Hiện nay, chữ ký số doanh nghiệp đang được sử dụng rộng rãi trong hoạt động của nhiều tổ chức, đặc biệt là trong các giao dịch điện tử với cơ quan nhà nước. Theo số liệu từ Trung tâm Chứng thực điện tử Quốc gia, tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng chữ ký số trong các thủ tục như kê khai thuế, hải quan, và bảo hiểm xã hội đã đạt mức 100%.
Trong bối cảnh Chính phủ Việt Nam đang thúc đẩy mạnh mẽ quá trình chuyển đổi số, chữ ký số trở thành một công cụ quan trọng hơn bao giờ hết. Vậy chữ ký số doanh nghiệp là gì, có giá trị pháp lý như thế nào? Hãy cùng Sapo tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
1. Chữ ký số doanh nghiệp là gì? Giá trị pháp lý của chữ ký số doanh nghiệp
Chữ ký số doanh nghiệp là công cụ giúp tổ chức thực hiện việc ký kết điện tử các loại văn bản, hợp đồng, hay thủ tục hành chính trên môi trường số. Hiểu một cách tổng quan, chữ ký số là thiết bị mã hóa thông tin định danh của doanh nghiệp, cho phép ký duyệt mọi văn bản, giấy tờ trên môi trường điện tử với sự công nhận về mặt pháp lý.
Một chữ ký số doanh nghiệp hợp lệ sẽ chứa các thông tin sau:
- Tên doanh nghiệp sử dụng chữ ký số
- Số hiệu của chứng thư số
- Thời gian hiệu lực của chứng thư
- Khóa công khai dùng để xác thực
- Tên đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số
- Chứng thư số của tổ chức cung cấp chứng thực chữ ký số công cộng
Về mặt pháp lý, chữ ký số được pháp luật Việt Nam công nhận hợp pháp và có giá trị tương đương con dấu đỏ truyền thống, cụ thể được quy định rõ tại Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP:
1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
3. Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.
Như vậy, chữ ký số doanh nghiệp hoàn toàn có giá trị pháp lý khi đáp ứng các tiêu chí về độ an toàn và được cấp bởi tổ chức chứng thực hợp pháp.
2. Lợi ích cho doanh nghiệp khi sử dụng chữ ký số
- Tăng cường bảo mật và an toàn dữ liệu
Chữ ký số sử dụng công nghệ mã hóa công khai (PKI) kết hợp với thuật toán RSA, giúp bảo đảm rằng chỉ người nhận đúng mới có thể truy cập và đọc nội dung tài liệu đã được ký. Điều này không chỉ ngăn chặn việc giả mạo mà còn đảm bảo rằng tài liệu điện tử không bị can thiệp hay chỉnh sửa bởi bất kỳ bên thứ ba nào trong quá trình truyền tải.
- Đảm bảo tính pháp lý trong môi trường số
Trong các giao dịch điện tử, chữ ký số doanh nghiệp đóng vai trò như con dấu truyền thống, giúp khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu số. Với công nghệ được sử dụng trong chữ ký số có khả năng xác minh danh tính người ký, giúp doanh nghiệp đảm bảo được tính xác thực của dữ liệu khi thực hiện giao dịch.
- Xác thực độ tin cậy của văn bản
Chữ ký số gần như không thể bị làm giả do sử dụng cơ chế mã hóa phức tạp và duy nhất. Khi một tài liệu đã được ký, mọi thay đổi về nội dung đều sẽ bị phát hiện. Hệ thống mã hóa sẽ ngay lập tức làm mất hiệu lực của văn bản nếu không còn khớp với phiên bản gốc.
- Rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính
Chữ ký số giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và nhân lực trong việc xử lý, ký duyệt văn bản. Đặc biệt, với công nghệ ký số từ xa, người ký có thể thực hiện ký mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trực tiếp, giúp doanh nghiệp vận hành linh hoạt và hiệu quả hơn.
3. Thủ tục đăng ký chữ ký số doanh nghiệp
Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng chữ ký số bởi tính tiện lợi và hiệu quả trong việc kê khai, giao dịch điện tử. Để có thể sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp cần hoàn thành một số thủ tục đăng ký cơ bản.
Thông thường, bộ hồ sơ đăng ký chữ ký số doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ sau:
- Bản sao công chứng Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Giấy phép hoạt động của doanh nghiệp
- Bản sao công chứng Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp
- Bản sao công chứng Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp, tổ chức
Chỉ với các loại giấy tờ này, doanh nghiệp đã có thể hoàn tất hồ sơ đăng ký sử dụng chữ ký số. Sau khi chuẩn bị đầy đủ, doanh nghiệp cần gửi hồ sơ đến đơn vị cung cấp dịch vụ chữ ký số mà mình lựa chọn để tiến hành các bước tiếp theo.
