Bạn đang loay hoay không biết bắt đầu từ đâu khi lập tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT? Sợ kê khai sai dẫn tới phạt, hay bị lỗi khi nộp tờ khai online? Đừng lo! Bài viết dưới đây Sapo sẽ hướng dẫn kê khai thuế GTGT chi tiết từng bước mới nhất năm 2025, chi tiết từng chỉ tiêu, cách nộp tờ khai qua HTKK, Etax cũng như những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro bị phạt. Dù bạn là kế toán mới vào nghề hay chủ hộ kinh doanh tự kê khai thuế, chỉ cần làm đúng hướng dẫn này, bạn hoàn toàn tự tin lập tờ khai thuế GTGT mà không còn lo lắng.
1. Tờ khai thuế GTGT là gì? Áp dụng trong trường hợp nào?
Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) là tài liệu mà doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phải lập để kê khai số thuế GTGT phát sinh trong kỳ, bao gồm số thuế phải nộp hoặc số thuế được khấu trừ, hoàn thuế.
Hiểu đơn giản, đây là cách doanh nghiệp báo cáo với cơ quan thuế về hoạt động bán hàng, dịch vụ, mua vào và số thuế GTGT liên quan.
Ai bắt buộc phải lập tờ khai?
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nếu thuộc đối tượng khai thuế GTGT (trừ một số trường hợp áp dụng phương pháp trực tiếp hoặc không thuộc diện nộp thuế GTGT).
Tờ khai GTGT áp dụng khi nào?
- Lập định kỳ theo tháng hoặc theo quý, tùy doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
- Theo quy định tại thông tư 80/2021/TT-BTC, áp dụng từ ngày 01/01/2022 và được cập nhật bởi nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Tờ khai GTGT thường dùng nhất hiện nay là mẫu số 01/GTGT, dành cho doanh nghiệp kê khai theo phương pháp khấu trừ.
2. Các quy định về tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT
2.1. Thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT
Thời hạn nộp tờ khai thuế GTGT sẽ khác nhau tùy theo doanh nghiệp kê khai theo tháng hay theo quý. Cụ thể:
- Nếu kê khai theo tháng: hạn chót nộp tờ khai là ngày 20 của tháng kế tiếp tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Nếu kê khai theo quý: hạn chót nộp tờ khai là ngày 30 của tháng đầu quý sau.
Ví dụ: nếu doanh nghiệp khai quý ii/2025, thì hạn cuối nộp tờ khai là ngày 30/7/2025.
2.2. Mức phạt chậm nộp tờ khai thuế GTGT
Chậm nộp tờ khai không chỉ bị phạt hành chính mà còn bị tính tiền chậm nộp. Theo điều 13 nghị định 125/2020/NĐ-CP (được cập nhật bởi nghị định 70/2025/NĐ-CP), mức phạt như sau:
Thời gian chậm nộp | Mức phạt |
1 – 5 ngày | cảnh cáo |
6 – 10 ngày | từ 2 triệu đến 5 triệu đồng |
11 – 20 ngày | từ 5 triệu đến 8 triệu đồng |
21 – 30 ngày | từ 8 triệu đến 15 triệu đồng |
trên 30 ngày | từ 15 triệu đến 25 triệu đồng |
Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn phải nộp tiền chậm nộp tính theo mức 0,03%/ngày trên số tiền thuế chậm nộp.
2.3. Quy định mới theo nghị định 70/2025/NĐ-CP
Nghị định 70/2025/NĐ-CP bổ sung một số điểm mới mà người kê khai thuế GTGT cần chú ý:
- Tăng mức phạt tối đa nếu nộp sai tờ khai, dẫn tới giảm nghĩa vụ thuế phải nộp.
- Bắt buộc nộp tờ khai theo hình thức điện tử với hầu hết doanh nghiệp.
- Quy định rõ hơn về thủ tục điều chỉnh, bổ sung tờ khai khi phát hiện sai sót.
