Cách quản lý công nợ thầu tránh nợ xấu, mất vốn

Với nhiều cửa hàng vật liệu xây dựng, công nợ thầu thợ là câu chuyện diễn ra hằng ngày. Bán quen, cho nợ để giữ mối, nhưng không phải lúc nào dòng tiền cũng quay về đúng hẹn. Khi các khoản nợ nhỏ tích lũy theo thời gian, rủi ro mất vốn bắt đầu lộ rõ. Quản lý công nợ vì thế không chỉ là theo dõi sổ sách, mà là bài toán sống còn của cửa hàng.

1. Vì sao công nợ thầu thợ dễ trở thành nợ xấu?

Công nợ thầu thợ không tự nhiên trở thành nợ xấu, mà thường bắt nguồn từ những thói quen rất quen trong quá trình bán hàng hằng ngày. Khi các rủi ro này không được nhận diện và kiểm soát sớm, khoản nợ nhỏ ban đầu có thể nhanh chóng vượt ngoài tầm kiểm soát.

• Thanh toán phụ thuộc vào tiến độ công trình: Thầu thợ thường chỉ trả tiền khi được chủ đầu tư giải ngân, nên thời gian thanh toán khó đoán và dễ kéo dài. Chỉ cần công trình chậm hoặc phát sinh trục trặc, khoản công nợ có thể bị treo rất lâu.
• Bán quen, cho nợ theo cảm tính: Nhiều cửa hàng cho nợ dựa trên mối quan hệ hơn là nguyên tắc rõ ràng về hạn mức và thời hạn thanh toán. Khi công nợ tăng dần theo thời gian, việc siết lại trở nên khó khăn vì đã “lỡ quen”.
• Thiếu theo dõi công nợ tập trung và thường xuyên: Công nợ được ghi chép rời rạc, không đối chiếu định kỳ khiến chủ cửa hàng không nhận ra rủi ro sớm. Đến khi phát hiện thì vốn đã bị chiếm dụng quá lâu, rất khó xoay trở.
• Không có quy trình nhắc nợ và xử lý rõ ràng: Việc nhắc nợ mang tính tự phát, chỉ làm khi cần tiền gấp, khiến thầu thợ quen với việc trả chậm. Lâu dần, các khoản nợ quá hạn dễ chuyển thành nợ xấu mà không có biện pháp kiểm soát kịp thời.

2. “Phòng ngừa” công nợ ngay từ đầu - bước quan trọng nhất để tránh mất vốn

Công nợ chỉ thực sự rủi ro khi cửa hàng bắt đầu cho nợ mà không có nguyên tắc rõ ràng. Phòng ngừa ngay từ đầu giúp chủ cửa hàng chủ động kiểm soát dòng tiền, thay vì xử lý hậu quả khi nợ đã phát sinh quá lâu. Để làm được điều này, bạn nên chú ý: 

• Thời hạn thanh toán rõ ràng cho từng đợt giao hàng: Mỗi lần giao vật liệu nên đi kèm thời hạn thanh toán cụ thể trong hợp đồng, tránh các thỏa thuận chung chung như “cuối công trình sẽ trả”. Thời hạn cụ thể giúp dễ theo dõi và nhắc nợ đúng lúc.
• Chiết khấu thanh toán sớm và phạt chậm trả: Thiết lập ưu đãi cho thầu thợ trả đúng hạn, đồng thời có mức phạt rõ ràng khi trả chậm. Cách này vừa khuyến khích thanh toán chủ động, vừa hạn chế tình trạng nợ kéo dài theo thói quen.
• Phân loại thầu thợ theo mức độ uy tín: Thầu mới, thầu quen, hay thầu từng trả chậm nên được áp dụng hạn mức và thời gian nợ khác nhau. Phân loại giúp cửa hàng chủ động hơn, vừa giữ được mối quan hệ, vừa bảo vệ vốn xoay vòng kinh doanh.
• Kiểm soát nội bộ chặt chẽ:  Xác định rõ ai được duyệt công nợ và tách biệt vai trò bán hàng - theo dõi công nợ. Tránh tình trạng “bán xong là thôi”, nhờ đó công nợ luôn trong tầm kiểm soát và dễ xử lý nếu phát sinh rủi ro.

3. Theo dõi công nợ định kỳ để phát hiện rủi ro sớm

Công nợ không đáng lo khi còn nằm trong tầm kiểm soát, mà chỉ trở nên rủi ro khi cửa hàng không còn nắm rõ mình đang cho nợ bao nhiêu và với ai. Theo dõi định kỳ giúp chủ cửa hàng phát hiện sớm dấu hiệu chậm trả, thay vì đợi đến lúc thiếu vốn mới cuống cuồng xử lý.

