Muốn kinh doanh hợp pháp, ký hợp đồng và xuất hóa đơn nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Thủ tục đăng ký hộ kinh doanh đã thay đổi nhiều theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, từ điều kiện, hồ sơ đến thời gian xử lý. Bài viết này, Sapo sẽ giúp bạn nắm rõ từng bước đăng ký nhanh chóng, đúng chuẩn theo các quy định mới nhất. Tìm hiểu ngay!
1. Hộ kinh doanh là gì? Ưu và nhược điểm khi thành lập HKD
Hộ kinh doanh là một hình thức kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên trong cùng một hộ gia đình đứng tên đăng ký, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình cho hoạt động kinh doanh.
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP:
Đăng ký hộ kinh doanh là việc người thành lập hộ kinh doanh đăng ký nội dung đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế của hộ kinh doanh dự kiến thành lập, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hộ kinh doanh và các nghĩa vụ đăng ký khác theo quy định của Nghị định này.
Hộ kinh doanh không phải là doanh nghiệp nhưng vẫn có tư cách pháp lý để ký hợp đồng, xuất hóa đơn và thực hiện nghĩa vụ thuế. Khác với công ty, hộ kinh doanh có thủ tục thành lập đơn giản, quản lý gọn nhẹ và phù hợp với các mô hình nhỏ lẻ như:
- Mở quán ăn sáng, quán cafe, quán trà sữa
- Cửa hàng tạp hóa, tiệm nail, tiệm cắt tóc
- Kinh doanh online qua Facebook, TikTok, Shopee, Lazada…
Nếu bạn kinh doanh ở quy mô nhỏ – vốn ít – nhân sự gọn nhẹ và muốn hợp pháp hóa hoạt động để yên tâm bán hàng, hộ kinh doanh là lựa chọn phù hợp. Còn nếu định hướng phát triển lớn, cần kêu gọi đầu tư hoặc mở nhiều chi nhánh, công ty sẽ là phương án tối ưu hơn.
2. Điều kiện thành lập hộ kinh doanh mới nhất
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, để đăng ký hộ kinh doanh, bạn cần đáp ứng một số điều kiện pháp lý cơ bản. Đây là bước đầu tiên và quan trọng, vì nếu không đạt điều kiện, hồ sơ sẽ bị trả lại hoặc từ chối cấp giấy chứng nhận.
2.1 Ai được quyền đăng ký hộ kinh doanh?
- Cá nhân hoặc các thành viên trong cùng một hộ gia đình là công dân Việt Nam, từ đủ 18 tuổi, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
- Có thể do một cá nhân đứng tên hoặc nhiều thành viên cùng đăng ký, nhưng phải ủy quyền bằng văn bản cho một người làm chủ hộ kinh doanh (văn bản này phải công chứng hoặc chứng thực).
2.2 Ngành nghề, tên, trụ sở, vốn
- Ngành nghề kinh doanh: Không thuộc danh mục ngành nghề bị cấm đầu tư kinh doanh. Nếu thuộc ngành nghề có điều kiện, phải đáp ứng đủ điều kiện trước khi hoạt động.
- Tên hộ kinh doanh: Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với hộ kinh doanh khác trong phạm vi cấp xã, không dùng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục.
- Trụ sở: Có địa chỉ rõ ràng, thuộc quyền sở hữu hoặc sử dụng hợp pháp của hộ kinh doanh.
- Vốn: Không quy định mức vốn tối thiểu, nhưng nên kê khai sát thực tế để thuận tiện khi làm thủ tục vay vốn hoặc tham gia đấu thầu sau này.
2.3 Các trường hợp bị cấm thành lập
- Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù hoặc bị cấm hành nghề theo quyết định của tòa án.
- Người đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc hoặc cơ sở giáo dục bắt buộc.
- Cá nhân đã từng bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và chưa khắc phục vi phạm theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
2.4 Những trường hợp không bắt buộc đăng ký
Một số nhóm ngành và đối tượng không phải đăng ký hộ kinh doanh, bao gồm:
- Hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, làm muối.
- Người bán hàng rong, quà vặt, buôn chuyến, kinh doanh lưu động hoặc thời vụ có thu nhập thấp (mức thu nhập thấp do UBND cấp tỉnh quy định).
