In hóa đơn điện tử là thao tác quen thuộc trong quá trình bán hàng – nhưng không phải ai cũng biết cách in đúng chuẩn, hợp pháp và tiết kiệm thời gian. Đặc biệt với hộ kinh doanh nhỏ, việc in sai mẫu, thiếu mã tra cứu hay không đúng định dạng có thể dẫn đến hóa đơn không hợp lệ. Trong bài viết này, Sapo sẽ hướng dẫn bạn cách in hóa đơn điện tử đơn giản nhất, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và phù hợp với mọi mô hình kinh doanh – từ cửa hàng nhỏ đến siêu thị mini, nhà hàng hay doanh nghiệp vừa.
1. In hóa đơn điện tử để làm gì? Có bắt buộc không?
Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt sau khi Nghị định 123 và Thông tư 78 chính thức có hiệu lực. Tuy nhiên, nhiều hộ kinh doanh, chủ cửa hàng vẫn còn lúng túng không biết khi nào cần in hóa đơn điện tử, bản in có cần ký – đóng dấu hay không và có giá trị pháp lý thế nào?
1.1. Khi nào cần in hóa đơn điện tử?
Theo quy định hiện hành, hóa đơn điện tử là hóa đơn hợp pháp nếu đã được ký số và lưu trữ đúng chuẩn. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh vẫn cần in bản thể hiện của hóa đơn điện tử, ví dụ:
- Cung cấp hóa đơn giấy cho khách hàng muốn lưu trữ
- Lưu trữ nội bộ tại cửa hàng, nhất là các điểm bán chưa quen dùng tra cứu online
- Xuất trình cho cơ quan chức năng khi có yêu cầu kiểm tra
1.2. In hóa đơn có bắt buộc không?
Không bắt buộc phải in hóa đơn điện tử trong mọi giao dịch. Tuy nhiên, nếu khách hàng yêu cầu hoặc cần lưu lại bản giấy để đối chiếu, thì bản in vẫn cần đảm bảo đúng định dạng, có đầy đủ mã tra cứu và các thông tin bắt buộc.
Với phần mềm bán hàng Sapo có tích hợp Sapo Invoice, bạn có thể in hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, không cần chuyển đổi hệ thống hay thao tác phức tạp. Mọi thông tin trên bản in đều tuân thủ đúng định dạng chuẩn theo quy định của Tổng cục Thuế.
1.3. Bản in có giá trị pháp lý không?
Bản in hóa đơn điện tử không phải bản chính thức và không thể thay thế hóa đơn gốc (tức file XML có ký số), nhưng vẫn được chấp nhận khi tra cứu thông tin giao dịch, đặc biệt nếu bản in có mã tra cứu và trùng khớp với dữ liệu đã gửi cơ quan thuế.
2. 3 cách in hóa đơn điện tử đơn giản, ai cũng làm được
Việc in hóa đơn điện tử giờ đây không còn phức tạp hay yêu cầu kỹ thuật cao. Tùy vào mô hình kinh doanh, bạn có thể lựa chọn một trong 3 cách sau để in hóa đơn nhanh chóng, đúng chuẩn và hợp lệ.
2.1. In từ phần mềm hóa đơn điện tử
Đây là cách phổ biến nhất, phù hợp với các cửa hàng, hộ kinh doanh doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm để phát hành hóa đơn điện tử. Với Sapo Invoice, bạn có thể in hóa đơn ngay sau khi phát hành chỉ với vài thao tác:
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Truy cập mục Quản lý hóa đơn
- Bước 2: Chọn hóa đơn đã phát hành muốn in
- Bước 3: Bấm nút “In bản thể hiện” hoặc “In bản chuyển đổi” tùy nhu cầu
- Bước 4: Xem trước bản in và gửi lệnh in đến máy in hóa đơn
Ưu điểm:
- In nhanh – đúng mẫu – đầy đủ thông tin
- Có mã tra cứu chuẩn theo quy định
- Hỗ trợ cả in đơn lẻ và in hàng loạt
Xem thêm: Cập nhật mới nhất về hóa đơn hộ kinh doanh từ 01/06/2025
2.2. In trực tiếp từ máy tính tiền hoặc máy POS
Với mô hình cửa hàng bán lẻ, quán ăn, quán cafe, việc in hóa đơn ngay sau khi thanh toán là cực kỳ quan trọng. Các máy POS bán hàng hiện đại tích hợp sẵn phần mềm và máy in hoá đơn, cho phép bạn:
- Tạo đơn – thanh toán – xuất hóa đơn – in hóa đơn trên cùng một thiết bị
- Không cần thao tác lại trên máy tính
- Hóa đơn in ra có mã tra cứu rõ ràng, đầy đủ thông tin người bán và người mua
Cách thực hiện:
- Hoàn tất đơn hàng tại quầy
- Hệ thống tự động xuất hóa đơn điện tử
- Bản thể hiện được in ngay từ máy in POS gắn kèm
Thích hợp cho: Tiệm tạp hóa, siêu thị mini, nhà hàng, trà sữa – nơi cần thao tác nhanh, gọn.
2.3. In từ file hóa đơn (PDF hoặc XML) đã ký số
Nếu bạn lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng file (PDF hoặc XML), vẫn có thể mở và in bản thể hiện để gửi khách hoặc lưu trữ.
Cách làm:
- Mở hóa đơn từ email gửi khách hoặc từ hệ thống lưu trữ
- Kiểm tra đầy đủ thông tin: mã số, ký hiệu, mã tra cứu
- In bằng máy in văn phòng hoặc máy in hóa đơn (khổ 58mm, 80mm…)
Lưu ý: Bản in từ file chỉ hợp lệ khi đúng nội dung gốc, không bị chỉnh sửa và có mã tra cứu rõ ràng.