3.1. Ghi nhận và đối chiếu công nợ thường xuyên

• Mỗi lần giao hàng đều cần ghi rõ công nợ phát sinh: Từng đơn giao, số tiền và hạn thanh toán nên được ghi nhận ngay, tránh để sót hoặc nhớ nhầm. Việc này giúp công nợ luôn rõ ràng, cả cửa hàng lẫn thầu thợ đều dễ đối chiếu khi cần.
• Đối chiếu công nợ định kỳ, không chờ đến khi quá hạn: Chủ động đối chiếu giúp phát hiện sớm các khoản có nguy cơ chậm trả và trao đổi kịp thời với thầu thợ. Khi công nợ được rà soát thường xuyên, việc nhắc nhở cũng trở nên nhẹ nhàng hơn, không gây căng thẳng cho hai bên.

3.2. Theo dõi các chỉ số công nợ quan trọng

• Tuổi nợ trung bình của từng thầu: Không chỉ quan tâm thầu còn nợ bao nhiêu tiền, chủ cửa hàng cần để ý khoản nợ đó đã kéo dài bao lâu. Tuổi nợ càng cao, rủi ro càng lớn, đặc biệt với những thầu có lịch sử thanh toán không ổn định.
• Tỷ lệ nợ quá hạn so với tổng công nợ: Khi phần nợ quá hạn bắt đầu chiếm tỷ trọng lớn, đó là dấu hiệu dòng tiền đang gặp vấn đề. Theo dõi chỉ số này giúp cửa hàng nhận ra sớm tình trạng mất cân đối, thay vì đến khi thiếu vốn mới phát hiện.
• Những thầu đang chiếm dụng vốn nhiều nhất: Một vài thầu có thể đang chiếm phần lớn vốn của cửa hàng mà không dễ nhận ra nếu không theo dõi tổng hợp. Việc nắm rõ nhóm này giúp chủ cửa hàng chủ động siết hạn mức hoặc điều chỉnh chính sách kịp thời.

Khi số lượng thầu thợ ngày càng nhiều, việc theo dõi tuổi nợ, hạn mức và công nợ phát sinh bằng sổ tay hay file rời rất dễ bị sót. Nhiều cửa hàng sử dụng phần mềm quản lý vật liệu xây dựng giúp quản lý công nợ tập trung trên một hệ thống, nắm rõ công nợ theo từng thầu, từng đơn và từng thời điểm, thay vì phải kiểm tra thủ công từng ngày.

Dùng thử miễn phí ngay

4. Quy trình nhắc nợ và thu hồi công nợ: Mềm dẻo nhưng có nguyên tắc

Nhắc nợ không phải để gây khó cho thầu thợ, mà để cả hai bên cùng chủ động về dòng tiền. Khi có quy trình rõ ràng, việc nhắc nợ sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn và hạn chế tối đa những tình huống căng thẳng không đáng có.

4.1. Nhắc nợ trước hạn để tránh phát sinh căng thẳng

• Chủ động gọi điện, nhắn tin nhắc lịch thanh toán: Việc nhắc trước khi đến hạn giúp thầu thợ sắp xếp dòng tiền và tránh quên lịch thanh toán. Cách làm này thường mang tính nhắc lịch hơn là đòi nợ, nên dễ được hợp tác.
• Giữ mối quan hệ nhưng vẫn rõ ràng về thời hạn: Nhắc nợ sớm và đúng cách giúp cửa hàng thể hiện sự chuyên nghiệp, không gây áp lực nhưng cũng không mập mờ. Khi thời hạn đã được thống nhất rõ, thầu thợ cũng có xu hướng tôn trọng cam kết hơn.

4.2. Xử lý ngay khi công nợ quá hạn

• Liên hệ sớm để nắm rõ nguyên nhân chậm thanh toán: Khi công nợ vừa quá hạn, việc liên hệ ngay giúp cửa hàng hiểu rõ tình hình thực tế của thầu thợ, thay vì để kéo dài rồi mới xử lý. Nhiều trường hợp chậm trả xuất phát từ trục trặc tạm thời, có thể giải quyết sớm nếu trao đổi kịp lúc.
• Thương lượng phương án thanh toán phù hợp: Tùy tình huống, cửa hàng có thể thống nhất chia nhỏ khoản thanh toán hoặc lùi hạn có cam kết rõ ràng. Quan trọng là hai bên cùng chốt lại thời gian và số tiền cụ thể để tránh hiểu nhầm về sau.
• Ghi nhận thỏa thuận bằng văn bản hoặc biên bản đối chiếu: Việc xác nhận lại bằng văn bản giúp công nợ được rõ ràng và dễ theo dõi hơn ở các lần sau. Đây cũng là cơ sở quan trọng nếu khoản nợ tiếp tục kéo dài và cần xử lý ở mức cao hơn.