Lưu ý: Dù không bắt buộc, nếu muốn xuất hóa đơn, ký hợp đồng hoặc mở rộng hoạt động, bạn vẫn có thể đăng ký tự nguyện để hợp pháp hóa kinh doanh.
Xem thêm: Hộ kinh doanh nhỏ lẻ có phải nộp thuế không? Cách tính và quy định chi tiết
3. Hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh gồm những gì?
Theo khoản 2 Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh bao gồm:
a) Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh;
b) Bản sao văn bản ủy quyền của thành viên hộ gia đình cho một thành viên làm chủ hộ kinh doanh đối với trường hợp hộ kinh doanh do các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập. Văn bản ủy quyền này phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật.
Dưới đây là mẫu giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh theo Thông tư 43/2025/TT-BTC (Mới nhất):
4. Quy trình đăng ký hộ kinh doanh
Quy trình đăng ký hộ kinh doanh hiện nay khá đơn giản và được giải quyết nhanh nếu hồ sơ đầy đủ. Dưới đây là các bước thực hiện theo quy định mới.
4.1 Nơi nộp hồ sơ
- Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã (UBND xã, phường, thị trấn) nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh.
- Một số địa phương hỗ trợ nộp trực tuyến qua cổng dịch vụ công.
4.2 Các bước thực hiện
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Hoàn thiện toàn bộ giấy tờ theo checklist ở mục 3.
Bước 2: Nộp hồ sơ
- Nộp trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã hoặc qua dịch vụ công trực tuyến (nếu có).
- Nhận giấy biên nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.
Bước 3: Cơ quan đăng ký kiểm tra hồ sơ
- Trong 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (đồng thời là giấy chứng nhận đăng ký thuế).
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan sẽ ra thông báo bằng văn bản, nêu rõ lý do và yêu cầu sửa đổi/bổ sung.
Bước 4: Nhận giấy chứng nhận và bắt đầu hoạt động
Hộ kinh doanh được phép hoạt động ngay từ ngày ghi trên giấy chứng nhận hoặc từ ngày đăng ký bắt đầu hoạt động (nếu khác).
4.3 Lệ phí đăng ký
- Mức lệ phí do HĐND cấp tỉnh quyết định, thường dao động từ 100.000 – 300.000 đồng.
- Có thể nộp tiền mặt hoặc chuyển khoản theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận hồ sơ.
Lưu ý: Với ngành nghề kinh doanh có điều kiện (như ăn uống, karaoke, dịch vụ lưu trú…), sau khi nhận giấy chứng nhận, bạn cần hoàn thiện thêm các giấy phép con trước khi hoạt động.
5. Việc cần làm sau khi được cấp đăng ký kinh doanh
Sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, bạn đã đủ điều kiện để bắt đầu hoạt động. Tuy nhiên, để kinh doanh đúng luật và tránh rủi ro, cần thực hiện những việc sau kèm lưu ý quan trọng:
5.1. Thực hiện nghĩa vụ thuế
Một trong những thay đổi lớn từ 2026 là hộ kinh doanh chuyển từ hình thức thuế khoán sang kê khai là việc thực hiện nghĩa vụ thuế dựa trên doanh thu thực tế phát sinh. Điều này đòi hỏi hộ kinh doanh phải theo dõi, lưu trữ và kê khai doanh thu đầy đủ để đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế.
Hộ kinh doanh phải nộp những loại thuế nào?
Theo Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15, từ ngày 01/01/2026, thuế khoán và lệ phí môn bài đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chính thức được bãi bỏ.
Theo đó, hộ kinh doanh chủ yếu phải thực hiện nghĩa vụ đối với 2 loại thuế:
- Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
- Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Ngoài ra, một số ngành nghề đặc thù có thể phát sinh thêm các loại thuế khác như thuế bảo vệ môi trường hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt theo quy định của pháp luật.
Những hộ kinh doanh được miễn thuế
Theo các quy định mới của Luật Thuế GTGT và Luật Thuế TNCN sửa đổi, ngưỡng doanh thu được miễn nộp thuế đã được điều chỉnh từ 500 triệu đồng/năm lên 1 tỷ đồng/năm.
Điều này đồng nghĩa với việc:
- Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống được miễn thuế GTGT và thuế TNCN.
- Hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm phải thực hiện kê khai và nộp thuế theo quy định.
Chủ động quản lý doanh thu để kê khai chính xác
Khi không còn áp dụng thuế khoán, doanh thu thực tế trở thành căn cứ quan trọng để xác định nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh. Vì vậy, việc ghi nhận chính xác doanh thu bán hàng, hóa đơn phát hành và các giao dịch phát sinh là yếu tố cần được ưu tiên.
Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng giúp hộ kinh doanh tự động lưu trữ dữ liệu giao dịch, theo dõi doanh thu theo thời gian thực, quản lý hóa đơn điện tử và xuất báo cáo nhanh chóng. Nhờ đó, việc kê khai thuế trở nên đơn giản, minh bạch hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế với cơ quan nhà nước.
5.2 Hoàn thiện thủ tục bắt buộc
- Treo biển hiệu tại địa điểm kinh doanh (ghi rõ tên hộ, mã số thuế, địa chỉ).
- Đăng ký hóa đơn điện tử nếu cần xuất hóa đơn cho khách.
- Xin giấy phép con nếu ngành nghề yêu cầu (ví dụ: an toàn thực phẩm, PCCC).
- Lưu ý: Không treo biển hoặc không đăng ký hóa đơn khi cần đều có thể bị xử phạt.
5.3 Tránh lỗi phổ biến trong quá trình hoạt động
- Đặt tên hộ kinh doanh trùng trong phạm vi cấp xã hoặc gây nhầm lẫn → cần tra cứu tên trước khi đăng ký.
- Ngành nghề kinh doanh không phù hợp hoặc chưa đủ điều kiện → kiểm tra danh mục ngành nghề cấm/hạn chế trước khi hoạt động.
- Hồ sơ đăng ký ban đầu thiếu hoặc sai thông tin → luôn soát kỹ thông tin cá nhân và giấy tờ trước khi nộp.
- Không cập nhật thay đổi thông tin (địa chỉ, ngành nghề, chủ hộ) với cơ quan đăng ký → dễ bị xử phạt hoặc thu hồi giấy phép.
Vì vậy, ngay khi nhận giấy chứng nhận, hãy lập danh sách việc cần làm (thuế, biển hiệu, giấy phép con…) và hoàn thành trong 1–2 tuần đầu để tránh bỏ sót.
6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Bán hàng online có cần đăng ký hộ kinh doanh không?
Có. Nếu bạn bán hàng online thường xuyên và có mục đích sinh lợi, bạn vẫn phải đăng ký hộ kinh doanh theo quy định, kể cả khi không có cửa hàng vật lý.
Nhiều người cho rằng chỉ bán hàng trên Facebook, TikTok, Shopee hoặc livestream tại nhà thì không cần đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, pháp luật không căn cứ vào việc bạn bán online hay offline mà căn cứ vào tính chất hoạt động kinh doanh. Nếu việc bán hàng được thực hiện thường xuyên, liên tục và tạo ra doanh thu, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng phải đăng ký hộ kinh doanh.
Ví dụ:
- Bán quần áo trên TikTok Shop mỗi ngày.
- Kinh doanh mỹ phẩm qua Facebook và chốt hàng thường xuyên.
- Bán đồ ăn, đồ uống online qua các ứng dụng giao hàng.
- Livestream bán hàng nhiều lần mỗi tuần và có doanh thu ổn định.
Theo quy định hiện hành, cá nhân hoặc hộ gia đình kinh doanh thuộc diện phải đăng ký nhưng không thực hiện đăng ký hộ kinh doanh có thể bị xử phạt từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng. Ngoài việc nộp phạt, người vi phạm còn phải hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh nếu tiếp tục hoạt động.
Vì vậy, nếu bạn đang bán hàng online một cách thường xuyên và có doanh thu ổn định, nên chủ động đăng ký hộ kinh doanh để hoạt động hợp pháp, thuận lợi trong việc kê khai thuế, xuất hóa đơn điện tử và mở rộng kinh doanh sau này.
