Bạn đang muốn mở quán cà phê, bán hàng online hay làm dịch vụ tự do và nghe nói cần phải có “giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh”? Đây là thủ tục pháp lý quan trọng giúp bạn kinh doanh hợp pháp, tránh bị xử phạt và dễ dàng mở tài khoản ngân hàng, kê khai thuế hay bán trên các sàn thương mại điện tử. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ A–Z: điều kiện cấp, quy trình đăng ký, chi phí, thời gian xử lý, tải mẫu đơn mới nhất và giải đáp các thắc mắc thường gặp – giúp bạn tự tin hoàn tất thủ tục ngay từ lần đầu.
1. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là gì?
Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là văn bản pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp nhằm xác nhận một cá nhân, hộ gia đình được phép hoạt động kinh doanh hợp pháp tại Việt Nam dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể.
Hộ kinh doanh cá thể là loại hình phù hợp với:
- Các cá nhân hoặc hộ gia đình mở quán ăn, tiệm cà phê, cửa hàng tạp hóa, salon tóc, spa,...
- Người bán hàng online, kinh doanh nhỏ lẻ trên mạng xã hội hoặc sàn TMĐT.
- Freelancer, người làm dịch vụ tại nhà (dạy học, viết content, thiết kế,...).
Dù không phải là “doanh nghiệp”, hộ kinh doanh vẫn chịu sự quản lý của nhà nước và cần đăng ký theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 01/2021/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.
Việc có giấy chứng nhận giúp bạn hoạt động hợp pháp, kê khai thuế minh bạch, dễ dàng mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, ký hợp đồng và xây dựng thương hiệu uy tín hơn.
2. Điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2025), cá nhân, nhóm cá nhân hoặc hộ gia đình muốn đăng ký hộ kinh doanh cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Là công dân Việt Nam từ đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật.
- Không đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên hợp danh của công ty hợp danh.
- Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một hộ kinh doanh trên phạm vi toàn quốc.
- Có địa điểm kinh doanh rõ ràng, hợp pháp, cố định, phù hợp với quy hoạch và không gây ảnh hưởng đến môi trường xung quanh.
- Ngành nghề kinh doanh không thuộc danh mục cấm đầu tư kinh doanh theo quy định của Luật Đầu tư. Nếu là ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý kèm theo (giấy phép, chứng chỉ hành nghề...).
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký theo đúng mẫu ban hành kèm theo Nghị định, bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân của người đăng ký (CMND/CCCD/hộ chiếu).
- Hợp đồng thuê, mượn địa điểm kinh doanh (nếu không phải chủ sở hữu).
- Giấy ủy quyền kèm theo giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền (nếu có).
Việc nắm rõ và đáp ứng đầy đủ các điều kiện này là bước quan trọng giúp quá trình đăng ký hộ kinh doanh diễn ra thuận lợi, tránh tình trạng bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ nhiều lần.
3. Mẫu giấy và nơi tải nhanh Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh
Để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, người đăng ký cần nộp Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh – đây là biểu mẫu hành chính bắt buộc theo quy định tại Phụ lục I-1 ban hành kèm theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Nội dung chính của mẫu giấy đề nghị bao gồm:
- Thông tin cá nhân hoặc đại diện hộ kinh doanh
- Tên hộ kinh doanh dự kiến đăng ký
- Địa chỉ địa điểm kinh doanh
- Ngành, nghề kinh doanh
- Vốn đăng ký
- Số lượng lao động
- Thông tin đại diện (nếu là nhóm người/hộ gia đình)
Đây là văn bản phải kê khai chính xác, rõ ràng vì sẽ là căn cứ để cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận và quản lý sau này.
Xem thêm: Đăng ký hộ kinh doanh: thủ tục, hồ sơ, lưu ý [Cập nhật 2025]
Lưu ý khi điền mẫu:
- Viết rõ ràng bằng chữ in hoặc chữ viết tay, không viết tắt, không tẩy xóa.
- Nếu là hộ gia đình, cần có giấy ủy quyền của các thành viên và chữ ký xác nhận.
- Mã ngành nghề cần kê khai theo hệ thống mã ngành cấp bốn, có thể tra cứu tại dangkykinhdoanh.gov.vn.
Hãy đảm bảo mẫu đơn được điền đúng và đủ trước khi nộp hồ sơ, tránh bị trả lại vì lỗi kỹ thuật nhỏ.