Xem thêm: Hướng dẫn cách đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế 2025
4. Ứng dụng của chữ ký số doanh nghiệp
- Giao dịch với các cơ quan, tổ chức nhà nước
Chữ ký số được sử dụng rộng rãi trong các thủ tục hành chính với cơ quan nhà nước như đăng ký thành lập doanh nghiệp, bổ sung ngành nghề kinh doanh, kê khai và nộp thuế điện tử... Tất cả các thủ tục này đều có thể thực hiện trực tuyến với chữ ký số mà không cần doanh nghiệp phải đến trực tiếp các cơ quan nhà nước, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Giao dịch điện tử thông thường
Trong các giao dịch điện tử, chữ ký số doanh nghiệp thay thế cho chữ ký tay truyền thống và được pháp luật công nhận với giá trị pháp lý tương đương. Điều này áp dụng cho việc ký kết hợp đồng giữa cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp, đảm bảo tính hợp pháp và bảo mật cho các giao dịch trực tuyến.
- Giao dịch với đối tác
Với những doanh nghiệp có đối tác ở xa, việc sử dụng chữ ký số là lựa chọn tối ưu để ký kết hợp đồng, chứng từ hay thỏa thuận thương mại một cách linh hoạt mà vẫn đảm bảo tính pháp lý và độ bảo mật cao. Nhờ đó, các bên có thể hoàn tất giao dịch mà không cần gặp mặt trực tiếp, rút ngắn thời gian xử lý và chi phí di chuyển.
- Bảo mật thông tin doanh nghiệp
Bên cạnh các ứng dụng chính trong giao dịch, chữ ký số còn được sử dụng như một công cụ hỗ trợ mã hóa và bảo mật thông tin doanh nghiệp, đặc biệt trong việc gửi email hoặc trao đổi tài liệu nội bộ. Việc tích hợp chữ ký số giúp đảm bảo dữ liệu không bị rò rỉ, chỉnh sửa hay giả mạo trong quá trình truyền tải.
5. Quy định đối với chữ ký số doanh nghiệp
Để chữ ký số được công nhận về mặt pháp lý trong các văn bản và giao dịch điện tử, doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật. Cụ thể, theo Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP, một chữ ký số chỉ được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện sau:
1. Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
2. Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
a) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
b) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
c) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
d) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.
3. Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Tóm lại, để chữ ký số doanh nghiệp được coi là hợp pháp và có hiệu lực, cần đảm bảo các tiêu chí sau:
- Chứng thư số đang còn thời hạn sử dụng, không bị hết hạn hoặc thu hồi.
- Chữ ký số phải được cấp bởi nhà cung cấp có giấy phép hợp lệ, được công nhận bởi cơ quan chức năng.
- Người nhận có thể xác thực chữ ký số bằng khóa công khai, đồng thời khóa bí mật chỉ thuộc quyền kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Xem thêm:Quy định về chữ ký số hóa đơn điện tử doanh nghiệp nên biết
6. Một số lưu ý khi lựa chọn và sử dụng chữ ký số doanh nghiệp
Để đảm bảo chữ ký số hoạt động hiệu quả và có giá trị pháp lý trong mọi giao dịch, doanh nghiệp cần chú ý một số điểm sau:
Kiểm tra thời hạn hiệu lực của chứng thư số
Chữ ký số doanh nghiệp chỉ hợp lệ nếu được tạo trong thời gian chứng thư số còn hiệu lực. Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra thời hạn chữ ký số và đảm bảo chứng thư số chưa hết hạn. Nếu chưngs thư số đã quá hạn, doanh nghiệp cần gia hạn đúng thời điểm để tiếp tục sử dụng.
Lựa chọn nhà cung cấp uy tín
Doanh nghiệp cần lựa chọn chữ ký số được cấp bởi những tổ chức chứng thực hợp pháp, có đầy đủ giấy phép hoạt động theo quy định. Một số tổ chức có thẩm quyền cấp chứng thư số tại Việt Nam gồm:
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ
- Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
- Tổ chức chuyên dùng của cơ quan, tổ chức đã được cấp chứng nhận đủ điều kiện theo quy định tại Điều 40 Nghị định 130/2018/NĐ-CP
Đảm bảo quyền kiểm soát khóa bí mật thuộc về người ký
Khóa bí mật dùng để ký số phải được bảo mật tuyệt đối và chỉ do người ký kiểm soát tại thời điểm thực hiện ký. Điều này giúp tránh nguy cơ bị đánh cắp hoặc sử dụng trái phép, gây rủi ro về mặt pháp lý và bảo mật thông tin.
Chữ ký số doanh nghiệp không chỉ là một công cụ thiết yếu trong giao dịch điện tử mà còn là giải pháp giúp đảm bảo tính bảo mật trong thời đại số hóa. Sapo hy vọng các doanh nghiệp sẽ lựa chọn và ứng dụng chữ ký số một cách hiệu quả vào mọi hoạt động của mình. Đừng quên theo dõi Sapo để theo dõi và cập nhật thêm các thông tin và kiến thức hữu ích về kinh doanh số và công nghệ!
