Đăng ký hộ kinh doanh: thủ tục, hồ sơ, lưu ý [Cập nhật 2025]

Muốn kinh doanh hợp pháp, ký hợp đồng và xuất hóa đơn nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh đã thay đổi nhiều theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, từ điều kiện, hồ sơ đến thời gian xử lý. Bài viết này, Sapo sẽ giúp bạn nắm rõ từng bước đăng ký nhanh chóng, đúng chuẩn theo các quy định mới nhất. Tìm hiểu ngay!

1. Hộ kinh doanh là gì và có nên thành lập không?

Hộ kinh doanh là một hình thức kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên trong cùng một hộ gia đình đứng tên đăng ký, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình cho hoạt động kinh doanh. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh không phải là doanh nghiệp nhưng vẫn có tư cách pháp lý để ký hợp đồng, xuất hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ thuế.

Khác với công ty, hộ kinh doanh có thủ tục thành lập đơn giản, quản lý gọn nhẹ và phù hợp với các mô hình nhỏ lẻ như:

• Mở quán ăn sáng, quán cafe, quán trà sữa
• Cửa hàng tạp hóa, tiệm nail, tiệm cắt tóc
• Kinh doanh online qua Facebook, TikTok, Shopee, Lazada…

Ưu điểm:

• Thủ tục đăng ký nhanh, hồ sơ đơn giản
• Chi phí vận hành và kế toán thấp
• Dễ dàng quản lý, phù hợp với người mới bắt đầu kinh doanh

Nhược điểm:

• Chủ hộ phải chịu trách nhiệm vô hạn bằng tài sản cá nhân
• Không tách biệt tài sản kinh doanh và tài sản riêng
• Hạn chế về quy mô và khả năng huy động vốn so với công ty

Nếu bạn kinh doanh ở quy mô nhỏ – vốn ít – nhân sự gọn nhẹ và muốn hợp pháp hóa hoạt động để yên tâm bán hàng, hộ kinh doanh là lựa chọn phù hợp. Còn nếu định hướng phát triển lớn, cần kêu gọi đầu tư hoặc mở nhiều chi nhánh, công ty sẽ là phương án tối ưu hơn.

2. Điều kiện thành lập hộ kinh doanh mới nhất

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, để đăng ký hộ kinh doanh, bạn cần đáp ứng một số điều kiện pháp lý cơ bản. Đây là bước đầu tiên và quan trọng, vì nếu không đạt điều kiện, hồ sơ sẽ bị trả lại hoặc từ chối cấp giấy chứng nhận.

2.1 Ai được quyền đăng ký hộ kinh doanh?

• Cá nhân hoặc các thành viên trong cùng một hộ gia đình là công dân Việt Nam, từ đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
• Có thể do một cá nhân đứng tên hoặc nhiều thành viên cùng đăng ký, nhưng phải ủy quyền bằng văn bản cho một người làm chủ hộ kinh doanh (văn bản này phải công chứng hoặc chứng thực).

2.2 Ngành nghề, tên, trụ sở, vốn

• Ngành nghề kinh doanh: Không thuộc danh mục ngành nghề bị cấm đầu tư kinh doanh. Nếu thuộc ngành nghề có điều kiện, phải đáp ứng đủ điều kiện trước khi hoạt động.
• Tên hộ kinh doanh: Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với hộ kinh doanh khác trong phạm vi cấp huyện, không dùng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục.
• Trụ sở: Có địa chỉ rõ ràng, thuộc quyền sở hữu hoặc sử dụng hợp pháp của hộ kinh doanh.
• Vốn: Không quy định mức vốn tối thiểu, nhưng nên kê khai sát thực tế để thuận tiện khi làm thủ tục vay vốn hoặc tham gia đấu thầu sau này.

2.3 Các trường hợp bị cấm thành lập

• Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù hoặc bị cấm hành nghề theo quyết định của tòa án.
• Người đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc hoặc cơ sở giáo dục bắt buộc.
• Cá nhân đã từng bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và chưa khắc phục vi phạm theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.

