Mẫu bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn 2025 [Chuẩn 01/TNDN]

Bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn là một loại chứng từ được lập để kê khai chi phí đầu vào trong trường hợp người bán không cung cấp được hóa đơn, thường là cá nhân không kinh doanh.

Mẫu bảng kê này được sử dụng để ghi nhận giao dịch mua hàng hợp lệ, nhằm phục vụ cho việc kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và lập hồ sơ kế toán đầy đủ.

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và hướng dẫn tại Công văn 1127/TCT-CS ngày 19/4/2011, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh có thể lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo Mẫu số 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78. Tuy nhiên, chỉ được sử dụng trong các trường hợp đặc thù, có điều kiện rõ ràng kèm theo.

Lưu ý: Bảng kê không thay thế hóa đơn, chỉ là chứng từ ghi nhận chi phí hợp lý hợp lệ nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định của pháp luật thuế.

2. Trường hợp được phép sử dụng bảng kê thay hóa đơn

Không phải mọi giao dịch không có hóa đơn đều được phép lập bảng kê. Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC và hướng dẫn thực tế từ Tổng cục Thuế, bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không hóa đơn chỉ được sử dụng trong các trường hợp đặc biệt, cụ thể như sau:

Các trường hợp được phép lập bảng kê:

• Mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân không kinh doanh, ví dụ:
  • Nông dân bán nông sản thô
  • Ngư dân bán hải sản đánh bắt
  • Người thu gom phế liệu
  • Cá nhân bán hàng hóa cũ, công cụ dụng cụ thanh lý…
• Chi trả tiền công, tiền vận chuyển cho cá nhân tự do, không có đăng ký kinh doanh và không xuất hóa đơn.
• Chi phí mua hàng hóa nhỏ lẻ từ các nguồn không có hóa đơn phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Xem thêm: Bán hàng không có hóa đơn đầu vào - Chủ shop cần làm gì để tránh rủi ro thuế?

Điều kiện để bảng kê được chấp nhận:

• Giao dịch thực tế có phát sinh, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Có chứng từ thanh toán hợp lệ (nếu giao dịch ≥ 20 triệu đồng).
• Kèm theo hồ sơ bổ sung: hợp đồng (nếu có), biên bản giao nhận, phiếu chi hoặc giấy biên nhận…
• Bên bán không có nghĩa vụ hoặc không thuộc đối tượng phải lập hóa đơn.

Lưu ý quan trọng: Nếu người bán là hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoặc doanh nghiệp thì bắt buộc phải xuất hóa đơn, không được thay bằng bảng kê.

3. Mẫu bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn mới nhất (01/TNDN)

Hiện nay, mẫu bảng kê được sử dụng phổ biến và đúng quy định là Mẫu số 01/TNDN – ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Mẫu này áp dụng cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh để ghi nhận chi phí mua hàng hóa, dịch vụ từ đối tượng không xuất hóa đơn như đã đề cập ở phần trên.

Nội dung chính của mẫu 01/TNDN bao gồm:

• Tên người bán
• Địa chỉ người bán
• Loại hàng hóa, dịch vụ
• Số lượng – đơn giá – thành tiền
• Chứng từ kèm theo (nếu có: biên nhận, giấy giao hàng…)
• Ký xác nhận của người lập và người phụ trách kế toán/đại diện đơn vị

Mẫu bảng kê chuẩn (2025):

Cuối bảng kê có phần ký xác nhận của người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật (hoặc chủ hộ kinh doanh).

4. Hướng dẫn lập bảng kê chi tiết

Việc lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn cần tuân theo đúng mẫu biểu và đảm bảo đủ thông tin để được cơ quan thuế chấp nhận khi quyết toán. Dưới đây là hướng dẫn từng bước giúp bạn điền bảng kê 01/TNDN một cách chính xác và dễ hiểu:

Bước 1: Chuẩn bị thông tin giao dịch

• Xác định rõ đối tượng bán hàng có thuộc nhóm không cần xuất hóa đơn không (nông dân, ngư dân, cá nhân không kinh doanh…)
• Thu thập thông tin cơ bản: họ tên, địa chỉ người bán, loại hàng hóa, số lượng, đơn giá.

Bước 2: Điền các cột thông tin theo mẫu

Bước 3: Ký xác nhận và lưu trữ chứng từ

• Sau khi hoàn thành bảng kê, người lập bảng và đại diện đơn vị (hoặc chủ hộ kinh doanh) cần ký và ghi rõ họ tên.
• Nếu có kế toán trưởng, phải có chữ ký xác nhận của kế toán.
• Đính kèm phiếu chi, giấy biên nhận, hợp đồng (nếu có) để hoàn thiện hồ sơ chứng từ.

Gợi ý: Bạn có thể tạo sẵn 1 file mẫu Excel với các cột định dạng sẵn, sau đó chỉ cần copy – paste dữ liệu mỗi khi phát sinh giao dịch. Điều này giúp tránh sai sót và tiết kiệm thời gian.