- Mở rộng quy định về hoàn thuế GTGT cho các trường hợp xuất khẩu, dự án đầu tư.
Nắm rõ những quy định này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị phạt và đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật thuế.
Xem thêm: Cập nhật mới nhất về hóa đơn hộ kinh doanh từ 01/06/2025
3. Các mẫu tờ khai thuế GTGT mới nhất
Hiện nay, theo thông tư 80/2021/TT-BTC và cập nhật bởi nghị định 70/2025/NĐ-CP, có 5 mẫu tờ khai thuế GTGT. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng cần dùng tất cả các mẫu này. Dưới đây là tổng quan từng mẫu để bạn dễ hình dung:
Mẫu 01/GTGT
- Là mẫu tờ khai phổ biến nhất, dùng cho doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Thường được sử dụng để khai thuế định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý.
- Phù hợp với hầu hết doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, sản xuất thông thường.
Mẫu 02/GTGT
- Dùng cho các dự án đầu tư đang trong giai đoạn đầu tư, chưa đi vào hoạt động.
- Doanh nghiệp lập tờ khai để kê khai số thuế GTGT đầu vào được hoàn trong giai đoạn đầu tư.
Mẫu 03/GTGT
- Áp dụng với các dự án ODA, các chương trình viện trợ không hoàn lại.
- Ít gặp trong doanh nghiệp thông thường.
Mẫu 04/GTGT
- Dùng để kê khai thuế GTGT trong hoạt động khai thác, tìm kiếm dầu khí, khoáng sản.
- Khá đặc thù, không phổ biến.
Mẫu 05/GTGT
Áp dụng cho các tổ chức nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam nhưng phát sinh hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT.
Trong thực tế, hầu hết doanh nghiệp, hộ kinh doanh sẽ sử dụng mẫu 01/GTGT. Các mẫu còn lại chỉ dùng trong những trường hợp rất đặc thù. Nếu không chắc chắn doanh nghiệp mình dùng mẫu nào, bạn nên hỏi trực tiếp cơ quan thuế hoặc chuyên viên tư vấn thuế để tránh lập nhầm tờ khai.
Xem thêm: Thời hạn kê khai hóa đơn đầu vào và hướng dẫn xử lý khi kê khai sai hoặc muộn
4. Hướng dẫn kê khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT
Tờ khai mẫu số 01/GTGT là tờ khai quan trọng nhất với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. Việc lập tờ khai này đòi hỏi hiểu rõ từng chỉ tiêu, tránh nhầm lẫn, vì nhiều chỉ tiêu nhìn khá giống nhau nhưng ý nghĩa lại khác.
Dưới đây là hướng dẫn kê khai thuế GTGT chi tiết theo mẫu 01/GTGT theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, cập nhật Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ
Trước khi lập tờ khai, cần chuẩn bị đủ các hồ sơ, chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT đầu ra trong kỳ.
- Hóa đơn GTGT đầu vào, đảm bảo hợp lệ, hợp pháp.
- Bảng kê mua vào, bán ra (nếu doanh nghiệp lập ngoài phần mềm).
- Chứng từ nhập khẩu, biên lai nộp thuế nếu có phát sinh hàng hóa nhập khẩu.
- Chứng từ điều chỉnh nếu phát hiện sai sót kỳ trước.
- Các phụ lục đi kèm tờ khai (nếu có).
Bước 2: Mở phần mềm HTKK và chọn tờ khai
- Mở phần mềm HTKK (phiên bản mới nhất hiện nay là 5.3.7).
- Đăng nhập bằng mã số thuế của doanh nghiệp.
- Chọn mục “Thuế giá trị gia tăng.”
- Chọn “Tờ khai thuế GTGT (01/GTGT) (TT80/2021).”
Nếu lần đầu sử dụng phần mềm trên máy tính mới, cần khai báo lại thông tin quản lý thuế trước khi lập tờ khai.
Bước 3: Chọn kỳ kê khai và thông tin quản lý thuế
- Chọn nơi nộp tờ khai: Cục Thuế, Chi cục Thuế.
