Quản lý cửa hàng bằng phần mềm nào tốt nhất hiện nay?

Quản lý cửa hàng bằng phần mềm nào tốt nhất hiện nay?

Kinh doanh dù lớn hay nhỏ đều cần có phần mềm quản lý bán hàng. Việc sử dụng phần mềm để quản lý cửa hàng sẽ giúp các chủ shop quản lý hàng hóa, tồn kho, lãi lỗ, quản lý khách hàng, nhân viên… từ đó hạn chế thất thoát, gian lận giúp việc kinh doanh ổn định hơn. Vậy phần mềm nào tốt nhất cho các shop vừa và nhỏ?  

Khi mọi lĩnh vực đều đang được hiện đại hóa thì bán hàng cũng không nằm ngoài quy luật đó. Minh chứng là các cửa hàng bán lẻ, các shop vừa và nhỏ cũng đã ứng dụng rộng rãi công nghệ trong bán hàng như sử dụng máy tính tiền, máy bán hàng, máy in hóa đơn, máy quét mã vạch,… Tuy nhiên, tất cả các thiết bị phần cứng nói trên sẽ không thể hoạt động nếu thiếu 1 phần mềm kiểm soát cửa hàng.  

Tại sao cần quản lý cửa hàng bằng phần mềm?

1. Bán hàng và quản lý chuyên nghiệp

Hầu hết, các sản phẩm kinh doanh hiện nay đều có barcode từ nhà sản xuất. Bạn có thấy các cửa hàng tạp hóa, siêu thị lớn nhỏ đều tít mã khi thanh toán tại quầy thu ngân không? Chỉ cần xài phần mềm quản lý cửa hàng tạp hóa, bạn có thể quản lý hàng hóa dễ dàng bằng mã vạch và mã SKU. Chỉ cần dùng máy quét mã vạch để tít vào sản phẩm, hoặc đơn giản với 1 chiếc smartphone, quét mã vạch bằng camera điện thoại là bạn đã có thể bán hàng nhanh chóng và chuyên nghiệp rồi.

2. Chủ động trong việc quản lý tồn kho

Thông thường, nếu không có phần mềm, bạn kiểm kê kho bằng cách kê sổ sách, hoặc đưa lên file excel. Hạn chế của file excel là bạn phải làm thủ công, hoàn toàn bằng tay, từ việc lọc dữ liệu, lập báo cáo minh họa cho đến kiểm tra số lượng hàng tồn kho. Đồng thời, bạn cũng sẽ cần trở thành “quái kiệt excel” biết cách sử dụng hàm để tính toán. Nhưng hãy sẵn sàng khi gặp phải tình trạng lỗi hàm, lỗi trường dữ liệu nhé.

Khi sử dụng phần mềm,  sau khi bán hàng, số lượng hàng tồn kho sẽ được cập nhật ngay lập tức vào quản trị giúp chủ shop quản lý tồn kho tức thì. Tính năng cảnh báo tồn kho sẽ giúp chủ shop thống kê loại hàng nào bán chạy, loại nào đang dư thừa để có chiến lược kinh doanh phù hợp, ra quyết định nhập thêm hàng hay xả hàng một cách linh hoạt.

3. Tiết kiệm thời gian tính toán và lập báo cáo doanh thu

Ngay cả một cửa hàng nhỏ cũng có đến chục chỉ số kinh doanh cần quan tâm như: giá vốn, giá bán, doanh thu theo nhân viên, doanh thu theo ngày, tuần, tháng, số lượng tồn kho,… Nếu chỉ quản lý bằng excel, bạn sẽ phải tìm cách xây dựng hàm hoặc kết hợp các hàm để thu thập được dữ liệu mong muốn. Còn với phần mềm thì xử lý việc này trong 1 nút bấm.

4. Hỗ trợ chăm sóc khách hàng

Quản lý bằng phần mềm sẽ giúp người bán quản lý thông tin khách hàng và phân loại khách hàng (khách lẻ, khách hàng thân thiết, khách vip,…) để có các chính sách chăm sóc phù hợp như: tích điểm, gửi SMS marketing, chương trình khuyến mãi, tri ân khách hàng…

5. Kết nối bán hàng đa kênh

Không chỉ quản lý và bán hàng tại cửa hàng, một phần mềm tốt còn có khả năng kết nối đa kênh, giúp bạn đưa sản phẩm của mình tiếp cận với số lượng khách hàng khổng lồ trên các kênh như website, mạng xã hội, sàn TMĐT… và quản lý tập trung tại 1 nền tảng duy nhất.

Sapo – Mô hình Quản lý & Bán hàng đa kênh hiện đại nhất Việt Nam

Thế nào là một phần mềm tốt?

