Cách quản lý xuất nhập tồn kho hiệu quả với phần mềm quản lý kho miễn phí Sapo

Cách quản lý xuất nhập tồn kho hiệu quả với phần mềm quản lý kho miễn phí Sapo

Tại sao nên dùng phần mềm quản lý xuất nhập tồn kho miễn phí? Những ai nên sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí? 1 phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất cần có những tính năng gì? Cách quản lý xuất nhập tồn kho hiệu quả với phần mềm quản lý kho hàng miễn phí? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn trả lời được những câu hỏi trên và tìm được 1 phần mềm quản lý kho miễn phí đơn giản, chuyên nghiệp, phù hợp với cửa hàng của mình nhé!

Quản lý kho hàng là 1 trong những nghiệp vụ quan trọng trong bán lẻ, sử dụng phần mềm quản lý kho là giải pháp tốt nhất giúp các shop quản lý hàng hóa hiệu quả, hạn chế thất thoát và đưa ra quyết định nhập hàng, xả hàng chính xác. Tuy nhiên, không phải cửa hàng nào cũng sẵn sàng đầu tư cho 1 phần mềm quản lý bán hàng, đặc biệt là những shop mới kinh doanh hay đang chập chững bán hàng online. Vì vậy, phần mềm quản lý kho miễn phí ra đời giúp các shop có thể quản lý hàng hóa, xuất nhập tồn hiệu quả mà vẫn tiết kiệm tối đa chi phí.

Có nên sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí không?

Nếu như quản lý hàng hóa trong kho bằng sổ sách, giấy tờ, tiềm ẩn nhiều rủi ro, sai sót, nhầm lẫn thì phần mềm quản lý kho hàng miễn phí sẽ là giải pháp tối ưu giúp các shop nhỏ lẻ hoặc các bạn đang kinh doanh online quản lý hàng hóa hiệu quả, chuyên nghiệp.

  • Tiết kiệm chi phí: Đây là ưu điểm lớn nhất của phần mềm quản lý kho miễn phí. Mặc dù không phải trả phí nhưng phần mềm quản lý kho hàng miễn phí vẫn đáp ứng được những nhu cầu cơ bản trong quản lý hàng hóa trong kho như: Thống kê được số lượng hàng hóa hiện tại có trong kho, cho biết số lượng hàng hóa nhập xuất theo ngày, theo tháng là bao nhiêu, thống kê được những sản phẩm, dịch vụ nào bán chạy nhất, mặt hàng nào tồn kho nhiều,…
  • Tính bảo mật cao, kiểm soát số liệu dễ dàng: Nếu như dùng phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí thì tính bảo mật không cao, đồng thời đòi hỏi bạn phải biết sử dụng nhiều công thức tính toán, thành thạo sử dụng các hàm trong Excel. Nhưng với phần mềm quản lý kho miễn phí sẽ giúp bạn khắc phục được hoàn toàn những nhược điểm đó. Đồng thời, phần mềm quản lý nhập xuất tồn kho miễn phí còn cho phép bạn theo dõi và quản lý tồn kho từ xa mà không phải trực tiếp đến cửa hàng.
  • Nhập dữ liệu nhanh chóng, tiết kiệm thời gian: Sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa miễn phí bằng Excel trên máy tính phải nhập dữ liệu thủ công vào file Excel nên dễ sai sót, nhầm lẫn. Nhưng nếu bạn sử dụng phần mềm quản lý nhập xuất tồn kho miễn phí thì sẽ tiết kiệm thời gian và độ chính xác cao hơn rất nhiều.
  • Có chức năng báo cáo kinh doanh: Khi sử dụng những phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất, bạn sẽ được gửi các bác cáo số liệu chi tiết về tình hình kinh doanh của cửa hàng. Thông qua những số liệu đó, bạn sẽ biết được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào nên đầu tư kinh doanh để thu được lợi nhuận cao.
  • Cập nhật số liệu liên tục: Những phần mềm Excel quản lý kho trên máy tính tuy đơn giản nhưng lại không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục giữa các bộ phận với nhau. Phần mềm quản lý kho hàng miễn phí với công nghệ đám mây sẽ giúp bạn nắm bắt thông tin ngay tức thì.

