Kinh nghiệm quản lý từng vị trí nhân viên quán cafe hiệu quả

Bên cạnh việc tuyển dụng đầy đủ số lượng nhân viên quán cafe, bạn còn cần nắm rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận để phân bổ cho hợp lý, điều phối nhân sự đáp ứng khả năng phục vụ tốt trong mọi thời điểm. 

Mặc dù cơ cấu nhân sự, số lượng cho từng vị trí khác nhau giữa các mô hình quán cafe nhưng nhìn chung luôn đồng bộ về vai trò và chức năng trong quy trình vận hành. Chính vì thế Sapo đã tổng hợp giúp bạn cách quản lý nhân viên quán cafe ở từng vị trí, giúp bạn kiểm soát lao động tốt hơn, tìm ra cách giúp họ nâng cao năng suất làm việc.

1. Quản lý quán cafe

Là chủ quán, bạn không thể có mặt ở quán 24/7, vì vậy người quản lý chính là cánh tay phải giúp đảm bảo mọi hoạt động vận hành diễn ra trơn tru. Tuy nhiên, để quản lý người quản lý hiệu quả, bạn cần có cách làm bài bản, rõ ràng về quy trình, mục tiêu và cơ chế đánh giá:

Xác định rõ vai trò và phạm vi trách nhiệm

Trước hết, bạn hãy mô tả công việc chi tiết cho vị trí quản lý quán cafe, bao gồm trách nhiệm về nhân sự, vận hành, tài chính và dịch vụ khách hàng. Một bản mô tả công việc cụ thể giúp người quản lý hiểu rõ ranh giới giữa quyền hạn và trách nhiệm, tránh tình trạng đùn đẩy công việc.

Thiết lập hệ thống báo cáo và KPI rõ ràng

Đừng chỉ nghe báo cáo miệng, chủ quán hãy yêu cầu người quản lý báo cáo định kỳ bằng số liệu cụ thể: doanh thu, chi phí nguyên liệu, tỷ lệ hao hụt, năng suất nhân viên, mức độ hài lòng của khách hàng…

Bên cạnh việc quản lý báo cáo, chủ quán cũng nên sử dụng phần mềm quản lý quán cafe để tất cả số liệu được cập nhật theo thời gian thực, giúp bạn kiểm tra, đối soát và đánh giá khách quan, không phụ thuộc hoàn toàn vào lời nói của quản lý.

Đặt mục tiêu và đánh giá theo hiệu quả

Một người quản lý tốt không chỉ đảm bảo quán hoạt động ổn định mà còn phải đóng góp vào tăng trưởng doanh thu và tối ưu chi phí. Do đó, chủ quán nên đặt ra KPI theo quý hoặc theo tháng, ví dụ:

• Tỷ lệ chi phí nguyên liệu/doanh thu < 35%
• Doanh thu tháng tăng tối thiểu 10%
• Điểm đánh giá khách hàng trên các nền tảng ≥ 4.5/5

Cách này giúp bạn quản lý dựa trên hiệu quả cụ thể, không phải hành động và đánh giá một cách cảm tính.

Đào tạo và trao quyền đúng mức

Một chủ quán khôn ngoan không phải người kiểm soát mọi thứ, mà là người trao quyền đúng người, đúng việc. Hãy cho phép quản lý được chủ động xử lý các vấn đề trong phạm vi của họ, nhưng luôn có quy trình kiểm soát để đảm bảo mọi quyết định lớn (như thay đổi menu, nhập hàng lớn, tuyển thêm nhân viên) phải có sự phê duyệt của bạn.

Đồng thời, đầu tư đào tạo kỹ năng lãnh đạo và quản lý cho họ định kỳ, vì khi người quản lý giỏi hơn, quán của bạn sẽ vận hành hiệu quả hơn.

Xem thêm: Nếu bỏ qua kinh nghiệm quản lý cafe này đồng nghĩa bạn đã thất bại rồi đó

2. Nhân viên phục vụ quán cafe

Bạn đừng nghĩ rằng nhân viên phục vụ chỉ cần khéo léo, xinh xắn một chút là đã có thể đưa vào làm việc ngay. Vì họ là người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng nên bắt buộc cần nắm chắc các kỹ năng giao tiếp cơ bản, kỹ năng xử lý tình huống khi gặp sự cố và luôn giữ thái độ vui vẻ, thân thiện.