2. Doanh thu dưới 1 tỷ/năm có phải kê khai nộp thuế không?
Từ năm 2026, hộ kinh doanh có doanh thu từ hoạt động sản xuất, kinh doanh từ 1 tỷ đồng/năm trở xuống không phải nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
Tuy nhiên, không phải nộp thuế không đồng nghĩa với việc không phải kê khai hoặc theo dõi doanh thu.
Theo quy định mới, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm vẫn phải:
- Theo dõi và ghi chép doanh thu thực tế phát sinh trong năm.
- Lưu trữ hóa đơn, chứng từ, sao kê thanh toán và các giấy tờ liên quan.
- Thông báo doanh thu thực tế với cơ quan thuế chậm nhất vào ngày 31/01 của năm tiếp theo.
- Đăng ký hộ kinh doanh và mã số thuế nếu thuộc đối tượng phải đăng ký theo quy định.
Ngoài ra, nếu trong năm doanh thu thực tế vượt ngưỡng 1 tỷ đồng, hộ kinh doanh phải thực hiện kê khai và nộp thuế từ quý phát sinh doanh thu vượt ngưỡng. Trường hợp không theo dõi sát doanh thu hoặc không kê khai kịp thời có thể bị truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và xử phạt vi phạm hành chính.
Vì vậy, dù được miễn thuế, hộ kinh doanh vẫn nên quản lý doanh thu chặt chẽ để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh các rủi ro về thuế trong tương lai.
3. Không đăng ký hộ kinh doanh có bị phạt không?
Có. Nếu thuộc đối tượng bắt buộc đăng ký mà không thực hiện, bạn có thể bị xử phạt hành chính và buộc dừng kinh doanh. Theo Điều 62 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, mức phạt từ 5 – 10 triệu đồng cho hành vi không đăng ký khi thuộc diện bắt buộc.
4. Có thể chuyển đổi hộ kinh doanh thành công ty không?
Hoàn toàn có thể. Bạn chỉ cần làm thủ tục giải thể hộ kinh doanh và thành lập công ty mới theo Luật Doanh nghiệp. Việc chuyển đổi này phù hợp khi bạn muốn mở rộng quy mô, huy động vốn hoặc hoạt động chuyên nghiệp hơn.
Đăng ký hộ kinh doanh là bước quan trọng để hợp pháp hóa hoạt động, giúp bạn yên tâm kinh doanh, dễ dàng mở rộng và tuân thủ quy định pháp luật. Với Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thủ tục hiện nay đã được đơn giản hóa, thời gian xử lý nhanh hơn và rõ ràng hơn về đối tượng miễn đăng ký, miễn thuế.
Nếu bạn đang kinh doanh ở quy mô nhỏ, vốn ít, nhân sự gọn nhẹ thì hộ kinh doanh là lựa chọn phù hợp, vừa tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo tính pháp lý. Hãy:
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu
- Nắm rõ điều kiện và quy định mới nhất
- Hoàn tất các thủ tục sau khi được cấp giấy chứng nhận để tránh vi phạm
Xem thêm: Thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp: Hồ sơ, quy trình và những lưu ý quan trọng
Đăng ký hộ kinh doanh không chỉ là bước đầu để hoạt động kinh doanh hợp pháp mà còn giúp bạn thuận lợi hơn trong việc kê khai thuế, xuất hóa đơn điện tử và mở rộng quy mô kinh doanh về sau. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, nắm rõ quy trình thực hiện và các quy định mới sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót trong quá trình đăng ký.
Sau khi hoàn tất thủ tục, nhiều hộ kinh doanh thường gặp khó khăn trong việc quản lý bán hàng, kiểm soát doanh thu, xuất hóa đơn điện tử và thực hiện các nghĩa vụ thuế theo quy định. Để đơn giản hóa toàn bộ quy trình vận hành, bạn có thể tham khảo bộ giải pháp quản lý kinh doanh của Sapo gồm phần mềm quản lý bán hàng, hóa đơn điện tử Sapo Invoice, chữ ký số HSM và các công cụ hỗ trợ bán hàng đa kênh. Giải pháp giúp hộ kinh doanh dễ dàng quản lý doanh thu, hàng hóa, khách hàng, đồng thời đáp ứng các yêu cầu về hóa đơn, chứng từ theo quy định hiện hành.
Liên hệ Sapo ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn và bắt đầu hành trình kinh doanh chuyên nghiệp, hiệu quả hơn.