Ví dụ: Khi hàng nhập thêm về kho, nhân viên kho sẽ phải nhập số liệu vào trong file Excel và thông báo với bộ phận bán hàng thì mới biết có sự thay đổi. Vì thế, việc bán hàng đôi khi sẽ không cập nhật thông tin kịp thời. Nhưng nếu sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí thì khi có sự thay đổi, tất cả các bộ phận liên quan đều nhận được thông báo trên hệ thống.

Bạn đang kinh doanh online hoặc chỉ coi kinh doanh là nghề tay trái thì nên sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí nếu như phần mềm đó có đầy đủ các tính năng như 1 phần mềm trả phí, được cập nhật thường xuyên. Vậy 1 phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất cần có các tính năng gì?

Thế nào là 1 phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất năm 2019?

1 phần mềm quản lý kho tốt nhất cần có đầy đủ các tính năng như 1 phần mềm trả phí hỗ trợ đầy đủ cho các nghiệp vụ quản lý kho.

Những tính năng cần có của 1 phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất

  • Đăng ký, đăng nhập ứng dụng dễ dàng
  • Thêm sản phẩm và bán hàng với mã vạch
  • Quản lý và bán hàng theo mã SKU
  • Quản lý tồn kho theo từng biến thể, đơn vị quy đổi
  • Nhập hàng, trả hàng nhà cung cấp
  • Xuất kho và đẩy vận chuyển tự động
  • Báo cáo kho chi tiết

Quản lý xuất nhập tồn kho với phần mềm quản lý kho miễn phí Sapo

Phần mềm quản lý kho miễn phí Sapo là ứng dụng quản lý bán hàng trên di động được phát triển bởi nền tảng quản lý và bán hàng Sapo. Ứng dụng Sapo trên di động gồm 2 app Sapo POSSapo sẽ là bộ đôi không thể thiếu cho các nhà bán lẻ. Không chỉ được tối ưu về giao diện người dùng, phần mềm quản lý bán hàng Sapo còn là công cụ mạnh mẽ giúp bạn bán hàng và quản lý kho hàng nhàn tênh.

Sapo – Phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất hiện nay

Sapo là 1 trong những phần mềm quản lý kho tốt nhất hiện nay với giao diện thân thiện và đầy đủ tính năng hỗ trợ cho các nghiệp vụ quản lý kho hàng sẽ là lựa chọn tối ưu nhất cho các shop vừa và nhỏ.

Vậy những ai nên sử dụng phần mềm quản lý kho miễn phí?

  • Kinh doanh online
  • Tự bán hàng và không thuê nhân viên
  • Không có các chương trình tiếp thị

Nếu như phần mềm quản lý kho miễn phí là dành cho bạn thì cùng tìm hiểu thôi!

1. Đăng nhập ứng dụng dễ dàng bằng tài khoản Facebook, Google

Không cần phải qua bước đăng ký phức tạp, bạn chỉ cần đăng nhập ứng dụng ngay bằng tài khoản Facebook hoặc Google. Nếu cần thiết, bạn cũng có thể đăng ký tài khoản đơn giản chỉ với email là đã có thể sử dụng phần mềm quản lý kho Sapo hoàn toàn miễn phí.

Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký tài khoản đăng nhập ứng dụng Sapo trên điện thoại

2. Quét mã vạch bằng camera điện thoại để nhập sản phẩm

Tính năng quét mã vạch trên phần mềm quản lý kho miễn phí Sapo là 1 tính năng sáng giá giúp các chủ shop có thể dễ dàng thêm mới và quản lý hàng hóa, theo dõi tồn kho bằng mã vạch sản phẩm. Khi bán hàng, chỉ cần quét mã vạch trên sản phẩm với camera điện thoại là bạn đã có thể bán hàng và tính tiền chuyên nghiệp như siêu thị.

Trên ứng dụng Sapo, bạn vào phần Sản phẩm > Thêm sản phẩm, quét mã vạch và nhập thông tin sản phẩm.