Nhiều quán cafe muốn tiết kiệm chi phí nên chỉ tuyển dụng học sinh, sinh viên, dân tộc thiểu số, những người hoàn toàn không có các kỹ năng nghiệp vụ này. Chính vì thế không ít trường hợp “Chủ nhà” phải ra mặt xử lý vấn đề khi nhân viên quán cafe không biết cách ứng xử khéo léo, sinh ra cãi vã, khiến quán mất uy tín và hình ảnh. 

Do đó, chủ quán cần phải xây dựng bảng nội quy quán cafe để quản lý hiệu quả nhân viên của quán. Bảng nội quy sẽ bao gồm những quy định trong khi làm việc, ứng xử với khách hàng và giữa các nhân viên với nhau cộng với chế tài thưởng phạt phù hợp.

Khi làm việc, nhân viên phục vụ cần mặc đồng phục quán cafe ngay ngắn, đầu tóc gọn hàng, đi giày, không nuôi và sơn móng tay để tạo tác phong phục vụ chuyên nghiệp.

Bên cạnh đó, trong quá trình tuyển dụng bạn nên quan sát kỹ thái độ, nét mặt và khả năng giao tiếp của ứng viên. Nếu được hãy đưa ra các tình huống cụ thể để xem khả năng xử lý của họ như thế nào. Cẩn thận hơn, bạn nên tổ chức những buổi đào tạo thường xuyên cho nhân viên để họ có thể làm quen với cách phục vụ chuyên nghiệp, thoải mái hơn khi làm việc.

Một điểm lưu ý quan trọng nữa là đối tượng nhân viên này thường tiền lương làm động lực chủ yếu. Chính vì thế dù tình hình kinh tế khó khăn cũng hãy sắp xếp trả lương nhân viên phục vụ đúng hạn, rõ ràng khi tính công, ca, giúp họ an tâm khi làm việc cho bạn. 

Để tuyển nhân viên phục vụ quán cafe không khó. Bạn có thể tham gia vào các group trên facebook như Tuyển dụng nhân viên quán cafe, Tuyển phục vụ bàn để tìm thấy người phù hợp nhé.

Xem thêm: Check list các công việc của nhân viên phục vụ quán cafe chi tiết nhất

3. Quản lý nhân viên pha chế

Nhân viên pha chế cafe Barista hay nhân viên pha chế rượu Bartender là những người tiếp xúc gián tiếp với khách hàng qua đồ uống. Thế nên đừng để họ phải “trút giận” lên sản phẩm và để lại những hương vị khó quên cho khách hàng nhé.

Đối tượng này có vai trò vô cùng quan trọng nên hãy cư xử nhỏ nhẹ với họ, nếu có giám sát hãy lắp camera trong quầy pha chế thay vì đứng kè kè 24/24 để xem họ có làm đúng định lượng hay không, đúng quy trình hay không. Như vậy sẽ khiến họ bực bội và khó mà cho ra các thành phẩm đẹp mắt được.

Ngoài ra, chủ quán nên đặt ra tiêu chuẩn cho chất lượng đồ uống, để mọi barista đảm bảo hương vị đồng nhất giữa các ca làm. Đào tạo thường xuyên cũng là một cách giúp nhân viên của bạn nâng cao tay nghề, qua đó còn tăng sự gắn bố, chuyên nghiệp cho đội ngũ.

Ngoài ra, để đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, bạn nên tuyển dụng những nhân viên pha chế có tính kỹ lưỡng, ưa sạch sẽ hoặc ít nhất luôn có trách nhiệm bảo vệ đồ dùng của mình.

Cuối cùng, chủ quán nên thường xuyên khuyến khích sáng tạo, đóng góp ý tưởng từ barista. Hãy để Barista được thử nghiệm công thức mới, góp ý về menu hoặc quy trình làm việc. Điều này giúp họ cảm thấy được tôn trọng và có động lực cống hiến lâu dài.

Hiện nay trên facebook có các group tuyển dụng nhân viên pha chế uy tín cho bạn tham khảo là Tuyển dụng nhân viên pha chế (Bartender/Barista), Tuyển dụng Pha Chế, Đào tạo Bartender Hà Nội. Hãy đăng đầy đủ thông tin về yêu cầu công việc, mức lương, địa điểm làm việc để các ứng viên phù hợp liên hệ nhé. 

4. Nhân viên order/ thu ngân

Nhân viên order cũng giữ vai trò vô cùng quan trọng trong quy trình quản lý quán cafe bởi họ là người tiếp nhận yêu cầu gọi món của khách, tiếp nhận thông tin sửa, xóa món nên cần có trí nhớ tốt, khả năng tương tác và tư vấn tốt giúp khách hàng chọn được đồ uống phù hợp.

