Chữ ký điện tử là gì? Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử

Trong bối cảnh chuyển đổi số, chữ ký điện tử trở thành công cụ phổ biến, được nhiều cá nhân và doanh nghiệp áp dụng để số hóa quy trình làm việc. Vậy chữ ký điện tử là gì? Có được pháp luật công nhận giá trị pháp lý hay không? Và điểm khác biệt giữa chữ ký điện tử và chữ ký số là gì? Hãy cùng Sapo khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây!

1. Tìm hiểu về chữ ký điện tử

1.1. Chữ ký điện tử là gì? 

Theo khoản 11, Điều 3 của Luật Giao dịch điện tử năm 2023, chữ ký điện tử được định nghĩa như sau:

Chữ ký điện tử là chữ ký được tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó đối với thông điệp dữ liệu.

Hiểu một cách đơn giản, chữ ký điện tử là hình thức xác nhận thông tin trong môi trường số, có khả năng định danh người ký và thể hiện sự chấp thuận của người ký đối với nội dung văn bản. Đây là một công cụ thiết yếu trong các giao dịch điện tử và ngày càng phổ biến trong bối cảnh số hóa toàn diện.

Hiện nay, một số loại chữ ký điện tử thường gặp bao gồm:

• Chữ ký số: Là một dạng cụ thể của chữ ký điện tử. Về bản chất, chữ ký số đóng vai trò tương đương với chữ ký tay nhưng sử dụng công nghệ mã hóa để gắn đặc điểm nhận dạng của người ký vào dữ liệu. Đối với cá nhân, chữ ký số có thể thay thế chữ ký tay. Còn với doanh nghiệp, chữ ký số hoạt động như một con dấu truyền thống và được pháp luật công nhận hợp lệ.
• Chữ ký scan: Là chữ ký viết tay trên giấy, sau đó được quét bằng máy scan để chuyển thành dạng số, dùng trong các tài liệu gửi qua email hoặc các nền tảng trực tuyến.
• Chữ ký hình ảnh: Là chữ ký viết tay được chuyển thành hình ảnh (thường là file PNG hoặc JPG) và chèn vào văn bản điện tử như hợp đồng, biên bản…

1.2. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử 

Điều 24 của Luật Giao dịch điện tử 2005 đã quy định rõ về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử. Theo đó, chữ ký điện tử sẽ được công nhận hợp pháp nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:

- Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;

- Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi.

2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 2005 và chữ ký điện tử đó có chứng thực.

Từ quy định trên, có thể thấy rằng chữ ký điện tử sẽ có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay nếu là chữ ký điện tử chuyên dụng hoặc chữ ký số đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn, bảo mật theo đúng quy định của pháp luật.

2. Quy định về chữ ký điện tử

2.1. Về nguyên tắc sử dụng 

Khi áp dụng chữ ký điện tử trong giao dịch điện tử, các bên tham gia cần tuân thủ các nguyên tắc được quy định tại Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2005, cụ thể như sau:

- Trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, các bên tham gia giao dịch điện tử có quyền thỏa thuận:

+ Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử để ký thông điệp dữ liệu trong quá trình giao dịch;

+ Sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực;

+ Lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử trong trường hợp thỏa thuận sử dụng chữ ký điện tử có chứng thực.

- Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải được chứng thực bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định.

Có thể thấy, quy định này thể hiện sự linh hoạt và quyền chủ động của các bên trong việc quyết định hình thức sử dụng chữ ký điện tử. 

2.2. Về mẫu chữ ký điện tử 

Mẫu chữ ký điện tử bao gồm các yếu tố như hình thức, kích thước, màu sắc và vị trí đặt chữ ký trên văn bản. Các quy định cụ thể được phân chia theo đối tượng sử dụng như sau:

Đối với cá nhân

• Chữ ký điện tử của cá nhân thường là hình ảnh chữ ký tay của người ký, được hiển thị dưới định dạng .png.
• Màu sắc bắt buộc là màu xanh, đảm bảo tính nhất quán và dễ nhận diện.
• Chữ ký này không yêu cầu hiển thị thông tin cá nhân đi kèm (như họ tên hoặc chức vụ).
• Vị trí đặt chữ ký tùy thuộc vào quy định của từng loại văn bản, thường là góc dưới bên phải hoặc góc trên bên phải ở trang đầu tiên. Một số trường hợp đặc biệt có thể yêu cầu ký lệch về bên trái với tỷ lệ cụ thể, ví dụ bằng 1/3 chữ ký của lãnh đạo.

