Trong bối cảnh số hóa ngày càng phát triển, chữ ký số đã trở thành một yếu tố không thể thiếu trong quy trình xử lý văn bản điện tử. Tuy nhiên, không phải cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng nắm rõ các quy định pháp lý về mẫu chữ ký số hợp lệ. Vì vậy, trong bài viết này, Sapo sẽ chia sẻ chi tiết về các loại mẫu chữ ký số và hình ảnh chữ ký số chuẩn theo quy định của pháp luật.
1. Phân loại chữ ký số theo đối tượng sử dụng
Chữ ký số dành cho doanh nghiệp, tổ chức
Chữ ký số dành cho doanh nghiệp, tổ chức là loại chữ ký điện tử có giá trị pháp lý tương đương con dấu của tổ chức. Đây là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử như kê khai và nộp thuế, ký hợp đồng điện tử, cũng như giao dịch với các cơ quan nhà nước một cách nhanh chóng và an toàn.
Việc sử dụng chữ ký số không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao tính bảo mật trong các thủ tục hành chính và giao dịch kinh doanh.
Chữ ký số cho cá nhân trong tổ chức
Chữ ký số cho cá nhân trong tổ chức được cấp cho các cá nhân thuộc tổ chức, thường là người đại diện pháp lý hoặc những cá nhân được ủy quyền ký các văn bản, hợp đồng điện tử trong phạm vi công việc của tổ chức.
Loại chữ ký số này đảm bảo tính pháp lý và bảo mật cho các giao dịch, đồng thời giúp phân quyền rõ ràng trong việc ký kết tài liệu điện tử, nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành doanh nghiệp.
Chữ ký số cá nhân
Chữ ký số cá nhân là chữ ký điện tử được cấp cho từng cá nhân để sử dụng trong các giao dịch cá nhân như ký hợp đồng, giao dịch ngân hàng, kê khai thuế cá nhân hoặc thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến.
Chữ ký số giúp cá nhân thực hiện các giao dịch trên môi trường số một cách nhanh chóng, tiện lợi và bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin cá nhân.
Xem thêm: Chữ ký số là gì? Hướng dẫn cách sử dụng và đăng ký chữ ký số
2. Quy định về mẫu chữ ký số hợp lệ
2.1. Mẫu chữ ký số dành cho doanh nghiệp, tổ chức
Hình ảnh | Hình ảnh đại diện cho chữ ký số của doanh nghiệp cần sử dụng mẫu con dấu màu đỏ chính thức của tổ chức. Mặc dù là hình ảnh, chữ ký số vẫn có giá trị pháp lý tương đương con dấu thật. Do đó, kích thước hình ảnh phải tương ứng với kích thước con dấu thực tế và được lưu dưới định dạng file .png. |
Thông tin | Chữ ký số hợp lệ phải thể hiện đầy đủ các thông tin như tên doanh nghiệp, tổ chức, cùng với thời gian ký chi tiết theo chuẩn ISO 8601 (bao gồm ngày, tháng, năm, giờ, phút, giây và múi giờ Việt Nam). |
2.2. Mẫu chữ ký số cho cá nhân trong tổ chức
Hình ảnh | Chữ ký số dành cho cá nhân thuộc tổ chức được thể hiện bằng chính hình ảnh chữ ký tay của người đó, sử dụng màu mực xanh và lưu dưới định dạng .png. Do thuộc quyền quản lý của tổ chức, chữ ký số cá nhân chỉ được sử dụng trong phạm vi công việc và giao dịch liên quan đến tổ chức theo sự phân quyền rõ ràng. |
Thông tin | Thông thường, mẫu chữ ký số cá nhân trong tổ chức không yêu cầu hiển thị thông tin chi tiết về người ký. Do đó, chỉ cần hình ảnh chữ ký tuân thủ quy định theo Luật Giao dịch điện tử là có thể sử dụng hợp pháp trong phạm vi hoạt động của tổ chức. |
2.3. Mẫu chữ ký số cá nhân
Hình ảnh | Mỗi cá nhân sẽ có mẫu chữ ký số riêng, được thể hiện dưới dạng hình ảnh chữ ký tay với mực xanh và lưu trữ ở định dạng .png. |
Thông tin | Chữ ký số cá nhân không bắt buộc phải thể hiện toàn bộ thông tin của người ký. Vì thế, khi chữ ký số đáp ứng quy định pháp luật, cá nhân có thể sử dụng mẫu này trong các giao dịch điện tử. |
3. Quy định về vị trí của chữ ký số trên văn bản điện tử
Theo quy định hiện hành, mỗi loại chữ ký số sẽ áp dụng các quy định riêng về vị trí ký trên văn bản, cụ thể:
Vị trí hợp lệ của chữ ký số cá nhân | Đối với chữ ký số cá nhân, vị trí đặt chữ ký trên văn bản điện tử tương tự như khi ký trên văn bản giấy truyền thống. Cá nhân có trách nhiệm đảm bảo chữ ký số được đặt đúng vị trí yêu cầu trên tài liệu. |
Vị trí hợp lệ của chữ ký số doanh nghiệp |
|
Với những thông tin tổng hợp về mẫu chữ ký số được chia sẻ trong bài viết, Sapo hy vọng bạn đã hiểu rõ hơn về quy định liên quan đến hình ảnh chữ ký số và có thể dễ dàng áp dụng vào các loại văn bản điện tử. Đừng quên theo dõi Sapo để không bỏ lỡ những kiến thức cập nhật nhất về kinh doanh trong thời đại chuyển đổi số nhé!