Một phần mềm hội tụ đủ các yếu tố dưới đây sẽ phù hợp với công việc kinh doanh của bạn:

  • Bán hàng nhanh chóng: tạo đơn hàng, in hóa đơn, thanh toán nhanh, tích hợp các phím tắt giúp bán hàng nhanh chóng.
  • Dễ sử dụng: Không cần phải có người hướng dẫn ở bên mà chỉ cần nhìn giao diện là đã có thể thực hiện được. Dễ dùng, dễ nhớ, dễ nắm bắt là yếu tố đầu tiên mà các cửa hàng cần.
  • Linh động: Các cửa hàng nhỏ thường không có mô hình nhất quán, chuyên nghiệp cao nên phần mềm cần linh hoạt với các quy mô cửa hàng khác nhau. Ngoài ra, có thể thiết lập trên nhiều thiết bị từ máy bán hàng, máy tính đến smartphone cũng là 1 điểm cộng lớn.
  • Chuyên nghiệp về mảng kế toán: Phải phản ánh đầy đủ và chính xác dòng tiền ra vào, xuất – nhập – tồn hàng hóa,… Báo cáo đầy đủ, chính xác lãi lỗ, theo dõi công nợ, đối soát dễ dàng.
  • Đa dạng phương thức thanh toán: cần được tích hợp nhiều hình thức thanh toán, thuận tiện cho cả người mua lẫn người bán hàng
  • So sánh giá và đẩy đơn vận chuyển tự động: cần có cơ chế gợi ý giá vận chuyển để chủ shop có thể so sánh và lựa chọn đơn vị có giá ship tốt nhất, nhanh nhất, thông tin đơn hàng sẽ được đẩy tự động sang đối tác vận chuyển mà không cần viết tay từng phiếu giao hàng.
  • Bán hàng cả khi mất mạng: có thể bán hàng mọi lúc, mọi nơi, kể cả khi mất kết nối internet bạn vẫn có thể bán hàng bình thường.
  • Kết nối bán hàng đa kênh: Khả năng kết nối với các kênh bán hàng giúp chủ shop mở rộng ra nhiều kênh bán hàng nhưng chỉ cần quản lý tại 1 nơi duy nhất
  • Giá hợp lý: chi phí phù hợp, chủ shop không phải mất quá nhiều vốn đầu tư ban đầu để bán hàng.

Quản lý bằng phần mềm nào tốt nhất hiện nay?

Có rất nhiều phần mềm trên thị trường hiện nay, tuy nhiên, để tìm được 1 phần mềm vừa ngon – bổ – rẻ thì không phải dễ. Nếu đã từng mày mò tìm kiếm hoặc là chuyên gia trong lĩnh vực bán lẻ bạn sẽ thấy có 1 số cái tên không thể không nhắc đến.

1. Sapo POS

Phần mềm Sapo POS có giao diện bố cục hợp lý, dễ sử dụng, thân thiện với người dùng, có đầy đủ tính năng cho đa dạng các ngành nghề kinh doanh. Bạn chỉ mất 5 phút làm quen là đã có thể sử dụng thành thạo. Với hệ thống hơn 20 báo cáo chi tiết và chuyên sâu với các biểu đồ trực quan, Sapo POS sẽ giúp bạn nhanh chóng nắm bắt được tình hình kinh doanh cũng như dễ dàng đưa ra các quyết định nhanh chóng, chính xác.

Ngoài các tính năng cần phải có của 1 phần mềm, Sapo POS là phần mềm đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam có hỗ trợ quản lý và bán hàng đa kênh. Không chỉ hỗ trợ quản lý và bán hàng tại cửa hàng, Sapo còn giúp quản lý hiệu quả khi bán hàng đa kênh với các kênh bán hàng online như: Website, Facebook, sàn TMĐT… giúp các chủ shop có thể bán hàng trên các kênh và quản lý tại một nơi tập trung ngay trên Sapo.

Bên cạnh đó, Sapo POS còn tích hợp vận chuyển. Đây là một bước tiến rất lớn của Sapo mà không đối thủ nào có được. Sapo POS kết nối tự động với các đơn vị vận chuyển, đơn hàng sau khi xử lý sẽ được chuyển ngay lập tức đến các đối tác vận chuyển, giúp các chủ shop rút ngắn quy trình giao hàng và nắm bắt chính xác trạng thái của đơn hàng.

Đặc biệt, Sapo POS cung cấp đa dạng các phương thức thanh toán, bao gồm: thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ, COD, thanh toán bằng điểm, và mới đây là hình thức thanh toán qua QR Code.

Chỉ cần mua Sapo POS, bạn sẽ được tích hợp miễn phí tính năng quản lý fanpage Facebook. Đây là một điểm cộng rất đáng đồng tiền bát gạo cho những ai có cửa hàng, đồng thời đang đẩy mạnh kênh bán hàng trên Facebook. Mọi nỗi lo về quản lý inbox, comment, ẩn comment, kiểm hàng còn hay hết, phân quyền nhân viên trực chat… đều có sẵn trên Sapo và hoàn toàn miễn phí.

