Nếu chữ ký số đã được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp thì với cá nhân, khái niệm chữ ký số vẫn còn khá mới mẻ. Theo thống kê từ Trung tâm Chứng thực điện tử Quốc gia, tính đến cuối tháng 7/2024, có 13,5% người trưởng thành sở hữu chữ ký số, một con số vẫn còn khá khiêm tốn so với mục tiêu đã đặt ra.
Vậy trong bài viết này, hãy cùng Sapo tìm hiểu chữ ký số cá nhân là gì, mang lại những lợi ích và có giá trị pháp lý như thế nào? Các cá nhân có thể sử dụng chữ ký số miễn phí hay không và quy trình đăng ký chữ ký số cá nhân ra sao?
1. Chữ ký số cá nhân là gì? Giá trị pháp lý của chữ ký số cá nhân
Chữ ký số cá nhân là một dạng chữ ký điện tử, được dùng để xác nhận danh tính của cá nhân trong quá trình thực hiện các giao dịch điện tử. Chữ ký số được tạo ra nhờ vào công nghệ mã hóa, kết hợp giữa khóa công khai và khóa riêng tư. Nhờ đó, người dùng có thể ký vào các tài liệu số một cách an toàn và bảo mật. Chữ ký số cá nhân có những đặc điểm nổi bật như:
- Gắn liền với một cá nhân cụ thể: Thông qua chứng thư số được cấp bởi tổ chức chứng thực chữ ký số, danh tính của người ký được xác định chính xác và đáng tin cậy.
- Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu: Nếu có bất kỳ thay đổi nội dung nào với tài liệu sau khi đã được ký, hệ thống sẽ đều phát hiện, giúp bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu.
- Nhanh chóng, thuận tiện: Chữ ký số giúp loại bỏ các bước in ấn, ký tay truyền thống, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí.
Về mặt pháp lý, chữ ký số cá nhân được công nhận theo Quyết định số 1984/2015/QĐ-TCT, trong đó nêu rõ:
Các văn bản, tài liệu điện tử nếu được ký bởi chữ ký số cá nhân cấp bởi đơn vị cung cấp đã được cấp phép theo quy định của pháp luật thì sẽ có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy được ký tay bởi cá nhân đó.
Các văn bản điện tử được ký bởi chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu sẽ có giá trị như văn bản giấy được ký tay bởi người có thẩm quyền đó và được đóng dấu.
Như vậy, có thể thấy chữ ký số cá nhân hoàn toàn được pháp luật công nhận, có giá trị pháp lý và có thể sử dụng hợp lệ trong nhiều loại hình giao dịch điện tử hiện nay.
Xem thêm: Tổng hợp mẫu chữ ký số theo chuẩn quy định pháp luật 2025
2. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số cá nhân
Chữ ký số với nhiều ưu điểm vượt trội đang ngày càng hỗ trợ hiệu quả, tối ưu hóa thời gian và quy trình làm việc cho cả doanh nghiệp lẫn cá nhân trong các giao dịch điện tử hằng ngày. Cụ thể:
Tiết kiệm thời gian xử lý hồ sơ: Thay vì phải đợi tài liệu giấy được chuyển đến giữa các cá nhân hay đối tác, chữ ký số cho phép người dùng ký duyệt văn bản ngay trên thiết bị điện tử chỉ với những thao tác đơn giản. Nhờ đó, quá trình xử lý hồ sơ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn nhiều.
Cắt giảm chi phí in ấn: Việc in ấn tài liệu để ký tay sẽ tốn một khoản chi phí đáng kể, đặc biệt khi số lượng văn bản lớn. Sử dụng chữ ký số sẽ giúp tiết kiệm các chi phí in ấn từ đó tối ưu hóa ngân sách.
Quản lý tài liệu dễ dàng: Nếu như chữ ký tay yêu cầu sử dụng tài liệu giấy thì với chữ ký số, người dùng chỉ cần mở file trên thiết bị điện tử và ký trực tiếp. Điều này không chỉ tạo sự tiện lợi mà còn giúp quản lý tài liệu dễ dàng hơn, hạn chế tình trạng thất lạc nhờ khả năng lưu trữ tệp trên phần mềm.
Ký văn bản mọi lúc, mọi nơi: Thay vì phải gặp mặt trực tiếp, chữ ký số cá nhân cho phép người dùng linh hoạt ký duyệt tài liệu ở bất kỳ đâu. Chỉ cần có kết nối internet, thiết bị điện tử và thiết bị ký số là có thể hoàn thành xử lý tài liệu.
3. Hướng dẫn đăng ký chữ ký số cá nhân
3.1. Cách tạo chữ ký số cá nhân miễn phí trên VNeID
Vậy cá nhân có thể sử dụng chữ ký số miễn phí hay không? Câu trả lời là có, nếu cá nhân tạo chữ ký số trực tiếp trên ứng dụng VNeID do Bộ Công an phát triển. Tuy nhiên, chữ ký số này chỉ được sử dụng miễn phí cho việc ký các giao dịch trên các cổng dịch vụ công.
Việc đăng ký chữ ký số qua VNeID rất đơn giản, không mất phí và chỉ áp dụng cho những người dùng đã có tài khoản định danh điện tử cấp độ 2. Quy trình đăng ký chữ ký số cá nhân trên VNeID gồm 8 bước đơn giản như sau:
Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng VNeID bằng tài khoản định danh điện tử đã được cấp.