2.4 Những trường hợp không bắt buộc đăng ký

Một số nhóm ngành và đối tượng không phải đăng ký hộ kinh doanh, bao gồm:

• Hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, làm muối.
• Người bán hàng rong, quà vặt, buôn chuyến, kinh doanh lưu động hoặc thời vụ có thu nhập thấp (mức thu nhập thấp do UBND cấp tỉnh quy định).

Lưu ý: Dù không bắt buộc, nếu muốn xuất hóa đơn, ký hợp đồng hoặc mở rộng hoạt động, bạn vẫn có thể đăng ký tự nguyện để hợp pháp hóa kinh doanh.

Xem thêm: Hộ kinh doanh nhỏ lẻ có phải nộp thuế không? Cách tính và quy định chi tiết

3. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh gồm những gì?

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, bộ hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh cần đầy đủ các giấy tờ sau. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp hồ sơ được duyệt nhanh, tránh mất thời gian bổ sung.

Mẹo giúp hồ sơ dễ được duyệt:

• Điền đầy đủ thông tin trong mẫu giấy đề nghị, tránh bỏ trống ô.
• Kiểm tra kỹ tên hộ kinh doanh đã tra cứu trên cổng thông tin để tránh trùng.
• Nếu thuê địa điểm, hợp đồng thuê nên công chứng để tăng tính pháp lý.

4. Quy trình đăng ký hộ kinh doanh

Quy trình đăng ký hộ kinh doanh hiện nay khá đơn giản và được giải quyết nhanh nếu hồ sơ đầy đủ. Dưới đây là các bước thực hiện theo quy định mới.

4.1 Nơi nộp hồ sơ

• Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã (UBND xã, phường, thị trấn) nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh.
• Một số địa phương hỗ trợ nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công.

4.2 Các bước thực hiện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hoàn thiện toàn bộ giấy tờ theo checklist ở mục 3.

Bước 2: Nộp hồ sơ

• Nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã hoặc qua dịch vụ công trực tuyến (nếu có).
• Nhận giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

Bước 3: Cơ quan đăng ký kiểm tra hồ sơ

• Trong 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (đồng thời là giấy chứng nhận đăng ký thuế).
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ ra thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi/bổ sung.

Bước 4: Nhận giấy chứng nhận và bắt đầu hoạt động

Hộ kinh doanh được phép hoạt động ngay từ ngày ghi trên giấy chứng nhận hoặc từ ngày đăng ký bắt đầu hoạt động (nếu khác).

4.3 Lệ phí đăng ký

• Mức lệ phí do HĐND cấp tỉnh quyết định, thường dao động từ 100.000 – 300.000 đồng.
• Có thể nộp tiền mặt hoặc chuyển khoản theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Lưu ý: Với ngành nghề kinh doanh có điều kiện (như ăn uống, karaoke, dịch vụ lưu trú…), sau khi nhận giấy chứng nhận, bạn cần hoàn thiện thêm các giấy phép con trước khi hoạt động.

5. Việc cần làm sau khi được cấp đăng ký kinh doanh

Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, bạn đã đủ điều kiện để bắt đầu hoạt động. Tuy nhiên, để kinh doanh đúng luật và tránh rủi ro, cần thực hiện những việc sau kèm lưu ý quan trọng:

5.1 Thực hiện nghĩa vụ thuế

• Thuế môn bài: Nộp theo bậc doanh thu. Miễn thuế nếu doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm (từ 01/01/2025 là dưới 200 triệu đồng/năm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
• Thuế GTGT và thuế TNCN: Tính theo doanh thu khoán hoặc từng lần phát sinh tùy loại hình.

Lưu ý: Nhiều hộ kinh doanh không rõ mức doanh thu chịu thuế, dẫn đến nộp thiếu hoặc chậm → nên trao đổi với kế toán hoặc cán bộ thuế để xác định ngay từ đầu.

Xem thêm: Thuế khoán là gì? Cách tính và quy định mới nhất cho hộ kinh doanh

5.2 Hoàn thiện thủ tục bắt buộc

• Treo biển hiệu tại địa điểm kinh doanh (ghi rõ tên hộ, mã số thuế, địa chỉ).
• Đăng ký hóa đơn điện tử nếu cần xuất hóa đơn cho khách.
• Xin giấy phép con nếu ngành nghề yêu cầu (ví dụ: an toàn thực phẩm, PCCC).
• Lưu ý: Không treo biển hoặc không đăng ký hóa đơn khi cần đều có thể bị xử phạt.