- Chọn kỳ kê khai: tháng hoặc quý.
- Chọn trạng thái tờ khai: “Lần đầu” hay “Bổ sung.”
- Chọn danh mục ngành nghề kinh doanh.
Ví dụ: sản xuất kinh doanh thông thường, chuyển nhượng bất động sản, nhà máy thủy điện trên nhiều tỉnh…
- Chọn phụ lục kèm theo (nếu có), ví dụ phụ lục giảm thuế suất từ 10% xuống 8% theo Nghị quyết 174/2024/QH15.
Bước 4: Điền các chỉ tiêu chi tiết trên tờ khai
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết ý nghĩa và cách điền từng chỉ tiêu quan trọng nhất:
Chỉ tiêu [21]: Không phát sinh hoạt động mua, bán trong kỳ
- Tích “X” nếu doanh nghiệp không phát sinh hóa đơn mua vào hay bán ra trong kỳ.
- Khi tích chỉ tiêu này, không phải nhập số liệu các chỉ tiêu còn lại.
Chỉ tiêu [22]: Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang
- Lấy từ chỉ tiêu [43] của tờ khai kỳ trước.
- Lưu ý: Nếu mới cài phần mềm hoặc thay máy tính, phần mềm không tự động nhảy số liệu, bạn phải nhập tay.
Ví dụ: Nếu chỉ tiêu [43] kỳ trước là 25 triệu đồng, thì điền “25.000.000” vào [22].
Chỉ tiêu [23]: Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào
- Là tổng giá trị mua vào trong kỳ, chưa bao gồm thuế GTGT.
- Bao gồm cả hàng trong nước và hàng nhập khẩu.
Ví dụ: DN mua nguyên vật liệu trong nước 100 triệu, nhập khẩu 50 triệu → ghi [23] = 150 triệu đồng.
Chỉ tiêu [23a]: Giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu
- Ghi riêng phần giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu chưa có thuế GTGT.
- Căn cứ tờ khai hải quan, hợp đồng nhập khẩu.
Ví dụ: [23a] = 50 triệu đồng (theo ví dụ trên).
Chỉ tiêu [24]: Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào
- Là tổng số thuế GTGT của tất cả hàng hóa, dịch vụ mua vào trong kỳ.
- Bao gồm cả số thuế không được khấu trừ và thuế đã nộp ở khâu nhập khẩu.
Chỉ tiêu [24a]: Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu
- Ghi số thuế GTGT đã nộp ở khâu nhập khẩu.
- Căn cứ biên lai nộp thuế, giấy nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước.
Ví dụ: Nếu thuế GTGT đã nộp khi nhập khẩu là 5 triệu → điền [24a] = 5.000.000.
Chỉ tiêu [25]: Tổng số thuế GTGT được khấu trừ kỳ này
- Chỉ ghi phần thuế đủ điều kiện khấu trừ.
- Nếu thuế đầu vào không đủ điều kiện khấu trừ (ví dụ hóa đơn không hợp lệ), không ghi vào chỉ tiêu này.
Chỉ tiêu [26]: Hàng hóa, dịch vụ bán ra không chịu thuế GTGT
- Tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra trong kỳ thuộc diện không chịu thuế GTGT (theo Điều 5 Luật thuế GTGT).
- Ví dụ: dịch vụ y tế, giáo dục, hàng hóa viện trợ nhân đạo…
Chỉ tiêu [27]: Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT
- Do phần mềm tự động tính.
- [27] = [29] + [30] + [32].
Chỉ tiêu [28]: Thuế của hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế GTGT
- Cũng do phần mềm tự tính.
- [28] = [31] + [33].
Chỉ tiêu [29]: Hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế suất 0%
- Ví dụ: xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài.
Chỉ tiêu [30], [31]: Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất 5% và thuế GTGT tương ứng
- Ví dụ: sản phẩm nông nghiệp chưa qua chế biến, nước sạch sinh hoạt.
