Phần mềm Word đã trở thành công cụ quen thuộc đối với cá nhân và doanh nghiệp trong môi trường làm việc số, đặc biệt khi cần soạn thảo văn bản. Tuy nhiên, bạn có biết rằng có thể ký điện tử trực tiếp ngay trong Word? Trong bài viết dưới đây, Sapo sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước cách tạo chữ ký điện tử trong Word, giúp bạn dễ dàng ký kết các tài liệu trực tuyến một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Hãy cùng khám phá ngay!
1. Hướng dẫn nhanh 3 cách tạo chữ ký điện tử trong Word
Cách thực hiện | Hướng dẫn nhanh | Ảnh minh hoạ |
Scan chữ ký tay và chèn vào Word | Bước 1: Ký tay trên giấy trắng Bước 2: Chụp hoặc scan chữ ký và lưu file JPEG Bước 3: Mở Word → Insert → Picture → chèn ảnh chữ ký Bước 4: Chỉnh kích thước, chọn Wrap Text: Square để điều chỉnh vị tri Bước 5: Xóa nền bằng cách chọn Picture Format > Recolor > Set Transparent Color |  |
Ký trực tiếp bằng chuột trên Word | Bước 1: Mở Word → vào menu Draw Bước 2: Chọn kiểu bút, chỉnh màu và nét vẽ Bước 3: Dùng chuột ký trực tiếp vào vị trí cần ký Bước 4: Căn chỉnh kích thước và vị trí chữ ký |  |
Tạo chữ ký bằng Signature Line | Bước 1: Mở file Word, đặt con trỏ tại vị trí ký Bước 2: Chọn Insert → Signature Line > Microsoft Office Signature Line Bước 3: Điền đầy đủ thông tin người ký: họ tên, chức danh, email Bước 3: Nhấn OK để chèn dòng chữ ký điện tử vào file |  |
Xem thêm: Chữ ký điện tử là gì? Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử
2. Hướng dẫn chi tiết 3 cách tạo chữ ký điện tử trong Word
Cách 1: Tạo chữ ký trên Word bằng cách scan chữ ký tay
Để chèn chữ ký viết tay vào tài liệu Word thông qua việc quét chữ ký, bạn làm theo các bước sau:
Bước 1: Ký tay trên giấy trắng
- Ký chữ ký bằng tay trên một tờ giấy trắng không có dòng kẻ, sử dụng mực xanh
- Lưu ý ký to, rõ nét để khi quét ảnh được sắc nét.
Bước 2: Scan ảnh chữ ký tay
- Dùng máy quét hoặc ứng dụng scan trên điện thoại để quét hoặc chụp lại chữ ký, lưu dưới định dạng JPEG rồi chuyển file sang máy tính.
- Mở tài liệu Word cần ký, chọn Insert > Picture > chọn ảnh chữ ký đã lưu và chèn vào văn bản.
Bước 3: Chèn ảnh chữ ký vào Word
- Điều chỉnh kích thước chữ ký cho phù hợp với trang tài liệu.
- Tiếp theo, chọn Wrap Text > Square để ảnh chữ ký có thể di chuyển và dễ dàng đặt vào vị trí mong muốn trên văn bản.
Bước 4: Xóa nền ảnh chữ ký
- Nhấp chuột vào ảnh chữ ký, lựa chọn Picture Format.
- Tiếp theo trong mục Adjust, chỉnh sửa các thông số như độ tương phản (Contrast) và độ sáng (Brightness) nếu cần làm nổi bật chữ ký.
- Cuối cùng, chọn Recolor > Set Transparent Color, nhấp vào phần nền trắng của ảnh để làm trong suốt phần nền.
Cách 2: Thêm chữ ký điện tử bằng cách ký trực tiếp trên Word
Để tạo chữ ký điện tử ngay trong Word, bạn có thể sử dụng chuột vẽ chữ ký bằng cách sau:
Bước 1: Chọn công cụ bút vẽ
- Trên thanh công cụ, nhấn vào mục Draw để chọn loại bút phù hợp với nhu cầu.
- Tùy chỉnh kích cỡ bút và màu sắc cho nét chữ.
Bước 2: Thực hiện ký
- Di chuyển chuột đến vị trí muốn đặt chữ ký trên tài liệu
- Dùng chuột vẽ chữ ký theo ý muốn.
Bước 3: Căn chỉnh chữ ký
- Click vào chữ ký vừa tạo để điều chỉnh kích thước hoặc di chuyển đến đúng vị trí mong muốn. Sau khi hoàn tất, chữ ký đã được chèn thành công vào tài liệu.
Lưu ý: Nếu bạn không thấy tab Draw trên giao diện Word, hãy chọn mục File > Options > Customize the Ribbon và thêm mục Draw vào thanh công cụ.
Xem thêm: Tổng hợp 5 cách tạo chữ ký điện tử trong Excel chi tiết từ A-Z
Cách 3: Chèn chữ ký điện tử trên Word bằng Signature Line
Phương pháp này tạo ra một dòng chữ ký điện tử hiển thị đầy đủ thông tin như tên, chức danh, email, nhưng sẽ không có hình ảnh chữ ký tay. Các bước thao tác ký như sau:
Bước 1: Mở file Word và xác định vị trí cần ký
- Mở tài liệu Word cần chèn chữ ký, đặt con trỏ vào vị trí cần ký.
