Hóa đơn trên 20 triệu phải chuyển khoản: Quy định mới nhất và cách xử lý sai sót

Trong quá trình mua bán hàng hóa, dịch vụ, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh gặp phải câu hỏi: Liệu hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng có bắt buộc phải chuyển khoản không? Nếu đã thanh toán bằng tiền mặt thì xử lý ra sao? Theo quy định hiện hành, việc thanh toán hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên có liên quan trực tiếp đến quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT). Đồng thời, từ 01/06/2025, nhiều thay đổi từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP cũng chính thức có hiệu lực, siết chặt hơn các hình thức thanh toán hợp lệ.

1. Hóa đơn trên 20 triệu phải chuyển khoản trong trường hợp nào?

Theo quy định hiện hành, để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, bên mua bắt buộc phải thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt.

Căn cứ theo Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC:

Điều 6. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ hai mươi triệu đồng trở lên ghi trên hóa đơn mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).

Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ đã thanh toán bằng tiền mặt phát sinh trước thời điểm Thông tư số 78/2014/TT-BTC có hiệu lực thi hành thì không phải điều chỉnh lại theo quy định tại Điểm này.”

Theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính, đối với các khoản chi có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ mà mỗi lần thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên, để được khấu trừ thuế GTGT và đưa vào chi phí hợp lý, bên mua bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng vào tài khoản của bên bán.

Hiểu rõ khái niệm "Thanh toán không dùng tiền mặt là gì?"

Thanh toán không dùng tiền mặt là là các hình thức thanh toán qua ngân hàng hoặc trung gian thanh toán, có chứng từ chứng minh rõ ràng, đảm bảo thông tin trùng khớp giữa bên bán và bên mua:

• Chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng mang tên bên mua đến tài khoản bên bán
• Thanh toán bằng ví điện tử, mã QR, thẻ tín dụng, thẻ ngân hàng
• Giao dịch có hóa đơn, chứng từ xác nhận kèm theo (ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng, biên lai điện tử…)

Lưu ý: Nếu thanh toán qua bên thứ ba (như kế toán cá nhân, tài khoản phụ…), cần bổ sung biên bản xác nhận thanh toán 3 bên, nếu không có thể bị cơ quan thuế loại chi phí.

Hóa đơn trên 20 triệu được tính như thế nào?

Là tổng giá trị thanh toán của hóa đơn đã bao gồm thuế GTGT.

Ví dụ:

• Hàng hóa: 18.181.818 VNĐ
• Thuế GTGT (10%): 1.818.182 VNĐ
• Tổng thanh toán: 20.000.000 VNĐ → phải chuyển khoản

Trường hợp cần đặc biệt chú ý:

2. Những tình huống ngoại lệ được phép thanh toán tiền mặt

Mặc dù quy định yêu cầu hóa đơn trên 20 triệu phải chuyển khoản để được khấu trừ thuế GTGT, vẫn tồn tại một số trường hợp ngoại lệ hợp lệ, được phép thanh toán bằng tiền mặt mà không bị loại chi phí hay từ chối khấu trừ.

Các ngoại lệ này được ghi nhận trong quá trình thực thi quy định của ngành thuế và được hướng dẫn thực tế bởi cơ quan quản lý thuế địa phương hoặc công văn hướng dẫn.

1. Mua hàng hóa, dịch vụ không phục vụ cho hoạt động chịu thuế GTGT

• Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa phục vụ cho hoạt động không chịu thuế GTGT, thì không cần chuyển khoản cũng không bị loại chi phí, vì không có yêu cầu khấu trừ thuế.
• Ví dụ:
  • Mua tài sản cố định dùng riêng cho hoạt động không chịu thuế.
  • Chi phí tiếp khách, phúc lợi không liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

Trong trường hợp này, thanh toán bằng tiền mặt vẫn được chấp nhận.

2. Các khoản chi không phục vụ mục tiêu khấu trừ

Một số khoản chi hợp lệ nhưng không cần khấu trừ thuế GTGT nên không áp dụng bắt buộc chuyển khoản, ví dụ:

• Mua hàng hóa, dịch vụ để tặng (không phát sinh doanh thu)
• Chi phí marketing, khuyến mại dưới dạng hiện vật
• Một số khoản chi nội bộ (phúc lợi, nghỉ mát, sinh nhật nhân viên…)

3. Hàng hóa mua của người không có hóa đơn (mua nông sản, thủy hải sản, hàng làng nghề…)

Theo Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC, trường hợp mua hàng hóa từ cá nhân, hộ không đăng ký kinh doanh (không có hóa đơn), doanh nghiệp có thể lập bảng kê và chứng từ chi tiền mặt kèm theo biên bản xác nhận để đưa vào chi phí.

