Bạn đang muốn mở quán cà phê, bán hàng online hay làm dịch vụ tự do và nghe nói cần phải có “giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh”? Đây là thủ tục pháp lý quan trọng giúp bạn kinh doanh hợp pháp, tránh bị xử phạt và dễ dàng mở tài khoản ngân hàng, kê khai thuế hay bán trên các sàn thương mại điện tử. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từ A–Z: điều kiện cấp, quy trình đăng ký, chi phí, thời gian xử lý, tải mẫu đơn mới nhất và giải đáp các thắc mắc thường gặp – giúp bạn tự tin hoàn tất thủ tục ngay từ lần đầu.
1. Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là gì?
Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh là văn bản pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp nhằm xác nhận một cá nhân, hộ gia đình được phép hoạt động kinh doanh hợp pháp tại Việt Nam dưới hình thức hộ kinh doanh cá thể.
Hộ kinh doanh cá thể là loại hình phù hợp với:
- Các cá nhân hoặc hộ gia đình mở quán ăn, tiệm cà phê, cửa hàng tạp hóa, salon tóc, spa,...
- Người bán hàng online, kinh doanh nhỏ lẻ trên mạng xã hội hoặc sàn TMĐT.
- Freelancer, người làm dịch vụ tại nhà (dạy học, viết content, thiết kế,...).
Dù không phải là “doanh nghiệp”, hộ kinh doanh vẫn chịu sự quản lý của nhà nước và cần đăng ký theo quy định pháp luật hiện hành. Đặc biệt, từ ngày 01/7/2025, việc đăng ký hộ kinh doanh được điều chỉnh thống nhất tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP (thay thế các quy định trước đây trong Nghị định 01/2021/NĐ-CP).
Việc có giấy chứng nhận giúp bạn hoạt động hợp pháp, kê khai thuế minh bạch, dễ dàng mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, ký hợp đồng và xây dựng thương hiệu uy tín hơn.
2. Điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2025), cá nhân, nhóm cá nhân hoặc hộ gia đình muốn đăng ký hộ kinh doanh cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Là công dân Việt Nam từ đủ 18 tuổi trở lên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật.
- Không đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên hợp danh của công ty hợp danh.
- Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một hộ kinh doanh trên phạm vi toàn quốc.
- Có địa điểm kinh doanh rõ ràng, hợp pháp, cố định, phù hợp với quy hoạch và không gây ảnh hưởng đến môi trường xung quanh.
- Ngành nghề kinh doanh không thuộc danh mục cấm đầu tư kinh doanh theo quy định của Luật Đầu tư. Nếu là ngành nghề kinh doanh có điều kiện thì phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý kèm theo (giấy phép, chứng chỉ hành nghề...).
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký theo đúng mẫu ban hành kèm theo Nghị định, bao gồm:
- Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh.
- Bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân của người đăng ký (CMND/CCCD/hộ chiếu).
- Hợp đồng thuê, mượn địa điểm kinh doanh (nếu không phải chủ sở hữu).
- Giấy ủy quyền kèm theo giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền (nếu có).
Việc nắm rõ và đáp ứng đầy đủ các điều kiện này là bước quan trọng giúp quá trình đăng ký hộ kinh doanh diễn ra thuận lợi, tránh tình trạng bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ nhiều lần.
3. Quy trình cấp giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
Bạn có giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, hộ kinh doanh cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ gồm: Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh và văn bản ủy quyền (nếu có).
- Bước 2: Nộp hồ sơ trực tiếp tại UBND xã hoặc online tại dichvucong.gov.vn.
- Bước 3: Nhận giấy biên nhận và theo dõi xử lý (thông thường trong vòng 3 ngày làm việc; nếu hồ sơ thiếu sẽ có thông báo bổ sung trong 5 ngày).
- Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế.
Xem thêm: Đăng ký hộ kinh doanh: Thủ tục, Hồ sơ, Lưu ý [Cập nhật 2025]
Chi phí & thời gian:
- Lệ phí đăng ký: 50.000 – 100.000 đồng (nhiều địa phương miễn phí lần đầu).
- Thời gian xử lý: tối đa 3 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
Lưu ý quan trọng:
- Tên hộ kinh doanh không được trùng trong phạm vi xã, gây nhầm lẫn hoặc vi phạm thuần phong mỹ tục.
- Địa điểm kinh doanh phải đúng quy hoạch, không thuộc khu vực cấm.
- Hồ sơ kê khai đầy đủ, chính xác; thay đổi thông tin sau này phải báo UBND trong vòng 10 ngày.
- Sau khi được cấp giấy chứng nhận, hộ kinh doanh cần liên hệ cơ quan thuế để thực hiện nghĩa vụ thuế khoán hoặc kê khai theo quy định.
4. Giá trị pháp lý và quyền lợi khi có Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần, mà còn mang lại nhiều giá trị pháp lý và quyền lợi thiết thực cho người kinh doanh cá thể.
1. Giá trị pháp lý
- Xác lập tư cách pháp lý cho hộ kinh doanh: Đây là căn cứ để chứng minh hoạt động kinh doanh của bạn là hợp pháp và được Nhà nước công nhận.