Khi bán hàng, bạn chạm vào biểu tượng mã vạch trên ứng dụng và đưa camera điện thoại vào mã vạch, sản phẩm sẽ được tự động thêm vào giỏ hàng mà không cần mất công tìm kiếm, giúp bạn bán hàng và tính tiền nhanh chóng.

Xem thêm: Hướng dẫn cách thêm mới sản phẩm trên app Sapo

3. Quản lý sản phẩm theo mã SKU

Với các sản phẩm không có mã vạch thì mã SKU sẽ là cứu cánh giúp bạn quản lý hàng hóa hiệu quả. Mã SKU không phải là 1 dãy ký tự vô nghĩa mà chúng sẽ giúp bạn rất nhiều trong các nghiệp vụ bán hàng và quản lý hàng hóa, quản lý hàng tồn kho.

  • Mã SKU là mã nội bộ giúp bạn nhanh chóng định danh sản phẩm để bán hàng và quản lý hàng hóa hiệu quả
  • Mã SKU khác nhau giúp phân biệt các phiên bản sản phẩm khác nhau
  • Hạn chế tình trạng hết hàng hoặc thất thoát trong quá trình quản lý tồn kho
  • Quản lý bằng mã SKU là cách quản lý hàng hóa hiệu quả và tiết kiệm chi phí cho các shop vừa và nhỏ vì không cần đầu tư cho phần cứng hoặc khi sản phẩm không có sẵn mã vạch

Đọc thêm: SKU là gì? Cách đặt mã SKU giúp quản lý hàng hóa hiệu quả

4. Kiểm soát số lượng hàng tồn kho theo từng biến thể sản phẩm

Nếu không có phần mềm quản lý kho, giả sử có khách tới hỏi mua 1 mẫu sản phẩm, bạn sẽ phải vào kho kiểm tra xem hàng có còn không. Đặc biệt với các shop có nhiều chủng loại hàng hóa thì việc tìm kiếm này quả là 1 công việc mất thời gian và tốn công sức.

Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kho miễn phí Sapo hãy quên chuyện đó đi! Chỉ cần nhìn vào phần mềm là bạn có thể biết ngay sản phẩm đó còn hay hết, số lượng bao nhiêu để tự tin trả lời cho khách.

Không chỉ quản lý tồn kho theo sản phẩm đơn thuần, bạn có thể biết ngay được tồn kho theo từng thuộc tính sản phẩm (màu sắc, size số, mẫu mã,…) và đơn vị quy đổi (lon, lốc, thùng,…).

Ví dụ: 1 mẫu áo sơ-mi nam có 4 màu đen, đỏ, xanh, trắng và 3 size S, M, L, như vậy cùng 1 mẫu sản phẩm áo sơ-mi nam đã có đến 12 biến thể sản phẩm khác nhau. Chưa kể cửa hàng còn rất nhiều mẫu sản phẩm khác. Vì thế, nếu không có phần mềm quản lý kho thì để quản lý đến từng size số, màu sắc còn bao nhiêu trong kho thực sự là rất khó.

1 ví dụ khác, với sản phẩm bia lon, bạn có 3 đơn vị quy đổi là lon, lốc và thùng, trên ứng dụng Sapo bạn cũng có thể nhìn ngay được trong kho còn bao nhiêu lon bia để bán lẻ, bao nhiêu lốc hay tương ứng là bao nhiêu thùng có thể bán.

5. Nhập hàng và quản lý công nợ với nhà cung cấp

1 phần mềm quản lý kho miễn phí tốt nhất thì không thể thiếu tính năng nhập hàng. Khi 1 sản phẩm hết hàng, bạn có thể dễ dàng tạo đơn nhập hàng trên ứng dụng Sapo để nhập thêm sản phẩm vào kho.

Tại đây, bạn thêm sản phẩm cần nhập, số lượng nhập, chọn hoặc thêm mới nhà cung cấp.

Sau khi tạo đơn nhập hàng, bạn cần tạo hóa đơn để theo dõi công nợ với nhà cung cấp và thanh toán cho đơn nhập hàng.

Khi thanh toán hóa đơn thành công, công nợ nhà cung cấp sẽ được giảm trừ tương ứng. Đồng thời hệ thống sẽ tự động tạo phiếu chi thanh toán đơn nhập trong sổ quỹ.