Chỉ tiêu [32], [33]: Hàng hóa, dịch vụ chịu thuế suất 10% và thuế GTGT tương ứng
- Phổ biến nhất trong hoạt động kinh doanh thông thường.
- Lưu ý: từ 2024-2025, một số mặt hàng đang được giảm từ 10% xuống 8% → phải điền thêm phụ lục giảm thuế.
Chỉ tiêu [32a]: Hàng hóa, dịch vụ bán ra không tính thuế GTGT
- Giá trị hàng hóa, dịch vụ không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT.
Chỉ tiêu [34]: Tổng doanh thu của hàng hóa, dịch vụ bán ra
- Do phần mềm tự tính.
- [34] = [26] + [27].
Chỉ tiêu [35]: Tổng số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra
- Do phần mềm tự tính.
- Bằng số ở chỉ tiêu [28].
Chỉ tiêu [36]: Thuế GTGT phát sinh trong kỳ
- [36] = [35] – [25].
- Nếu kết quả dương → DN phải nộp thuế.
- Nếu âm → DN được khấu trừ chuyển kỳ sau hoặc hoàn thuế.
Chỉ tiêu [37], [38]: Điều chỉnh tăng/giảm thuế GTGT còn được khấu trừ
- Nhập khi lập tờ khai bổ sung (KHBS) cho các kỳ trước.
- Ví dụ: nếu có quyết định truy thu thuế của cơ quan thuế.
Chỉ tiêu [39a]: Thuế GTGT nhận bàn giao được khấu trừ trong kỳ
- Áp dụng nếu DN có dự án đầu tư chuyển sang hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Ghi số thuế GTGT còn được khấu trừ chưa hoàn của dự án đầu tư được chuyển tiếp.
Chỉ tiêu [40a]: Thuế GTGT phải nộp của hoạt động SXKD
- Do phần mềm tự tính:
[40a] = [36] – [22] + [37] – [38] – [39a]. - Nếu kết quả âm thì phần mềm sẽ ghi số 0.
Chỉ tiêu [40b]: Thuế GTGT mua vào của dự án đầu tư bù trừ
- Áp dụng nếu DN có dự án đầu tư cùng địa bàn.
- Không được lớn hơn [40a].
Chỉ tiêu [40]: Thuế GTGT còn phải nộp trong kỳ
- [40] = [40a] – [40b].
- Nếu số âm, DN không phải nộp thêm thuế.
Chỉ tiêu [41]: Thuế GTGT chưa khấu trừ hết kỳ này
- Phản ánh số thuế GTGT đầu vào chưa khấu trừ hết.
- Sẽ được chuyển sang kỳ sau hoặc đề nghị hoàn.
Chỉ tiêu [42]: Thuế GTGT đề nghị hoàn
- Ghi số thuế mà DN đề nghị hoàn nếu đủ điều kiện.
- Phải lập hồ sơ hoàn thuế kèm theo.
Chỉ tiêu [43]: Thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau
- Do phần mềm tự tính: [43] = [41] – [42].
- Số này sẽ nhảy sang chỉ tiêu [22] kỳ tiếp theo.
Bước 5: Ghi và kết xuất tờ khai
- Sau khi điền xong, nhấn “Ghi” để lưu tờ khai.
- Nhấn nút “Kết xuất XML.”
- Lưu file XML để nộp qua cổng thuế điện tử Etax hoặc phần mềm kế toán online.
Lưu ý quan trọng:
- Trước khi kết xuất XML, kiểm tra kỹ từng chỉ tiêu, nhất là các chỉ tiêu tự tính như [36], [40].
- Nếu có lỗi, phần mềm sẽ tô đỏ chỉ tiêu cần sửa.
- Luôn kiểm tra lại dữ liệu với sổ sách kế toán để đảm bảo khớp số liệu.
Tóm lại: Lập tờ khai GTGT mẫu 01/GTGT không khó, nhưng phải hiểu rõ từng chỉ tiêu. Chỉ cần điền sai một chỉ tiêu, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế hoặc bị phạt hành chính rất lớn. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ trước khi nộp.