Đánh giá:⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️5/5

Phần mềm Sapo POS phù hợp với đa dạng các quy mô cửa hàng,  từ shop vừa và nhỏ đến các chuỗi cửa hàng, có thể bán hàng đa kênh từ online đến offline và quản lý tập trung tại 1 nơi duy nhất.

Với chi phí chỉ từ 119.000đ/tháng để bắt đầu quản lý và bán hàng với Sapo. Bạn cũng có thể đăng ký dùng thử hoàn toàn miễn phí trong 15 ngày để trải nghiệm toàn bộ các tính năng hữu ích có trên Sapo  POS và kiểm tra hiệu quả với việc kinh doanh của mình ngay hôm nay nhé!

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo
Dùng thử ngay

2. MShopKeeper của Misa

MShopKeeper của Misa phù hợp dành cho các shop kinh doanh. Phần mềm có giao diện khá đơn giản, thân thiện, với các tính năng đáp ứng cho nhu cầu bán hàng cơ bản như quản lý hàng hóa, tồn kho bằng mã vạch, mã SKU, tính tiền, thu ngân, báo cáo thu chi, lãi lỗ.

Ưu điểm lớn nhất của MShopKeeper là quản lý tiền mặt và báo cáo bán hàng chính xác. Nhược điểm của MShopKeeper là chưa hỗ trợ bán hàng đa kênh, bạn chỉ có thể sử dụng để quản lý bán hàng tại cửa hàng. Ngoài ra, nếu bạn mua gói Starter hoặc Professional thì MShopKeeper chỉ giới hạn cài đặt trên 1 thiết bị, nếu muốn thêm thiết bị thì bạn phải mất thêm 99.000đ/tháng cho mỗi thiết bị cài đặt thêm. Tính ra, để cài đặt được trên 2 thiết bị (1 máy ngoài cửa hàng và trên điện thoại của chủ shop) bạn cần chi tối thiểu 298K/tháng.

Đây là một hạn chế rất khó chịu với những cửa hàng nhiều chi nhánh, hoặc nhiều điểm thanh toán khác nhau, bởi sẽ đội lên thêm 1 chi phí không nhỏ. Đặc biệt, nếu chủ shop là một người bận rộn, hay phải di chuyển, thì vấn đề xem báo cáo và quản lý bán hàng linh hoạt trên các thiết bị (Máy tính/điện thoại/máy tỉnh bảng …) là không khả dụng. Nếu xét cùng tầm giá, Sapo POS vẫn là lựa chọn hơn cả, bởi không giới hạn thiết bị đăng nhập, được tặng thêm quản lý fanpage bán hàng trên Facebook miễn phí trọn đời. Mặt khác, Sapo luôn hướng dẫn và đào tạo miễn phí người bán làm quen và sử dụng thành thạo, trong khi Misa đang tính phí, với gói đào tạo thấp nhất từ 1 triệu đến 10 triệu đồng.

Đánh giá:⭐️⭐️⭐️3/5

MShopKeeper của Misa có điểm mạnh là báo cáo chính xác, chỉ có thể sử dụng để quản lý bán hàng tại cửa hàng và có giới hạn về thiết bị cài đặt.

3. Suno

Suno hỗ trợ chủ shop quản lý và bán hàng thuận tiện hơn. Phần mềm cũng có các tính năng như quản lý hàng hoá, tồn kho, nhập hàng, tạo các chương trình khuyến mãi, quản lý và phân nhóm khách hàng, quản lý nhà cung cấp, shipper,… Ngoài ra, Suno cũng giúp chủ shop quản lý dòng tiền và theo dõi 1 số loại báo cáo bán hàng cơ bản.

Nếu so với MShopKeeper, Suno có sự nhỉnh hơn khi cung cấp thêm tính năng tạo đơn hàng online và có kết nối với các đơn vị vận chuyển để ship hàng, tuy nhiên các tính năng này vẫn còn khá sơ khai và có nhiều hạn chế như đơn hàng chưa được kết nối và đồng bộ tự động, các đối tác vận chuyển mới chỉ có Giao Hàng Nhanh và Giao Hàng Tiết Kiệm, khi có nhu cầu giao hàng qua các đơn vị vận chuyển thì chủ shop phải đăng ký với Suno chứ không thể tự kết nối và thiết lập. Ngoài ra, Suno chỉ có 2 chính sách giá là giá nhập và giá bán nên sẽ hạn chế cho các shop có nhiều chính sách giá khác nhau. Các phương thức thanh toán cũng còn nghèo nàn, hiện tại chỉ có thanh toán bằng tiền mặt, thẻ và chuyển khoản.