Đây là ngoại lệ lớn nhất áp dụng cho ngành thực phẩm, nông sản, tiểu thương mua hàng tại chợ.

4. Sự kiện bất khả kháng (không thể chuyển khoản)

Nếu bên mua chứng minh được lý do không thể thanh toán chuyển khoản do:

• Hệ thống ngân hàng lỗi
• Sự cố thiên tai, mất kết nối
• Bên bán không có tài khoản ngân hàng, từ chối thanh toán chuyển khoản

...thì có thể lập biên bản xác nhận hai bên và giải trình rõ với cơ quan thuế khi cần.

Lưu ý: Các ngoại lệ chỉ giúp bạn đưa chi phí vào hợp lệ – nhưng không có nghĩa là được khấu trừ thuế GTGT.
Nếu muốn vừa được tính chi phí, vừa khấu trừ thuế, thì bắt buộc phải có hóa đơn hợp lệ và chứng từ chuyển khoản đầy đủ.

3. Xử lý thế nào nếu hóa đơn trên 20 triệu đã thanh toán tiền mặt?

Trên thực tế, rất nhiều bên mua vô tình thanh toán hóa đơn >20 triệu bằng tiền mặt do chưa nắm rõ quy định, hoặc vì thói quen giao dịch trực tiếp. Vậy trong những trường hợp này, có cách nào để “gỡ lỗi” không? Dưới đây là các hướng xử lý phổ biến:

Trường hợp 1: Chưa kê khai thuế GTGT

Nếu phát hiện kịp thời trước khi kê khai, bạn có thể:

• Không kê khai khấu trừ thuế GTGT trên hóa đơn này (tức chấp nhận không được khấu trừ phần thuế đầu vào)
• Nhưng vẫn được tính chi phí hợp lệ nếu hóa đơn đủ điều kiện hạch toán (hóa đơn đúng, giao dịch thật, có chứng từ chi tiền mặt…)

Giải pháp này an toàn, phù hợp với các hộ kinh doanh hoặc DN nhỏ không cần khấu trừ thuế nhiều.

Trường hợp 2: Đã kê khai, nộp thuế và bị cơ quan thuế phát hiện

Khi bị truy thu hoặc loại khấu trừ:

• Bạn cần nộp lại số tiền thuế GTGT đã khấu trừ sai
• Phạt chậm nộp thuế, tính từ ngày kê khai sai
• Có thể bị phạt hành vi khai sai/khai thiếu, mức phạt từ 10–20% trên số thuế khai sai, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Trường hợp 3: Có chuyển khoản nhưng không đúng tài khoản/tên bên mua

Một số doanh nghiệp chuyển tiền từ tài khoản phụ trách/nhân viên, hoặc quên ghi rõ nội dung chuyển khoản → dễ bị cơ quan thuế bác khấu trừ.

Hướng xử lý:

• Lập biên bản xác nhận thanh toán 3 bên
• Đính kèm chứng từ chuyển tiền, ủy nhiệm chi, biên lai, nội dung chuyển khoản gốc
• Giải trình rõ lý do trong bộ hồ sơ kê khai thuế

Trường hợp 4: Bên bán chia nhỏ hóa đơn để “né” quy định

Một số trường hợp bên bán chủ động chia hóa đơn thành nhiều hóa đơn < 20 triệu dù tổng giao dịch là > 20 triệu, để người mua có thể thanh toán tiền mặt.

Cách làm này vi phạm tinh thần luật thuế. Nếu bị cơ quan thuế kiểm tra và xác định là hành vi trốn tránh quy định, cả hai bên đều có thể bị xử lý:

• Không được khấu trừ thuế
• Không được tính chi phí
• Có thể bị xử phạt hành vi gian lận thuế

Gợi ý cách phòng tránh:

• Luôn kiểm tra tổng giá trị thanh toán (đã bao gồm VAT)
• Thiết lập quy trình duyệt chi, báo trước kế toán khi phát sinh giao dịch lớn
• Sử dụng phần mềm kế toán, hóa đơn có tính năng cảnh báo giao dịch cần chuyển khoản

4. Tổng giá trị nhiều hóa đơn trong ngày vượt 20 triệu có phải chuyển khoản không?

Đây là tình huống rất phổ biến trong thực tế: Một bên mua hàng từ một bên bán nhiều lần trong cùng một ngày, mỗi lần xuất hóa đơn < 20 triệu, nhưng tổng cộng lại vượt ngưỡng 20 triệu đồng. Liệu có cần chuyển khoản không? Có bị loại chi phí hoặc không được khấu trừ thuế không?

