Tạo chữ ký điện tử trên file PDF là phương thức ký được nhiều cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp lựa chọn để xử lý các văn bản và giao dịch điện tử nhanh chóng, hiệu quả. Vậy làm thế nào để chèn chữ ký vào file PDF online? Trong bài viết này, Sapo sẽ hướng dẫn chi tiết 5 cách thêm chữ ký điện tử trên PDF dễ dàng ai cũng có thể thực hiện được. Cùng tìm hiểu ngay!
1. Hướng dẫn nhanh 5 cách tạo chữ ký điện tử trên PDF
Cách thực hiện | Hướng dẫn nhanh |
Sử dụng Smallpdf | Bước 1: Chọn Chọn file hoặc kéo thả file PDF. Bước 2: Nhấn Ký tên vào tôi > Dấu hiệu không có con dấu. Bước 3: Nhấn Ký tên > Chữ ký mới > tiến hành ký Bước 4: Nhấn tạo và chèn chữ ký vào file, điều chỉnh vị trí. Bước 5: Nhấn Hoàn thành và tải file về máy. |
Dùng PDF24 Tools | Bước 1: Chọn [Choose file] hoặc kéo thả file PDF. Bước 2: Nhấn Add a signature (biểu tượng ký tên) Bước 3: Vẽ tay hoặc tải ảnh chữ ký, nhấn dấu tick xanh để thêm Bước 4: Kéo chữ ký vào vị trí mong muốn. Bước 5: Nhấn Create PDF và Download để lưu file. |
Sử dụng công cụ ilovePDF | Bước 1: Chọn [Select PDF file] hoặc kéo thả file. Bước 2: Chọn đối tượng ký (Only me/Several People). Bước 3: Tạo chữ ký (văn bản, vẽ tay, ảnh). Bước 4: Nhấn Apply. Bước 5: Kéo chữ ký vào vị trí, điều chỉnh kích thước. Bước 6: Nhấn Sign, sau đó nhấn Download File để tải về |
Dùng phần mềm Foxit Reader | Bước 1: Tải Foxit Reader. Bước 2: Mở file PDF, chọn mục Bảo vệ, sau đó họn PDF Sign. Bước 3: Vào Signature List, chọn Create Signature”. Bước 4: Chọn kiểu chữ ký: vẽ tay, nhập tên, tải ảnh, dán clipboard. Bước 5: Tạo, lưu và chèn chữ ký vào file. |
Tạo trên phần mềm Adobe Reader | Bước 1: Cài đặt Adobe Reader. Bước 2: Mở file PDF, nhấn Shift + F4, chọn Fill & Sign. Bước 3: Chọn Sign > Add Signature. Bước 4: Chọn kiểu chữ ký: nhập tên, vẽ tay, tải ảnh. Bước 5: Nhấn Apply, điều chỉnh vị trí/kích thước chữ ký trong file PDF. |
Xem thêm: Chữ ký điện tử là gì? Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
2. Hướng dẫn chi tiết 5 cách tạo chữ ký điện tử trên PDF
Cách 1: Tạo chữ ký online trên trang Smallpdf
Smallpdf là một nền tảng trực tuyến cung cấp các giải pháp xử lý file PDF như nén, chuyển đổi định dạng và tạo chữ ký điện tử. Trang web này hỗ trợ tới 24 ngôn ngữ, bao gồm cả Tiếng Việt, giúp người dùng dễ dàng thao tác mà không gặp trở ngại về ngôn ngữ. Để tạo chữ ký điện tử trên PDF bằng Smallpdf, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Mở trình duyệt và truy cập vào địa chỉ Smallpdf: https://smallpdf.com/vi/sign-pdf.
Bước 2: Nhấn vào nút Chọn file để tải lên file PDF cần ký, hoặc kéo thả file vào khu vực này.
Bước 3: Chọn Ký tên vào tôi > Dấu hiệu không có con dấu đối với chữ ký điện tử
Bước 3: Ở thanh công cụ phía trên, chọn Ký tên > Chữ ký mới và tiến hành ký theo ý muốn (ký tay, nhập tên hoặc tải ảnh chữ ký lên).