4. Quy trình đăng ký hộ kinh doanh từ A đến Z (Online & Trực tiếp)
Tùy theo từng địa phương, người đăng ký có thể lựa chọn đăng ký trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc nộp hồ sơ online qua Cổng dịch vụ công. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho cả hai hình thức:
1. Đăng ký trực tiếp tại bộ phận một cửa
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu mới nhất – Nghị định 168/2025/NĐ-CP).
- Bản sao CCCD/CMND/hộ chiếu của người đăng ký.
- Hợp đồng thuê/mượn địa điểm kinh doanh (nếu không phải chủ sở hữu).
- Giấy ủy quyền kèm bản sao CCCD của người được ủy quyền (nếu có).
Bước 2: Nộp hồ sơ tại:
Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc UBND quận/huyện nơi đặt địa điểm kinh doanh
Bước 3: Nhận giấy biên nhận và chờ xử lý
- Thời gian xử lý thông thường: 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ thông báo để bổ sung trong vòng 5 ngày làm việc.
Bước 4: Nhận kết quả
Nếu hồ sơ được duyệt, người đăng ký sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh.
2. Đăng ký hộ kinh doanh online
Bước 1: Truy cập Cổng dịch vụ công cấp tỉnh hoặc Cổng Dịch vụ công Quốc gia:
- https://dichvucong.gov.vn
- Hoặc website dịch vụ công của địa phương bạn sinh sống.
Bước 2: Đăng ký/đăng nhập tài khoản công dân điện tử
Có thể đăng nhập bằng tài khoản CCCD gắn chip (VNeID) hoặc số điện thoại.
Bước 3: Tìm mục “Đăng ký hộ kinh doanh cá thể”
Chọn cơ quan tiếp nhận hồ sơ là Phòng Tài chính – Kế hoạch cấp quận/huyện.
Bước 4: Khai báo thông tin và tải lên hồ sơ điện tử
Tải mẫu giấy đề nghị, điền đầy đủ và upload bản scan cùng giấy tờ tùy thân, hợp đồng thuê địa điểm, giấy ủy quyền (nếu có).
Bước 5: Theo dõi và phản hồi
- Trong quá trình xử lý hồ sơ, bạn có thể nhận thông báo yêu cầu bổ sung qua email/SMS.
- Sau khi được duyệt, bạn có thể nhận kết quả qua bưu điện hoặc đến nhận trực tiếp.
Một số lưu ý quan trọng khi đăng ký:
- Địa chỉ kinh doanh phải chính xác, trùng khớp với giấy tờ chứng minh địa điểm.
- Ngành nghề kinh doanh cần kê khai đúng mã ngành (tra cứu tại dangkykinhdoanh.gov.vn).
- Nên in và giữ lại giấy biên nhận hoặc mã hồ sơ để tra cứu tiến độ xử lý.
Việc lựa chọn hình thức đăng ký phù hợp sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và hoàn tất thủ tục nhanh chóng.
5. Chi phí, thời gian xử lý và những lưu ý cần biết
Khi đăng ký hộ kinh doanh cá thể, người nộp hồ sơ cần chuẩn bị trước một số khoản lệ phí và thời gian xử lý cụ thể để chủ động trong quá trình hoàn tất thủ tục.
1. Chi phí đăng ký hộ kinh doanh
Tùy theo địa phương, chi phí có thể dao động nhẹ, nhưng nhìn chung bao gồm:
- Lệ phí đăng ký hộ kinh doanh: từ 50.000 – 100.000 đồng (theo quy định địa phương)
- Phí khắc dấu (nếu có): từ 200.000 – 500.000 đồng tùy theo loại dấu và đơn vị khắc.
- Phí mở tài khoản ngân hàng (nếu cần): một số ngân hàng yêu cầu số dư tối thiểu từ 1 triệu đồng trở lên.
- Phí dịch vụ (nếu thuê bên thứ ba thực hiện): từ 300.000 – 1.000.000 đồng tùy gói dịch vụ.
Lưu ý: Nhiều địa phương hiện nay đã miễn lệ phí đăng ký hộ kinh doanh lần đầu để hỗ trợ hộ kinh doanh khởi nghiệp. Bạn nên kiểm tra thông báo tại UBND cấp huyện nơi đăng ký.