Xem thêm: Cập nhật mới nhất về hóa đơn hộ kinh doanh từ 01/06/2025

5. Một số lưu ý khi lập bảng kê không có hóa đơn

Việc sử dụng bảng kê để ghi nhận chi phí không có hóa đơn tuy được pháp luật cho phép, nhưng không đồng nghĩa với việc được áp dụng tùy tiện. Dưới đây là những điểm quan trọng bạn cần lưu ý:

Chỉ lập bảng kê khi đủ điều kiện

• Bảng kê chỉ được lập khi người bán không có nghĩa vụ xuất hóa đơn: cá nhân không kinh doanh, không đăng ký thuế.
• Nếu người bán là hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp mà không xuất hóa đơn → giao dịch sẽ bị coi là không hợp lệ nếu chỉ có bảng kê.

Không được khấu trừ thuế GTGT

• Bảng kê chỉ phục vụ cho việc tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, dù có bảng kê và chứng từ thanh toán đầy đủ.

Chứng từ kèm theo là bắt buộc

• Cần lưu giữ hồ sơ đầy đủ, gồm:
   
  • Phiếu chi / biên nhận thanh toán
  • Biên bản giao nhận hàng hóa
  • Hợp đồng mua (nếu có)
• Trong trường hợp thanh toán > 20 triệu đồng → phải chuyển khoản ngân hàng thì chi phí mới được chấp nhận.

Cơ quan thuế có thể kiểm tra thực tế

• Bảng kê dễ bị loại khỏi chi phí nếu:
  • Ghi không đúng thực tế
  • Không có chứng từ đi kèm
  • Lập quá thường xuyên, bất hợp lý

Lời khuyên: Chỉ sử dụng bảng kê trong trường hợp thật sự cần thiết và luôn chuẩn bị hồ sơ giải trình sẵn sàng nếu cơ quan thuế yêu cầu.

Xem thêm: Chính thức bỏ thuế khoán hộ kinh doanh? Ai phải kê khai? Nộp thuế thế nào?

6. Giải đáp thắc mắc thường gặp về bảng kê thu mua hàng hóa dịch vụ mua vào không có hóa đơn

Khi sử dụng bảng kê để thay thế hóa đơn trong một số trường hợp đặc biệt, người làm kế toán hoặc chủ hộ kinh doanh thường có nhiều băn khoăn. Dưới đây là những câu hỏi phổ biến cùng lời giải đáp dễ hiểu và chính xác theo quy định hiện hành:

Có được khấu trừ thuế GTGT khi dùng bảng kê không?

Không. Bảng kê chỉ được sử dụng để tính chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Do không có hóa đơn GTGT, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh không được khấu trừ thuế đầu vào trong trường hợp này.

Trường hợp nào không được sử dụng bảng kê?

• Giao dịch với hộ kinh doanh, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế → bắt buộc phải có hóa đơn.
• Giao dịch có giá trị lớn nhưng không có chứng từ thanh toán hợp lệ (chuyển khoản nếu trên 20 triệu đồng).
• Mua hàng hóa có thể chứng minh được nguồn gốc xuất xứ rõ ràng từ đơn vị có nghĩa vụ xuất hóa đơn → sử dụng bảng kê sẽ bị loại chi phí.

Sử dụng bảng kê thường xuyên có bị rủi ro gì không?

Có. Việc thường xuyên lập bảng kê có thể khiến doanh nghiệp bị nghi ngờ hợp thức hóa chi phí. Nếu bị kiểm tra, cần chứng minh được tính hợp lý – hợp lệ – đúng đối tượng thì mới được chấp nhận.

Bảng kê có thể thay thế hóa đơn khi làm báo cáo tài chính không?

Không. Bảng kê không có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn. Do đó, chỉ được sử dụng nội bộ cho mục đích hạch toán chi phí, không dùng để kê khai thuế đầu vào hay thay thế cho nghĩa vụ lập hóa đơn.

Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn là giải pháp giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh ghi nhận chi phí đầu vào trong một số trường hợp đặc biệt – khi người bán không thuộc đối tượng phải xuất hóa đơn. Tuy nhiên, việc sử dụng bảng kê cần tuân thủ nghiêm ngặt về mẫu biểu, điều kiện áp dụng và hồ sơ kèm theo để được cơ quan thuế chấp nhận.

Hiểu rõ quy định, lập bảng kê đúng cách và lưu trữ chứng từ đầy đủ sẽ giúp bạn giảm rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế, đồng thời đảm bảo minh bạch trong hoạt động tài chính.

Giải pháp hỗ trợ quản lý bảng kê và hóa đơn hiệu quả cho hộ kinh doanh

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc lập bảng kê, kiểm tra chứng từ hoặc phát hành hóa đơn đúng chuẩn, hãy thử trải nghiệm Sapo Invoice – phần mềm hóa đơn điện tử được kết nối trực tiếp với hệ thống bán hàng:

• Quản lý chứng từ, bảng kê, hóa đơn tập trung
• Tự động nhắc lập hóa đơn đúng thời điểm
• Cảnh báo rủi ro thiếu hóa đơn, sai mã số thuế