Bước 4: Nhấn Tạo, sau đó kéo và thả chữ ký vào vị trí mong muốn trên file PDF, điều chỉnh kích thước và thêm họ tên người ký nếu cần.
Bước 6: Nhấn Hoàn thành và lưu file PDF đã ký về máy.
Cách 2: Tạo chữ ký điện tử PDF trên PDF24 tools
Tương tự như Smallpdf, PDF24 Tools cũng là một công cụ trực tuyến hỗ trợ thao tác với file PDF, trong đó có tính năng chèn chữ ký điện tử vào PDF. Các bước thực hiện đơn giản như sau:
Bước 1: Mở trình duyệt và truy cập https://tools.pdf24.org/vi/ky-ten-pdf.
Bước 2: Nhấn Choose file để tải file PDF cần ký lên, hoặc kéo thả file vào khu vực này.
Bước 3: Khi file được mở, chọn Add a signature (biểu tượng ký tên ở góc trên bên trái).
Bước 4: Bạn có thể vẽ chữ ký trực tiếp hoặc tải ảnh chữ ký lên, sau đó nhấn biểu tượng dấu tích màu xanh.
Bước 5: Nhấp vào chữ ký để chèn vào tài liệu, điều chỉnh vị trí và kích thước phù hợp.
Bước 6: Nhấn Create PDF rồi chọn Download để tải file PDF đã được ký về máy.
Xem thêm: Hướng dẫn 3 cách tạo chữ ký điện tử trong Word dành cho người mới
Cách 3: Thêm chữ ký điện tử trên file PDF với ilovePDF
ilovePDF cũng là một công cụ đa năng cho phép xử lý và ký điện tử trên file PDF nhanh chóng. Để thêm chữ ký trên file PDF online, bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào ilovePDF: https://www.ilovepdf.com/sign-pdf
Bước 2: Nhấn Select PDF file để chọn file PDF cần ký hoặc kéo thả file vào khu vực chỉ định.
Bước 3: Chọn đối tượng ký: nhấn Only me nếu chỉ mình bạn ký, hoặc Several People nếu cần nhiều người ký.
Bước 4: Tạo chữ ký điện tử bằng các hình thức nhập văn bản (biểu tượng [T]), vẽ tay (biểu tượng bút) hoặc tải ảnh chữ ký (biểu tượng mũi tên).
Bước 5: Sau khi ký, nhấn Apply để xác nhận.
Bước 6: Kéo thả chữ ký vào vị trí mong muốn trên tài liệu, điều chỉnh kích thước phù hợp.
Bước 7: Nhấn Sign để hoàn tất, sau đó chọn Download File để tải về
Cách 4: Thêm chữ ký điện tử bằng Foxit Reader
Foxit Reader là phần mềm đọc và chỉnh sửa PDF chuyên nghiệp trên máy tính, cho phép người dùng tạo chữ ký điện tử sau khi cài đặt phần mềm. Các bước tạo chữ ký điện tử trên Foxit Reader như sau:
Bước 1: Tải và cài đặt Foxit Reader qua link: https://www.foxit.com/pdf-reader/
Bước 2: Mở file PDF cần ký hoặc tạo file mới, nhấn vào mục Bảo vệ, sau đó chọn PDF Sign với biểu tượng cây bút xanh.
Bước 3: Trong mục Signature List, nhấn biểu tượng dấu cộng hoặc chọn Create Signature để tạo chữ ký mới.
Bước 4: Chọn một trong bốn cách tạo chữ ký:
- Draw Signature: Vẽ chữ ký bằng chuột.
- Import File: Tải lên ảnh chữ ký từ máy tính.
- Paste from Clipboard: Dán ảnh chữ ký từ clipboard (Ctrl + V).
- Type Signature: Nhập chữ ký dưới dạng văn bản với nhiều kiểu chữ khác nhau.
Lưu ý: Mỗi lần chỉ tạo được một kiểu chữ ký; có thể chuyển đổi màu chữ ký sang đen trắng hoặc đặt mật khẩu bảo vệ chữ ký.