Ngược lại, trên Sapo POS, tất cả các tính năng này đều được hỗ trợ tối đa. Sapo POS tích hợp với đa dạng các đơn vị vận chuyển bao gồm VNPost, ViettelPost, Giao hàng nhanh, BoxMe và mới đây là GrabExpress với dịch vụ giao hàng nhanh chỉ trong 2h. Bạn hoàn toàn có thể tự thao tác thêm mới, thiết lập các đối tác vận chuyển trên Sapo và sử dụng được ngay mà không cần qua bất cứ 1 bước đăng ký nào khác. Không chỉ có nhiều đơn vị vận chuyển, Sapo còn cung cấp đa dạng hình thức thanh toán cũng như các chính sách giá và bạn có thể thoải mái tùy chỉnh các chính sách giá này nữa.

Đánh giá:⭐️⭐️⭐️⭐️3,5/5

Suno có giao diện khá thân thiện, có tích hợp với đối tác vận chuyển để giao hàng đơn online nhưng chưa hoàn chỉnh.

4. KiotViet

Kiotviet đã sở hữu 1 số lượng người dùng rất đông đảo. Phần mềm phù hợp với đa số ngành nghề, cả bán buôn và bán lẻ. Chủ shop khi sử dụng Kiotviet có thể quản lý hàng hoá theo mã vạch hoặc mã SKU, quản lý tồn kho, quản lý đơn hàng, trả hàng, nhập hàng, quản lý nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên, quản lý thu chi, dòng tiền và báo cáo.

Kiotviet có giao diện quản trị chưa được hiện đại và thân thiện, các phần được bố cục khá phức tạp. Phần báo cáo cũng chưa trực quan và không có các báo cáo chuyên sâu. Kiotviet không hỗ trợ bán hàng online và không kết nối với vận chuyển nếu shop có nhu cầu ship hàng. Bên cạnh đó, các phương thức thanh toán của Kiotviet cũng mới hỗ trợ 3 hình thức là tiền mặt, thẻ và chuyển khoản, tương tự như Suno.

Nói chung, Kioviet hỗ trợ tốt khi quản lý và bán hàng tại cửa hàng. Nếu bạn chỉ bán hàng tại cửa hàng và không có ý định mở rộng kinh doanh thì Kiotviet là lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, nếu bạn đang kinh doanh online hoặc có kế hoạch mở rộng bán hàng sang các kênh online khác như website, mạng xã hội hay các sàn thương mại điện tử thì Kiotviet chưa hỗ trợ quản lý tồn kho khi bán hàng trên nhiều kênh (online và offline).

Đánh giá:⭐️⭐️⭐️3/5

Kiotviet là phù hợp cho các shop chỉ bán tại cửa hàng, tuy nhiên, tuy nhiên chưa hỗ trợ quản lý bán hàng trên các kênh online.

5. Maybanhang.net

Maybanhang.net là dịch vụ cung cấp bởi EZ Solution. Đúng như tên gọi, Maybanhang.net là giải pháp quản lý cửa hàng với các tính năng đơn giản như: bán hàng, tính tiền, quản lý sản phẩm, tồn kho, quản lý doanh số, lợi nhuận, công nợ…  Maybanhang.net tập trung vào tính năng quản lý cửa hàng truyền thống mạnh hơn so với tính năng quản lý cửa hàng online.

Maybanhang.net

Maybanhang.net cho phép quản lý sản phẩm theo danh mục, phân quyền thao tác, bán hàng khi không có kết nối Internet và quản lý theo thời gian thực. Bạn có thể xem báo cáo từ tổng hợp đến chi tiết về doanh số, lợi nhuận, tồn kho, công nợ… vào bất kỳ lúc nào và ngay cả trên các thiết bị di động. Maybanhang.net hỗ trợ khá tốt cho các chuỗi bán lẻ có nhiều cửa hàng. Tuy nhiên, khi đăng ký dùng thử phần mềm, bạn sẽ không sử dụng được ngay mà phải có nhân viên gọi điện xác nhận thì mới có thể kích hoạt tài khoản dùng thử. Giá của Maybanhang.net cũng tương đối đắt so với các phần mềm khác với cùng những tính năng như vậy.

Đánh giá:⭐️⭐️⭐️3/5

Maybanhang.net có các tính năng bán hàng và quản lý hỗ trợ khá tốt cho các chuỗi bán lẻ có nhiều cửa hàng, nhưng chưa có kết nối bán hàng đa kênh.

Trên đây các phần mềm tốt nhất hiện nay phù hợp với các shop kinh doanh vừa và nhỏ. Để lựa chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu và có đầy đủ các tính năng hỗ trợ cho việc bán hàng, bạn nên dùng thử để tự mình trải nghiệm và kiểm tra hiệu quả trước khi quyết định sử dụng nhé!

Tìm chúng tôi trên Youtube