- Cơ sở để thực hiện nghĩa vụ thuế: Sau khi đăng ký, hộ kinh doanh sẽ được cấp mã số thuế, tạo điều kiện thuận lợi trong việc kê khai, nộp thuế và tiếp cận các chính sách thuế phù hợp.
- Chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh và ngành nghề hợp lệ: Rất cần thiết khi làm việc với ngân hàng, sàn thương mại điện tử, đơn vị vận chuyển, đối tác,...
2. Những quyền lợi đáng chú ý khi có Giấy chứng nhận
- Được mở tài khoản ngân hàng mang tên hộ kinh doanh, phục vụ hoạt động thanh toán, giao dịch với khách hàng và đối tác.
- Được đăng ký gian hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki… theo yêu cầu pháp lý hiện hành.
- Có thể ký hợp đồng, tham gia đấu thầu, hợp tác kinh doanh, mở rộng quy mô một cách minh bạch.
- Tiếp cận các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh do địa phương hoặc nhà nước ban hành, như: hỗ trợ vốn, ưu đãi thuế, tập huấn kỹ năng, v.v.
Việc có Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không chỉ giúp bạn hoạt động đúng luật, mà còn nâng cao uy tín, tăng tính chuyên nghiệp và mở ra cơ hội phát triển lâu dài.
5. Những trường hợp đặc biệt: Thu hồi, cấp lại và xử lý sai sót trong Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
Trong quá trình hoạt động, hộ kinh doanh có thể gặp các tình huống như bị thu hồi giấy chứng nhận, bị mất, hư hỏng hoặc phát hiện sai sót trong thông tin đăng ký. Việc nắm rõ cách xử lý những trường hợp này sẽ giúp bạn chủ động khắc phục, tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
5.1. Các trường hợp bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
Theo quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền thu hồi Giấy chứng nhận trong các trường hợp sau:
- Hộ kinh doanh ngừng hoạt động kinh doanh liên tục từ 6 tháng trở lên mà không thông báo với cơ quan có thẩm quyền.
- Cung cấp thông tin giả mạo, gian dối trong hồ sơ đăng ký.
- Sử dụng địa điểm kinh doanh không hợp pháp hoặc vi phạm quy định về ngành nghề kinh doanh.
- Có quyết định thu hồi từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền do vi phạm pháp luật nghiêm trọng.
Trước khi bị thu hồi, cơ quan chức năng sẽ gửi thông báo bằng văn bản để hộ kinh doanh có cơ hội giải trình và bổ sung hồ sơ nếu cần.
5.2. Trường hợp cấp lại Giấy chứng nhận
Hộ kinh doanh được quyền đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận trong các trường hợp:
- Giấy chứng nhận bị mất, cháy, hư hỏng, rách, mờ thông tin.
- Có thay đổi nội dung như: tên hộ kinh doanh, ngành nghề, địa điểm, vốn, người đại diện...
Thủ tục cấp lại hoặc điều chỉnh thông tin gồm:
- Đơn đề nghị cấp lại hoặc điều chỉnh thông tin (theo mẫu).
- Giấy tờ tùy thân của người đăng ký.
- Giấy chứng nhận cũ (nếu còn).
- Hồ sơ chứng minh lý do điều chỉnh (nếu có).
Sau khi kiểm tra, nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp lại hoặc điều chỉnh thông tin trên Giấy chứng nhận trong vòng 3 ngày làm việc.
5.3. Xử lý khi giấy chứng nhận có sai sót
Trong một số trường hợp, Giấy chứng nhận được cấp nhưng chứa thông tin sai lệch do lỗi nhập liệu hoặc sai từ phía người đăng ký, bạn cần:
1. Chuẩn bị hồ sơ
- Đơn đề nghị chỉnh sửa, bổ sung thông tin.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh đã cấp.
- Tài liệu chứng minh hoặc hồ sơ gốc làm rõ nội dung sai sót (nếu có).
2. Nộp hồ sơ
Nộp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã (UBND xã, phường, thị trấn) nơi đã cấp Giấy chứng nhận.
3. Giải quyết hồ sơ
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã sẽ cấp lại Giấy chứng nhận đã được chỉnh sửa.
- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, trong vòng 05 ngày làm việc cơ quan đăng ký sẽ thông báo để bổ sung, hoàn thiện.
Càng phát hiện và xử lý sớm thì việc điều chỉnh càng dễ dàng, tránh ảnh hưởng đến các hoạt động liên quan như mở tài khoản, giao dịch với đối tác, nộp thuế,...
Việc sở hữu Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng quy định pháp luật, mà còn tạo nền tảng vững chắc để mở rộng hoạt động kinh doanh một cách bền vững, chuyên nghiệp và minh bạch. Với những hướng dẫn chi tiết trong bài viết này — từ điều kiện, hồ sơ, quy trình, mẫu đơn, chi phí cho đến quyền lợi pháp lý — bạn hoàn toàn có thể tự tin thực hiện thủ tục đăng ký ngay từ lần đầu mà không gặp trở ngại nào