Căn cứ Khoản 5, Điều 15, Thông tư 219/2013/TT-BTC, quy định như sau:

“Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới 20 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày có tổng giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Nhà cung cấp là người nộp thuế có mã số thuế, trực tiếp khai và nộp thuế GTGT.”

Điều này có nghĩa là nếu bên mua lấy nhiều hóa đơn GTGT có giá trị từng lần dưới 20 triệu đồng trong cùng một ngày từ cùng một nhà cung cấp, nhưng tổng cộng vượt 20 triệu đồng, thì vẫn phải thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng mới được:

• Khấu trừ thuế GTGT đầu vào, và

• Tính chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Nói cách khác, quy định này áp dụng tương tự như với hóa đơn riêng lẻ có giá trị trên 20 triệu đồng. Việc chia nhỏ hóa đơn để thanh toán tiền mặt là không hợp lệ nếu cơ quan thuế xác định bản chất giao dịch có tổng giá trị vượt 20 triệu đồng trong ngày.

5. Thanh toán qua ví điện tử, QR, thẻ ngân hàng có được coi là không dùng tiền mặt?

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh đang dần chuyển sang các hình thức thanh toán hiện đại như ví điện tử, quét mã QR, thẻ ngân hàng (POS), Internet Banking… Tuy nhiên, không phải ai cũng chắc chắn rằng những hình thức này có được tính là thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hay không.

Theo quy định của Bộ Tài chính:

Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt được chấp nhận bao gồm:

• Chuyển khoản từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán
• Thanh toán qua tổ chức trung gian thanh toán hợp pháp, có đăng ký với Ngân hàng Nhà nước
• Các hình thức thanh toán điện tử có đầy đủ chứng từ để chứng minh tính pháp lý và sự khớp thông tin

Các hình thức thanh toán hợp lệ và điều kiện kèm theo

Lưu ý:

• Dù sử dụng bất kỳ phương thức thanh toán nào, điều quan trọng là phải có chứng từ rõ ràng, và thông tin người thanh toán trùng với tên đơn vị mua hàng trên hóa đơn.
• Nếu thông tin không trùng (ví dụ: nhân viên công ty chuyển khoản giúp), cần lập biên bản xác nhận, có chữ ký của cả ba bên để hợp thức hóa thanh toán.

7. Làm sao để hóa đơn trên 20 triệu được khấu trừ thuế?

Để đảm bảo hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng vừa hợp lệ, vừa được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, bạn cần thực hiện đúng – đủ theo checklist dưới đây:

Checklist 7 bước đảm bảo hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ

Một số lưu ý thêm:

• Khi làm thanh toán, nên ghi rõ nội dung chuyển khoản theo mẫu:
  “Thanh toán hóa đơn số XXX ngày DD/MM/YYYY cho Công ty ABC – Mã số thuế…”
• Lưu toàn bộ chứng từ thanh toán cùng hóa đơn, hợp đồng, phiếu nhập kho… trong 1 bộ hồ sơ kế toán.
• Nếu phát hiện sai sót (thanh toán tiền mặt, chuyển sai tài khoản...), hãy xử lý càng sớm càng tốt: không kê khai thuế, hoặc lập điều chỉnh trước kỳ quyết toán.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách xử lý khi hóa đơn trên 20 triệu đồng không chuyển khoản và các quy định cần lưu ý để được khấu trừ thuế GTGT cũng như tính vào chi phí hợp lý. Mặc dù vẫn tồn tại một số ngoại lệ, nhưng để tránh rủi ro bị loại chi phí hay mất quyền khấu trừ thuế, doanh nghiệp nên ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt, lưu đầy đủ chứng từ và tốt nhất là sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp thanh toán để đảm bảo tuân thủ quy định, hạn chế sai sót và rắc rối không đáng có.