5.3 Tránh lỗi phổ biến trong quá trình hoạt động

• Đặt tên hộ kinh doanh trùng hoặc gây nhầm lẫn → tra cứu tên trước khi đăng ký.
• Ngành nghề kinh doanh không phù hợp hoặc chưa đủ điều kiện → kiểm tra danh mục ngành nghề cấm/hạn chế trước khi hoạt động.
• Hồ sơ đăng ký ban đầu thiếu hoặc sai thông tin → luôn soát kỹ thông tin cá nhân và giấy tờ trước khi nộp.
• Không cập nhật thay đổi thông tin (địa chỉ, ngành nghề, chủ hộ) với cơ quan đăng ký → dễ bị xử phạt hoặc thu hồi giấy phép.

Vì vậy, ngay khi nhận giấy chứng nhận, hãy lập danh sách việc cần làm (thuế, biển hiệu, giấy phép con…) và hoàn thành trong 1–2 tuần đầu để tránh bỏ sót.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Bán hàng online có cần đăng ký hộ kinh doanh không?

• Nếu chỉ bán nhỏ lẻ, doanh thu dưới mức miễn thuế (dưới 200 triệu/năm từ 01/01/2025) và không thuộc ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì không bắt buộc đăng ký.
• Tuy nhiên, nếu muốn xuất hóa đơn, ký hợp đồng hoặc kinh doanh quy mô lớn hơn, bạn nên đăng ký để hợp pháp hóa hoạt động.

2. Doanh thu dưới 200 triệu/năm có phải nộp thuế không?

Không. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 200 triệu đồng/năm được miễn cả thuế môn bài, thuế GTGT và thuế TNCN.

3. Không đăng ký hộ kinh doanh có bị phạt không?

Có. Nếu thuộc đối tượng bắt buộc đăng ký mà không thực hiện, bạn có thể bị xử phạt hành chính và buộc dừng kinh doanh. Mức phạt tùy theo hành vi vi phạm và quy mô.

4. Có thể chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty không?

Hoàn toàn có thể. Bạn chỉ cần làm thủ tục giải thể hộ kinh doanh và thành lập công ty mới theo Luật Doanh nghiệp. Việc chuyển đổi này phù hợp khi bạn muốn mở rộng quy mô, huy động vốn hoặc hoạt động chuyên nghiệp hơn.

Đăng ký hộ kinh doanh là bước quan trọng để hợp pháp hóa hoạt động, giúp bạn yên tâm kinh doanh, dễ dàng mở rộng và tuân thủ quy định pháp luật. Với Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thủ tục hiện nay đã được đơn giản hóa, thời gian xử lý nhanh hơn và rõ ràng hơn về đối tượng miễn đăng ký, miễn thuế.

Nếu bạn đang kinh doanh ở quy mô nhỏ, vốn ít, nhân sự gọn nhẹ thì hộ kinh doanh là lựa chọn phù hợp, vừa tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo tính pháp lý. Hãy:

• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu
• Nắm rõ điều kiện và quy định mới nhất
• Hoàn tất các thủ tục sau khi được cấp giấy chứng nhận để tránh vi phạm

Lời khuyên: Đừng để đến khi bị kiểm tra hoặc xử phạt mới vội vàng hợp thức hóa. Đăng ký sớm sẽ giúp bạn kinh doanh ổn định và tạo tiền đề cho những bước phát triển lớn hơn trong tương lai.

Nếu bạn vừa đăng ký hộ kinh doanh và muốn quản lý bán hàng – xuất hóa đơn điện tử – ký số HSM chỉ trong một gói, Combo Sapo 6870 sẽ là lựa chọn tối ưu. Bộ giải pháp này gồm phần mềm quản lý bán hàng Sapo Basic, hóa đơn điện tử và chữ ký số HSM, đáp ứng trọn vẹn yêu cầu của hộ kinh doanh theo quy định mới.