- Trên thanh công cụ, chọn Insert
- Trong mục Text, nhấp vào Signature Line (biểu tượng cây bút), sau đó chọn Microsoft Office Signature Line
Bước 2: Cài đặt thông tin chữ ký
Hộp thoại Signature Setup sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn điền các thông tin cần thiết như:
- Suggested signer: Họ tên người ký (ví dụ: Nguyễn Văn A)
- Suggested signer’s title: Chức vụ (ví dụ: Quản lý hành chính)
- Suggested signer’s email address: Email cá nhân hoặc công việc (ví dụ: [email protected])
Bước 3: Hoàn tất và gửi file
Sau khi nhập xong, nhấn OK để hiển thị dòng chữ ký mẫu. Bạn có thể lưu lại file và gửi đến người ký hoặc sử dụng chính chữ ký đó cho việc hoàn tất tài liệu.
Lưu ý: Khi tạo chữ ký điện tử trong Word bằng Signature Line, việc chỉnh sửa nội dung sau khi ký sẽ làm mất hiệu lực của văn bản.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết từng bước 5 cách tạo chữ ký điện tử trên PDF
3. Một số câu hỏi thường gặp về tạo chữ ký điện tử trong Word
3.1. Ưu nhược điểm của các cách tạo chữ ký điện tử trong Word?
Dưới đây là bảng so sánh ưu nhược điểm của 3 cách chèn chữ ký điện tử trong Word
Cách thực hiện | Ưu điểm | Nhược điểm |
Scan chữ ký tay và chèn vào Word | Thao tác đơn giản, quen thuộc, chữ ký giống chữ ký tay thật | Phải ký tay trên giấy, sau đó chụp hoặc scan; không tùy chỉnh được màu hay kiểu chữ. |
Ký trực tiếp bằng chuột trên Word | Nhanh chóng, dễ thực hiện; cho phép tùy chỉnh màu sắc và kích thước chữ ký | Mỗi lần chỉ ký được một chữ ký; chữ ký sử dụng chuột sẽ khó ký và thường không đẹp mắt |
Tạo chữ ký bằng Signature Line | Dễ thao tác, nhanh gọn và chữ ký có đầy đủ thông tin người ký và thể hiện sự chuyên nghiệp | Chỉ hỗ trợ màu sắc và font chữ mặc định, không thể tùy chỉnh theo ý muốn |
Lời khuyên khi lựa chọn phương pháp tạo chữ ký điện tử trong Word
Mỗi chữ ký sẽ phù hợp với nhu cầu riêng, vì thế bạn có thể cân nhắc lựa chọn theo các yếu tố sau:
- Scan chữ ký tay: Phù hợp khi cần chữ ký trông chân thực, quen thuộc như chữ ký tay và không yêu cầu tính bảo mật quá cao
- Ký trực tiếp bằng chuột: Phù hợp khi cần ký nhanh chóng, tạm thời và không quá chú trọng đến tính thẩm mỹ của chữ ký
- Ký bằng Signature Line: Thích hợp khi cần ký chuyên nghiệp, có thể kèm theo thông tin người ký và ngày ký, đặc biệt trong các tài liệu nội bộ hoặc không yêu cầu giá trị pháp lý.
3.2. Xóa chữ ký điện tử đã tạo trong Word như thế nào?
Để xóa chữ ký điện tử trên Word, bạn chỉ cần nhấn chuột trái vào chữ ký đó và nhấn phím [Delete] hoặc [Backspace] trên bàn phím. Chữ ký sẽ lập tức được xóa bỏ.
3.3. Chữ ký điện tử trong Word có giá trị pháp lý không?
Theo quy định pháp luật Việt Nam, chỉ chữ ký tay (ký tươi) hoặc chữ ký số do cơ quan có thẩm quyền chứng thực mới có giá trị pháp lý. Do đó, chữ ký điện tử được tạo thủ công trong Word không được công nhận về mặt pháp lý mà chủ yếu mang tính xác nhận hoặc dùng trong nội bộ.
Với những giao dịch cần xác thực cao như kê khai thuế, ký hợp đồng, bạn nên sử dụng chữ ký số do tổ chức chứng thực uy tín cấp phép để đảm bảo tính hợp pháp và an toàn cho giao dịch.
Xem thêm: Chữ ký số và chữ ký điện tử: Giống và khác nhau như thế nào?
3.4. Làm thế nào khi xóa nền chữ ký tay trên Word làm chữ ký bị mờ hoặc mất nét?
Nếu thao tác xóa nền chữ ký tay trong Word dẫn đến việc chữ ký bị mờ, bạn có thể dùng các công cụ xóa nền chuyên dụng trực tuyến như remove.bg hoặc camscanner.com. Những công cụ này sẽ giúp loại bỏ phần nền trắng một cách tự động trong khi vẫn giữ nguyên nét chữ ký rõ ràng, giúp chữ ký trông sắc nét hơn khi chèn vào văn bản.
Khi sử dụng chữ ký điện tử trong Word, bạn cần lưu ý rằng chữ ký thủ công này không có giá trị pháp lý đối với các tài liệu yêu cầu xác thực danh tính người ký. Vì thế, bạn nên cân nhắc sử dụng chữ ký số để đảm bảo tính pháp lý. Hy vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn nắm vững cách sử dụng chữ ký điện tử trong Word một cách hiệu quả. Đừng quên theo dõi Sapo để luôn cập nhật những kiến thức mới nhất về kinh doanh trong thời đại chuyển đổi số!
