Các hộ kinh doanh và doanh nghiệp khi tìm hiểu về chữ ký số chắc hẳn đã nghe rất nhiều các thuật ngữ khác nhau liên quan đến loại hình ký kết này, đặc biệt là chữ ký số công cộng. Vậy chữ ký số công cộng là gì, chức năng của nó ra sao và giá trị pháp lý như thế nào? Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số công cộng trong những trường hợp nào? Hãy cùng Sapo khám phá chi tiết qua bài viết dưới đây.
1. Chữ ký số công cộng là gì?
Theo Điều 12 của Nghị định 23/2025/NĐ-CP, chữ ký số công cộng được định nghĩa như sau:
Chữ ký số công cộng là chữ ký số được sử dụng trong hoạt động công cộng, được bảo đảm bởi chứng thư chữ ký số công cộng và đáp ứng đủ các yêu cầu quy định tại khoản 3 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử.
Hiểu một cách đơn giản, chữ ký số công cộng thực chất là một dạng chữ ký điện tử được cung cấp bởi các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực số cho từng cá nhân hoặc tổ chức cụ thể.
Về đặc điểm của chữ ký số công cộng, theo khoản 3 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử quy định rằng chữ ký số là chữ ký điện tử phải có các đặc điểm sau:
- Xác nhận danh tính người ký và biểu thị sự đồng thuận với nội dung văn bản.
- Gắn độc quyền với một thông điệp dữ liệu duy nhất và do người ký kiểm soát tại lúc ký.
- Có thể phát hiện được mọi sự thay đổi về nội dung sau khi ký.
- Phải được chứng thực bởi chứng thư số hợp pháp từ các tổ chức cung cấp dịch vụ chữ ký số công cộng hoặc chuyên dùng.
- Phương tiện tạo chữ ký số phải bảo đảm mức độ an toàn cao, dữ liệu không bị rò rỉ và chỉ dùng một lần.
Ngày nay, chữ ký số công cộng đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động vận hành và giao dịch của nhiều doanh nghiệp và cá nhân. Nó dần thay thế cho chữ ký tay truyền thống trong các lĩnh vực như ký kết hợp đồng, khai báo thuế, phát hành hóa đơn điện tử và nhiều công việc khác.
Với tính năng hoạt động trực tuyến và khả năng linh hoạt, chữ ký số công cộng giúp tổ chức, doanh nghiệp có thể thực hiện các giao dịch từ xa mà không bị giới hạn vị trí địa lý. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian, giảm thiểu chi phí in ấn giấy tờ mà còn nâng cao hiệu quả và tốc độ xử lý các giao dịch, tạo điều kiện thuận lợi hơn cho hoạt động kinh doanh và giao thương.
2. Chức năng của chữ ký số công cộng
Chữ ký số công cộng sở hữu tính bảo mật cao, gần như không thể bị giả mạo, giúp người dùng hoàn toàn yên tâm khi thực hiện các giao dịch điện tử trực tuyến. Mức độ bảo mật vượt trội này có được là nhờ vào những chức năng quan trọng sau:
- Xác minh nguồn gốc: Hệ thống mã hóa khóa công khai cho phép sử dụng khóa riêng tư để mã hóa văn bản, chỉ chủ sở hữu khóa mới có thể giải mã. Khi văn bản được mã hóa bằng khóa riêng tư, chữ ký số tạo ra sẽ xác nhận rõ ràng nguồn gốc và người ký của tài liệu đó.
- Bảo đảm tính toàn vẹn: Mỗi khi tài liệu hoặc văn bản cần được chỉnh sửa, công nghệ mã hóa sẽ bảo vệ thông tin khỏi các sự can thiệp trái phép từ bên ngoài, nhờ đó giữ nguyên tính toàn vẹn của dữ liệu.
- Ngăn chặn việc chối bỏ chữ ký: Trong một số giao dịch, có thể xảy ra trường hợp một bên phủ nhận trách nhiệm với tài liệu đã ký. Thông qua chữ ký số, các bên liên quan không thể phủ nhận việc tham gia ký kết tài liệu, giúp đảm bảo tính xác thực và an toàn của giao dịch điện tử.
Xem thêm: Các loại chữ ký số thông dụng 2025: Tính năng và ưu nhược điểm
3. Giá trị pháp lý của chữ ký số công cộng
Chữ ký số công cộng được công nhận hoàn toàn về mặt pháp lý và được pháp luật bảo vệ khi được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp pháp, đã được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép hoạt động. Các văn bản, tài liệu điện tử ký bằng chữ ký số do những đơn vị này cấp có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy có chữ ký tay của cá nhân, doanh nghiệp đó.
Vì vậy, việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng rất quan trọng đối với các hộ kinh doanh và doanh nghiệp. Khi sử dụng chữ ký số được cấp bởi các đơn vị uy tín, người dùng sẽ yên tâm hơn trong quá trình ký kết hợp đồng cũng như thực hiện các giao dịch có tính ràng buộc pháp lý.
Ngoài ra, pháp luật cũng bảo vệ quyền lợi của người dùng chữ ký số công cộng trong trường hợp xảy ra tranh chấp, với điều kiện các bên phải tuân thủ đúng các quy định hiện hành về ký kết giao dịch điện tử. Điều này khẳng định sự an toàn và tính pháp lý của chữ ký số công cộng trong giao dịch điện tử
4. Ứng dụng của chữ ký số công cộng
Hiện nay, chữ ký số công cộng đang được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau Hãy cùng điểm qua một số ứng dụng phổ biến dưới đây:
Trong lĩnh vực thương mại điện tử, chữ ký số công cộng hỗ trợ:
- Thực hiện giao dịch chứng khoán
- Mua bán, tham gia đấu thầu trực tuyến
- Chuyển tiền qua các nền tảng Internet Banking
- Xác thực tính toàn vẹn của hợp đồng, tài liệu điện tử
- Đảm bảo danh tính của các bên tham gia giao dịch online
- Đăng ký doanh nghiệp qua cổng thông tin điện tử
Trong Chính phủ điện tử, chữ ký số công cộng được ứng dụng để:
- Nộp tờ khai thuế điện tử, khai báo hải quan điện tử
- Nộp hồ sơ xin giấy phép các lĩnh vực như xuất bản, xây dựng, giáo dục,...
Xem thêm: Tổng hợp mẫu chữ ký số theo chuẩn quy định pháp luật 2025
Tóm lại, chữ ký số công cộng về bản chất là chữ ký điện tử do các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Nhà nước cấp phép phát hành. Nhờ vậy, chữ ký số này có giá trị pháp lý và được pháp luật bảo vệ nghiêm ngặt.
Người dùng có thể dùng chữ ký số công cộng để thay thế cho chữ ký tay trong các giao dịch hợp đồng quan trọng. Tuy nhiên, điều lưu ý là phải lựa chọn nhà cung cấp chữ ký số uy tín, đã được cấp phép bởi Bộ TT&TT, nhằm đảm bảo quyền lợi và tránh rủi ro như lừa đảo hay mạo danh.
Trên đây là những thông tin cơ bản mà các hộ kinh doanh và doanh nghiệp cần biết khi bắt đầu tìm hiểu về dịch vụ chữ ký số công cộng. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về vai trò, giá trị pháp lý và các ứng dụng của chữ ký số công cộng, từ đó dễ dàng lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế. Đừng quên theo dõi Sapo để luôn cập nhật những kiến thức mới nhất về kinh doanh trong thời đại chuyển đổi số!