Đối với doanh nghiệp

• Chữ ký điện tử của doanh nghiệp là hình ảnh con dấu đỏ, mô phỏng đúng kích thước thật của con dấu pháp lý, cũng được lưu dưới định dạng .png.
• Khác với cá nhân, chữ ký điện tử của doanh nghiệp phải thể hiện đầy đủ các thông tin nhận dạng, bao gồm: tên cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp, cùng với thời gian ký văn bản.
• Vị trí hiển thị chữ ký cũng cần tuân theo quy định cụ thể trong từng loại hồ sơ hoặc tài liệu điện tử.

Xem thêm: Tổng hợp mẫu chữ ký số theo chuẩn quy định pháp luật 2025

3. Phân biệt chữ ký điện tử và chữ ký số

Hiện nay, chữ ký điện tử và chữ ký số đều được ứng dụng phổ biến nhằm thay thế chữ ký tay và con dấu truyền thống trong các giao dịch trên nền tảng số. Cả hai đều có vai trò xác thực, giúp đảm bảo độ tin cậy trong môi trường điện tử. Tuy nhiên, hai loại chữ ký này có bản chất và mức độ bảo mật hoàn toàn khác nhau.

Để giúp bạn dễ dàng phân biệt, bảng so sánh nhanh sau đây sẽ tóm tắt những điểm khác biệt cơ bản giữa chữ ký điện tử và chữ ký số:

4. Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thay vì phải gặp mặt trực tiếp để ký kết hợp đồng hoặc văn bản, doanh nghiệp/ cá nhân có thể hoàn tất toàn bộ quy trình ký kết trực tuyến thông qua chữ ký điện tử. Điều này giúp giảm đáng kể chi phí in ấn, chuyển phát và đặc biệt là rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính.
• Tăng hiệu suất công việc: Chữ ký điện tử cho phép quản lý hồ sơ điện tử hiệu quả và dễ dàng tích hợp vào hệ thống làm việc tự động. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đẩy nhanh tiến độ xử lý công việc, giảm bớt quy trình thủ công, nâng cao năng suất tổng thể.
• Ký mọi lúc mọi nơi: Với tính chất có thể tạo trực tuyến của chữ ký điện tử, người dùng có thể ký kết ở bất kỳ đâu, không bị giới hạn bởi địa điểm hay thời gian. Ưu điểm này là lợi thế nổi bật hơn cả của chữ ký điện tử so với chữ ký tay truyền thống. 
• Đảm bảo quyền lợi và tính pháp lý: Với giá trị pháp lý được công nếu đáp ứng điều kiện, chữ ký điện tử giúp doanh nghiệp đảm bảo tính minh bạch, xác thực và có cơ sở pháp lý trong các giao dịch điện tử.

5. Ứng dụng của chữ ký điện tử

Với ưu điểm nổi bật về sự tiện lợi và linh hoạt, chữ ký điện tử có thể dễ dàng tạo lập trên nhiều công cụ văn phòng thông dụng như PDF, Word, Excel. Người dùng có thể chèn chữ ký trực tiếp vào văn bản, hợp đồng hoặc biểu mẫu, sau đó lưu trữ hoặc chia sẻ với các bên liên quan một cách nhanh chóng và bảo mật.

Chữ ký điện tử hiện nay đang được ứng dụng rộng rãi cho cả doanh nghiệp lẫn cá nhân trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Cụ thể:

Đối với doanh nghiệp

• Đăng ký kinh doanh trực tuyến
• Ký hóa đơn điện tử, biên lai điện tử
• Kê khai và nộp thuế, bảo hiểm xã hội
• Thủ tục hải quan điện tử
• Ký hợp đồng lao động, chứng từ nội bộ, các loại biểu mẫu pháp lý

Đối với cá nhân

• Kê khai và quyết toán thuế thu nhập cá nhân
• Thực hiện các giao dịch ngân hàng và chứng khoán online
• Ký các văn bản, hợp đồng điện tử với tổ chức hoặc doanh nghiệp

Với những lợi ích mà chữ ký điện tử mang lại, đây chính là công cụ đắc lực giúp nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí và thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong tổ chức. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về chữ ký điện tử và cách ứng dụng nó một cách hiệu quả trong môi trường làm việc số. Đừng quên theo dõi Sapo để theo dõi và cập nhật thêm các thông tin và kiến thức hữu ích về kinh doanh số và công nghệ!