4.3. Sử dụng biện pháp pháp lý khi cần thiết

• Lập biên bản đối chiếu công nợ để xác nhận rõ ràng nghĩa vụ thanh toán: Biên bản đối chiếu giúp hai bên thống nhất lại số tiền, thời hạn và tình trạng công nợ tại một thời điểm cụ thể. Khi mọi con số đã được xác nhận bằng văn bản, việc xử lý các bước tiếp theo sẽ rõ ràng và minh bạch hơn.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ giao dịch làm căn cứ khi phát sinh tranh chấp: Hợp đồng, phiếu giao hàng, hóa đơn và các biên bản liên quan là cơ sở quan trọng để bảo vệ quyền lợi của cửa hàng. Việc chuẩn bị hồ sơ từ sớm giúp chủ cửa hàng chủ động hơn nếu cần xử lý công nợ bằng biện pháp pháp lý.

5. Công cụ và con người - yếu tố giúp quản lý công nợ hiệu quả hơn

Quản lý công nợ không chỉ là chuyện quy trình, mà còn phụ thuộc rất lớn vào cách cửa hàng sử dụng công cụ và tổ chức con người. Khi khối lượng giao dịch tăng lên, việc làm thủ công rất dễ quá tải và phát sinh rủi ro ngoài ý muốn.

5.1. Vì sao nên quản lý công nợ bằng phần mềm thay vì thủ công

• Theo dõi công nợ tập trung theo từng thầu, từng đơn: Thay vì ghi chép rời rạc, phần mềm giúp tổng hợp toàn bộ công nợ theo từng thầu, từng lần giao hàng và từng hạn thanh toán. Chủ cửa hàng có thể nắm nhanh tình hình mà không mất thời gian rà soát thủ công.
• Tự động nhắc nợ khi đến hạn: Việc nhắc nợ được thực hiện đúng thời điểm giúp hạn chế quên sót và giảm áp lực cho nhân viên. Cách nhắc tự động cũng khiến việc thanh toán trở nên chuyên nghiệp và ít cảm xúc hơn.
• Hạn chế sai sót và phụ thuộc vào cá nhân: Khi công nợ phụ thuộc vào trí nhớ hoặc cách ghi chép của từng người, rủi ro sai lệch rất dễ xảy ra. Quản lý bằng hệ thống giúp dữ liệu được thống nhất, giảm phụ thuộc vào một cá nhân cụ thể.

5.2. Đào tạo nhân viên về quy trình công nợ

• Nhân viên bán hàng hiểu rõ chính sách cho nợ của cửa hàng: Khi nắm rõ hạn mức, thời gian nợ và điều kiện áp dụng, nhân viên bán hàng sẽ chủ động tư vấn và kiểm soát công nợ ngay từ khâu bán. Điều này giúp tránh tình trạng bán vượt quy định rồi mới phát hiện rủi ro.
• Kế toán theo dõi và cảnh báo rủi ro kịp thời: Kế toán không chỉ ghi nhận số liệu mà còn đóng vai trò cảnh báo khi công nợ có dấu hiệu bất thường. Việc phối hợp chặt chẽ giữa bán hàng và kế toán giúp cửa hàng xử lý sớm, không để nợ xấu âm thầm phát sinh.

Công nợ thầu thợ là phần không thể tránh khi kinh doanh vật liệu xây dựng, nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát nếu cửa hàng làm đúng ngay từ đầu. Từ phòng ngừa, phân loại thầu thợ, theo dõi định kỳ, đến nhắc nợ và xử lý kịp thời, mỗi bước đều giúp giảm rủi ro, giữ dòng tiền ổn định và hạn chế mất vốn.

Khi công nợ được quản lý bài bản, cửa hàng không chỉ bảo vệ vốn mà còn duy trì mối quan hệ bền vững với thầu thợ. Chủ cửa hàng sẽ yên tâm tập trung vào bán hàng và phát triển kinh doanh, đồng thời sẵn sàng đối phó với bất kỳ rủi ro công nợ nào mà không bị bất ngờ.