Bước 2: Chọn mục “Dịch vụ khác” trên giao diện chính.
Bước 3: Chọn dịch vụ “Chứng thư chữ ký số”.
Bước 4: Nhấn vào “Đăng ký chứng thư chữ ký số”.
Bước 5: Lặp lại chọn “Đăng ký chứng thư chữ ký số” để xác nhận.
Bước 6: Chọn nhà phát hành chứng thư chữ ký số theo yêu cầu.
Bước 7: Tích chọn đồng ý với Điều khoản sử dụng dịch vụ và Chính sách quyền riêng tư, sau đó nhấn “Tiếp tục”.
Bước 8: Tích chọn đồng ý với việc chia sẻ, xử lý dữ liệu cá nhân theo quy định, rồi chọn “Xác nhận”.
Sau khi hoàn tất, yêu cầu khởi tạo chữ ký số sẽ được xử lý nhanh chóng. Người dùng chỉ cần tải và cài đặt ứng dụng ký số theo hướng dẫn của nhà cung cấp để bắt đầu sử dụng.
3.2. Cách đăng ký chữ ký số cá nhân với các nhà cung cấp dịch vụ
Nếu muốn sử dụng chữ ký số cho các giao dịch điện tử cá nhân ngoài phạm vi dịch vụ công, người dùng có thể đăng ký chữ ký số cá nhân có phí thông qua các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Quy trình đăng ký cơ bản gồm 4 bước sau:
Bước 1: Chọn nhà cung cấp uy tín và phù hợp
Người dùng cần tìm hiểu và lựa chọn kỹ càng các nhà cung cấp dịch vụ uy tín theo các tiêu chí như đảm bảo an toàn bảo mật chữ ký số, hỗ trợ kỹ thuật tốt và có khả năng tích hợp với các phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử, khai thuế, bán hàng…
Bước 2: Liên hệ đăng ký
Sau khi chọn được nhà cung cấp, bạn có thể đăng ký trực tiếp trên website hoặc gọi hotline để được tư vấn về giá cả, tính năng và hỗ trợ khác
Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký
Nhà cung cấp sẽ hướng dẫn bạn chuẩn bị hồ sơ đăng ký, thường gồm bản sao công chứng CMND/CCCD hoặc hộ chiếu. Tùy theo yêu cầu từng nhà cung cấp, hồ sơ có thể khác nhau nên bạn cần làm theo hướng dẫn cụ thể.
Bước 4: Cài đặt và kích hoạt chữ ký số
Khi đăng ký hoàn tất, nhà cung cấp sẽ gửi chứng thư số và chữ ký số đã được kích hoạt. Bạn chỉ cần cài đặt phần mềm theo hướng dẫn và có thể sử dụng chữ ký số cho các giao dịch điện tử.
4. Ứng dụng của chữ ký số cá nhân
Với giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay, chữ ký số cá nhân đang ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực:
- Giao dịch với cơ quan nhà nước: Cá nhân có thể sử dụng chữ ký số để kê khai thuế thu nhập cá nhân, nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội, đăng ký kinh doanh...
- Ký văn bản, hợp đồng điện tử: Ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ hay phê duyệt tài liệu nội bộ nhanh chóng, tiện lợi.
- Thương mại điện tử: Ký số trong giao dịch trực tuyến, ký duyệt đơn hàng, thanh toán, giao dịch chứng khoán, internet banking...
5. Lưu ý khi đăng ký và sử dụng chữ ký số cá nhân
Để việc sử dụng chữ ký số cá nhân diễn ra an toàn, hiệu quả, người dùng cần lưu ý những điểm sau:
Lựa chọn nhà cung cấp uy tín: Hiện tại, chỉ có một số ít đơn vị được cấp phép cung cấp dịch vụ chữ ký số đạt chuẩn. Việc chọn đúng đơn vị có hệ thống bảo mật đáng tin cậy sẽ giúp bạn tránh được các rủi ro như mất dữ liệu hoặc bị giả mạo chữ ký.
Kiểm tra thời hạn chữ ký số: Mỗi chứng thư số đều có thời gian hiệu lực cụ thể. Nếu sử dụng chữ ký đã hết hạn, chữ ký đó sẽ mất hiệu lực pháp lý và văn bản điện tử có thể bị hủy bỏ. Trước khi thực hiện ký số, bạn nên kiểm tra thời hạn chữ ký số để chủ động gia hạn kịp thời.
Bảo mật thông tin chữ ký số: Chữ ký số cá nhân hoạt động dựa trên một cặp khóa mã hóa. Để bảo vệ danh tính và dữ liệu, tuyệt đối không chia sẻ thông tin về khóa riêng tư cho người khác nhằm tránh nguy cơ bị đánh cắp hoặc giả mạo trong các giao dịch.
Với các thông tin tổng hợp trên đây, Sapo hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ về chữ ký số cá nhân cũng như cách đăng ký để sử dụng hiệu quả trong môi trường số ngày càng phát triển. Đừng quên theo dõi Sapo để theo dõi và cập nhật thêm các thông tin và kiến thức hữu ích về kinh doanh số và công nghệ!
