy cho các lần nhập tiếp theo.

Vậy bài toán ở đây là làm sao để biết được số tiền bạn đã bỏ ra nhập hàng (giá vốn) khi mà số lượng hàng nhập và giá vốn (chi phí nhập) ở mỗi thời điểm khác nhau? Mặt khác cửa hàng đang bán vài trăm, thậm chí hàng nghìn mã sản phẩm nên việc tính toán trên sổ sách là điều vô nghĩa?

2. Giá vốn được tính như thế nào?

Trên thế giới hiện nay đang tồn tại 3 cách tính giá vốn như sau:

FIFO (Nhập trước xuất trước)

Ý là nhập trước thì xuất trước. Công thức chỉ phù hợp với các mặt hàng có hạn sử dụng, hoặc các cửa hàng điện máy, máy tính, điện thoại hay sử dụng. Trong mô hình bán lẻ tạp hóa rất hiếm dùng, vì việc tính toán dữ liệu rắc rối và phức tạp.

Khi giá tăng, kết quả theo phương pháp FIFO, giá vốn hàng bán thấp hơn. Điều này trong điều kiện lạm phát, làm tăng thu nhập ròng và kết quả là mức đóng thuế TNDN cao hơn.

LIFO (Nhập sau xuất trước)

Nhập sau xuất trước. LIFO ngày nay rất ít khi được sử dụng, giờ chỉ còn 2 nước là Mỹ và Nhật chấp nhận cách tính này. Tuy nhiên, Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế (IASB) tại Mỹ họ lại phủ nhận vì cho rằng cách tính này thiếu sự chính xác.

Một nhược điểm rất rõ ràng trong LIFO là định giá hàng tồn kho không đáng tin cậy, trong trường hợp hàng tồn kho là sản phẩm  cũ và có giá trị lỗi thời với giá hiện hành.

Bình quân gia quyền

Phương pháp tính giá vốn này gọi là Bình quân gia quyền, hiện đang được Phần mềm quản lý bán hàng Sapo sử dụng để tính toán giá trị hàng tồn kho. Nhiều nơi có tên khác Bình quân Di Động, hay Bình Quân Liên Hoàn… Và đây cũng là phương pháp tính giá vốn phổ biến nhất mà các phần mềm tân tiến ngày nay đang áp dụng.

Theo phương thức tính giá này, mỗi lần nhập hàng thì giá vốn sẽ được tính lại theo công thức:

MAC = ( A + B ) / C

Với :

  • MAC : Giá vốn của sản phẩm tính theo bình quân tức thời
  • A : Giá trị kho hiện tại trước nhập = Tồn kho trước nhập * giá MAC trước nhập
  • B : Giá trị kho nhập mới = Tồn nhập mới * giá nhập kho đã phân bổ chi phí
  • C : Tổng tồn = Tồn trước nhập + tồn sau nhập

Với cách tính này, cần đảm bảo thông tin số hàng tồn kho của bạn phải chính xác tuyệt đối. Bởi khi số lượng hàng tồn sai, sẽ dẫn đến cả tử số và mẫu số đều sai. Giá vốn sai thì sẽ không thể tính lãi gộp và giá trị tồn kho đúng được

3. Nguyên nhân giá vốn bị sai và cách khắc phục

Như đã nói, khi số lượng tồn kho sai sẽ dẫn đến giá vốn sai. Thông thường, có 2 nguyên nhân chính sau:

  • Thực hiện sai quy trình bán hàng âm
  • Sai quy trình trả hàng nhà cung cấp

Chúng ta sẽ đi phân tích từng nguyên nhân, vì sao nó lại khiến giá vốn bị sai lệch, dẫn đến thống kê giá trị hàng tồn kho và lãi lỗ bị sai.

Thực hiện sai quy trình bán hàng âm

Theo đúng nguyên tắc, sau khi nhập hàng về, bạn cần nhập kho đầy đủ từng mã sản phẩm vào phần mềm, sau đó mới được xuất bán. Nếu sai nghiệp vụ, dữ liệu đương nhiên sẽ sai toàn bộ. Thực hiện sai quy trình kho thường mắc phải phổ biến là Bán hàng âmTrả hàng nhà cung cấp

Khi phần mềm bán hàng cho phép bán âm (nghĩa là cho phép bán trước và nhập kho sau để bù số lượng tồn kho âm). Tình trạng này thường xảy ra với những mặt hàng đang HOT, chủ shop nhập về không kịp lưu kho mà đã bày bán ngay trên kệ, hoặc trả hàng cho khách ngay tại quầy. Đến cuối buổi hoặc thậm chí để tới tận ngày hôm sau mới nhập hàng vào kho, hoặc người bạn quên nhập kho luôn….