Xem thêm: Lệ phí đăng ký hộ kinh doanh hết bao nhiêu tiền? Cập nhật quy định mới nhất
2. Thời gian xử lý hồ sơ
- Thời gian xử lý tiêu chuẩn: trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan đăng ký nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, bạn sẽ được thông báo bằng văn bản hoặc qua cổng thông tin để điều chỉnh trong 05 ngày làm việc.
3. Những lưu ý quan trọng cần ghi nhớ
- Địa điểm kinh doanh không được vi phạm quy hoạch hoặc gây ảnh hưởng môi trường.
- Tên hộ kinh doanh không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với hộ kinh doanh khác đã đăng ký trên cùng địa bàn.
- Hồ sơ phải điền đầy đủ, chính xác – đặc biệt phần ngành nghề và mã ngành.
- Nếu có thay đổi thông tin sau khi đăng ký (địa chỉ, ngành nghề, vốn…), bạn phải thông báo điều chỉnh trong thời hạn quy định.
- Hộ kinh doanh sau khi hoạt động sẽ phải kê khai thuế khoán hàng tháng hoặc quý theo quy định của Chi cục Thuế.
Việc nắm rõ chi phí và thời gian xử lý không chỉ giúp bạn lên kế hoạch kinh doanh chủ động, mà còn tránh phát sinh sai sót không đáng có trong quá trình hoàn tất thủ tục pháp lý ban đầu.
6. Giá trị pháp lý và quyền lợi khi có Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần, mà còn mang lại nhiều giá trị pháp lý và quyền lợi thiết thực cho người kinh doanh cá thể.
1. Giá trị pháp lý
- Xác lập tư cách pháp lý cho hộ kinh doanh: Đây là căn cứ để chứng minh hoạt động kinh doanh của bạn là hợp pháp và được Nhà nước công nhận.
- Cơ sở để thực hiện nghĩa vụ thuế: Sau khi đăng ký, hộ kinh doanh sẽ được cấp mã số thuế, tạo điều kiện thuận lợi trong việc kê khai, nộp thuế và tiếp cận các chính sách thuế phù hợp.
- Chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh và ngành nghề hợp lệ: Rất cần thiết khi làm việc với ngân hàng, sàn thương mại điện tử, đơn vị vận chuyển, đối tác,...
2. Những quyền lợi đáng chú ý khi có Giấy chứng nhận
- Được mở tài khoản ngân hàng mang tên hộ kinh doanh, phục vụ hoạt động thanh toán, giao dịch với khách hàng và đối tác.
- Được cấp hóa đơn bán hàng, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử nếu cần.
- Được đăng ký gian hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki… theo yêu cầu pháp lý hiện hành.
- Có thể ký hợp đồng, tham gia đấu thầu, hợp tác kinh doanh, mở rộng quy mô một cách minh bạch.
- Tiếp cận các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh do địa phương hoặc nhà nước ban hành, như: hỗ trợ vốn, ưu đãi thuế, tập huấn kỹ năng, v.v.
Việc có Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không chỉ giúp bạn hoạt động đúng luật, mà còn nâng cao uy tín, tăng tính chuyên nghiệp và mở ra cơ hội phát triển lâu dài.
7. Những trường hợp đặc biệt: Thu hồi, cấp lại và xử lý sai sót trong Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
Trong quá trình hoạt động, hộ kinh doanh có thể gặp các tình huống như bị thu hồi giấy chứng nhận, bị mất, hư hỏng hoặc phát hiện sai sót trong thông tin đăng ký. Việc nắm rõ cách xử lý những trường hợp này sẽ giúp bạn chủ động khắc phục, tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
1. Các trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
Theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền thu hồi Giấy chứng nhận trong các trường hợp sau:
- Hộ kinh doanh ngừng hoạt động kinh doanh liên tục từ 6 tháng trở lên mà không thông báo với cơ quan có thẩm quyền.
- Cung cấp thông tin giả mạo, gian dối trong hồ sơ đăng ký.
- Sử dụng địa điểm kinh doanh không hợp pháp hoặc vi phạm quy định về ngành nghề kinh doanh.
- Có quyết định thu hồi từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền do vi phạm pháp luật nghiêm trọng.
Trước khi bị thu hồi, cơ quan chức năng sẽ gửi thông báo bằng văn bản để hộ kinh doanh có cơ hội giải trình và bổ sung hồ sơ nếu cần.
2. Trường hợp cấp lại Giấy chứng nhận
Hộ kinh doanh được quyền đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận trong các trường hợp:
- Giấy chứng nhận bị mất, cháy, hư hỏng, rách, mờ thông tin.