Cách 5: Chèn chữ ký điện tử trên Adobe Reader
Adobe Reader cũng là phần mềm hỗ trợ tạo chữ ký điện tử trên PDF với các bước thực hiện đơn giản:
Bước 1: Tải và cài đặt Adobe Reader tại link: https://get.adobe.com/reader/
Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Shift + F4 để mở thanh công cụ, chọn Fill & Sign.
Bước 3: Nhấn Sign, sau đó chọn Add Signature .
Bước 4: Một cửa sổ hiện ra, bạn có thể chọn nhập tên (Type), vẽ chữ ký (Draw) hoặc tải ảnh chữ ký (Image). Chọn xong nhấn Apply.
Bước 5: Di chuyển và điều chỉnh kích thước chữ ký trên file PDF theo ý muốn.
Xem thêm: Tổng hợp 5 cách tạo chữ ký điện tử trong Excel chi tiết từ A-Z
3. So sánh ưu nhược điểm của các cách tạo chữ ký điện tử trên PDF
Dưới đây là bảng so sánh nhanh các công cụ tạo chữ ký điện tử trên file PDF:
Công cụ | Ưu điểm | Nhược điểm |
Smallpdf | - Tích hợp AI hỗ trợ tạo chữ ký nhanh chóng - Giao diện thân thiện, dễ thao tác - Thao tác ký online tiện lợi, không cần cài đặt phần mềm - Hỗ trợ đa dạng cách tạo chữ ký: vẽ tay, nhập tên, tải ảnh chữ ký | - Cần đăng ký gói Premium để ký có xác thực người ký - Chỉ cho phép thêm một chữ ký cho mỗi lần ký |
PDF24 Tools | - Có phiên bản phần mềm dùng offline - Tích hợp nhiều công cụ xử lý PDF đa dạng - Hỗ trợ tạo chữ ký bằng hình ảnh hoặc vẽ tay | - Giao diện không quá bắt mắt, hiện đại |
ilovePDF | - Cho phép nhiều người cùng ký trên một file - Hỗ trợ đa dạng kiểu chữ ký - Có phiên bản ứng dụng trên thiết bị di động thuận tiện - Giao diện thân thiện, dễ sử dụng - Miễn phí với các tính năng cơ bản | - Một số tính năng nâng cao có thể bị giới hạn |
Foxit Reader | - Phần mềm chuyên nghiệp, hỗ trợ ký số chuẩn doanh nghiệp - Phù hợp với môi trường làm việc chuyên nghiệp, doanh nghiệp lớn | - Giao diện khá phức tạp với người mới - Cần tải và cài đặt phần mềm trên máy tính |
Adobe Reader | - Hỗ trợ ký số và tạo chữ ký điện tử dễ dàng - Giao diện trực quan, dễ dùng | - Phải cài đặt phần mềm mới sử dụng được tính năng ký số |
Nên chọn công cụ nào để tạo chữ ký điện tử trên PDF?
Việc lựa chọn công cụ ký điện tử phù hợp phụ thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng của đối tượng sử dụng:
- Đối với các doanh nghiệp, Foxit Reader và Adobe Reader là lựa chọn tối ưu nhờ khả năng hỗ trợ ký số chuyên nghiệp, dễ dàng quản lý và chia sẻ tài liệu trong môi trường làm việc.
- Với cá nhân, những công cụ như Smallpdf, ilovePDF hay PDF24 Tools sẽ là giải pháp tiện lợi, thao tác nhanh gọn, giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng các loại chữ ký điện tử này chủ yếu phù hợp để xác nhận sự đồng ý của người ký hoặc xác thực nội bộ. Để đảm bảo tính pháp lý và an toàn trong các giao dịch điện tử quan trọng, người dùng nên ưu tiên sử dụng chữ ký số được cấp bởi các nhà cung cấp chứng thực uy tín.
Xem thêm: Chữ ký số và chữ ký điện tử: Giống và khác nhau như thế nào?
Với hướng dẫn chi tiết về các cách tạo chữ ký điện tử trên PDF trong bài viết, Sapo hy vọng bạn sẽ dễ dàng áp dụng để ký các văn bản và tài liệu một cách nhanh chóng, tiện lợi. Đừng quên theo dõi Sapo để luôn cập nhật những kiến thức mới nhất về kinh doanh trong thời đại chuyển đổi số!