Trong trường hợp đó, tại thời điểm xuất hàng, giá vốn hàng bán bằng 0 hoặc đang bị sai lệch, dẫn đến tính lãi gộp hàng bán không đúng. Khi giá vốn trong kho bị đội lên rất cao, lãi lỗ & doanh thu cửa hàng bị sẽ không còn đúng với thực tế.

Dưới đây là cách tính giá vốn của Sapo khi bán hàng âm cho bạn dễ hình dung:

Sản phẩm A trong kho đang tồn là 0, MAC = 100.000 vnđ

dòng Khách bán âm 10 sản phẩm A, lúc này tồn A = -10, MAC = 100.000đ

Khách nhập 20 sản phẩm A, giá nhập = 150.000đ

Lúc này theo công thức tính giá vốn:

MAC = (-10 *100.000 + 20*150.000) / 10 = 200.000đ

Sau đó khi khách hàng bán hàng, lãi lỗ sẽ được tính dựa trên MAC = 200.000đ.

Nếu tính như vậy sẽ làm giảm lãi thực tế của khách hàng đi rất nhiều.

Hướng xử lý

Trên phần mềm Sapo, công thức tính giá vốn khi kho âm luôn lấy giá nhập mới, khi kho dương trở lại thì lần nhập tiếp theo sẽ tính theo công thức trung bình

Ví dụ 1:
Kho đang có số lượng (Q) : -6  giá vốn (M): 10k
Sau khi nhập thêm 2 với giá 8k thì Q: -4  M: 8k (lấy giá nhập mới)
Sau khi nhập thêm 4 với giá 7k thì Q: 0    M: 7k (lấy giá nhập mới)
Sau khi nhập thêm 2 với giá 10k thì Q: 2  M: 10k (tính theo công thức)
Ví dụ 2:
Kho đang có số lượng (Q) : -6  giá vốn (M): 10k
Sau khi nhập thêm 7 với giá 7k thì Q: 1   M: 7k (lấy giá nhập mới)
Sau khi nhập thêm 2 với giá 10 thì Q: 3   M: 9k (tính theo công thức)

Sai Quy trình trả hàng nhà cung cấp

Lỗi sai lệch giá vốn xảy ra khi trả hàng một phần hàng mua từ nhà cung cấp sau khi đã bán hàng trên phần còn lại. Theo nguyên tắc kế toán, khi trả hàng nhà cung cấp, người kế toán kho cần vào hạch toán lại giá vốn hàng bán, nhưng nếu không thực hiện thao tác này giá vốn sẽ không còn chính xác nữa.

Ví dụ:

Sản phẩm A trong kho đang tồn 10, MAC = 100.000đ

Nhập 10 sản phẩm A với giá nhập kho = 200.000đ, lúc này tồn = 20, MAC = (10 * 100.000 + 10 * 200.000) /(10 + 10 ) = 150.000đ

Bán 10 A > Tồn = 10, MAC = 150.000đ

Trả cho đơn nhập dòng số 2 , 5 sản phẩm, MAC = 150.000đ

Lúc này nếu khách hàng bán tiếp, thì giá vốn ghi nhận vẫn là 150.000đ. Lãi lỗ của của hàng tính tiếp sẽ không chuẩn.

Hướng xử lý

Sapo sẽ tự động tính lại giá vốn hàng bán khi trả hàng nhà cung cấp, coi giá trị trả hàng thuộc vào khoản “ Giá trị hàng mua trả lại, giảm giá “ thuộc nhóm chứng từ điều chỉnh giảm khi hạch toán giá vốn theo phương pháp bình quân

Công thức hạch toán giá vốn khi trả hàng :

MAC = ( A – B ) / C

Với :

  • MAC: Giá vốn của sản phẩm được tính lại khi người dùng click xuất trả hàng nhà cung cấp
  • A = Giá trị kho trước trả = Số lượng kho trước trả * Giá vốn trước trả
  • B = Giá trị hàng mua trả lại = Số lượng trả * Tiền hàng hoàn lại với mỗi sản phẩm ( không tính thuế và phụ phí vào giá trị trả )
  • C = ( Tồn kho trước trả – Số lượng trả)
Giá vốn, hiểu đúng và kiểm soát tốt để quản lý dòng tiền hiệu quả
5 (100%) 1 vote

sao không một lần ghé thăm nhà Sapo

Xem ngay Sapo có gì