Đối tượng nhân viên này cần đáp ứng yêu cầu về khả năng tư vấn đồ uống tốt, xử lý các tình huống khách order oái ăm như trà chanh không chua, smoothies không đá….Hơn nữa, còn phải nắm chắc thông tin sản phẩm như hương vị, độ ngọt để tiện tư vấn nữa nhé.

Để quản lý nhân viên order/ thu ngân hiệu quả, chủ quán cần quy định rõ quy trình phục vụ và thanh toán. Ban đầu, bạn nên hướng dẫn nhân viên order ghi nhận đúng món, đúng bàn, hạn chế sai sót. Với thu ngân, đảm bảo nắm rõ quy trình thanh toán tiền mặt, chuyển khoản và hoàn tiền khi cần.

Mọi đơn hàng cần được ghi nhận trên hệ thống, không tính thủ công. Cuối ngày, chủ quán nên đối soát doanh thu, hóa đơn và tiền thực thu để tránh thất thoát.

Ngoài ra, nhiều quán cafe hiện nay còn sử dụng phần mềm quản lý quán cafe giúp nhân viên dễ dàng order trên ipad, điện thoại, vừa hạn chế sai sót thông tin vừa thể hiện tính chuyên nghiệp. 

Với nhân viên order, bạn cũng có thể dễ dàng tuyển dụng trên các trang như vieclam24h, indeed.vn hoặc group Facebook Tuyển nhân sự cho quán cafe, Tuyển nhân viên quán cafe toàn quốc…

5. Bảo vệ quán cafe

Đừng chủ quan khi tuyển dụng nhân viên bảo vệ quán cafe, nhiều ông chủ đã phải sững sờ khi phát hiện ra nguyên nhân khiến lượng khách ngày một giảm là do bảo vệ thiếu chuyên nghiệp, không hỗ trợ khách hàng dắt xe, làm hư hại xe khách do mạnh tay trong quá trình sắp xếp, tỏ thái độ khó chịu khi phục vụ.

Chính vì thế, khi tuyển dụng nhân viên bảo vệ quán cafe bạn cần đặc biệt chú ý tới tác phong và thái độ làm việc của họ. Để an tâm hơn có thể thuê nhân viên của những đơn vị đào tạo bảo vệ chuyên nghiệp, họ là những người đã nắm rõ quy trình làm việc, có thái độ làm việc tốt, được cam kết bởi doanh nghiệp hoặc tổ chức cụ thể.

Bên cạnh đó, chủ quán cần có những cách quản lý nhân viên bảo vệ quán cafe hiệu quả:

• Xác định rõ nhiệm vụ từng ca: Bảo vệ không chỉ trông xe mà còn là “bộ mặt đầu tiên” của quán. Cần quy định rõ nhiệm vụ: hướng dẫn khách gửi xe, hỗ trợ mở cửa, dọn khu vực ngoài trời và quan sát an ninh khu vực.
• Đào tạo thái độ và kỹ năng giao tiếp: Hãy yêu cầu nhân viên bảo vệ luôn niềm nở, lịch sự, tránh thái độ cáu gắt hay thờ ơ. Một lời chào thân thiện hoặc sự hỗ trợ nhỏ có thể tạo ấn tượng tốt cho khách.
• Phối hợp chặt chẽ với quản lý và thu ngân: Bảo vệ cần báo ngay khi có sự cố, nghi ngờ gian lận hoặc khách để quên đồ. Sự phối hợp tốt giúp quán hạn chế rủi ro và giữ hình ảnh chuyên nghiệp.
• Ghi nhận và động viên kịp thời: Dù là vị trí “thầm lặng”, bảo vệ đóng vai trò quan trọng. Hãy thường xuyên ghi nhận, khen thưởng hoặc tặng quà nhỏ để họ thêm gắn bó và có trách nhiệm hơn với công việc.

Những thông tin trên đây đã giúp bạn nắm chắc vai trò, nhiệm vụ và cách quản lý với từng vị trí nhân sự chưa? Nếu chưa thì hãy để lại các câu hỏi, thắc mắc để chúng tôi cùng bàn luận và giải đáp nhé. Quản lý nhân viên quán cafe là cả một nghệ thuật, nếu chèo lái đúng hướng sẽ tạo nên bộ máy làm việc vững chắc, dễ dàng vượt qua những biến động bất ngờ của thị trường. Chúc bạn thành công!