Sau khi tạo đơn nhập hàng và khi nhà cung cấp giao hàng, bạn cần tạo phiếu nhận hàng để ghi nhận số lượng hàng nhập vào kho, lúc đó sản phẩm trong phiếu nhập sẽ tăng tồn kho tương ứng.

Xem thêm: Hướng dẫn tạo đơn nhập hàng trên ứng dụng Sapo

6. Trả hàng nhà cung cấp

Bên cạnh nhập hàng thì trả hàng cũng là 1 trong những tính năng quan trọng của phần mềm quản lý kho miễn phí để hỗ trợ cho nghiệp vụ quản lý kho.

Khi nhập hàng, bạn sẽ không tránh khỏi được những trường hợp hàng bị lỗi, hỏng phải trả lại nhà cung cấp. Trong ứng dụng quản lý kho hàng miễn phí Sapo, bạn vào đơn nhập hàng cần trả lại hàng để tạo đơn trả hàng.

Tại đây bạn có thể chọn sản phẩm và tùy chỉnh số lượng hàng trả.

Khi bạn thao tác Xuất trả, số lượng trả hàng sẽ được trừ vào tồn kho tương ứng.

Khi Nhận hoàn tiền thành công, hệ thống sẽ tự động tạo phiếu thu trong sổ quỹ.

Xem thêm: Hướng dẫn trả hàng nhập cho nhà cung cấp

7. Xuất kho và đẩy thông tin sang đối tác vận chuyển tự động

Đây là tính năng đặc biệt hữu ích với các bạn đang dinh doanh online và không phải phần mềm quản lý kho nào cũng có. Bạn chỉ cần kết nối với các đối tác vận chuyển tích hợp sẵn trên ứng dụng Sapo  chỉ với vài lần chạm. Hiện nay, Sapo đang tích hợp với 5 đối tác vận chuyển gồm Giaohangnhanh, Giao Hàng Tiết Kiệm, BoxMe-ShipChung, VnPost và GrabExpress với dịch vụ giao hàng siêu tốc trong 2h với đơn nội thành.

Khi có đơn hàng cần ship, bạn chọn phương thức giao hàng là Dịch vụ vận chuyển tích hợp.

Sau đó màn hình sẽ hiển thị các đơn vị vận chuyển kèm phí ship, bạn chọn đơn vị ship hàng phù hợp và ấn Hoàn thành.

Thông tin đơn hàng, khách hàng sẽ được gửi tự động sang đơn vị vận chuyển và shipper sẽ nhanh chóng đến lấy hàng. Bạn không phải mất công mang hàng ra các điểm gửi hàng hay nhập lại thông tin giao hàng vào phiếu gửi hàng nữa. Phí ship, công nợ COD với các đối tác vận chuyển cũng được theo dõi chi tiết đến từng đơn hàng trên ứng dụng Sapo giúp bạn dễ dàng quản lý và đối soát để tiến hành thanh toán mỗi kỳ.

8. Theo dõi báo cáo kho

Báo cáo tồn kho giúp bạn thống kê được số lượng và giá trị sản phẩm đang tồn trong cửa hàng ở thời điểm xem báo cáo. Các báo cáo kho chi tiết trên phần mềm quản lý kho hàng miễn phí Sapo sẽ giúp bạn dễ dàng quán xuyến tồn kho cũng như nhanh chóng đưa ra các quyết đinh nhập hàng, xả hàng đúng đắn. Hơn nữa, bạn có thể xem báo cáo và kiểm soát tồn kho của cửa hàng mọi lúc mọi nơi chỉ với 1 chiếc smartphone có cài đặt ứng dụng quản lý bán hàng Sapo.

Trên đây là hướng dẫn cách quản lý xuất nhập tồn kho với phần mềm quản lý kho miễn phí Sapo. Hãy tìm hiểu thật kỹ các tính năng bằng cách dùng thử phần mềm quản lý kho miễn phí và kiểm tra hiệu quả với việc bán hàng của mình. Tải ngay ứng dụng Sapo để công việc quản lý kho trở nên nhẹ nhàng nhé!

Bài liên quan

Tìm chúng tôi trên Youtube