Xem thêm: Hóa đơn đỏ là gì? Những điều cần biết cho hộ, cá nhân kinh doanh năm 2025
5. Hướng dẫn kê khai thuế GTGT trên phần mềm HTKK
Phần mềm HTKK là công cụ được Tổng cục Thuế phát hành miễn phí, hỗ trợ doanh nghiệp lập và nộp tờ khai thuế điện tử. Dưới đây là các bước lập tờ khai thuế GTGT mẫu 01/GTGT trên HTKK, dễ làm theo, kể cả với người chưa quen dùng phần mềm.
Bước 1: Đăng nhập phần mềm HTKK
- Mở phần mềm HTKK trên máy tính.
- Nhập mã số thuế của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.
- Chọn kỳ tính thuế muốn kê khai (tháng hoặc quý).
Bước 2: Chọn mẫu tờ khai và kỳ kê khai
- Trên giao diện chính, chọn mục “Kê khai thuế.”
- Chọn “01/GTGT – Tờ khai thuế GTGT khấu trừ.”
- Chọn kỳ kê khai đúng với thời gian lập tờ khai.
Bước 3: Nhập dữ liệu chi tiết
- Nhập đầy đủ thông tin doanh thu, thuế GTGT đầu ra, đầu vào.
- Điền các chỉ tiêu theo đúng hướng dẫn, tránh để trống chỉ tiêu quan trọng.
- Phần mềm thường sẽ báo lỗi nếu thiếu thông tin hoặc dữ liệu không khớp.
Hướng dẫn kiểm tra lỗi trước khi kết xuất XML
- Sau khi điền xong, bấm nút “Kiểm tra.”
- Nếu có cảnh báo, phần mềm sẽ tô đỏ các ô bị lỗi để dễ sửa.
- Khi mọi thông tin chính xác, bấm “Ghi” và “Kết xuất XML.”
- Lưu file XML để nộp qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua phần mềm kê khai điện tử khác.
Lưu ý: Tải bản HTKK mới nhất để tránh lỗi không tương thích khi nộp tờ khai. Phiên bản mới nhất hiện nay là HTKK 5.3.7 (năm 2025).
6. Hướng dẫn nộp tờ khai thuế GTGT
Sau khi hoàn tất lập tờ khai thuế GTGT trên phần mềm, doanh nghiệp phải nộp tờ khai cho cơ quan thuế để hoàn tất nghĩa vụ kê khai. Từ năm 2025, hầu hết doanh nghiệp bắt buộc nộp tờ khai online, không còn được nộp bản giấy như trước.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các cách nộp tờ khai GTGT phổ biến, giúp bạn dễ thực hiện và tránh sai sót.
6.1. Hướng dẫn nộp tờ khai thuế GTGT qua HTKK hoặc Cổng Etax
Đây là cách mà được đa số doanh nghiệp áp dụng, theo quy trình chuẩn của Tổng cục Thuế.
Bước 1: Kết xuất file XML trên HTKK
- Sau khi hoàn thành tờ khai trên HTKK, chọn nút “Ghi” để lưu dữ liệu.
- Nhấn nút “Kết xuất XML.”
- Chọn nơi lưu file trên máy tính (nên đặt tên dễ nhớ, ví dụ: “01GTGT_Q2_2025.xml”).
Lưu ý: Không được đổi đuôi file XML sang Excel hay PDF, vì Etax chỉ nhận file XML.
Bước 2: Truy cập cổng Etax
- Mở trình duyệt, truy cập: https://thuedientu.gdt.gov.vn.
- Chọn nút “Doanh nghiệp” hoặc “Cá nhân” tùy loại hình.
- Đăng nhập bằng tài khoản MST + mật khẩu + mã captcha.
Bước 3: Nộp tờ khai
- Chọn menu “Khai thuế.”
- Click “Nộp tờ khai XML.”