Xem thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn Thông tư 78 mới nhất
3. Lưu ý quan trọng khi in hóa đơn điện tử
Không phải bản in nào của hóa đơn điện tử cũng hợp lệ. Để tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ đúng quy định, bạn cần nắm rõ những lưu ý dưới đây:
3.1. Phân biệt bản thể hiện và bản chuyển đổi
- Bản thể hiện: Là bản in từ hóa đơn điện tử gốc, dùng để đối chiếu hoặc lưu trữ nội bộ, không cần đóng dấu đỏ.
- Bản chuyển đổi: Là bản in có giá trị tương đương bản giấy, được sử dụng trong các trường hợp cần xuất trình cho cơ quan nhà nước hoặc khách hàng yêu cầu hóa đơn giấy.
Lưu ý: Phần mềm hoá đơn điện tử Sapo Invoice có hỗ trợ cả hai định dạng bản in, bạn chỉ cần chọn đúng mục “In bản thể hiện” hoặc “In bản chuyển đổi” khi thao tác.
3.2. Những lỗi thường gặp khi in hóa đơn
- In sai mẫu số, ký hiệu → Dễ bị cơ quan thuế từ chối
- Bản in thiếu mã tra cứu → Không thể xác minh trên cổng thuế
- Dùng mẫu hóa đơn cũ không cập nhật theo Nghị định mới → Không hợp lệ
Mẹo khắc phục: Luôn kiểm tra kỹ trước khi in, nên dùng phần mềm đã được Tổng cục Thuế công nhận như Sapo Invoice để tránh lỗi.
3.3. Tuân thủ quy định pháp lý mới nhất
Hiện nay, việc in hóa đơn điện tử cần tuân thủ các văn bản sau:
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP – hướng dẫn chung về hóa đơn, chứng từ
- Thông tư 78/2021/TT-BTC – quy định chi tiết về nội dung hóa đơn điện tử
- Nghị định 70/2025/NĐ-CP – cập nhật mới nhất về việc in và quản lý hóa đơn cho hộ kinh doanh nhỏ, siêu nhỏ
Việc chọn phần mềm uy tín, cập nhật kịp thời như Sapo Invoice sẽ giúp bạn tuân thủ đúng quy định, không lo sai phạm khi in hoặc lưu trữ hóa đơn.
4. Câu hỏi thường gặp khi in hóa đơn điện tử
4.1. In hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?
Không bắt buộc.
Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn đã được ký số hợp pháp, lưu trữ trên hệ thống và có mã tra cứu xác thực. Vì vậy, bản in không cần đóng dấu đỏ vẫn có thể sử dụng để đối chiếu hoặc gửi cho khách.
4.2. Hóa đơn điện tử in ra có giá trị như hóa đơn giấy không?
Có và không – tùy loại bản in:
- Nếu là bản chuyển đổi có ký xác nhận của người bán, bản in có thể dùng thay thế hóa đơn giấy để chứng minh giao dịch.
- Nếu chỉ là bản thể hiện, bản in không có giá trị pháp lý nhưng vẫn hữu ích để đối chiếu thông tin khi cần.
4.3. In hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có hợp lệ không?
Có, nếu:
- Phần mềm máy tính tiền được tích hợp hệ thống hóa đơn điện tử đúng chuẩn
- Hóa đơn đã được ký số và gửi dữ liệu lên Tổng cục Thuế
- Bản in có mã tra cứu, mã số thuế, thông tin người bán rõ ràng
Máy bán hàng Sapo S7 là ví dụ điển hình: sau mỗi giao dịch, hệ thống sẽ tự động phát hành hóa đơn điện tử, đồng thời in bản thể hiện ngay tại quầy, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng chuẩn pháp lý.
4.4. Mất bản in thì sao? Có cần in lại?
Không sao cả.
Hóa đơn điện tử vẫn được lưu trữ an toàn trên hệ thống phần mềm hoặc cổng dữ liệu của cơ quan thuế. Bạn có thể in lại bất kỳ lúc nào từ phần mềm như Sapo Invoice, chỉ cần biết mã hóa đơn hoặc thời gian giao dịch.
4.5. Có thể gửi bản in cho khách qua Zalo, email được không?
Có thể, nhưng nên ưu tiên gửi bản PDF gốc có ký số và mã tra cứu để đảm bảo chính xác và dễ tra cứu. Nếu khách vẫn yêu cầu bản in, bạn có thể in và gửi kèm khi giao hàng hoặc đưa trực tiếp tại cửa hàng.
In hóa đơn điện tử không còn là thao tác phức tạp như nhiều người nghĩ. Chỉ cần hiểu rõ sự khác nhau giữa bản thể hiện và bản chuyển đổi, lựa chọn đúng công cụ in và đảm bảo thông tin hợp lệ, bạn hoàn toàn có thể in hóa đơn nhanh chóng, đúng quy định – dù là hộ kinh doanh nhỏ hay cửa hàng bán lẻ.
Phần mềm hoá đơn điện tử Sapo Invoice là giải pháp tối ưu giúp bạn in hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm hoặc thiết bị tại quầy, đảm bảo tính hợp pháp – tiện lợi – tiết kiệm thời gian trong mọi tình huống kinh doanh. Bạn muốn in hóa đơn điện tử nhanh – đúng chuẩn – không rắc rối? Dùng ngay Sapo Invoice để thao tác dễ dàng tại quầy, tuân thủ đúng luật và rút ngắn thời gian bán hàng chỉ trong vài giây.