- Có thay đổi nội dung như: tên hộ kinh doanh, ngành nghề, địa điểm, vốn, người đại diện...
Thủ tục cấp lại hoặc điều chỉnh thông tin gồm:
- Đơn đề nghị cấp lại hoặc điều chỉnh thông tin (theo mẫu).
- Giấy tờ tùy thân của người đăng ký.
- Giấy chứng nhận cũ (nếu còn).
- Hồ sơ chứng minh lý do điều chỉnh (nếu có).
Sau khi kiểm tra, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp lại hoặc điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận trong vòng 3 ngày làm việc.
3. Xử lý khi giấy chứng nhận có sai sót
Trong một số trường hợp, Giấy chứng nhận được cấp nhưng chứa thông tin sai lệch do lỗi nhập liệu hoặc sai từ phía người đăng ký, bạn cần:
- Nộp đơn đề nghị chỉnh sửa thông tin kèm theo bản sao hồ sơ gốc.
- Bổ sung tài liệu làm rõ nội dung sai sót (nếu cần).
- Gửi đến Phòng Tài chính – Kế hoạch nơi đã cấp Giấy chứng nhận.
Càng phát hiện và xử lý sớm thì việc điều chỉnh càng dễ dàng, tránh ảnh hưởng đến các hoạt động liên quan như mở tài khoản, giao dịch với đối tác, nộp thuế,...
8. Câu hỏi thường gặp khi đăng ký hộ kinh doanh (FAQ)
Phần này tổng hợp các thắc mắc phổ biến nhất mà người chuẩn bị đăng ký hộ kinh doanh thường gặp, giúp bạn giải tỏa băn khoăn nhanh chóng mà không cần tra cứu ở nhiều nơi khác.
1. Tôi đang bán hàng online tại nhà, có bắt buộc phải đăng ký hộ kinh doanh không?
Nếu bạn kinh doanh thường xuyên, có thu nhập ổn định, thì có nghĩa vụ đăng ký hộ kinh doanh. Đây là căn cứ để Nhà nước quản lý thuế và đảm bảo bạn hoạt động đúng quy định. Việc không đăng ký có thể bị xử phạt hành chính nếu bị kiểm tra.
2. Có thể đăng ký hộ kinh doanh tại nhà thuê không?
Có. Bạn cần có hợp đồng thuê nhà hợp pháp và được sự đồng ý bằng văn bản của chủ nhà cho phép sử dụng địa điểm đó để kinh doanh.
3. Mỗi người có thể đăng ký nhiều hộ kinh doanh không?
Không. Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, mỗi cá nhân chỉ được thành lập một hộ kinh doanh trên toàn quốc.
4. Có cần mở tài khoản ngân hàng riêng cho hộ kinh doanh không?
Không bắt buộc, nhưng nên mở để dễ dàng quản lý tài chính, nhận thanh toán, và làm việc với sàn thương mại điện tử hoặc đơn vị vận chuyển.
5. Sau khi đăng ký, tôi phải nộp những loại thuế gì?
Hộ kinh doanh thường nộp 2 loại thuế chính:
- Thuế môn bài: theo mức doanh thu.
- Thuế khoán (thuế GTGT và TNCN): được ấn định theo ngành nghề và doanh thu ước tính.
Việc kê khai, nộp thuế sẽ được hướng dẫn cụ thể bởi Chi cục Thuế nơi bạn đăng ký kinh doanh.
6. Có thể nhờ người khác đi đăng ký hộ không?
Có. Bạn cần làm giấy ủy quyền hợp lệ, kèm theo bản sao giấy tờ tùy thân của cả hai bên.
7. Có thể đăng ký hộ kinh doanh online 100% không cần đến trực tiếp không?
Tùy theo địa phương. Một số tỉnh/thành phố đã cho phép nộp hồ sơ online và trả kết quả qua bưu điện, nhưng một số nơi vẫn yêu cầu đến nộp hồ sơ giấy hoặc đối chiếu bản gốc.
Việc sở hữu Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn tạo nền tảng vững chắc để mở rộng hoạt động kinh doanh một cách bền vững, chuyên nghiệp và minh bạch. Với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này — từ điều kiện, hồ sơ, quy trình, mẫu đơn, chi phí cho đến quyền lợi pháp lý — bạn hoàn toàn có thể tự tin thực hiện thủ tục đăng ký ngay từ lần đầu mà không gặp trở ngại nào