- Chọn tờ khai cần nộp (ví dụ: “Tờ khai thuế GTGT khấu trừ – Mẫu 01/GTGT”).
- Nhấn “Chọn tệp tờ khai” → Tải file XML vừa kết xuất.
- Nhấn “Ký điện tử” → nhập mã PIN USB Token.
- Nhấn “Nộp tờ khai.”
Sau khi nộp thành công, hệ thống sẽ trả về biên nhận điện tử, bạn nên lưu file này để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.
6.2. Hướng dẫn nộp tờ khai thuế GTGT trực tiếp trên Etax
Một số doanh nghiệp ít phát sinh hóa đơn hoặc muốn đơn giản hóa quy trình, có thể khai trực tiếp trên Etax mà không cần phần mềm HTKK.
Bước 1: Đăng nhập Etax
- Vào thuedientu.gdt.gov.vn.
- Đăng nhập tài khoản doanh nghiệp.
Bước 2: Lập tờ khai online
- Chọn “Kê khai trực tuyến.”
- Chọn tờ khai “01/GTGT – Tờ khai thuế GTGT khấu trừ.”
- Chọn kỳ khai (tháng/quý).
- Điền đầy đủ các chỉ tiêu trực tiếp trên website.
Bước 3: Ký điện tử và nộp
- Sau khi điền xong, bấm “Ký và gửi.”
- Nhập mã PIN USB Token.
- Nhận biên nhận nộp thành công.
Ưu điểm:
- Không cần cài phần mềm.
- Gọn, thao tác ngay trên web.
Nhược điểm:
- Bất tiện nếu dữ liệu nhiều.
- Dễ sai sót do nhập thủ công từng chỉ tiêu.
Xem thêm: Kê khai hóa đơn đầu vào bị bỏ sót: Hướng dẫn chi tiết theo quy định mới 2025
7. Một số lưu ý khi lập tờ khai thuế GTGT
Kê khai thuế GTGT tuy không khó nhưng lại rất dễ sai sót, nhất là đối với các doanh nghiệp ít phát sinh hóa đơn hoặc lần đầu kê khai. Dưới đây là những lưu ý cực kỳ quan trọng giúp bạn tránh rủi ro phạt và kê khai chuẩn xác.
7.1. Kiểm tra kỳ tính thuế trước khi lập tờ khai
- Luôn kiểm tra xem doanh nghiệp kê khai theo tháng hay theo quý.
- Ví dụ: Nếu chọn quý mà lại lập tờ khai theo tháng, số liệu sẽ không khớp, dễ bị trùng lặp hoặc bỏ sót.
- Từ 2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh thu dưới 50 tỷ đồng năm trước thì được chọn khai theo quý.
7.2. Kiểm tra chỉ tiêu [22] kỹ lưỡng
- Chỉ tiêu [22] thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang là chỉ tiêu rất hay bị nhầm.
- Nếu thay máy tính hoặc cài lại phần mềm HTKK, phần mềm không tự động nhảy số liệu, bạn phải nhập lại tay.
- Nên mở tờ khai kỳ trước, lấy đúng số từ chỉ tiêu [43] để nhập vào [22].
7.3. Xử lý khi không phát sinh hóa đơn
- Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng không phát sinh thì không cần nộp tờ khai → Sai.
- Nếu không có hoạt động mua bán, vẫn phải nộp tờ khai và đánh dấu “X” vào chỉ tiêu [21] – Không phát sinh hoạt động mua, bán trong kỳ.
7.4. Lưu ý về thuế suất 8% thay vì 10%
- Từ năm 2024 đến hết 2025, nhiều nhóm hàng hóa, dịch vụ được giảm thuế suất từ 10% xuống 8% (theo Nghị quyết 174/2024/QH15).
- Khi lập tờ khai:
- Chọn thêm phụ lục giảm thuế ngay ở bước chọn tờ khai trên HTKK.
- Điền tên hàng hóa/dịch vụ được giảm thuế và số tiền giảm vào phụ lục 43.
