Thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp: Hồ sơ, quy trình và những lưu ý quan trọng

Chuyển đổi lên doanh nghiệp giúp hộ có pháp lý rõ ràng hơn, dễ tiếp cận vốn và xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp. Tuy nhiên, câu hỏi khiến nhiều chủ hộ băn khoăn là: “Thủ tục chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp gồm những bước nào? Cần chuẩn bị hồ sơ gì và mất bao lâu?”... Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết và dễ hiểu nhất để bạn chuyển đổi đúng quy định ngay từ lần đầu.

1. Căn cứ pháp lý và điều kiện chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp

1.1. Căn cứ pháp lý

Việc chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp được thực hiện theo quy định tại:

• Luật Doanh nghiệp 2020
• Nghị định số 168/2025/NĐ-CP ngày 30/6/2025 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp

Theo Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, khi hộ kinh doanh có nhu cầu tiếp tục hoạt động dưới mô hình doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải:

Đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính.

1.2. Điều kiện để được chuyển đổi

Hộ kinh doanh được phép chuyển đổi sang doanh nghiệp khi đáp ứng các điều kiện:

• Hộ kinh doanh đang hoạt động hợp pháp, có đăng ký hộ kinh doanh và mã số thuế.
• Chủ hộ kinh doanh là người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp (trừ trường hợp chuyển sang mô hình nhiều thành viên góp vốn).
• Có hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo mẫu quy định (kèm Điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông nếu có).
• Thực hiện nghĩa vụ về thuế và các nghĩa vụ tài chính liên quan trước khi chấm dứt hộ kinh doanh.

Sau khi hoàn tất thủ tục, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và doanh nghiệp được phép bắt đầu hoạt động.

2. Hồ sơ cần chuẩn bị khi chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp

Khi chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Tùy từng loại hình doanh nghiệp đăng ký, hộ kinh doanh chuyển đổi cần chuẩn bị những giấy tờ cụ thể khác nhau. 

Dưới đây là “checklist” đầy đủ hồ sơ cần chuẩn bị: 

3. Quy trình xác nhận hồ sơ đăng ký lên doanh nghiệp từ hộ kinh doanh

Sau khi hộ kinh doanh nộp hồ sơ và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước sẽ xử lý việc chấm dứt hộ kinh doanh cũ theo quy trình rõ ràng, quy định tại Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP: 

3.1. Bước 1: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh chuyển thông tin

Trong 02 ngày làm việc kể từ ngày doanh nghiệp mới được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ gửi thông tin sang Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã, nơi hộ kinh doanh cũ đặt trụ sở.

3.2. Bước 2: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã thực hiện thông báo

• Gửi thông tin cho Cơ quan thuế để kiểm tra nghĩa vụ thuế của hộ kinh doanh
• Đăng thông báo “hộ kinh doanh đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động” trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
• Cập nhật trạng thái hộ kinh doanh sang “đang làm thủ tục chấm dứt”

3.3. Bước 3: Cơ quan thuế xác nhận nghĩa vụ thuế

Cơ quan thuế kiểm tra và xác nhận hộ kinh doanh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế sau đó gửi lại thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã

3.4. Bước 4: Chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh hoàn toàn

Trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận thông tin từ cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã cập nhật trạng thái sang “đã chấm dứt hoạt động” trên hệ thống đăng ký hộ kinh doanh. Kết quả cuối cùng là hộ kinh doanh cũ chấm dứt và doanh nghiệp mới chính thức hoạt động.

4. Hướng dẫn 6 bước chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

4.1. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp

Chuẩn bị hồ sơ theo loại hình doanh nghiệp mà bạn lựa chọn như công ty cổ phần, công ty TNHH, công ty tư nhân…

Hồ sơ chuẩn bị gồm giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và hồ sơ riêng theo từng loại hình đã chia sẻ tại mục trên.

4.2. Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Bạn có thể chọn một trong hai cách:

4.3. Nhận kết quả xử lý hồ sơ

• Phòng Đăng ký kinh doanh kiểm tra và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GCNĐKDN) nếu hồ sơ hợp lệ.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký gửi văn bản yêu cầu sửa đổi/bổ sung.

Thời gian xử lý: 05 - 07 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ.

4.4. Chấm dứt hộ kinh doanh

Theo Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP: Trong 02 ngày làm việc kể từ khi cấp GCNĐKDN, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ gửi thông tin sang cơ quan quản lý để chấm dứt hộ kinh doanh. Vì vậy, hộ kinh doanh không cần nộp thêm hồ sơ tách biệt để chấm dứt.

4.5. Bước 5: Đăng bố cáo thông tin doanh nghiệp

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp GCNĐKDN, doanh nghiệp phải đăng bố cáo thành lập trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

4.6. Bước 6: Thực hiện các thủ tục sau đăng ký

• Đăng ký thuế, nộp tờ khai thuế ban đầu
• Mở tài khoản ngân hàng, thông báo tài khoản
• Khắc dấu và công bố mẫu dấu (nếu có)

5. Lưu ý quan trọng khi chuyển đổi hộ kinh doanh lên doanh nghiệp

Khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp, chủ hộ cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau để tránh rủi ro pháp lý và nghĩa vụ thuế phát sinh:

• Sai ngành nghề kinh doanh: Không tra cứu và đăng ký đúng mã ngành theo VSIC (Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sẽ dẫn đến hồ sơ bị từ chối hoặc khiển trách sau này. 
• Không công bố thông tin doanh nghiệp mới: Sau khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, bắt buộc phải công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc bỏ qua bước này có thể bị phạt hành chính theo quy định.
• Thời hạn và hồ sơ cần chuẩn bị: Chủ hộ cần đảm bảo hồ sơ đầy đủ, chính xác và thực hiện trong thời hạn pháp lý để tránh chậm trễ, phạt hoặc phải nộp bổ sung tài liệu sau này.

Xem thêm những câu hỏi thường gặp khi chuyển hộ kinh doanh lên doanh nghiệp để bứt tốc và chuyển đổi nhanh, đúng quy định. 

Chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang doanh nghiệp là bước quan trọng giúp mở rộng quy mô, chuyên nghiệp hóa hoạt động và tuân thủ pháp luật. Để tránh sai sót, chủ hộ nên chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, đăng ký đúng ngành nghề, thực hiện thủ tục tạm ngừng hộ kinh doanh cũ và công bố thông tin doanh nghiệp mới.

Đồng thời, để quản lý bán hàng và hóa đơn dễ dàng hơn sau khi chuyển đổi, bạn có thể sử dụng:

• Sapo Invoice - phần mềm xuất hóa đơn điện tử trực tiếp từ máy tính tiền, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tuân thủ thuế.
• Sapo Accounting - phần mềm kế toán cung cấp đầy đủ  các nghiệp vụ theo chế độ kế toán hiện hành, đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành. 

Đồng hành cùng cộng đồng kinh doanh chuyển đổi số toàn diện, Sapo miễn phí phần mềm Sapo Accounting cho 230,000 khách hàng đang sử dụng phần mềm bán hàng Sapo. Đồng thời, các khách hàng mua mới phần mềm cũng được hưởng trọn vẹn ưu đãi này.