- Phần mềm HTKK sẽ tự động giảm phần thuế phải nộp tương ứng.
7.5. Đối chiếu số liệu với sổ sách kế toán
- Trước khi kết xuất tờ khai, hãy:
- Đối chiếu tổng doanh thu bán ra trên tờ khai với doanh thu ghi nhận trên sổ kế toán.
- Soát lại tổng thuế GTGT đầu vào để đảm bảo không sót hóa đơn nào đủ điều kiện khấu trừ.
- Điều này giúp tránh bị phạt truy thu nếu cơ quan thuế phát hiện sai lệch.
7.6. Đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị phụ thuộc
- Nếu có đơn vị phụ thuộc (chi nhánh, địa điểm kinh doanh) khác tỉnh, cần lưu ý:
- Chọn đúng mã ngành kinh doanh.
- Xác định rõ đơn vị nào đại diện nộp tờ khai để tránh trùng lặp.
- Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, một số ngành đặc biệt như:
- Xổ số điện toán.
- Chuyển nhượng bất động sản.
- Nhà máy thủy điện trên nhiều tỉnh…
→ Cần kê khai riêng hoặc phân bổ thuế GTGT.
7.7. Chậm nộp tờ khai bị phạt ra sao?
- Mức phạt không hề nhỏ, cụ thể:
- Từ 1 – 5 ngày: Cảnh cáo.
- Từ 6 – 10 ngày: Phạt 2 – 5 triệu đồng.
- Từ 11 – 20 ngày: Phạt 5 – 8 triệu đồng.
- Trên 30 ngày: Có thể phạt tới 25 triệu đồng.
- Ngoài ra, còn bị tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số tiền thuế phải nộp.
7.8. Nộp tờ khai xong, nhớ lưu biên nhận
- Sau khi nộp tờ khai online, hệ thống sẽ trả về biên nhận điện tử.
- Bạn cần tải về và lưu trữ cẩn thận.
- Biên nhận này là bằng chứng hợp pháp nếu sau này cơ quan thuế tra soát hồ sơ.
Lưu ý quan trọng:
- Luôn cập nhật phần mềm HTKK bản mới nhất để tránh lỗi định dạng XML.
- Không tự ý ghi số 0 vào tất cả các chỉ tiêu nếu không có nghiệp vụ phát sinh → dễ bị nghi gian lận thuế.
- Nếu phát hiện sai sót, phải lập tờ khai bổ sung (KHBS) ngay, tránh để sai dồn nhiều kỳ.
Tóm lại: Để kê khai thuế GTGT an toàn – đúng luật – không bị phạt, điều quan trọng nhất là kiểm tra kỹ số liệu và hiểu rõ ý nghĩa từng chỉ tiêu. Đừng ngần ngại hỏi ý kiến cơ quan thuế hoặc chuyên viên tư vấn nếu có tình huống phát sinh phức tạp.
8. Câu hỏi thường gặp (FAQ)
1. Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc phải lập tờ khai thuế GTGT không?
Có. Nếu doanh nghiệp đang áp dụng phương pháp khấu trừ, dù là doanh nghiệp nhỏ, vẫn bắt buộc lập và nộp tờ khai thuế GTGT định kỳ.
Tuy nhiên, doanh nghiệp có doanh thu dưới 50 tỷ đồng năm trước có quyền lựa chọn kê khai theo quý thay vì tháng để giảm áp lực hồ sơ.
2. Không phát sinh hóa đơn thì có phải nộp tờ khai không?
Có. Dù không phát sinh mua bán, doanh nghiệp vẫn phải lập tờ khai và đánh dấu “X” vào chỉ tiêu [21] trên tờ khai 01/GTGT.
Nếu không nộp, vẫn bị coi là chậm nộp và có thể bị phạt.
3. Mẫu 01/GTGT khác gì các mẫu khác?
- Mẫu 01/GTGT: Dùng phổ biến cho doanh nghiệp khai thuế theo phương pháp khấu trừ.
- Mẫu 02/GTGT: Dùng cho dự án đầu tư đang trong giai đoạn đầu tư.
- Các mẫu 03, 04, 05/GTGT chỉ dùng trong các ngành nghề đặc thù (như dầu khí, ODA…).
4. Sai chỉ tiêu trên tờ khai thì phải làm sao?
Phải lập tờ khai bổ sung (KHBS) ngay khi phát hiện sai sót.
Nếu để sai sót kéo dài, có thể bị phạt vừa tiền phạt, vừa tiền chậm nộp do số thuế chênh lệch.
5. Chậm nộp tờ khai bị phạt bao nhiêu tiền?
Mức phạt dao động từ cảnh cáo đến 25 triệu đồng, tùy số ngày chậm. Cụ thể:
- Chậm 1 – 5 ngày: Cảnh cáo.
- Chậm 6 – 10 ngày: Phạt từ 2 đến 5 triệu đồng.
- Chậm 11 – 20 ngày: Phạt từ 5 đến 8 triệu đồng.
- Chậm trên 30 ngày: Có thể bị phạt tới 25 triệu đồng.
Ngoài ra, còn phải nộp tiền chậm nộp 0,03%/ngày trên số thuế còn phải nộp.
6. Nộp tờ khai xong có phải nộp giấy tờ gì không?
Không. Hiện nay, doanh nghiệp không cần nộp hồ sơ giấy nếu đã nộp tờ khai điện tử.
Tuy nhiên, phải lưu file XML và biên nhận điện tử để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.
7. Có bắt buộc phải dùng phần mềm HTKK không?
Không bắt buộc.
Doanh nghiệp có thể chọn 1 trong 3 cách:
- Lập tờ khai trên phần mềm HTKK và nộp qua Etax.
- Lập tờ khai trực tuyến trên Etax mà không cần HTKK.
- Lập và nộp tờ khai trực tiếp trên phần mềm kế toán như MISA, FAST.
8. Thuế GTGT âm thì xử lý thế nào?
- Nếu thuế GTGT phát sinh âm (thuế đầu vào lớn hơn thuế đầu ra), doanh nghiệp có thể:
- Chuyển khấu trừ kỳ sau.
- Hoặc làm hồ sơ hoàn thuế nếu đủ điều kiện theo Luật thuế GTGT.
9. Có cần tải lại phần mềm HTKK mỗi lần kê khai không?
Không cần tải lại mỗi lần. Tuy nhiên, phải luôn dùng phiên bản HTKK mới nhất để tránh lỗi XML khi nộp tờ khai.
Trước khi lập tờ khai, nên kiểm tra trang Tổng cục Thuế xem có bản cập nhật không.
10. Chỉ tiêu nào thường bị sai nhất trên tờ khai?
- Chỉ tiêu [22]: Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước.
- Chỉ tiêu [25]: Thuế GTGT được khấu trừ kỳ này.
- Chỉ tiêu [21]: Không phát sinh hoạt động mua, bán.
- Các chỉ tiêu liên quan hàng nhập khẩu: [23a], [24a].
Sai các chỉ tiêu này dễ dẫn đến truy thu thuế hoặc phạt hành chính.
Lập tờ khai thuế GTGT không hề khó, nhưng sai một chỉ tiêu nhỏ cũng có thể dẫn đến những hậu quả lớn như bị truy thu thuế hoặc bị phạt nặng. Vì vậy, hãy luôn kiểm tra kỹ số liệu, hiểu rõ ý nghĩa từng chỉ tiêu và tuân thủ đúng quy định mới nhất theo Thông tư 80/2021/TT-BTC và Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Hy vọng với bài viết chi tiết này, bạn sẽ tự tin lập và nộp tờ khai thuế GTGT đúng hạn, đúng luật và tránh rủi ro không đáng có. Đừng ngần ngại lưu lại bài viết để tra cứu mỗi kỳ kê khai, hoặc chia sẻ cho đồng nghiệp cùng nắm rõ nhé
